自考办公自动化原理及应用笔记小抄压题自考模拟试题.docx

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1、第六章文档一体化系统(一)随着科学技术的开展和计算机应用水平的提高，“公文的概念可以在以下两方面加以拓宽，一是公文种类上的拓宽，从办公室工作的实际须要看，所用到的公文分为四类，即一般公文, 常用公文, 专业公文, 电子邮件。二是公文载体上的拓宽，公文载体已不局限于纸质，目前已经有大量多媒体形式的公文产生。(二)档案是指过去和现在的国家机构, 社会组织和个从事政治, 军事, 经济, 科学, 技术, 文化, 宗教等活动干脆形成的对国家拥社会有保存价值的各种文字, 图表, 声像等不同形式的历史记录。档案来源于文件，一般说来，档案是在文件运用或办理完毕后，经过鉴定归档转化形成的。档案的管理活动有其自身

2、的一套规那么，从接收档案开场进展档案的著录登记，随后进展档案整理和鉴定工作，将收集的档案按确定的方法进展分类，同时编制必要的书目，开发档案信息资源依据用户的需求开展各种供应利用效劳。(三)文件生命周期理论是探讨文件产生, 运动, 变更的过程和规律的理论。它是文件管理理论的核心局部，也是西方现代档案学的重要组成局部，它探讨了文件从形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程。我国学者习惯上将文件生命周期划分为四个阶段：制作阶段, 现实运用阶段, 短暂保存阶段, 永久保存阶段。文档一体化，简要地说，就是从文书和档案工作全局动身，实现从文件生成到归档管理的全过程限制。实行文档一体化的条件：1理顺管理体制，

3、完善组织机构有必要将文书, 档案工作实行统一管理，并成立相应机构，负责解决文书, 档案工作中带有普遍性的问题，使文件的形成处理, 立卷归档及档案的收集, 整理, 利用在统一监视指导下有机地连接在一起。2进展标准化建立文书, 档案工作一体化必需依靠文书, 档案工作的标准化才能形成。其前提是要保证档案类别划分和类目设置要精确, 标准, 标准，遵照国家标准档案著录规那么来标准各门类档案文件的数据库著录工程和字典库各根本工程，进而组织聚集成及之吻合的档案数据库, 字典库，从而使各类文件管理系统都能及档案管理系统通过接口严密连接，充分发挥一体化的数据共享优势。3变更陈旧观念，培育及一体化相适应的人才(四

4、)在目前的办公自动化系统中，文档一体化模式主要有以下三种：(1)机关内部文件, 档案管理一体化该模式的文档一体化是将文件, 档案工作有联系的内容进展协作, 交融，精简不必要的环节，实现文件登记及档案著录同步同卡。使一个机关的文件, 档案管理真正从组织制度和具体操作程序上由原来的相互独立, 雷同的不利局面转向相互交融, 统筹支配的管理模式。(2)机关之间从机构和职能上进展一体化该模式是设置统一的机构，配备专职人员，统一组织管理机关文书, 档案工作。这类联合档案室的出现是基于机构合并, 人流精简而确定的。它把多个单位组织在一起，形成一个把收集, 整理, 鉴定, 统计, 保管, 利用各环节联系起来的

5、实体性机构。能以较少的投入获得更大的效益。(3)建立有人, 财, 物和管理自主权的文件中心这种模式的文件中心，是介于各机关和档案馆之间的一种过渡的文件机构。它管理假设干机关的非现行文件和档案，是效劳于机关工作的管理实体，是由档案局干脆领导的下属机构，其经费, 人员, 设备, 库房均可由档案局单列。文件中心的任务是负责对各机关所形成的上年度处理完毕的有保存价值的各类非现行文件进展收集, 分类, 加工, 整理, 立卷, 归档, 编目, 供应利用；为综合档案馆积累对国家和社会有价值的档案。以电子计算机为核心的新技术手段的广泛应用，使公文从物质载体和传输方式等多方面发生了新的变更。这些变更要求档案管理

