房地产综合办公室制度.doc

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1、京州集团综合办公室岗位职责管理制度行为规范 2017年10月31日 综合办公室部门职责为了减轻公司领导压力，做好公司整体服务和运营，提高办事效率，组织好后勤保障工作，弘扬企业精神，特制定本管理工作制度。根据形势和任务的需要，不断充实和完善。办公室根据职能要求可划分为运营（为领导决策提供依据，参谋和执行），宣传策划（企划和网络宣传），行政管理（日常服务协调、检查）、人事（人员招聘和调度、考勤），外联（内部接待和公关服务）1、综合办公室主要职责1、1负责公司运营的参谋和内部后勤管理及相应服务工作。1、2负责文件的收、发管理及存档工作。1、3负责公司会前准备及会议记录的整理、传达。1、4负责办公用品

2、的购买登记和发放管理。1、5负责办公设施的维修管理。1、6负责外来人员接待、登记、管理。1、7负责大型检查、活动的准备工作。1、8负责策划并组织公司的大型活动。1、9负责企业文化的宣传。1、2负责各部门的协调工作。1、1负责员工福利的发放。1、2负责对外联络和公共关系处理。2、文件管理职责（行政部董事长助理）2、1办公室确定专人负责文件收、发管理工作，并规定相应的职责。2、2收到的文件、传真和其他和公司有关的原始资料后，要分清类别、等级、重要程度等，做好登记。然后及时转交给文件签收人，并将文件紧急情况、时限要求等有关事宜向接收人交代清楚。2、3收到应上传给领导的文件、资料、传真、信件等要及时转

3、交到领导助理处，介绍清楚紧急情况、时限要求等有关事宜，然后由领导助理做出审验签收。2、4收到应转交给各部门的文件、资料等，由各部门负责人审验签收，部门负责人外出时，由其他人代收并做好登记。2、5办公室人员在收到文件后要复印该文件以做好备份、存档等工作，并做好保密工作。2、6收到领导下发的文件通知等要及时准确的转交或通知各部门负责人或其他相关人员，并做好备份、存档、保密工作。2、7收到各部门签发的文件时，首先要复印存档，然后按文件要求的送达地点、送达部门、送达人、送达件数等及时送达给收件人并做好登记。2、8收到文件后须由有关负责人签署分发意见，若需呈交给多个部门，要做好数量统计工作，然后再复印、

4、分发文件，原件要妥善保管或交付利害关系人收存，并做好相应地登记工作。2、9失去存档意义或保存价值的文件和资料等，经过鉴定无误后交办公室主任签字批准后，由两人以上销毁。3、会议职责3、1参和公司召开的各种会议，承办公司召开的综合性会议的会务工作，做好公司各种专业会议的会务服务。3、2传达领导下达的会议通知及有关部门的会议通知时，要明确会议时间、地点及参加人员。如有事应先请假，同时推荐所属部门人员参会。3、3负责会议记录，整理会议纪要，以及会议纪要的流转、存档工作。3、4严肃会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露、外传会议内容，以免影响决议实施。3、5在会议期间，参加会议人

5、员不得窃窃私语。要做到有言必发，但在会上一旦形成决议，无论个人同意和否都必须认真贯彻执行。3、6在会议期间，参会人员必须将手机设置成振动或静音状态。3、7会后将形成的会议纪要呈报领导批示、然后再附检查催办通知单一并抄送各部门及相关单位。4、办公用品管理职责4、1各部门应于每月25日前将下月所需办公用品报给办公室。办公室主任根据办公用品库存情况以及消耗水平，制定出公司下月办公用品采购计划报领导审批，确定采购数量。经财务部核准后支领资金实施采购。4、2部分办公用品根据实际情况酌情定量库存。4、3需要临时采购的物品，各部门必须提前申报计划，经领导审批后方可采购，临时或急用物品以不耽误使用为原则进行购

6、买。4、4办公室采购办公用品应到批发市场购买或直接向厂家订购，要货比三家，保证价格合理、质量过关。要建立价格数据库和供应商目录。采购过程中严禁以次充好，营私舞弊，中间提成。一经发现，予以采购全价重罚直至开除。4、5严格按照采购计划执行，特殊用品办公室无法采购的可先提出申请，经领导批准由使用部门或使用人自行采购。4、6办公室采购的办公用品登记入册，各部门所需办公用品于每月6日前一次性发放完毕。个人领取办公用品，于每周一下午发放。4、7严格按照各部门的办公用品计划发放，每次发放一个月的用量，由各部门领导监督使用。4、8所有发放物品必须填写物品领取单，写明分发日期、品名、数量等，办公室记录在帐，领取

