财务制度基金管理有限公司财务管理制度WORD30页.doc

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1、管理有限公司财务管理制度（草案）管理有限公司财务管理制度（摘要）一、财务管理的架构1.1公司财务管理整体架构包括：n 董事会n 总经理n 财务部上述架构可以用下图来说明。总经理董事会财务部图例报告路线1.2董事会、总经理、财务部、监察稽核部的角色n 董事会对公司财务管理承担最终责任。n 总经理负责协调并完善公司财务管理的具体程序和制度(包括本制度)。n 财务部负责处理日常财务管理工作。n 监察稽核部负责进行内部审计。二、财务计划2.1财务部负责组织编制公司年度财务计划。年度财务计划是公司年度经营计划的预算部分。总经理负责在董事会上说明年度经营计划并取得其批准。2.2年度财务计划应作为监督公司业

2、务进展和衡量财务表现的主要手段。三、 资产负债管理3.1 现金管理程序主要关注于通过分离出纳和会计人员的职责以保证库存现金的安全、经常性库存现金盘点及控制库存现金的限额等。3.2 支付程序主要关注于支付前审阅内部审批手续的完整性。3.3 财务印鉴程序主要关注由专人负责管理和使用相关财务印鉴。3.4 应建立固定资产登记表全面记录公司的所有固定资产。固定资产的盘点清查应定期进行并至少每年进行一次。3.5 固定资产的购置、盘盈、盘亏、报损、报废的审批权限为：总经理0 - 三百万元董事会三百万 - 一千万元股东会一千万元四、费用支出管理4.1公司对具体费用支出实行费用授权批准制度。任何超过100元的费

3、用支出均应在费用发生之前取得批准。部门主管对于一般费用支出的审批权限为1,000元。任何超过1,000元的费用支出均需在事前取得总经理的批准。4.2财务部负责制定“费用与差旅支出指引”，以规定具体的费用报销程序及相应的审批权限。4.3公司应在两个层面上对费用支出进行控制：n 事前预防措施-管理层应保证费用支出取得必要的事前授权批准并符合公司财务管理制度。n 事后发现措施，财务部通过检查，如发现有任何异常情况，应及时向管理层报告。五、财务控制5.1 财务部应建立内部控制流程。5.2 财务部应审阅并批准任何业务计划书的财务部分。六、财务报告6.1财务部应负责在规定时间内制备公司的定期财务报表、内部

4、管理信息报告及有关监管报告。(Translation)HSBC Jintrust Fund Management Company LimitedFinance Management System (Summary in English)1.Structure of Finance Function1.1 The overall structure of the financial management:n Boardn Chief Executive Officer (“CEO”)n Finance Departmentn Compliance DepartmentThe above stru

5、cture could be illustrated as follows:Board of DirectorsCEOInspector Compliance Department (Internal Audit Function)Finance Department1.2Role of the Board, CEO, Finance Department, Compliance Department n The Board is ultimately responsible for the financial management of the Company. n The CEO is r

6、esponsible for co-ordinating and developing the detailed policies (including the Finance Policy) and procedures relating to financial management. n The Finance Department is responsible for handling the day-to-day finance related work.n The Compliance Department is responsible for conducting interna

7、l audit.2.Financial Planning2.1The Finance Department shall be responsible for preparing the Annual Financial Plan (“AFP”) which is the budget part of the overall Annual Operating Plan (“AOP”). The CEO shall present the AOP to the Board and obtain the Boards approval.2.2The AFP should be used as a t

8、ool for monitoring business progress and measuring the financial performance of the Company. 3.Management of Assets and Liabilities3.1Cash management procedures focus on the safety of the petty cash by segregating the duties of cashier and accountant, regular count of petty cash, control petty cash

9、limit, etc.3.2Payment procedures focus on review of the completeness of internal approvals before making payment.3.3Finance specimen procedures focus on having a designated person for safekeeping and using the finance specimen. 3.4A Fixed Asset Register (“FAR”) should be set up to track all the fixe