6、人员应从整个公文产生, 开展, 运动的过程去把握公文，分析其价值，确定适宜的保管方式。文档一体化计算机系统是接受计算机技术来实现的文书, 档案一体化管理的系统。接受计算机技术，可以使文书, 档案一体化管理的优越性得到最充分的表达，最大限度地实现信息资源共享，防止无谓的重复劳动，是实现办公自动化的一个重要环节。资料来源： 更多资料请询问QQ：67460666文档一体化系统一般包括三个子系统：即公文子系统, 归卷子系统和档案管理子系统。公文子系统记录了文书处理过程中文件信息的流淌和处理状况，归卷子系统进展公文信息向档案信息的转化过程，档案管理子系统负责档案信息的管理活动，如检索, 借阅, 统计,

7、销毁, 整理等。文档一体化计算机系统中的归卷管理子系统的功能是在文档一体化系统中实现归卷管理，它在整个文档一体化系统中起着承上启下的重要作用。系统一般供应两种逻辑组卷方式，自动组卷和手工组卷。自动组卷时，系统提示用户输入组卷条件如档案类型, 时间, 保管期限, 分类号等，由计算机自动将符合条件的文件增加到卷内。对自动组卷结果可以进展手工调整，从中移出记录, 添加记录, 调整依次或按某一特征进展排序等。手工组卷，是指不通过系统批量组卷，而干脆在计算机屏幕上通过键盘或鼠标进展文件的移动，“手工将文件添人案卷内，从而到达组卷的目的。文档一体化的实现须要在系统工程理论的指导下进展。系统工程的原理就是运

8、用系统思想和系统方法指导工程实践活动。它通过分析系统的诸多方面及参及者的实力，从合理支配进度, 提高工作效率人手, 探讨管理活动的行为刚好间关系，用量化的方法来组织管理工程的实施。具体而言，就是要在做好充分的调查探讨的根底上，由业务人员和开发人员密切协作，进展严格细致的系统分析, 系统设计, 系统实现, 系统维护管理等工作，使研制的一体系统能够真正用于实践工作。资料来源： 更多资料请询问QQ：67460666系统的需求分析是对传统文档工作操作流程, 工作环境, 人员状况等进展分析的根底上，明确计算机文档一体化系统开发的目标, 系统应具有的功能，并写出书面的系统需求说明书。这个工作须要由文书档案

9、工作人员, 文档部门领导和程序设计人员组成工作小组来进展。包括：l重点解决好在文书, 档案独立管理体制下由于脱节严峻造成的问题。2文档材料的根本状况。3管理质量要求。系统设计是系统研制的第二阶段，是依据文书档案人员在系统分析阶段共同商定的系统逻辑功能，结合实际条件，具体设计系统的实施方案，即解决“如何做的问题。系统设计的结果是形成一个具体的系统逻辑功能实施方案，它表达了解决问题的思路和方法。文档一体化系统设计的任务就是建立文档一体化系统的系统构造, 程序构造, 各类文档报表输入输出格式, 用户界面, 操作方式，确定功能模块之间的层次关系和调用关系，定义各功能模块间的数据接口，设计数据构造，规定

10、约束或限制，进一步保证设计的可行性。在文档一体化系统中涉及多个数据表，由于数据困难，种类繁多，适宜接受多库管理模式。档案数据库涵盖了在归档子系统和档案管理子系统中主要数据关系，它一般都是依据关系数据库理论来进展设计。档案数据库设计包括各种数据表, 表内字段, 表间关系等的设计。第七章办公自动化网络系统(一)计算机网络所谓计算机网络，就是但凡将分布在不同地理位置上的具有独立性的多台计算机, 终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接起来，再配有相应的网络软件，以实现计算机资源共享的系统。它的特点有以下几个：(1)计算机网络的主要目的是实现网络资源共享。这种资源包括软件, 硬件及数据。计算机可以通

11、过网络中的其他微机共同完成同一任务。(2)互联计算机是分布在不同地理位置的多台独立的“自治计算机互联的计算机之间可以不存在明显的主从关系，每台计算机可以连网工作也可以脱网独立工作。可以为本地用户供应效劳，也可以为远程用户供应效劳。(3)网络计算机也必需遵循全网统一的网络协议。计算机互联成计算机网络，必需遵循全网统一的网络协议。随着社会的开展，在办公自动化领域，计算机网络和通讯技术获得了越来越广泛的应用。网络通讯技术的运用已经成为当代办公管理技术的一个重要开展趋势。市场经济的整体性和困难性，对办公自动化技术提出了有机互联和资源共享等新的课题，计算机网络办公系统就是在这一背景下开展起来的，它反映了

