借款费用报销与对外付款审批制度.doc

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1、借款、费用报销与对外付款审批制度添维信息科技(天津)发展有限公司二零一七年十二月版目录目录2第一章 总 则3第二章 内部借款4第三章 费用报销6第四章 对外付款10第五章 审批流程15第六章 付款方式16第七章 各类费用表单及票据填写规范17第八章 附则18第一章 总 则第一条 为了保障公司经营活动高效、有序的开展，规范费用报销、对外付款等各项业务开支的财务审核与审批，根据国务院颁发的现金管理暂行条例及中国人民银行制定的现金管理暂行条例实施细则、支票使用管理暂行规定，并结合公司的实际情况，特制定本制度。第二条 本制度所指的各项业务开支指公司经营管理活动中，日常发生的费用开支、成本开支、投资性开

2、支、关联公司之间的往来开支等所有以货币资金支付的业务。其中：费用，包括直接形成费用和开支及先形成资产，然后以摊销、折旧等形式形成费用的各类资本性支出。第三条 公司签订的涉及款项收付的合同、协议、文件处理卡或其他内部审批文件，应交一份原件给财务部存档（如果合同原件只有一份，按照有关规定原件不合适存放在财务部的，要提交一份复印件并注明原件存放位置及本复印件与原件相符，加盖公章），财务部严格按合同及相关文件的约定进行审核，并办理款项支付。第四条 公司各项业务开支、总额控制的前提下，实行授权审批。公司财务部必须严格按照审批权限，办理款项支付。第五条 本规定适用于添维信息科技（天津）发展有限公司所有本部

3、（以下简称“公司本部”）及下属单位（包括独立核算的全资法人企业，控股以及控制公司，以下简称“下属公司”）。本制度所称“公司”包含“公司本部”与“下属公司”。第二章 内部借款第六条 适用范围内部借款，是指员工因业务需要向公司借支现金或支票，包括临时借款和备用金借款。第七条 单据要求内部借款需填写借款审批单，在借款审批单附相应借款事项的审批单据。如因出差借款需在借款审批单后附出差申请审批单；因招待需借款则后附业务招待审批单。第八条 对各类借款的具体规定(一)临时借款及核销1、满足下列条件的经济业务可办理临时借款手续：（1）经济业务尚未发生，必须预支款项，否则既定的经济业务不能进行。（2）具有能证明

4、业务有效性的文件，如合同、协议、会议通知、出差申请审批表、车辆维修申请表、采购申请单、专业培训申请表等。（3）发票等合法有效的原始凭证尚未取得(已取得发票等合法有效凭证的直接进入费用报销程序)。2、借款时间，应在出差回公司或业务完成后的5个工作日内到财务部办理报销或还款手续。3、原则上实行“一事一借，一借一清，前款不清，后款不借”。4、公司出纳要根据借款审批单编制员工借款台账，并与总账会计定期(每月月底)核对，核对完成后编制员工借款明细清单及时通知各部门负责人及借款员工，对于逾期没有归还的，财务部下发催款通知单给借款人，在下发催款通知单5个工作日借款人仍没有归还借款的，财务部将从借款人的工资中

5、逐月扣还，扣还后发放的工资余额不低于公司所在地最低工资标准。（即当月实发工资-扣还借款公司所在地最低工资标准）(二)备用金借款及核销1、公司原则上不实行备用金制度，若员工确因业务需要频繁使用现金，经公司批准可根据实际需要申请一定金额的备用金，借款金额原则上不能高于借款人的税后月薪。2、备用金可在一个年度内可循环使用，使用后应及时凭发票等合法有效的凭证报销，报销的金额补充原定额。若异地公司处前期阶段，并在财务团队未到位时，项目负责人可以申请最高额度5万元的备用金，同时行政部负责人可以申请最高额度2万元的备用金，用于项目前期管理。财务团队到位时,以上两项备用金应在1个月内还清。3、借款人须在公历年

