修改版第一节办公室管理制度.docx

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1、 办公室管理制度第一条 文件收发管理制度1、公司文件由指定的拟稿人拟稿，交由审稿人审核，审核通过方可交由总经理签发。2、文件由总经理签发，方能盖章。3、文件由办公室负责下发，发件人应把文件内容、日期、部门、接收部门及个人等事项登记清楚，并报告下发结果。4、经签发的文件原稿，由办公室编号、分类存档。5、外来的文件由办公室负责签收，签收人应于接件当日，按文件的要求报送有关部门及领导，不得积压迟误，属于急件，应在接件后及时上报，如有未及时上报所造成的损失自行承担。第二条 印章管理1、公司印章由办公室主任保管，财务印章由财务总监负责保管，餐厅印章由餐厅经理负责保管。2、除公司领导及其合法授权人，按程序

2、签发的文稿及法定代表人已签订的文字，可由办公室主任审核后直接用印外，应当履行下列审批程序；（1）用章人填写西双版纳中旺经贸有限公司用印章申请单（2）由申请人或申请部门负责人填写相关用印事项后报总经理审批。（3）公章保管人根据分管领导的批示意见用印，并对用印后的文件复印留存。（4）公章保管人员将西双版纳中旺经贸有限公司印章申请单存档备查。3、餐厅用章参照所在部门的用章管理规定。4、财务专用章的使用参照财务部的用章管理规定。第三条 收文、发文管理制度一、收文1、登记：收文后，根据来文单位（上级来文、平级来文、下级来文）及时录入来文登记薄；2、办理：来文登记后，视缓、急情况，及时填写文件处理标签报送

3、相关领导批阅；3、归档：文件办理完毕，按单位将文件分类整理，及时归档。二、发文（1）文件审核：各部门草拟文件必须交行政办统一校对，由总经办统一审核；（2）领导审批：所有公司发文必须由公司领导审批；（3）文件发布：公司文件领导审批后，由行政办用印、方可正式发布；（4）文稿文档：所有公司发文文稿由行政办整理归档。第四条 会议筹备制度一、会议组织（1）每年召开一次总结表彰大会；（2）每月召开一次会议；（3）每周召开一次管理层（部门负责人及副经理以上人员）每周办公例。二、会前安排（根据会议的规模大小、重要程度安排1、安排会议议题；2、确定会议筹备方案；3、办理会议报批手续；4、印发会议通知；5、准备会

4、议文件材料；6、会场的卫生、照明、音响、安保、桌椅排列；7、安排座次编组和邀请嘉宾；8、重要会议的新闻发布；三、会后安排1、会议签到；2、导入会场；3、安排发言；4、会议记录（录音）；5、会场秩序和后勤服务；6、参会人员离会；7、清理会场；8、会议文件的整理；9、会议新闻的报道；10、会议纪要的印发；11、会议精神的贯彻；第五条 办公用品管理制度1、采购、印制：各部门所需物品，须提前三天书面申请，由各部门负责人报行政办审批，由采购部进行采购或印刷，如有特殊情况可委托其它部门办理。2、各部门在申报时，需认真填写计划单，计算好月使用量，采购或印制数量以半年使用量为上限。3、货物验收时，需先查明物品

5、规格、件数、价格是否相符、完好，确认后在交货单上签字。4、办公室在审核发票时，认真查兑交货单，确认无误后签字，并报相关领导批准后付款。5、低值易耗办公用品，各部门应本着不铺张、不浪费的原则，从严、从细、控制使用。6、高值办公耗材（如电脑、传真机）在使用中，应注意日常的维护与保养，确需维修时，经部门领导同意后，报行政办公室办理。7、文印、传真（1）文印、传真由办公室统一管理，各部门到行政办登记使用。（2）除有特殊要求外，各种文字材料用纸统一使用A4纸，标题用方正小标宋简体，二号字，正文用仿宋123，三号字，纸张尽量双面使用。（3）能够手工书写的材料尽量手工书写。（4）工作之外，需打印、复印的，一

6、律收费，不允许私自打、复印或发传真，一经查实，将给与当事人10元-50元/次罚款。第六条 档案管理制度1、文件材料的归档范围，包括上级机关印发打有关文件，批件及各部门产生的各种文件材料，主要在以下几个方面：经营管理；产品研发；科学技术；基本建设；会计核算。2、档案要求：（1）办公室为公司临时档案室，集中统一管理公司形成的全部档案；（2）归档的文件材料应完整；（3）文件书写和书写材料应耐久保存，文件不能以铅笔，圆珠笔写，传真件、复印件不得长期存档；（4）归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存；（5）各类文件一般归档一份，比较中和利用频繁的文件归档2-3份；（6）各部门负责归档文件的收