12、当代社会对信息的重要需求。计算机网络供应的效劳从办公自动化应用的角度看，计算机网络供应三种主要效劳：(1)共享设备资源计算机设备资源包括昂贵的高档计算机, 通讯设备, 大容量存储器, 打印设资料来源： 更多资料请询问QQ：67460666备等，共享设备资源可以大量节约开支，提高设备运用效率。(2)共享数据和程序例如，通过计算机网络用户可以查阅或调用异地办公室或档案馆的文件, 档案，共享同一个数据库中的档案数据。近年来，计算机硬件产品本钱在快速下降，软件的作用日益重要，使川于软件的投资也大幅度提高，通过网络共享信息资源和程序明显具有良好的经济效益和社会效益。(3)网络用户的通信和合作在现代信息社

13、会中，信息的交换日益增多，利用计算机网络完成通讯(例如：电子邮件E-mial等等)有许多优点，这项效劳在办公自动化方面具有特殊重要的作用。可以通过计算机网络向各省市发布文件，可以使文件精神快速得到贯彻执行，而后再将正式文件下达备考。这样不仅提高了公文下达速度，而且可以将数字型的电子文件下载到各地汁算机中，干脆建立起机读公文或档案。办公自动化网络系统及单机办公自动化网络系统相比，可以建立网络环境, 使办公自动化(Office Automation)超越了时空的限制，通过网络系统满足了集成的要求，提高了办公效率和设备利用率，节约了开支，实现了软件, 硬件的资源共享，同时促进了办公系统各部门的标准化

14、和标准化。(二)网络系统的构成网络系统正常工作须要以下几局部：网络工作站点, 网络通讯介质, 网络互联设备。在网络上运用的计算机称为网络工作站点。它们具有共同的特点，即通过网络适配器和连接器材，及网络环境建立物理连接，通过网络软件为用户供应运用网络资源的便利。它可以分为以下几种类型：效劳器, 工作站, 特殊互联设备。网络通讯介质的选取特殊重要，运用什么样的联线是建立网络系统时须要考虑的一个重要问题，对网络的性能影响很大。它有以下几种选择：无屏蔽对绞线, 屏蔽对绞线, 同轴电缆, 光缆。实现网络通信，须要在计算机工作环境中增加相应的网络互联设备，计算机产业供应了丰富的互联工具用于实现网络的连接和

15、通讯的实现，这些设备的共同特点是实现计算机设备及网络设备之间或网络设备及网络设备之间的信号转换。(三)局域网技术资料来源： 更多资料请询问QQ：67460666局域网技术目前开展快速，在办公自动化系统及信息效劳领域中得到了广泛的应用。计算机通信网络在办公自动化中的应用一般都是从局域网开场，当用户试图将局域网网络系统引进办公自动化环境时，最主要的工作是确定网络的拓扑构造和选择, 运用网络操作系统。局域网由以下三个局部组成：网络工作站点, 网络操作系统, 网络电缆连接。网络工作站点包括供应共享资源的效劳器和用于运用网络的一般计算机(工作站)。网络操作系统(NOS)就是利用局域网低层所供应的数据传输

16、功能，为高层网络用户供应局域网共享资源管理效劳和其他网络效劳功能的局域网系统软件。网络操作系统是一组在网络计算机中运行的程序组成的。这些程序供应在网络上共享文件, 打印机和其他设备的实力。现代网络中的计算机可以以电子脉冲的形式在不同类型的缆线上传递信息，这些缆线总称为网络电缆连接。网络拓扑构造，即网络的连接方案，是指局域网中工作点的连接方式，在各个计算机之间如何安装连接线缆。从理论上讲，可以有许多种连接方式，实际运用中有五种根本的网络拓扑构造：总线型, 环形, 星型, 树形和线星混合型。Windows95自身内置有完备而又灵敏的网络功能，它可以干脆支持包括Windows NT, Windows

