水利基本建设项目工程档案资料管理规定.doc

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1、水利根本建立工程工程档案资料管理规定发文单位：水利部文号：水办1997275号发布日期：1997-7-4执行日期：1997-7-4第一章总那么第二章档案资料的管理第三章工程档案资料的整理、汇总与移交第四章归档范围与保管期限表第五章水利工程档案的竣工验收第六章附那么第一章 总 那么第一条为了切实抓好水利根本建立工程工程档案资料以下简称水利工程档案管理工作，充分发挥档案资料在水利工程建立、管理、运行、维护、改建、扩建等工作中的作用，根据?中华人民共与国档案法?及有关规定，结合水利根本建立工程工程的具体情况，制定本规定。第二条水利工程档案工作是水利根本建立工作的重要组成部份，必须将其纳入根本建立工程

2、管理工作的全过程，按统一领导、分级管理的原那么，建立相应机构或配专人做好这一工作。第三条水利工程档案是水利科技档案的重要组成局部，是专业技术人员劳动智慧的结晶，它产生于整个水利根本建立全过程，包括从工程提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行使用等过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。第四条 本规定适用于所有大、中、小型水利根本建立工程工程，同时也适用于各单位办公楼、宿舍楼等小型根本建立工程与改建、扩建与技术改造工程。第二章档案资料的管理第五条各级基建部门应积极配合档案管理部门，认真履行监视、检查与指导职责，

3、共同抓好本单位与本系统的水利工程档案工作。第六条水利工程档案工作的进程要与工程建立进程同步。即所有根本建立工程，从立项时，就应开场进展文件材料的收集、积累与整理工作；签订勘测、设计、施工、监理等协议合同时，要对水利工程档案包括竣工图的质量、份数与移交工作提出明确要求；检查工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；进展单元与分部工程质量等级评定与工程验收包括单位工程与阶段与竣工验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档。整个工程的归档工作，应在竣工验收后三个月内完成工程尾工的归档工作，应在尾工完成后的一个月内完成。第七条水利根本建立工程工程

4、在各阶段工程质量评定与竣工时，水利工程档案特别是竣工图达不到规定要求的，不能算完成施工任务，不得进展鉴定验收；在规定期限内未完成归档任务的根本建立工程，不得评为优质工程。第八条水利工程档案的整理质量，应是衡量工程工程勘测、设计、研究、施工、监理等工作质量的重要内容。因此有关单位在未完成归档工作办理移交手续前，建立单位不得返还其拘留的工程工程质量保证金。对于归档质量优良的有关单位或责任人，建立单位可予以适当的奖励。第九条工程技术人员应将本职工作中形成的有关工程的各种材料按档案部门的要求进展收订、整理与立卷。各单位应加强对此工作的催促检查。未完成归档任务的，不算完成工作任务，更不能申报有关奖励工程

5、。工作调动前必须交清有关档案资料对于可告一段落的工程，还应按要求完成有关材料的立卷归档工作，否那么，不能调开工作。第十条各有关单位包括建立、管理、监理、施工、勘察设计等单位与工程现场指挥机构，以下同必须有一位负责人分管档案工作。建立单位要对水利工程档案负全责，其他有关单位也要各负其责。大、中型建立工程，特别是国家与省、部级的重点工程，建立单位在建立初期就必须设立档案室，落实档案专职人员，负责集中统一管理有关工程建立的全部档案资料，并对有关业务部门档案资料的整理工作进展指导；管理单位也应在组建初期建立健全档案工作，为接收工程档案资料创造条件。第十一条兴建国家重点水利根本建立工程时，均应设计建立与

6、工作任务相适应的、符合要求的专用档案资料库房具体标准可参见?档案馆建筑设计标准?，并为档案保管与利用配置必要的装具与设备；其他水利根本建立工程，也应为档案工作解决所需的库房、装具与设备。其费用可分别列入工程总概算的管理房屋建筑工程工程类与生产准备费中。第十二条各有关单位，要采取有效措施强化档案部门参加设备开箱工作，特别要做好引进技术、设备资料与图氏的收集与整理工作。对于通过其他途径获得的与引进技术、设备有关的档案资料也应及时移交给档案资料部门统一管理，以确保有关文件材料的完整与平安。第十三条建立水利工程档案管理登记制度，所有工程的建立与管理单位均应按期向上级主管单位的档案部门报送?建立工程档案

7、资料管理情况登记表?具体要求详见附件1。第十四条档案资料部门在加强收集工作的同时，要大力开展编研工作，完善提供利用手段与措施，努力提高管理水平，积极为生产一线提供效劳，以充分发挥档案资料的作用。对于不能或暂不能公开的档案资料，应按有关单位提出的利用范围，做好保密工作；对已超过保管期限的水利工程档案，应按?水利部科学技术档案管理暂行规定?进展鉴定、销毁。第三章工程档案资料的整理、汇总与移交第十五条水利工程档案必须完整、准确、系统，并做到字迹清楚、图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等还要附以有关情况说明，所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔与红墨水等易褪色材料书写包括拟写、修改、补充、注释或

8、签名。第十六条水利根本建立前期工作如勘测、设计、科研等产生的档案资料，除依据合同必须向委托或建立单位提供的材料与有关成果外，其余局部均应向产生单位的档案部门归档。第十七条竣工图是工程的实际反映，是水利工程档案的重要组成局部，必须做到图物相符。施工单位一定要在施工过程中，认真做好施工记录、检测记录、交接验收记录与签证，整理好变更文件单独立卷，按规定及时编制好竣工图。所有竣工图必须由施工单位的图标上方加盖竣工图章竣工图章的内容与规格详见附件2，并履行签字手续后，才能作为竣工图保存。竣工图的编制形式与深度可按以下情况区别对待：1、凡按图施工，没有变动的，可利用原施工图作为竣工图。2、凡在施工中，虽有