7、集和整理并定期或按单位规定交行政办公室集中管理，办公室定期或按规定将各部门已归档文件再次分类整理，交由单位档案室集中管理。3、归档时间（1）行政管理、生产技术管理类的文件一般随时归档；（2）会计类的文件由财务部整理归类，保管一年后应向公司行政档案室移交；（3）企业合同工的个人档案要随时归档，如有特殊情况，也可以分阶段归档。（4）其他规定：部门或个人借阅档案，应到办公室登记，及时归还：对不按规定归档而造成的文件材料损失，或对档案进行涂改、抽换、仿造、遭窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接负责者，给予相应的处分，后果严重的，将依法进行处理。第七条 办公室管理制度1、保持办公室地面、墙面、窗

8、帘、窗户干净、清洁，各种办公设施完好无损，禁止乱涂乱贴乱画，禁止在档案柜顶层堆放物品。2、保持文件资料摆放整齐有序，办公室若配置盆景，要保持盆景鲜艳，水瓶、盆景、报纸架、办公桌椅、工艺品、办公用品等放在办公室固定位置，禁止随意挪动。3、上班时间严禁串岗、嬉戏、溜号、大声喧闹；禁止在办公室吃早餐、零食、抽烟等。4、讲文明，整理干净桌面，关闭电脑、空调、电灯等公用设施，关好门窗。第八条 招工管理制度1、招聘流程（1）拟定计划：销售部门根据需要招聘人员和需求计划，其他部门员工根据部门需求适时进行。（2）发布公告：扩大选择面，面向社会发布招聘信息，明确所招岗位的名称、条件和待遇。（3）安排招聘：按照公

9、开、公平、公正原则分步骤进行。2、岗前培训：新员工报到后，由行政办根据职务性质，组织岗前培训。第九条 考勤管理制度1、考勤范围：公司所有员工。2、考勤方式：用指纹考勤机进行考勤。3、考勤实施：考勤工作由行政办公室实施。4、考勤结果公布：考勤结果分为出勤、出差、事假、迟到、旷工等五种情况。5、因公出差和请假手续：因公出差及请假手续的管理，部门有相关管理制度，行政办和部门按规定程序认真执行。6、单位考勤管理：每月进行一次综合登记，作为员工工资结算和年度综合考评的依据。第十条 用车管理制度1、为了加强和规范公司用车管理，减少用车费用和降低用车成本，本着安全、节约、有序的原则特拟定此制度。2、后勤部对

10、用车的证照、年审、保险等相关资料及支出统一负责管理，根据现有车辆资料按车建立管理、费用档案。3、后勤部应每月登记车辆公里数及耗油量，并在定点加油站持卡加油，因公外出车辆需在路上加油的，驾驶员应提前报后勤部负责人经批准后方可加油，否则产生费用不予报销。4、公司车辆统一由市场部调度，由派车员进行负责登记车辆使用情况，并于月末上报后勤部负责人。5、派车员依重要性顺序派车，需用车部门应提前2小时申请用车，未提前申请不予派车。6、禁止私自用车和车辆外借，凡本公司遇有特殊情况与后勤部联系，负责人同意后方可照顾派车。7、公司用车由专职司机驾驶，专职司机应每月实行定期车辆检查及保养，确保行车安全，如造成公司财

11、产损坏，驾驶员全额赔偿。车辆发生故障，应立即停止使用，并立即进行修理。8、车辆行前须进行安全检查，车辆行车途中应安全行驶并严格遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶员负担。9、无出车任务时，驾驶员应在公司待命，接到出车任务不得无故推诿，经发现查实，第一次给予批评教育，屡教不改给予停驶检查，停驶期间，取消司机享受的一切待遇。10、严禁出私车（凡未经领导同意，司机擅自将车辆开出，均视为出私车），凡发现出私车，第一次予以批评教育，屡教不改者停驶检查。因擅自出车，造成一切后果，由司机自负。11、严禁虚报冒领停车费、过路费，发现一次全额退赔，发现二次以上，停驶检查。车辆日作任务结束后应停放在公司指定场所，并将车门锁妥，严禁私自用车。12、在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担，并予以罚款或免职处分。（1）无照驾驶所引起的后果由个人承担。（2）未经许可将车借予他人使用。（3）酒后驾车发生事故后果自付。（4）各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的事故发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并立即通知公司办公室。如属小事故，应先报告再处理。