17、 NT Advanced Sever和Windowsfor workgroups等多种Microsoft网络以及NetWare等网络在内的多种网络系统。通过安装由网络操作系统厂商供应的驱动程序，Windows95网络连接配置可以依据用户的要求灵敏配置，从在两台计算机之问实现简洁的文件或者打印机共享到将几种网络集成为困难的网络系统，Windows95都能胜任。要运用Windows95的任何网络功能，除了须要安装确定的硬件外，必需有相应的软件模块支持，这些软件模块就是“网络组件。 资料来源： 更多资料请询问QQ：67460666(四)办公自动化网络系统的建立基于网络的办公自动化系统一般包括：文字处

18、理, 图形处理, 公文管理, 信息查询, 日程管理及通讯录, 公用信息查询, 电子通讯。现代办公是一个多人参及, 信息流向困难的过程。对于工作组协同作业，办公自动化系统特殊重要。在实际过程中，一份公文往往须要多人协同完成，基于网络的文字处理软件，不但可以便利的进展公文分发，汇总时各人的意见也可以以不同的字体, 颜色显示在同一份文稿中，这就大大提高了工作效率。在公文管理系统和文档一体化系统的根底上可以建立起以计算机技术和网络通讯技术为核心的综合办公自动化系统，它是各类人员, 组织机构, 信息及其处理过程及技术和设备的综合体，我们称之为计算机网络办公自动化系统。就现有技术而言，一个完善的计算机网络

19、办公自动化系统除具备文字, 表格处理功能, 资料管理功能, 行政管理功能, 图形处理功能, 声音处理功能以外还应当具有网络通讯功能。第八章 国际互联网Internet的应用(一)INTERNET网络概况INTERNET的起源和开展可以追溯到1957年美国国防部成立高级探讨方案局ARPA(Aduvnced Research Projects Agency)，ARPA方案建立一个计算机网络，要求该网络具有确定的强健性和可扩展性，这个网络就是后来的APPANet。APPANet上面没有统一的限制中心，网上各台计算机都遵循着统一的协议自主地工作。INTTERNET是世界上许多不同的网络通过互联而形成的

20、全球性的广域网络，它已逐步地由一个科研网开展成为面对全世界的商用网。INTERNET经过20年的开展，取得了巨大的成功。可以说INTERNET构成了当今信息社会的根底，是当今计算机网络开展的必定。1994年起，我国实现了及INTERNET的TCP/IP连接，开通了INTERNET的全功能效劳。目前国务院批准的中国四大互联网骨干网已初具规模，它们分别是：中国科学技术计算机(CASNet), 中国教化和科研计算机网(CERNet), 中国公用计算机互联网(CHlNANet), 中国金桥互联网(CGBNet)。此外，国内还出现了许多民问性质的INTERNET效劳供应商，它们向用户供应INTERNET

21、各种应用，也是沟通用户及INTERNET的桥梁。目前国内上网势头迅猛开展，连接INTERNET已经成为一种时尚，为越来越多的人所承受。INTERNET的用户量正在急剧增长，今后数年，INTERNET将在国民经济各个领域进一步开展和普及。它的开展必将推动我国可持续开展战略的顺当执行。INTERNET是全球最大的计算机网络，它是当今信息社会的一个巨大的信息资源宝库。从概念上讲，INTERNET是由多个网络互联而成的一个单一而浩大的网络集合，即它是建立在计算机网络之上的网络。有一百多个国家可以访问INTERNET网络，到l993年8月，已经有一万四千多个网络联入了INTERNET了。当前它仍在急速地

22、增长，差不多每年增长10。它横跨各个大陆，包括南极洲。资料来源： 更多资料请询问QQ：67460666INTERNET网络向用户供应各个连接节点主机资源的运用，其主要应用有：电子邮件，新闻公告，远程登录，文件传送，文件阅读等。有了这些功能，人们可以加快办公自动化的进程。(二)INTERNET的主要技术根底在计算机网络中，数据的传输要经过网络线路，这些线路属于网络的硬件资源。为了降低本钱和提高效率，计算机网络应能够以最小的线路来传输尽可能多的数据，于是INTERNET接受了分组交换技术。在每个计算机网络中，都必需有一套统一的协议，否那么计算机之间无法进展通信。网络协议是网络中各台计算机进展通信的

