中合建设发展有限公司物资采购管理制度.doc

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1、中合建设发展有限公司物资采购管理制度2018003号为规范公司各类物资采购活动、降低运营成本，确保物资供应，特制定本制度。本制度适用于建设公司及各分（子）公司。一、各分（子）公司负责人为本单位物资管理第一责任人，第一责任人指派专员负责物资的申报。二、统一采购物资分类 (一)材料设备（直接用于项目施工的各种物资）。工程类别材料名称建筑类材料钢材、水泥、混凝土、方木、模板、盖板、防水材料、围墙压顶、门窗、瓷砖、灯具、空调、线缆、线杆、电缆桥架、电缆槽盒、管桩（不含施工）、设备支架(避雷器、母线桥支架)、铜排、铜排焊接模具、焊粉、消音通风百叶窗、消音防雨百叶窗、特种消音隔音大门。电气类电力用开关柜、

2、变压器、仪表仪器、线缆、杆塔、桥架、封闭母线、电气设备等。消防安防类火灾自动报警及消防联动控制系统及相关产品、电子围栏、监控设备（硬盘录像机、摄像机、高速球机等）、可视对讲系统、灭火装置、消防门窗（含安装）、消防线材及管材、消防水泵、防火材料、防排烟系统。（二）固定资产及低值易耗品。固定资产车辆（裸车）、密集柜、窗帘工程、电子屏、门禁设备、办公家具、台球桌、乒乓球桌、电脑、投影仪、电视机、冰箱、空调、相机、概预算软件、财务软件、测绘仪器设备。低值易耗品碎纸机、移动硬盘、优盘、打印机、传真机、茶台、考勤机。（三）礼品。 三、材料设备的采购（一）物资采购部负责所涉物资采购，根据物资采购闭环管理的若

3、干规定严格按照采购流程执行。（二）考察物资时，原则上至少要有三家以上供货商（或厂家） 进行综合对比，并将对比结果汇报部门主管后，并经公司监察审计人员审核后，方可签订合同（甲方指定供货商或产品及其它特殊情况须经分子公司负责人向物资采购部出具经过亲笔签字并经主管领导签字的委托采购书，在采购之前报经建设公司总经理批准（或者总经理指定人员核实）。（三）采购物资时原则上均须签订采购合同，没有签订合同时需说明情况。洽谈价格时，原则上要求供货方提供含税和不含税两种价格，是否开票应与公司财务部负责人结合，并汇报项目所属公司负责人。 （四）非常规合同审批、签订流程：物资采购申请单考察市场拟定采购合同采购主管审核

4、物资采购部负责人审核监察审计部审核汇报项目所属公司负责人汇报建设公司总经理（合同额在10万元及以上时）签订合同（原则上由对方先盖合同章并加盖骑缝章，我方后盖合同章）。首次合作须附供货方身份证复印件、（代理人）委托书，由监察审计人员审核后，方可签订（必要时须由法律顾问审核）。（五）常规合同（固定材料、固定单价、固定供货商）审批、签订流程：拟定合同采购主管审核物资采购部负责人审核签订合同。（六）采购合同原则上应以我公司相关合同范本为主，并按相关规定编号存档，所有合同均须保留电子版。（七）支付款项时应认真填写付款申请表，分批次付款时要将前期付款情况进行详细说明，及时做好更新。（八）各分（子）公司项目

5、需要零星物资或少量物资的采购，需要提前将物资采购申请单填写清楚，经物资采购部审核并开具委托采购书后方可进行采购。（九）采购人员要做好采购信息或资料的保密工作，未经部门主管或直管领导批准，不得将采购信息透露给其他非相关人员。四、各分（子）公司采购专员职责（一）申报物资时，依据采购申请单详细填写，并按流程审核。未填写采购申请单的，物资采购部采购人员不予办理。（二）采购物资申请需提前15个工作日申报，采购设备需提前30个工作日申报（不包含生产周期）。（三）因特殊情况单位领导无法在采购申请单上签字时，应以电话或短信（同意或批准）形式回复,并在领导到岗时补签。（四）若更改或撤销采购申请，各分（子）公司项

6、目负责人及所在公司分子公司经理应立即通知物资采购部，避免造成不必要的损失。 （五）物资到达施工现场并验收合格后，应及时填写物资入库验收单，并于3日内传至物资采购部。若验收有异议，应及时通知物资采购部，擅自接收或退回物资所造成的损失由各分（子）公司承担。五、采购招标管理的相关规定（一）根据实际需要，单笔物资采购金额超过30万元的，各分子公司须持签订合同的原件和各分子公司第一负责人向物资采购部签发的招标委托书经由物资采购部报经招标小组批准后组织进行招标。（二）采取招标采购方式时，公司成立招标小组。1、招标小组人员组成：组长1名（由建设公司总经理担任）；副组长1名（由标的物所属公司总经理担任）；成员