6、度结束前还清借款。若在新的公历年度有需要时，需重新办理借款申请手续。4、若员工工作性质或岗位发生变化，不再需要使用备用金或者需要调增备用金额度的，需在工作性质或岗位发生变化后5个工作日内办理还款手续，未在规定时间内还款的，从借款人当月工资中扣除，直到扣完为止。需要调增备用金额度的，按新借备用金的审批流程办理。5、若员工离职，需在办理离职手续前还清所有借款。若未还款，公司有权从该员工应发工资中扣回，不足部分应由该员工补足后方可办理相关离职手续。第九条 借款归还其他事项1、当借款人以现金方式向公司出纳归还借款时，由出纳向还款人开具相应金额的收据。2、若借款人以相关经审批的单据冲抵借款时，报销单据上

7、需填明冲借款，差额部分执行“多退少补”原则办理支付。由借款人在报销领款人处签字确认，同时出纳依据冲抵借款金额加上现金还款金额之和向借款人开具收据，收据上应注明明细情况。3、若以上还款或借款以网银或转账形式支付的，以银行单据作收付款凭证，不需开具收据。4、借款人以现金归还或报销冲抵借款后，出纳应即日调整员工借款台账。第三章 费用报销第十条 适用范围公司经济业务办理完毕并已取得合法报销凭据的各项费用支出。第十一条 对费用报销的基本要求（一）对报销人的要求：费用报销必须由经办人自己报销，严禁代报、代签名。（二）对报销单位的要求：费用报销严格按照受益单位填写报销公司名称。（三）对报销时间的要求：为保证

8、财务核算的正确性、及时性，费用的报销时限原则上在费用发生之日起5个工作日内到财务部报销。但通讯费、快递费、市内交通费、停车及过路过桥费等频繁发生的小金额费用需于每月25日前，由各部门统一收集，集中进行报销。（四）对报销发票的要求：所有发票均需加盖收款单位的发票专用章或财务专用章，没有盖章的或印章不清的一律视为无效发票,不得予以报销。系统内公司若为增值税一般纳税人，则员工在办理报销增值税范畴业务时,需提供增值税发票。（五）其他：费用报销严禁分拆，属于同一项目、同一时间或同一性质的费用按照单笔费用报销。一次申请业务，原则上一次性报销完毕。若存在不同部门涉及同一项目,同一时间或同一性质的费用支出,则

9、应由费用主办部门分类归结所有费用,一次性办理报销；若存在与供应商月度结算费用，须填列月结费用明细表。第十二条 对使用单据的要求：属于出差的，应填写差旅费报销单，非出差性质市内交通须填写费用报销单并以交通费报销登记表作为附件。所有的原始单据均需按照要求，规整粘贴在票据粘贴单上作为封底。第十三条 对各类费用报销的具体规定 (一)业务招待费的报销1、业务招待费是指公司用于维护公共关系发生的费用，包括宴请、馈赠礼品等发生的费用。严禁用业务招待费公款私请，也不得用于宴请本公司员工。本部内各公司、部门之间严禁用公款相互赠送礼物。对外招待标准应保持节约原则。2、除公司总裁、股东、总经理、副总经理外，业务招待

10、费的使用实行事前审批制度。凡因工作需要使用业务招待费，经办人须事先填写业务招待审批单，按照审批流程申请同意后，方可宴请或购买礼品等。3、报销业务招待费，除了附上发票及业务招待审批单之外，原则上需提供各类发票补充信息：如POS机刷卡单、消费电脑小票等，如确属难以提供补充信息，需有其他所有参与人员的书面证明。公司参加业务招待的人员须是与业务相关的人员，且需所有参加人员在业务招待审批单上一并签字。 4、招待费用报销经手人遵循从高原则。即在参加人员中，应由最高级别人员作为报销人。(二)差旅费的报销1、差旅费的报销标准按公司颁布的出差管理制度执行，报销时应提供经批准的出差申请审批单原件。 (三)市内交通