23、一种语言根底和标准准那么，它定义了计算机进展信息交换所必需遵循的规那么。INTERNET接受了TCP/IP协议，INTERNET能以惊人的速度开展是及TCP/IP分不开的。TCP/IP的开放性为各网络间的信息集成供应了可能，但对于接受不同技术的各个网络，如何在硬件上将它连接起来，实现TCP/IP的根本保障。路由器在网络互联上起着互关重要的作用，通过路由器设备可以把不同的网络连接成一个范围更大的网络。整个INTERNET就是以路由器为框架的。INTERNET之所以会开展得如此浩大，是及路由器的作用密不行分的，可以说，没有路由器就没有今日的INTERNET。路由器技术是一种比较成熟的网络互联技术。

24、同其他的网络互联设备相比，如中继器, 网桥等，路由器的功能更加完备, 更适宜大型网络的连接。路由器不仅能够很好地实现路由, 协议转换功能，而且在网络平安, 网络管理方面也起着重要的作用。资料来源： 更多资料请询问QQ：67460666(三)INTERNET的连入对于用户来说，重要的是怎样连入INTERNET，只有连人INTERNET才能在办公自动化中对其运用。目前连入INTERNET可以有多种方法。一般用户常用的 连入INTERNET的方式，主要是运用调制解调器通过 线路拨号进入INTERNET的效劳供应单位的SLIP/PPP效劳器，这也是本章的重点。Windows操作系统带有阅读器，本章以W

25、indows95为例，介绍利用Windows95完成上网设备的步骤, 要求以及考前须知。windows95是一套图形化的操作系统，不仅它的用户界面操作简洁，而且内置有丰富的网络方面的组件，其中就包含有INTERNET的TCP/IP协议栈(Winsockdll)。这样就不须要连接其他的Winsock文件了。通过调制解调器或者通过Windows95的网络连接，用户可以及遍布世界的其他计算机进展信息交换，Windows95的报文处理功能允许用户进展电子邮件和 的建立和管理。(四)INTERNET电子邮件电子邮件(E-mail)是INTERNET供应的最根本的效劳，它的用户最为广泛, 运用最为频繁。据

26、估计，多数INTERNET用户对INTERNET的了解都是从收发E-mail开场的。电子邮件是一种利用计算机网络进展信息传递的现代化通信工具，其快速, 高效, 便利, 价廉等特点使得人们越来越忠于这种效劳。电子邮件之所以得到快速的开展，主要由于它及其他通讯手段，如传统邮件, , 相比，具有明显的特点和优势。电子邮件是目前应用最广泛的一种计算机通信手段，它更进一步地促进了人们之间的沟通，其优点是传统邮件和 , 所无法比较的。目前随着电子邮件效劳的日益普及，人们把自己的电子邮件地址印在名片上作为一种时尚。INTERNET的电子邮件效劳推动着人类通信行为向着更高阶段不断开展。(五)阅读WWWWWW(

27、World Wide Web)的缩写，译为万维网或环球信息网等，简称“三W。WWW系统有时也叫Web系统。它是目前INTERNET上最便利直观, 最具吸引力和最受欢送的信息效劳类型，它的影响已远远超出了专业技术范畴，并且已经进入广告, 新闻, 销售, 电子商务及信息效劳等行业。www系统可以定义为：以超文本标注语言HTML及超文本传输协议 为根底，能够供应面对INTERNET效劳的, 一样的用户界面的信息阅读系统。另外，由于每个www效劳器都包含指向其他效劳器的联络信息，这种信息使全部的效劳器构成了一个环球信息网，只要进入随意一台WWW效劳器，就可以通过它访问全球的全部WWW效劳器。资料来源： 更多资料请询问QQ：67460666在www效劳器上，任何一个用户(个人或团体)都可以通过编制程序为自己建立一个主页(HomePage)，主页上显示用户的各种公开信息，其他用户可以依据你公布的HomePage地址干脆在www上找到你的信息。目前，至少有二十多种基于不同操作系统的阅读器软件，最流行的阅读器软件主要是以下两种：NetscapeNavigator和Microsoft Internet Exploerer。随着WWW阅读器技术的开展，WWw阅读器开场支持一些新的的特性。