水利工程建设项目档案管理规定竣工.doc

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1、水利部修订印发水利工程建立工程档案管理规定 2005年11月1日，水利部印发了?水利工程建立工程档案管理规定?水办2005480号。新?规定?是根据国家最新标准，并结合水利工程档案工作的实际，对原?水利根本建立工程工程档案资料管理规定?水办1997275号进展的修订。其主要包括总那么、档案管理、归档与移交要求、档案验收、附那么，共五章三十二条与5个附件。?规定?的正式印发，将为进一步加强水利工程建立工程档案管理工作，明确档案管理职责，标准档案管理行为，发挥重要作用。新?规定?本着既要与时俱进，又要便于工程建立各单位履行职责与承当义务的精神，对工程档案工作提出了更加明确的具体要求。新?规定?在总

2、那么中，明确了制订这一规定的目的、依据与适用范围，并对水利工程档案 与水利工程档案工作重新进展了定义；在档案管理一章中，主要强调了档案管理要同工程建立与管理工作同步进展，并进一步明确了各级建立与管理部门、档案管理部门与工程法人及各参建单位与工程技术人员的责任，同时对大中型建立工程的档案管理工作与档案保管条件都提出了一些具体要求；第三章是对归档与移交工作提出了具体要求；在第四章档案验收中，要求各单位严把质量验收关，凡工程档案达不到要求的，不得进展工程竣工验收，同时进一步明确了档案验收应提前或与工程竣工验收同步及大中型水利工程要进展档案专项验收的要求，并详细规定了不同规模工程的档案验收及档案部门参

3、加工程验收工作的形式、内容、步骤、方法与具体要求；第五章附那么，明确本规定由水利部负责解释，并取代原?水利根本建立工程工程档资料管理规定?水办1997275号。另外，为加强对流域性水利枢纽工程与大江、大河、大湖重要堤防工程的管理，新?规定?在第三章的二十一条中，明确要求工程法人向相关流域机构要移交一套有关的工程档案资料，并已将需要移交的具体内容，表达在?水利工程建立工程文件材料归范围与保管期限表?(附件3)中。同时，在附件3的保管期限表中取消了主管单位、施工单位与设计单位，其原因是主管单位与设计、施工、监理等参建单位产生的工程工程相关文件材料，应向本单位档案部门归档的问题，是文书与科技档案工作

4、的普遍要求，新?规定?第八条对此也已增加了明确的说法，故在原保管期限表的保管期限中取消了主管单位、施工单位与设计单位的内容。新?规定?于2005年12月10日正式施行。水利工程建立工程档案管理规定2005年11月1日水利部发布水办2005480号第一章 总 那么第一条 为加强水利工程建立工程以下简称水利工程档案管理工作，明确档案管理职责，标准档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建立与管理中的作用，根据?中华人民共与国档案法?、?水利档案工作规定?及有关业务建立标准，结合水利工程的特点，制定本规定。第二条 水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建立阶段过程中形成的，具有保存价值的文字

5、、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 水利工程档案工作是水利工程建立与管理工作的重要组成局部。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建立与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。第四条 本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。第二章 档案管理第五条 水利工程档案工作应贯穿于水利工程建立程序的各个阶段。即从水利工程建立前期就应进展文件材料的收集与整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进展工程成果评

6、审、鉴定与水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。第六条 各级建立管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监视、检查与指导职责，共同抓好水利工程档案工作。第七条 工程法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监视、检查与指导。大中型水利工程的工程法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的工程法人也应配备相应人员负责工程档案工作。工程法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监视、检查与指导职责。第八条 勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门与人员的归档责

7、任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档与保管工作；属于向工程法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交工程法人。工程法人应认真做好有关档案的接收、归档与向流域机构档案馆的移交工作。第九条 工程建立的专业技术人员与管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进展收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。第十条 水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监视检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进展质量等级评定。工程档案达不到

8、规定要求的，工程法人不得返还其工程质量保证金。第十一条 大中型水利工程均应建立与工作任务相适应的、符合标准要求的专用档案库房，配备必要的档案装具与设备；其他建立工程，也应有满足档案工作需要的库房、装具与设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建立工程工程类与生产准备费中。第十二条 工程法人应按照国家信息化建立的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建立与管理效劳。第十三条 工程法人应按时向上级主管单位报送?水利工程建立工程档案管理情况登记表?附件1。国家重点建立工程，还应同时向水利部报送?国家重点建立工程档案