7、组成3名（物资采购部负责人和材料采购负责人，标的物所属公司总经理指定相关技术人员，招标监察专员1名（由监察审计人员担任）。2、招标小组组长对招标结果有最终决定权。（三）招标流程：确定招标意向成立招标小组拟定招标书向各厂家发出招标通知举行招标会议评标推荐中标单位确定中标单位。（四）招标活动结束后，物资采购部将招标资料整理汇总后移交至档案室，招标小组自行解散。 六、固定资产和低值易耗品的采购（一）建设公司及各分（子）公司所需的固定资产及低值易耗品均由物资采购部统一采购。（二）申请购买时应完整填写固定资产和低值易耗品采购申请单，由各申请单位部门主管和总经理签字。单次购买金额超过10000元（其中单件

8、不超过5000元）的由建设公司总经理审批。单件物品金额超过5000元的由经理办公会决定。（三）申请单上应由财务部签字确认。（四）驻外地各分（子）公司或办事处申请购买固定资产和低值易耗品时，按流程申报后，物资采购部可根据实际情况委托各单位自行购买，购买单位将采购资料上报物资采购部备案。（五）驻外地各分（子）公司或办事处每月应将各单位所购买固定资产和低值易耗品情况汇总上报物资采购部。七、礼品的采购按礼品管理制度执行。八、各分（子）公司在制作标书过程中，涉及到材料、设备的使用，除甲方指定厂家外，均应与物资采购部协商后确定厂家。九、对采购工作和采购人员的监督物资采购部接受公司内部监察审计部、财务部和各

9、分子公司及部门内部的相互监督。十、本制度自公布之日起实施，其解释权归物资采购部。附件：1、物资采购流程2、设备（材料）采购申请单3、固定资产采购申请单4、用款申请审批单5、物资入库验收单6、采购委托书 二一八年一月五日附件1：中合建设发展有限公司物资采购流程图需求部门及分（子）公司填写物资采购申请单，以书面或邮件形式递交物资采购部，并以电话或短信告知。考察市场，向需求部门负责人（5万元以内）、主管副总（5万元以上）、总经理（非常规采购10万元以上，常规采购30万元以上）汇报情况，确定厂家。结合监察审计、法律顾问签订合同。需求部门递交招标委托，成立招标小组，邀请厂家。采购人员填写用款审批单根据合

10、同履行付款，报需求部门负责人（5万元以内）、主管副总（5万元以上）、总经理（10万元以上）审批。公开招标，现场宣布中标厂家。结合监察审计、法律顾问签订合同。需求部门、分子公司收到物资后由相关人员填写物资入库验收单，签字后以书面或电子版形式递交物资采购部。采购结束物资采购30万元以下fftuxua以下物资采购30万元以上fftuxua以下附件2：中合建设发展有限公司设备（材料）采购申请单申请单位: 项目名称: 申请时间：使用日期设备/材料名称规格/型号数 量基础信息 收货人： 联系电话： 收货地址：审批： 审核： 申请人：注：1、基础信息一栏，请填制单位提供历史合作厂商、就近已联系的参考厂商或其

11、他可为采购工作提供有效咨询的信息。 2、物资采购需提前15个工作日申报，设备需提前30个工作日申报（不包含生产周期）。 3、审核为主管部门领导或者项目经理，审批为申请单位总经理。因特殊情况单位领导无法签字审核，经办人可电话请示并以短信（同意或批准）形式回复。附件3：中合建设发展有限公司固定资产和低值易耗品采购申请单 申请单位: 使用部门名称:申请日期： 使用日期物品名称规格/型号数 量基础信息使用人（保管人） 备注 （申请单位） 审批： （申请单位）审核： 经办人：实业公司总经理： 财务审核： 附件4：中合建设发展有限公司用款申请审批单用款单位： 项目名称：设备/物资名称 数 量 单 价合计金

12、额付款情况说明 用款时间 申请金额 结算方式供 货 方 电 话 户 名银 行 账 号实业公司总经理： 付款单位 ： 物资采购部审核： 经办人： 注： 每一项要填写清楚、不能漏项 ，物资用款及其它用款要分别填写 。是否含发票要写清楚，所报价格应为落地价。附件5:中合建设发展有限公司物资入库验收单收货单位： 项目名称：设备/物资名称 规格/型号数 量到货日期备 注 ：项目负责人： 项目总工： 保管人： 验收人: 备注： 货到现场由付款单位负责技术方面人员认真核实后，由经办人按照采购流程填写物资入库验收单，及时回馈至物资采购部。附件6：中合建设发展有限公司采购委托书兹授权委托 同志，所属公司及部门 。现就 项目 的采购事项向供方达成协议并签订合同，后将合同及供方相关信息传至经验采购部，本委托书一式两份，双方各执一份。 委托人： 被委托人： 部门主管： 部门主管： 签订日期：