最新档案管理分类方案.docx

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1、档案整理分类方案为加强本公司档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标 准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和 各项工作服务，根据国家档案管理的有关规定，结合本公司档案整理 实际情况，特制定本方案。第一条方案制定本方案规定了档案分类的原那么和方法、档号标识及归档范围和保管期限。第二条档案分类原那么档案分类原那么是基于公司在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点, 进行科学分类。本方案适用于本档案室的档案实体的分类、整理和排 架管理。第三条分类类目（一）本方案共设置9个一级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目代号。1、行政

2、管理档案（代号：01）3、成果档案（代号：03）5、财务管理档案（代号：05）7、声像实物档案（代号：07）2、经营管理档案（代号：02）4、科技档案（代号：04）6、人事档案（代号：06）8、其他档案（代号：08）（二）本方案根据实际情况对二级类目设置如下:1、行政管理、经营管理的二级类目，按职能部门设置；2、XX成果、科技档案的二级类目，按类别设置；3、财务档案的二级类目，按类别设置；4、人事档案类的二级类目，按部门设置；5、声像实物档案的二级类目，按照片、底片、录音带/录像 带、光盘/磁盘等载体特征设置，实物档案类的二级类目，按荣 誉品、纪念品、其他设置。6、其他档案的二级类目，按具体类

3、别设置。第四条归档文件（一）本部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档 案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。（二）将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编 目等（纸质归档文件还包括修整、装订、装盒、排架；电子文件还包 括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化 的过程。（三）电子材料归档的基本要求1、光盘、磁性载体等必须在带（盘）上，标注标签、标准工程 名称、成果资料内容、清单明细、数据容量、生产时间、磁盘序列号 等信息。2、存储成果资料的电子介质要按成果类型放置于不同的文件夹, 尽量不出现一个文件夹含有不同类型成果。3、文件夹的命名要能清晰准确、主题

4、明确、便于识别。4、不可出现带病毒文件、程序，确保存储介质运转正常。（四）纸质材料归档的基本要求1、归档工作由文件材料形成部门和工程组承当，按工作程序将 需要归档的文件材料加以系统整理，组成保管卷、册、袋、盒。2、归档的文件材料，应做到书写材料优良、字迹工整、图样清 晰、用纸规范、签署完备、有利于长期保存。3、纸质材料归档的内容包括但不限于工程招投标材料、中标材 料、合同、技术设计书、技术总结、检查报告、第三方检验报告、工 作总结、外协资料等。（五）案卷归档的基本要求1、归档的案卷，应做到分类合理，组卷正确；保管期限划分准 确；卷内文件排列有序、科学、系统；案卷题名拟写准确、简明扼要， 编制规

5、范；装订案卷要整齐、美观、卷内无压字、无金属物、禁用字 迹不牢固的书写工具（铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸）。2、档案部门有责任监督、检查、指导公司员工做好文件材料的 归档工作。按照质量标准，逐项检查，对归档不合格案卷限期整改。3、凡需要归档的材料，一般归档一份。磁性载体、光盘等文件 应一式两份，与纸质文件同时归档。重要的特别是需要永久保管的科 技文件材料，根据情况，应归档假设干份复制本。利用频繁的、不保密 的科技文件材料，应多归一份复制本。第五条归档在归档文件整理过程中赋予其一组字符代码，以表达归档文件的 类别和排列顺序。1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机 联系

6、。2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理 或计算机辅助管理。4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。（一）组件（件的组织）1、件的构成归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本 与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与 被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文 本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文 件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记 录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与 复文（请示与批复、

7、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可 为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关 文件为一件。2、件内文件排序归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后; 转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文 本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本 在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；发文稿纸 在前，定稿在后。第六条分类（一）办公室应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类 方案的一致性和稳定性。（二）归档文件一般采用年度一机构一保管期限、年度一保管

8、期 限一机构等方法进行三级分类。1、按年度分类将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。 对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容 涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度 形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形 成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。2、按机构分类采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分 类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。3、按保管期限分类，将文件按划定的保管期限分类。（三）排列1、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由 排列。2、同一事由中的

9、文件，按文件形成先后顺序排列。3、会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。（四）编号1、归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵 循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原那么。档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构代码 -件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“”隔 开。如 “XXXX- 01 2016-Y-ZH-000r2、档号按照以下要求 a ）全宗号JWXX,档案门类代码：归档文件档案门类代码由b ）年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如 “2016”。c ）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年， 分别以代码分”

10、、“代0”、“D10”标识。d ）机构代码：机构代码采用2位汉语拼音字母，如综合代码 “ZH”等。归档文件未按照机构分类的，应省略机构代码。e ）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排 列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，缺乏4位的，前面用“0”补 足，如 “0013”。（五）编目1、归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。2、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编 目应表达来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、题名、日 期、密级、备注等工程。a ）序号：填写归档文件顺序号。b ）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。c ）题名：

11、文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反 映文件主要内容、不方便检索的，应全部或局部自拟标题，自拟内容 外加方括号“d ）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日， 如 20160901。e ）密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不 用标识。文件中有图文的页面为一页。f ）备注：注释文件需说明的情况。3、归档文件目录使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面, 页面宜横向设置。4、归档文件目录除保存电子版本外，还应按年打印装订成册。 装订成册的归档文件目录，应编制封面。封面设置全宗号、全宗名 称、年度、保管期限、机构，其中全宗名称即立档单位名称，填写时 应使用全

12、称或规范化简称。（六）修整1、归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。2、归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。3、归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。4、对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下 进行折叠。（七）装订1、归档文件装订应牢固、平安、简便，做到文件不损页、不倒 页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订 应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不 变。2、应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期 限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保 持

13、一致，不同期限的装订方式应相对统一。3、用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。 不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑 料封等装订材料进行装订。4、永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订，宜采取 线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较 厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，装订材料应满 足归档文件长期保存的需要。（八）装盒1、将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及归档文 件目录。不同年度、机构、保管期限的归档文件不能装入同一个档案 盒。2、档案盒应采用无酸纸制作，应在档案盒封面标明全宗名称。档 案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管 期限、起止件号、盒号等必备项。其中，起止件号填写盒内第一件文 件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格； 盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。（九）排架1、归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文 件分类方案一致，排架方法应防止频繁倒架。2、库房排架时，归档文件形成的档案按序列依次上架，便于实 体管理。（十）归档文件目录式样1、归档文件目录：序号、档号、责任者、题名、日期、密级、 备注。2、档案归档完成同时需在电脑上同时备份档案明细，并注明存取地点，便于查询。