10、d assets of the Company. Physical verification of fixed assets should be performed periodically but at least annually.3.5The approval limit relating to the purchase, excess, loss, damage or retirement of fixed assets: CEORMB 0 RMB 3 millionBoardRMB3 million RMB10 millionShareholders Meeting RMB10 mi

11、llion4.Management of Expenditures4.1Prior approval is required for any expenditure over RMB100. The general approval limit of the Department Head is RMB1,000. Prior approval from the CEO is required for any expenditure over RMB1,000.4.2The Finance Department shall formulate the Expenditure and Trave

12、l Policy which sets out the detailed expenditure procedures and approval limit. 4.3Control over expenditure should be levied at two levels:n Preventative controls - senior management must ensure that all expenditure is properly pre-approved and within the Finance Policy.n Detective controls - Financ

13、e Department shall perform spot checks. Any exceptions noted should be brought to the attention of the senior management.5.Financial Controls5.1General internal controls should be put place in the Finance Department.5.2The Finance Department shall review and sign off the finance part of any business

14、 plans. 6.Financial Reporting6.1The Finance Department should be responsible for producing the regular financial statements, management information reports and regulatory reports on a timely basis. 汇丰晋信基金管理有限公司财务管理制度（全文）第一章 总则第一条为了加强汇丰晋信基金管理有限公司（以下简称“公司”）的财务计划、控制和管理，规范公司的会计核算与监督，保障公司财务活动的有效开展，从而支持公司

15、的战略决策、业务发展、绩效评估，保护公司股东的合法权益，特制订本制度。第二条本制度根据中华人民共和国证券投资基金法、中华人民共和国会计法、证券投资基金管理公司内部控制指导意见、企业财务通则、金融保险企业财务制度、金融企业会计制度、汇丰晋信基金管理有限公司章程及国家其他相关法律、法规，参考和借鉴了汇丰投资管理集团多年来积累的经验，并结合中国具体实际情况而制订。第三条本制度需经董事会批准。本制度自公布之日起生效。本制度适用于公司所有与财务相关的工作。本公司所管理的证券投资基金的财务管理不适用本制度，而由公司基金会计制度另行规定。第四条本制度由董事会负责解释。第五条公司将适时根据国家有关法律、法规的

16、变更或公司业务发展的要求对本制度作进一步检讨、调整和完善；如遇有关法律、法规作出调整而发生与本制度不一致时，公司将依据新的法律、法规的规定立即遵照执行。第二章 财务管理的定义和目标第六条财务管理是指公司通过对财务会计、管理会计、资产负债表业务、现金流等过程的分别管理以达致对公司盈利能力和财务风险的有效计划与控制，从而保证公司整体目标的完成。第七条公司财务管理的目标包括：(一) 建立、健全公司内部财务管理制度，防范和化解财务风险。(二) 准确、及时地向公司经营管理层、股东、政府监管机构和其他商业伙伴提供符合其各自要求的财务报表和财务数据。(三) 通过监督、管理、记录公司的资金运作情况，提高公司的

17、资金使用效率，达到股东权益最大化。(四) 通过各种财务指标和分析手段，提供考核各业务部门业绩表现所需的数据。第三章 财务管理的架构第八条公司财务管理整体架构自上而下包括以下层次：(一) 董事会(二) 总经理(三) 公司财务部上述架构可以用下图来说明。董事会财务部总经理报告路线图例第九条 董事会的角色董事会对公司财务管理承担最终责任。董事会应正式批准本制度以及任何对本制度所做出的实质性修改。董事会应定期检视公司现有财务管理制度和措施的充分性和合理性，并提出方向性改进或发展的要求。董事会应授权总经理通过公司财务部管理、协调公司日常财务管理工作。第十条 总经理的角色总经理应负责协调并不断完善公司财务

18、管理的具体程序和制度(包括本制度)，并从公司业务发展的角度出发不断调整公司业务发展的需要同财务管理之间的关系以期达致最佳平衡。第十一条 财务部的角色财务部负责整个公司(包括公司在各地的分支机构)的财务管理工作。公司实行统一核算、逐级授权的财务管理制度。财务部的主管为财务总监。财务总监向公司总经理直接报告。财务部下设会计核算、资金管理和财务印签保管三个主要职能。公司与公司所管理的基金、公司与公司的股东之间在财务管理和会计核算上是不同的主体，在财务管理的内容、机构和人员上保持相互独立。第十二条公司财务部的具体工作职责主要包括：(一) 财务会计核算，这包括编制国家法律、法规规定以及中国证券监督管理委