9、一般性设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，可由施工单位在原施工图必须是新兰图上注明修改局部与修改依据与施工说明后，作为竣工图。3、凡构造改变、工艺改变、平面布置改变、工程改变以及有其他重大变更，原施工图不能代替或利用的，必须重新绘制竣工图。第十八条反映建立工程过程的图片、照片包括底片、录音、录像等声像材料，是水利工程档案的重要内容，应按其种类分别整理、立卷，并应对每个画面附以比拟详细的语言或文字说明。有关单位特别是施工单位从施工初期就应指定专人负责，认真做好记录并随时加以整理、注释。大中型建立工程，特别是重点工程的重大事件、事故，必须有完整的文字与声像材料，否那么不予验收。第十九条水利工程

10、档案的移交应履行签字手续，并按以下原那么进展：1、根本建立工程实行总承包的，各分包单位应负责收集、整理分包范围内的档案资料，然后交总包单位汇总、整理，再统一向建立单位与工程管理单位移交；2、根本建立工程由建立单位分别向几个单位发包的，各承包单位应负责收集、整理所包工程的档案资料，并由建立单位汇总，或由建立单位委托一个承包单位负责汇总、整理后，再向建立单位与工程管理单位移交。3、根本建立工程实行监理制度的，由各有关单位按以上原那么汇总、整理后交监理部门审查，经审查合格后的案卷，再向建立单位与工程管理单位移交。第二十条竣工图一般不得少于三套：一套交工程管理单位档案部门，一套交管理单位负责运行维护的

11、业务部门；一套交工程建立单位档案部门当建立单位就是管理单位时，可少交一套；凡关系到全国性或某些城市规划的重要工程，还需按国家档案局的规定，增交一套给有关档案馆。集资或合资兴建的工程，可由建立单位根据实际情况增加竣工图的份数。第四章归档范围与保管期限表第二十一条水利根本建立工程工程文件材料的归档范围与保管期限，应严格执行?水利根本建立工程工程文件材料归档范围与保管期限表?附件3。表中如规定需由假设干单位保存的文件材料，只有一份时，那么由工程工程的产权单位保存原件多家产权的，由投资多的一方保存原件，其他单位保存复印件。第二十二条有特殊要求的建立工程，在正式开工前，建立单位可参照附件3，根据工程特点

12、、规模与工程全过程将要产生的文件材料，规定出比拟详细的归档范围与保管期限表，直接印发给工程各有关单位，同时抄送给主管机关的档案部门。第五章水利工程档案的竣工验收第二十三条水利工程档案的竣工验收包括初步验收，以下同，应在根本建立工程验收委员会或验收小组，以下同的领导下，与工程工程验收同步或提前进展。第二十四条各级水利部门在组织水利工程竣工验收时，要通知相应的档案管理部门作为验收委员会成员参加验收工作。国家重点工程由国家档案局与水利部档案部门参加；部属重点工程由水利部与有关流域机构的档案部门参加；水利部投资比例较大的省属重点工程由水利部或有关流域机构与省级水利厅局的档案部门参加；其他的省属重点工程

13、由省档案局与各省级水利厅局的档案管理部门参加；一般的地方水利工程由有关地、市、县档案局与水利局的档案部门参加；小型水利工程等其他工程那么由工程建成后的产权单位的档案部门参加。第二十五条工程工程竣工验收前，建立单位应组织施工、设计、监理、管理等单位的工程负责人、工程技术人员与档案管理人员，依据本规定对水利工程档案的收集、整理、归档等工作，特别是竣工图的编制与整理情况，进展一次彻底的检查，并写出自检报告具体内容参见本规定第二十八条，在申请工程工程验收时，一并报送给验收主管单位，并抄送验收主管单位的档案部门。第二十六条工程工程竣工验收时，应由参加验收的档案人员与建立、监理、管理、施工等单位的档案人员

14、与工程技术人员组成档案资料验收组。大、中型建立工程要在验收工作完毕时写出验收专题报告此报告应作为工程竣工验收鉴定书的附件，并将主要内容反映到鉴定书中；一般工程也应在工程竣工验收鉴定书中反映出有关档案资料的情况与评价意见。第二十七条档案资料验收组，应通过听汇报工程建立与档案资料管理概况与竣工档案资料自检报告、参观工程建立现场了解工程构造及生产流程、抽查有关档案资料重点抽查竣工图的质量等多种方式进展档案资料的检查验收。其中抽查工程档案资料的比例：有关文字材料不得少于案卷总数的10%；竣工图不得少于总张数的15%.第二十八条档案资料验收组的验收报告应包括以下内容：1、档案资料工作概况：档案资料工作管理体制包括机构、人员等与档案保管条件包括库房、设备等及有关档案资料的形成、积累、整理立卷情况，其中包括工程单位、单项工程数与产生档案资料总数卷、册、张。2、竣工图的编制情况与质量。3、档案资料的移交情况，并注明已移交的卷册数、图纸张数等有关数字。4、对档案资料完整、准确、系统性的评价及档案资料在施工、试运行与管理工作中发挥作用的情况。5、档案资料工作中存在的问题、解决措施及对整个工程建立工程验收产生的影响。第六章附那么第二十九条本规定由水利部负责解释。第三十条本规定自公布之日起施行。水利部第 10 页