9、管理登记表?(附件2)。第三章 归档与移交要求第十四条 水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。第十五条 ?水利工程建立工程文件材料归档范围与保管期限表?附件3是对工程法人等相关单位应保存档案的原那么规定。工程法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建立实际的工程档案分类方案。第十六条 水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向工程法人

10、提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。第十七条 水利工程文件材料的收集、整理应符合?科学技术档案案卷构成的一般要求?GB/T1182-2000。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理标准要求。即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字章手续完备，归档图纸应按?技术制图 复制图的折叠方法?GB/T10609.3-1989要求统一折叠。第十八条 竣工图是水利工程档案的重要组成局部，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改标准、签字手续完备。工程法人应负责编制工程总平面图与综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣

11、工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖竣工图章附件4-1，有关单位与责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：一按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；二一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；三凡涉及构造形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图可不再加盖竣工图章。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明竣工阶段与绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署竣工图确认章见附件4-2。第十九

12、条 水利工程建立声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建立重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。第二十条 电子文件的整理、归档，参照?电子文件归档与管理标准?GB/T18894-2002执行。第二十一条 工程法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：一工程法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料当二者为一个单位时，应异地保存1套；二工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位那么只保存与其管理范围有关

13、的工程档案材料；三当有关文件材料需由假设干单位保存时，原件应由工程产权单位保存，其他单位保存复制件；四流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，工程法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料具体内容参见附件3。第二十二条 工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单见附件5。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。第二十三条 工程档案的归档时间，可由工程法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向工程法人归档，也可在主体工程全部完工后向工程法人归档。整个工程的归档工作与工

14、程法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。第四章 档案验收第二十四条 水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进展。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进展或通过工程的竣工验收。第二十五条 各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程工程的验收，由组织工程验收单位的档案人员参加。第二十六条 大中型水利工程在竣

15、工验收前要进展档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进展。档案专项验收可分为初步验收与正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进展；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。第二十七条 水利工程在进展档案专项验收前，工程法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进展自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。档案自检报告应包括：工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、平安性的自我评价等内容。第二十八条 档

16、案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进展验收前检查评定，对具备验收条件的工程，应成立档案专项验收组进展验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。第二十九条 档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：一听取工程法人有关工程建立情况与档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；二听取监理单位对工程档案整理情况的审核报告；三对验收前已进展档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；四查看现场了解工程建立实际情况；五根据水利工程建立规模

17、，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于工程法人应保存档案数量的8，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在200卷以上；六验收组成员进展综合评议；七形成档案专项验收意见，并向工程法人与所有会议代表反应；八验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。第三十条 档案专项验收意见应包括以下内容：一工程概况。二工程档案管理情况：1、 工程档案工作管理体制与管理状况2、 文件材料的收集、整理、立卷质量与数量3、 竣工图的编制质量与整编情况4、 工程档案的完整、准确、系统性评价三存在问题及整改要求。四验收结论。五验收组成员签字表。第五章 附那么第三十一条 本规定由水利部负责

18、解释。第三十二条 本规定自2005年12月10日起施行，原水利部制定的?水利根本建立工程档案资料管理规定?水办1997275号，同时废止。附件1：水利根本建立档案管理情况登记表附件2：国家重点建立工程档案管理登记表 附件3：水利工程建立工程文件材料归档范围与保管期限表附件4：竣工图章及竣工图确认章 附件5：工程档案交接单 附件1水利根本建立档案管理情况登记表项 目 名 称项 目 法 人主要设计单位主要施工单位主要设备安装单位主要监理单位批准概算总投资万元方案工期 年 月 年 月 工程档案资料管理情况工程法人档案资料管理部门隶属部门负责人联 系 电 话 库房面积 档案工作其他用房面积 设备档案柜

19、架套/组计算机台复印机台空调机台其他设备 现有档案资料数量档案正本卷/册资料卷/册竣工图张/卷工程法人代表公章 年 月 日注：此表应于工程开工6个月内报送上级主管单位的档案部门，所有未验收的工程，每年 12月30日前均需再次填报。附件2 国家重点建立工程档案管理登记表工程及工程档案与资料情况动态表 编号：工程名称建立单位或工程法人地址 上级主管部门批准概算总投资 万元方案工期年 月 年 月主要单位工程名称现已完成单位或单项工程主要设计单位主要施工单位主要设备安装单位主要监理单位工程档案与资料管理情况档案资料管理部门名称隶属部门 负责人工程建档时间专职档案人员数量库房面积档案工作其他用房面积设施