19、员会(“中国证监会”) 所要求的定期法定财务报表以及公司外方股东所在地监管当局所要求的定期法定财务报表。(二) 管理信息提供，这包括财务绩效分析、管理会计报告、资金管理情况。(三) 财务计划，这包括公司年度财务计划，公司季度财务预测以及公司业务拓展过程中所需的有关财务数据的估算。(四) 财务控制，这包括定价控制、成本支出控制、资本充足率的监督、业务计划书的财务部分的审批、对选定会计准则的遵守、公司内部管理和财务控制的执行、对账程序、外部审计(财务相关)、财务和税收法规的遵守、财产保险等。(五) 负责拟定公司的具体财务规章和制度。(六) 与外部专业顾问(如会计师事务所)联系。第十三条 监察稽核部

20、的角色就财务管理方面而言，监察稽核部负责对公司财务会计核算和自有资金管理状况进行内部审计。这方面内容在公司监察稽核制度中涵盖。第四章 财务计划第十四条作为财务管理的最佳做法的起点，公司各部门应认真对待公司年度财务计划工作。公司年度财务计划应至少包括资金计划(现金流量预测)、收入及利润计划、资本性支出计划及费用开支计划等内容。 资金计划是指公司在下一年度中资金的需求总量、筹措渠道和使用方式的预测和规划。收入及利润计划是指公司在下一个会计年度内的收入、支出和净利润的预计和规划。资本性支出计划是指公司固定资产等资本性支出(如信息技术系统、办公设备)的投资计划。费用开支计划是指公司各项费用开支(如员工

21、薪水、福利、办公室租金、市场营销、差旅等)的预算和规划。第十五条编制年度财务计划的主要依据是：(一) 公司次年度的业务发展计划。(二) 成本、费用的历史数据。(三) 外部宏观经济环境变量的假设(如通货膨胀率、汇率等)。第十六条财务部负责组织编制公司年度财务计划。次年度的公司年度财务计划应从每年第三季度末开始，采取“自下而上” 的程序展开准备。各个业务部门应在财务部的指导下，参考公司的战略规划和本部门的具体业务计划编制部门年度预算。财务部负责将各部门的预算进行汇总整理，在公司总体财务层面上进行必要的调整，并向相关业务部门说明调整原因并达成一致。在此基础上，财务部应于不迟于每年十月末完成公司次年度

22、的年度财务计划初稿，送交公司经营管理层审阅。第十七条年度财务计划是公司年度经营计划的重要组成部分。总经理应负责在公司董事会上说明年度经营计划并取得董事会的批准。财务部应负责将经批准的公司年度财务计划的相关部分发送至各部门。第十八条财务部应负责监督年度财务计划的执行情况。公司各部门应执行年度财务计划，严格控制开支，努力增加收入，保证各项财务目标的实现。公司每项资本性或费用性开支应在原则上包含于公司年度财务计划之内。对于任何计划外开支，财务部应向总经理报告。财务部应在得到总经理、董事会或股东会，在各自的规定授权范围内，批准该项开支之后，方可安排款项的相应支付。 财务部应每月对公司年度财务计划的执行

23、情况进行总结，编制相关报表，并对差异进行仔细分析，并及时通知公司经营管理层。第五章 资产负债管理第一节 流动资产管理第十九条公司应将自有资金与其所管理的各证券投资基金的资产严格分开，实行财务人员独立设置、账目独立管理。第二十条 现金的管理(一) 公司财务部应制定具体操作程序，确保公司所有的现金收支业务，符合国务院颁发的现金管理暂行条例及其实施细则和银行结算办法。(二) 总经理应批准公司的现金库存量上限，并在每季度末根据公司财务计划决定是否对次季度公司现金库存量上限做出适当的调整。(三) 财务总监应负责按照总经理批准的公司现金库存量上限存放现金，并控制现金的使用范围。(四) 现金应日清月结。财务