7、人签字。4、9消耗品根据部门实际情况定量发放；自然损坏的要以旧换新，人为损坏的由个人赔偿。4、10入职、离职人员:入职人员到岗时由该部门领导提出办公用品申请，向办公室领用；离职人员将剩余办公用品一并转给交接人，无交接人时交给办公室，由各部门领导监办。5、办公设施的管理职责5、1公司的办公设施包括:桌椅、计算机、计算器、打印机、复印机、传真机、电话、照相机、摄像机、投影仪、扫描仪等。5、2办公室统一采买、配备、管理公司办公设施，并且要对各部门的办公设施做定期检查和维修，对各部门报修的办公设施要及时处理并做好登记，承办人不得推诿、拖延。5、3办公室要做好各部门办公设施的配备工作，并做好使用者、数量

8、、质量等登记工作。5、4办公室要做好照相机、摄影机、投影仪及其它贵重办公设施的保管工作，各部门的使用人员若使用上述物品，须向办公室主任提出申请，由办公室主任根据实际情况做出批示借用并做好登记。6、接待来访职责来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象， 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。接待流程询问来意，需要找的人通知被访者引领会见奉上茶水送客整理客人走后清。6、1接待应使用礼貌用语，来有应声，去有送语。6、2外来人员一律填写来访登记，填清来访者姓名、性别、来人单位、访问部门、访问何人、访问事

9、由、出入时间。6、3访问领导的必须事先预约、通报，经允许后方可访问，其他有关人员通报后同意方可访问。7、大型检查、活动的准备职责7、1在公司接受大型检查以及举办活动时，办公室主任要组织人员在检查、活动的前期，准备好检查、活动时必须用的标语，条幅等宣传物品并督促各部门做好迎检或活动的准备工作。7、2在检查时，做好迎接检查工作，在公司举行活动时要做好应用物品的配备供应、人选以及服务等相关工作。7、3组织人员做好录像，摄影等必要的留取资料工作。8、策划组织公司大型活动的职责8、1大型节日和公司重要纪念日，按照领导指示策划、组织公司活动。8、2在活动前先定好活动场地、确定活动时间、采买活动所需物品，统

10、计参加活动的人员并做好通知等相关事宜。8、3根据领导的指示，做好请帖邀请公司的重要客人并做好详实登记交领导批示。8、4确定活动主题，计划活动流程等事宜并报请领导批示。8、5做好活动结束后的事务料理工作。9、 企业文化宣传的职责9、1由办公室主任组织人员宣传公司体系、管理方针。9、2对外宣传要以公司利益为中心，以树立公司形象为原则，规划公司品牌，扩大公司知名度。9、3配合其他部门搞好品牌工程设计，为扩大公司整体形象做好宣传工作。9、4配合组织企业文化的设计工作，激发全体员工热爱企业的精神，调动工作积极性和潜在的创造能力，从而扩大公司的业绩和影响力。综合办公室管理制度1、卫生管理制度1、1为保证员

11、工健康及工作场所良好的卫生环境，每天进行清洁工作，各部门按照排班安排，轮流打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。包括扫地、拖地、擦抹墙角、清洁卫生死角。1、2各场所走道、楼梯及方厅，至少每天清扫1次，并采用湿式扫除以减少灰尘。1、3楼梯间必须每天擦拭，保持楼梯间清洁、明亮、整洁。1、4经常清洗饮水机，保持饮水清洁。1、5洗手间必须随时保持清洁，清洁镜面、化妆台并擦干，清洁脸盆和下面的水管。1、6工作场所应保持空气流通。1、7保洁员工作间各种物品要摆放整齐。1、8清洁工作完成后，将需要检修项目记录并上报。1、9严禁向脸盆、便池等下水道内倒固体污物，以保持管道清洁、畅通。1、10各工作场所、必

12、须保持清洁，不得堆放垃圾、废物或碎屑，严禁随地吐痰。1、11在整理领导办公室物品时，要轻拿轻放以免损坏。在整理领导文件时不得随意丢失或涂改文件。1、12领导办公室的清洁卫生应做得彻底，清理工作完成后及时关灯并将门锁上；在没有得到办公室主任的许可下，钥匙不得借和他人。1、13总助要随时向办公室提供领导办公室所需物品以便及时补充。2、公司福利薪酬制度2、1按照公司规定，定期为在职人员发放日常生活用品等福利。或在每年重大节日，由办公室主任向领导提出申请，经领导批准并签字后，到财务支取一定资金由办公室主任带领办公室人员采买一定福利品或大型商场、超市的代金券等，发放给公司员工作为节日福利。2、2申请采买

13、前办公室主任必须作出享有福利待遇的员工人数及统计员工应享受福利待遇的数额。2、3发放福利时，办公室发放人员要做好登记并由领取人亲自签字，因故不能领取需有人代领者，发放人员要做好登记。2、4工资每月15日发放上月工资，遇有假日适当提前或滞后。试用期在未进入下一个自然月的按公司商定试用期工资实际上班日期发放，满一个自然月的，实际到岗26天按全勤待遇（月公休四天，可调休）2、5公司辞退的员工原则上办清交接事宜，领导签字后到财务结清工资，员工自己提出离职并按流程获批的工资按正常时间统一发放。3、考勤管理制度3、1领导负责公司各部门领导假期的审批。3、2各部门领导负责本部下属员工假期的审批。3、3考勤记