20、设备现有档案资料数量正本 卷册图纸张数对工程档案日常监视、指导上级单位填表单位 盖章 年 月 日注：此表应于工程开工后6个月内，经行业主管部门报国家档案局，对于未验收的国家建立工程，应每年填报一次。附件3水利工程建立工程文件材料归档范围与保管期限表序号归档文件保管期限工程法人运行管理单位流域机构档案馆备注1工程建立前期工作文件材料勘测设计任务书、报批文件及审批文件永久永久规划报告书、附件、附图、报批文件及审批文件永久永久工程建议书、附件、附图、报批文件及审批文件永久永久可行性研究报告书、附件、附图、报批文件及审批文件永久永久初步设计报告书、附件、附图、报批文件及审批文件永久永久各阶段的环境影响

21、、水土保持、水资源评价等专项报告及批复文件永久永久各阶段的评估报告永久永久各阶段的鉴定、实验等专题报告永久永久招标设计文件永久永久技术设计文件永久永久施工图设计文件长期长期2工程建立管理文件材料工程建立管理有关规章制度、方法永久永久开工报告及审批文件永久永久重要协调会议与有关专业会议的文件及相关材料永久永久工程建立大事记永久永久永久重大事件、事故声像材料长期长期有关工程建立管理及移民工作的各种合同、协议书长期长期合同谈判记录、纪要长期长期合同变更文件长期长期索赔与反索赔材料长期工程建立管理涉及到的有关法律事务往来文件长期长期移民征地申请、批准文件及红线图包括土地使用证、行政区域图、坐标图永久永

22、久移民拆迁规划、安置、补偿及实施方案与相关的批准文件永久永久各种专业会议记录长期*长期 专业会议纪要永久*永久*永久有关领导的重要批示永久永久有关工程建立方案、实施方案与调整方案长期重大设计变更及审批文件永久永久永久有关质量及平安生产事故处理文件材料长期长期有关招标技术设计、施工图设计及其审查文件材料长期长期有关投资、进度、质量、平安、合同等控制文件材料长期招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书与投标澄清文件、修正文件永久开标、评标会议文件及中标通知书长期环保、档案、防疫、消防、人防、水土保持等专项验收的请示、批复文件永久永久工程建立不同阶段产生

23、的有关工程启用、移交的各种文件材料永久永久*永久出国考察报告及外国技术人员提供的有关文件材料永久工程法人在工程建立管理方面与有关单位含外商的重要来往函电永久3施工文件材料工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期施工方案、技术、工艺、平安措施等施工组织设计报批及审核文件长期长期建筑原材料出厂证明、质量鉴定、复验单及试验报告长期长期设备材料、零部件的出厂证明合格证、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等长期设计变更通知、工程更改洽商单等永久永久永久施工定位水准点、导线点、基准点、控制点等测量、复核记录永久永久施工放样记录及有关材料永久永久地质勘探与土岩试验报告永久长期根底处理、

24、根底工程施工、桩基工程、地基验槽记录永久永久设备及管线焊接试验记录、报告，施工检验、探伤记录永久长期工程或设备与设施强度、密闭性试验记录、报告长期长期隐蔽工程验收记录永久长期记载工程或设备变化状态测试、沉降、位移、变形等的各种监测记录，永久长期各类设备、电气、仪表的施工安装记录，质量检查、检验、评定材料长期长期网络、系统、管线等设备、设施的试运行、调试、测试、试验记录与报告长期长期管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录、报告长期长期管线标高、位置、坡度测量记录长期长期绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录永久长期材料、设备明细表及检验、交接记录长期长期电器装置操作、联动实验记录、短期长期工程质量检

