建筑工程有限公司材料采购管理制度002.doc

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1、材料采购管理制度第一章 总 那么第一条 目的为加强公司标准化管理，标准采购工作，保障工程进度的正常持续进展，选择合格的供给商厂家并对采购过程进展严格的控制，确保供货商提供的物料满足施工的规定要求，最大限度的降低本钱，特制定本制度。第二条 适用范围 本方法适用于公司各工程工程施工材料物料采购时，方案审批的价格之审核、订购、验收、付款结算等，除另有规定外，悉以制度处理。第三条 职责划分1、由办公室全面负责对各工程材料物料的采购工作；2、由工地工程经理对工程部方案单的数量、要求进展详细审核把关；3、由工程部对各工程材料的质量，技术要求把关；4、由部门经理对该工程材料的数量、规格、价格控制把关。第二章

2、 采购方案审批第一条 采购方案的制定1、各工程部根据材料采购方案应根据图纸、及实际需要予以制定，确保材料规格、型号、数量无误并签字后通过 或扫描件予以申报；2、由办公室根据审批过后的材料采购方案申报表完成采购工作。第二条 选择供给商根据审批后的采购方案，选择合格的供给商，进展询价、议价与工程技术人员技术沟通评选确定后，每种材料供给商不准少于三家，由部门领导审核。1、供给商的选择可以通过互联网、宣传册合格供给商厂家中选取；2、长期报价采购，凡经常性使用，且使用量较大的材料，应事先选定厂商，议定长期供给价格。第三条 价风格查1、已核定的材料，必须经常分析了解或收集资料，作为降低本钱之依据；2、已核

3、定之材料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明；3、采购的数量或频率有明显增加时，应要求供给商厂家适当降低单价；第四条 询价、比价和议价1、根据采购物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象；2、采购人员根据过去采购的情况、市场变化情况、以及公司本钱预算等情况，确定采购目标价格；3、在得到供给商的报价信息后，采购人员对供给商的报价条件进展品种、规格、数量、质量要求等方面工程部技术人员进展核对，以保证供给商提供的物料符合公司实际的采购要求，并对供给商所报的价格、交付期、售后效劳等方面进展分析比拟，以便选择条件最优的供给商；4、供给商提

4、供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认；5、专用材料或用品，材料公司应会同使用部门共同询价与议价；6、对厂商的报价资料整理后，经办人员应深入分析，以 等联络方式向厂商议价。在公司规定的权限范围内，采购人员应与供给商进展磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致；7、对重大的物资采购，无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，要求有两个以上的部门派人参加。第五条 购前核决及权限采购经办人员与厂商初步沟通并完成询价后，在“订购汇签单上详细填列以下事项，呈报负责材料采购的各部门及公司经理核决：1、询价或议价结果及拟定“订购厂商

5、“交货期限与“报价有效期限；2、注明与厂商拟定的付款条件；3、需与供给厂家签订长期合同者，采购经办人应以签呈及拟妥的长期合同书，核决权限按照请购类别和对应的级别逐级呈各部门主管及公司经理核决；第六条 价格复核与市场行情资料提供1、材料公司应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考；2、材料公司应就企业内各公司工程部所提重要材料的工程，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。第七条 订购作业采购人员接到经核决的“定购单后，应与供给厂商进一步接触，进展正式的质量、价格和后续效劳谈判。金额较大或批量采购的应到对方生产工厂进展实际考察，在充分了解对方的资信程度、供

6、货能力和现货品质后，向对方明确订货意向，并送样报验，未通过报验的材料不准采购。第八条 签订采购合同1、在采购作业所需的全部条款与供给商达成一致后，采购人员需填写正式的采购合同，合同需要列明至少以下条款：1供给商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；2采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；3订单所采购的数量/重量；单位包装数量/重量；包装件数；4价格：单价，合计价，合同总额，定金或预付款；5交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量；6付款方式；7所需的质量证明检验单、质保单、出厂证明单、化验报告单等；8质量保证条款：发生质量问题是进展退换或其他处

7、理方法；9运输方式和销售发票的要求。2、采购单经部门经理审核后，加盖公司合同公章经对方签章后生效。到供给厂商处现场采购的，由授权代理人签字，对方签章后生效；采购单一式两份，双方各保存一份。材料公司负责采购合同的传阅会签和各部门的存档。3、采购人员应跟踪控制材料物料交货期，及时向供给商跟催交货进度。4、发货前要求供给商在“送货单上注明“订购单编号及“包装方式，以便验收确认。5、假设属分批交货者，采购人员应在“订购单上注明“分批交货以资识别。6、长期订货和大额进货，原那么上均应通过签订买卖合同的方法进展，应与供给商定买卖合同书一式两份。第一份存行政办，第二份存供给商，另需合同复印件四份分别交材料公

8、司、核算中心、财务中心及工程部存档。第九条 紧急订货采购人员接到主管经理以 联络的紧急采购案件，应立即进展询价、议价，迅速办理。第十条 进度控制及事物联系除一般采购作业方式外，材料公司可依材料使用及采购特性，选择以下一种最有利的方式进展采购：1、集中方案采购：凡具有共同性的材料，须以集中方案办理采购较为有利者，可核定材料工程，通知各请购部门依方案提出请购，材料公司定期集中办理采购；2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，材料公司应事先选定厂商，拟定长期供给价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。第十一条 退货作业对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料退货单并见附有关的“材料检

9、验报告表呈主管签认后，凭此异常材料出厂。第三章 验收与付款第一条 货物进厂验收1、货物进场供给商交货时，采购人员通知库管员，实际清点件数或称重，对货物携带的有关证件进展验证，经与采购清单或采购合同内容核对相符后签收，仓库出具入库单并由库管员签章入库。如发现不符时，即通知材料公司会同处理；2、对有专项质量要求的材料物资，通知工程部派质检员验收，验收合格后由库管出具入库单并由库管员签字。第二条 付款结算1、严格按照公司报账工作流程和挂账工作流程执行；2、采购款项须按采购合同规定或采购单所约定的时间由材料公司统一支付；3、付款申请由采购人员或被委托采购人员提出，申请付款应严格按照采购合同要求和工程进

10、度情况进展，分清轻重缓急，必要时须提交验收报告、物品入库单据和对方发票，申请付款单上应注明预付款、已付款、余款，按审批权限经相关负责人签字后，方可办理付款手续；4、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进展直接支付：1紧急采购且不能及时办理财务支付手续；2在外埠采购且供给商要求立即付款时；3在现场调试期间急需材料的采购；41000元以下的零星采购。第三条 进度控制及异常处理1、材料公司应特别注意“采购单注明的到货时间要求，掌握到货进度；2、采购人员发现供货方发货日期有延误时，应主动与供货厂商联系催交，对异常原因及时处理对策，汇通相关职能部门、分公司处理。第四条 质量评价使用单位应就企业内所使用的材料质量予以关注，根据使用效果对材料质量提出评价，以利于进一步工作。第四章 附 那么第一条 参与采购过程的各相关部门，既要明确分工、明确责任、互相配合，还要注意发挥互相监视的作用，确保企业的利益不受损害；第二条 参加采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵抗不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金，并承受公司全体员工监视；第三条 超出本方法的事项呈董事长核准后实施；第四条 本方法自公布日期执行。 二一一年三月十二日