14、录、月底前上报财务处核对考核。3、4本公司除下列人员外，均应按规定于上下班时间签到:领导核准的免予签到。因公出差填妥出差申请单经主管领导核准者。因故请假经核准者。临时事故，事后说明事由，经主管领导核准者。3、5员工请假应及时将审批过的有关凭证交人力资源部。签字登记后月底转财务部。3、6公司按月进行考勤，人力资源部月底将考勤资料及请假凭证进行核实、汇总，以此作为工资及考核的依据。3、7、1作息时间以公司实际情况按不同时段来规定。总部综合办夏5月1-10月1日上午8.00-12.00 下午14.00-18.00。 下午13.00-17.30（或13.30-18.00）3、7、2各项目部人员上班时间

15、由各项目部另行规定。3、7、3上班时间已到而未到岗者，即为迟到。早上有事不能到公司签到者应提前向主管领导请示，得到主管领导的批准后方可不到公司签到，待返回公司后补签，并注明原由。3、7、4未到下班时间而提前离岗者，即为早退。有事外出不能及时返回公司签到者必须和主管领导说明，于次日补上，并注明原由。3、7、5员工迟到、早退一次罚款10元。一个月内累计达3次者，扣除全勤奖。3、7、6员工无故旷工半日者，扣发当日工资，并罚款50元；旷工一天罚款100元。无故旷工超过3天者，视为自动离职。3、7、7如因事必须亲自处理，应在前一日下午5:00时前申请，经主管领导认可。3天以上事假须报领导审批。并将请假凭

16、证交由人力资源部备案。3、7、8事后申请视为旷工。但遇偶然事故，应及时请示主管领导，取得主管领导同意。事后将请假凭证交由人力资源部备案。3、7、9因病请假需经主管领导审批，3天以上需经领导审批。并交由人力资源部备案。3、8值班3、8、1办公楼员工值班，其时间规定如下:节假日:白班8:00-18:00(可随办公时间的变更而变更)。3、8、2值班人员由各部门统一安排上报，值班表由办公室编排，于前一周公布并通知值班人员按时值班。并应设置值日牌，写明值班员工的姓名悬挂于明显的地方。3、8、3临时发生事件及各项必要措施。3、8、4预防火灾、盗窃及其他危机事项。3、8、5随时注意清洁卫生、安全措施和公务保

17、密。3、8、6公司交办的各项事宜。4、差旅费管理制度出差人员住宿费、市内交通费、伙食补助费实行总额包干、节约归己、超支不补的方式。如因特殊情况，实际出差天数超过计划天数的，须经主管领导批准，否则，对其超过天数的费用公司不予报销。办公室工作人员行为规范一、办公室工作人员均要严格遵守纪律，按时上下班，不得迟到、早退。二、办公时间要坚守岗位，外出办事要向本科室负责人报告去向、时间并保持工作联系；每个科室要合理安排，除特殊情况外不得空岗。三、保持良好的工作秩序。不得在办公区域打闹、喧哗、打扑克、下棋、吃零食，不准办私事或做和工作无关的事情。四、办公室工作人员都要严格履行职责，及时、准确地完成所承担的工

18、作，做到当天工作当天完成，不积压、不拖延、不失误。五、建立请示汇报制度，凡是在职权范围内的事情要积极解决，解决不了的事情要逐级向领导请示。凡是领导交办的工作，完成后必须逐级向领导汇报办理结果，使工作衔接紧密、善始善终。六、搞好科室和科室、同志和同志之间的团结协作，互相帮助、互相学习、齐心协力搞好办公室各项工作。七、积极参加机关和办公室各项活动，因故不能参加者，必须请假。八、接人待物要讲文明礼貌。对机关、其它部门、基层和外来办事人员要热情接待，态度和蔼，能办的事情不推诿扯皮，不能办的事情要耐心说明情况。九、答复问题要有政策依据，不得信口开河或带有随意性，对拿不准的问题，要向领导请示报告或主动介绍

19、到其它部门。十、各科室要保持清洁卫生，职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，物品摆放要整齐有序，创造优美舒适的工作环境，做到衣帽整洁，仪表大方。附：接待服务规范： 1. 仪表：公司职员工应仪表整洁、大方； 2. 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方； 3. 用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗； 4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待； 接听电话规范：接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长；1.礼貌相待：不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚； 2. 使用语言文明，切忌粗声粗气； 3.对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍； 4.对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置，不得把领导电话随意泄露；5. 对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答； 6. 除紧争情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地向领导汇报。