25、查自评材料永久长期施工技术总结，施工预、决算长期长期事故及缺陷处理报告等相关材料长期长期各阶段检查、验收报告与结论及相关文件材料永久永久*永久设备及管线施工中间交工验收记录及相关材料永久长期竣工图含工程根底地质素描图永久永久永久反映工程建立原貌及建立过程中重要阶段或事件的声像材料永久永久永久施工大事记长期长期施工记录及施工日记长期4监理文件材料监理合同协议，监理大纲，监理规划、细那么、采购方案、监造方案及批复文件长期设备材料审核文件长期施工进度、延长工期、索赔及付款报审材料长期开停、复、返工令、许可证等长期监理通知，协调会审纪要，监理工程师指令、指示，来往信函长期工程材料监理检查、复检、实验记

26、录、报告长期监理日志、监理周月、季、年报、备忘录长期各项控制、测量成果及复核文件长期质量检测、抽查记录长期施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工平安事故等报告长期长期工程进度方案实施的分析、统计文件长期变更价格审查、支付审批、索赔处理文件长期单元工程检查及开工开仓签证，工程分局部项质量认证、评估长期主要材料及工程投资方案、完成报表长期设备采购市场调查、考察报告长期设备制造的检验方案与检验要求、检验记录及试验、分包单位资格报审表长期原材料、零配件等的质量证明文件与检验报告长期会议纪要长期长期监理工程师通知单、监理工作联系单长期有关设备质量事故处理及索赔文件长期设备验收、交接文件，支付证书与设备

27、制造结算审核文件长期长期设备采购、监造工作总结长期长期监理工作声像材料长期长期其他有关的重要来往文件长期长期5工艺、设备材料含国外引进设备材料文件材料工艺说明、规程、路线、试验、技术总结长期产品检验、包装、工装图、检测记录长期采购工作中有关询价、报价、招投标、考察、购置合同等文件材料长期设备、材料报关商检、海关、商业发票等材料永久设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件长期设备、材料出厂质量合格证明、装箱单、工具单，备品备件单等短期设备、材料开箱检验记录及索赔文件等材料永久设备、材料的防腐、保护措施等文件材料短期设备图纸、使用说明书、零部件目录长期设备测试、验收记录长期设备安装调试记

28、录、测定数据、性能鉴定长期6科研工程文件材料开题报告、任务书、批准书永久协议书、委托书、合同永久研究方案、方案、调查研究报告永久试验记录、图表、照片永久实验分析、计算、整理数据永久实验装置及特殊设备图纸、工艺技术标准说明书永久实验装置操作规程、平安措施、事故分析长期阶段报告、科研报告、技术鉴定永久成果申报、鉴定、审批及推广应用材料永久考察报告永久7生产技术准备、试生产文件材料技术准备方案长期试生产管理、技术责任制等规定长期开停车方案长期设备试车、验收、运转、维护记录长期平安操作规程、事故分析报告长期运行记录长期技术培训材料长期产品技术参数、性能、图纸长期工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检

29、测记录长期8财务、器材管理文件材料财务方案、投资、执行及统计文件长期工程概算、预算、决算、审计文件及标底、合同价等说明材料永久主要器材、消耗材料的清单与使用情况记录长期交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册永久永久9竣工验收文件材料工程验收申请报告及批复永久永久永久工程建立管理工作报告永久永久永久工程设计总结(设计工作报告)永久永久永久工程施工总结(施工管理工作报告)永久永久永久工程监理工作报告永久永久永久工程运行管理工作报告永久永久永久工程质量监视工作报告含工程质量检测报告永久永久永久工程建立声像材料永久永久永久工程审计文件、材料、决算报告永久永久永久环境保护、水土保持、消防、

30、人防、档案等专项验收意见永久永久永久工程竣工验收鉴定书及验收委员签字表永久永久永久竣工验收会议其他重要文件材料及记载验收会议主要情况的声像材料永久永久永久工程评优报奖申报材料、批准文件及证书永久永久永久附件4 竣工图章及竣工图确认章41 竣工图章 比例1：1，单位mm42 竣工图确认章 比例1：1，单位mm注：竣工图章中X X 工程应在图章制作时，直接填写上工程工程的全称；竣工图章与确认章中的编制单位与监理单位均可在图章制作时，直接填写清楚。附件5 X X X 工 程档 案 交 接 单本单附有目录 张，包含工程档案资料 卷。(其中永久 卷, 长期 卷, 短期 卷；在永久卷中包含竣工图 张 )归档或移交单位 (签章): 经手人： 年 月 日接收单位 (签章): 经手人: 年 月 日第 23 页