11、费的报销1、市内交通费包括在市内的出租车费及公交车、地铁车费。2、员工外出办事，一般应乘坐地铁、公交车。在一些紧急事务或办理业务乘坐公共交通不方便时，可以乘坐出租车。一般包括下列情况可乘坐出租车：出纳存、取大额现金时；携带公司贵重物品、重要文件、模型等时；陪同业务主管部门或业务往来单位的人员外出公务时；员工加班超过晚上九点；其他紧急事项，搭乘地铁或公交不便的,但需提供经主管领导审批的书面材料。3、市内交通费报销须填写费用报销单，并以交通费报销登记表作为附件，在附件上注明时间、起止地点、办事内容、经手人等。4、交通费一律凭发票报销，报销时发票需按时间顺序粘贴。 (四)通讯费的报销1、因工作需要，

12、有关通讯费的补贴标准，按公司相关批文执行。2、通讯费需按月，由部门统一集中收集，进行报销，并附明细清单和注明通讯费的所属时间，不可跨月报销。通讯费发票的客户名称必须与报销人一致。3、如果员工调离本公司，15日之前离职的员工，报销当月通讯费补贴的一半；15日之后离职的员工，可报销当月全额通讯费补贴。(五)汽车保养维修费的报销报销时需提供发票、维修清单及经批准的车辆维修申请表，所有车辆维修原则上应在公司签约的指定公司定点维修。(六)固定资产、低值易耗品及办公用品的报销报销时需提供发票、入库单、验收单及采购申请报告。对于大额采购或需供应商保证对某些资源作长期或稳定供应的物品还需签订采购合同。(七)部

13、门及公司活动费的报销部门及公司组织活动，均需事前审批，需由拟活动部门事前书面报告并经公司领导签字审批，活动结束后再按公司流程报销。报销金额不超过部门未使用活动经费。第四章 对外付款第十四条 适用范围对外付款是指除上述费用报销外，在经济业务的发生过程中，由于购买商品或劳务等所应支付给公司外部法人单位或个人的款项。主要包括工程项目付款及非工程项目付款。第十五条 对外付款的基本要求（一）已签订有效的合同协议或审批完毕的申请文件（二）按合同规定已达到付款条件，并按合同中的要求提供付款资料；合同中要求确认的成果性文件一般应由主管领导及以上人员签字确认。（三）提供合同、发票、收据、保函、送货单、出入库单、

14、验收单等有效单据的原件，付款申请需提供完整收款路径（全称、开户行和银行账号）。（四）原则上没有发票的情况下不得付款（有关政府部门的规费等需要先付款后开票的除外）。若业务经办人事先无法取得发票或其他有效单据，经办人必须在付款申请上注明“发票后补”字样及提供发票时限。经办人在取得发票及相关单据后，需另行填写费用报销单，并在备注栏内注明“已审批对外支付，冲账”，在原借款栏填写已付款金额，经审批后，给予冲账。（五）收款单位全称必须与合同订立人、发票或收据上的开具单位名称一致。(六)业务经办与货物验收应由不同的人办理，营销用采购物资的保管人和申请人要求岗位分离。第十六条 对使用单据的要求有合同的对外付款

15、需填写合同付款审批单，无合同的对外付款需填写付款单并认真按审批流程办理。同一合同项下超过二次以上的付款需填写付款审批记录表一式一份，付款完毕后，付款审批记录表由财务部存档。（三）营销类付款1、项目施工成果需由参与部门的主管领导签字确认。2、广告费付款：需提供能证明广告成果的资料，如报纸、杂志、网络截图等。(四)其他对外付款1、支付地价、质检、安检等支付给政府部门的各项费用，需提供相关政府文件资料。2、支付房租、物业管理费、信息服务费、招聘费等行政类费用，需提供发票，并注明支付期间和服务内容。3、支付工资、奖金，由行政人事部和财务部共同编制工资表和资金发放表，并填写付款单。4、往来款支付，根据经

16、审批后调拨通知，及时填写付款单办理付款。5、在银行托收的利息、管理费、水电费、电话费、房租、社保等费用，经办部门需按月填写付款单，并索取发票后办理审批程序。6、税款支付参照公司涉税业务管理等相关制度执行。第五章 审批流程第十七条 审批职责(一)业务审批人对费用、成本支出的真实性、合理性负责。(二)财务审批人对票据的合法性、合规性、费用金额是否超预算或额度及审批流程的完整性负责。第十八条 公司本部审批流程公司的审批流程分为业务体系审批流程和财务体系审批流程。其中业务体系审批流程由业务经办人自行报送审批，财务体系审批流程由财务部统一收单、审核及传递审批。 公司本部的报销流程：按照本部审批权限和审批

17、流程办理；下属公司的报销流程：按照下属公司审批权限和流程办理。第六章 付款方式第十九条 付款方式(一)现金现金的使用范围为：1、员工的日常报销支出；2、出差人员必须随身携带的差旅费；3、1000元以下的零星支出；4、备用金；5、因业务需要支付现金的其他支出。(二)转账付款不属于现金结算范围的各项支出，均需通过银行转账支付，付款方式包括：转账支票、电汇、汇票等。所有转账付款均由财务部直接转入收款方账号。收款方账号信息必须与合同约定相一致，若合同没有约定的，则必须与对方提供的书面收款信息相一致，或注明与本制度第十四条的约定相符。第七章 各类费用表单及票据填写规范第二十条 对原始单据的要求（一）必须

18、使用合法、真实的发票(由税务机构监制)、行政事业单位(由财政部门监制)的收据等原始单据，所有原始单据均要求票面完整、清洁。（二）票据规范，金额大小写一致，各项目填写齐全，不得有涂改痕迹，顾客栏须填写公司全称。（三）票据必须版次有效，加盖有发票专用章且印章清晰，同次取得的定额发票，同一面值的，原则上须连号。（四）所有涉及支出的请示，内部审批文件原件，均作为报销的附件，交财务部存档。如无法提供原件，由经办部门提供复印件，并盖上与原件相符的印章。第二十一条 对填写及粘贴各类报销单据的要求（一）栏目填写齐全、无涂改。(二）字迹规整清晰、工整，签名用黑色、蓝黑色钢笔、签字笔填写，不得使用圆珠笔，字体一律

19、用正楷或者行书体书写。在规定栏目内填写不得超出栏目范围，并合理预留空白以便其他审批人签署意见。(三）金额大小写需一致，阿拉伯数字小写金额如：0、1、2、3、4、5、6、7、8、9，大写金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。(四）附在报销单据后的原始附件，必须贴粘整齐、发票紧随报销单据后面，其他单据、资料次后；同类票据需按时间顺序粘贴；附件的粘贴、折叠不能超出票据粘贴单的边界。第二十二条 经办人在报销各类费用时，要秉承实事求是及诚信原

20、则，如果到财务审核环节出现所报金额大于财务核定的实际金额，财务将根据情况采取相应的处理措施：1、初次：退单重新填单报销，并知会经办人的直接上级审批人；2、第二次：知会经办人的总经理或项目负责人，同时在公司内通报批评。第八章 附则第二十三条 本制度自公司正式发文之日起执行，若本制度与公司已发的相关制度规定不一致的，以本制度为准。第二十四条 本制度由天津市晟科思科技发展有限公司财务部负责解释和修订。附表： 表一： 费用报销单（可使用现有版本） 表二： 差旅费报销单（可使用现有版本） 表三： 借款审批单（可使用现有版本） 表四： 付款单 表五： 合同付款审批单 表六： 付款审批记录表 表七： 出差申请审批单 表八： 业务招待费审批单 表九： 催款通知单 表十： 票据粘贴单 表十一：交通费报销登记表