24、部应至少每一星期盘点库存现金一次，检查现金实有数与账面结存数量是否相符。库存现金盘点应至少由两名公司员工参加。(五) 现金收付应严格分离，不得坐支现金。(六) 财务部现金出纳与现金记帐人员应由不同人员担任。(七) 财务部应通过门禁、保险箱等措施妥善保管现金、空白收据、发票、支票和其他收付款凭证。(八) 现金收付凭证，除应有经办人签字外，还必须经公司财务总监或其他被授权的人员签字后方为有效。现金付款的原始凭证所列付款内容和金额不得涂改，否则视同无效。第二十一条 银行存款的管理(一) 公司各项存款应存于规模较大、资信较好的商业银行。财务部应根据汇丰集团指引密切关注存款银行的信用风险，并在适当时相应

25、调整公司在有关银行的存款头寸。(二) 公司财务支出除按现金管理暂行条条例规定可以使用现金的项目之外，均应通过银行账户办理结算。第二十二条 开列支票(一) 各业务部门在需要领用支票时，应填写支票申请单，并取得部门主管和公司授权人员的批准。(二) 出纳人员在开具支票时，应写明收款单位名称、日期、金额和用途。(三) 若公司开具的支票在尚未支付时，支票已经过期作废。财务部应将原先的支票存根联收回，并在发出支票登记簿上予以注销后，方可开立新的支票。(四) 出纳人员将开出的所有支票在发出支票登记簿上予以登记。第二十三条 现金预支 (一) 各业务部门于需要领用现金时，应填写现金申请单，并取得部门主管和公司授

26、权人员的批准。(二) 财务部出纳人员按申请单上的金额支付现金。(三)公司现金预支的授权批准人名单及其批准限额需经总经理审核批准，并定期进行检讨和必要的调整。(四) 申请人拿到现金的同时，在申请单上“领款人”栏内签字，以示收到。(五) 未用完预支现金应及时退还财务部，不得与别次预支现金申请合并使用。(六) 已经使用的预支现金应提交相关收据，按照公司报销程序及时结清。申请人应在原则上于提取预支现金后的一个月内就已经使用的预支现金申请报销。第二十四条 财务印签的管理财务部应有印鉴管理人专门保管财务印鉴。申请人实际需要用印时，应填写印鉴使用申请表，连同用印文件送印鉴管理人，由印鉴管理人审核后直接用印。

27、第一任财务印签管理人为财务总监。公司财务印鉴一般不得携出公司，如因特殊原因必须携出的，须报经总经理批准。第二节 固定资产管理第二十五条固定资产是指使用期限在一年（不含一年）以上，单位价值通常在2,000元（含2,000元）以上，并在使用过程中保持原有物质形态的资产，包括房屋及建筑物、电子设备、交通运输工具和其他与公司业务运作有关的设备、器具、工具等。第二十六条公司投入使用的固定资产，从投入使用月份的次月起计提折旧；停止使用的固定资产，从停用月份的次月起停止计提折旧。第二十七条财务部应建立公司的固定资产登记表，将公司范围内的固定资产进行编号、分类，并通过该登记表记录固定资产的购置、验收、调试、安

28、装、保管、维护、修理、出售、清理和报废等。第二十八条 固定资产盘点财务部应定期进行固定资产的盘点清查。盘点可以是全公司范围的盘点或是指定部门、分支机构范围的盘点。全公司范围的固定资产盘点清查和对账应至少每年进行一次。盘点中产生的盘盈、盘亏、报损、报废的固定资产，财务部应负责查明原因，并编制固定资产盘点报告报送公司经营管理层。财务部应在就固定资产盘盈、盘亏、报损、报废的财务处理取得公司相关授权人的批准后，及时进行帐务处理，调整相应资产和损益类账户。就固定资产的盘盈、盘亏、报损、报废处理而言，总经理的审批权限为三百万元；三百万元以上但在一千万元以下的需由董事会批准；一千万元以上的需由股东会批准。对

29、于公司固定资产登记表中有关信息技术系统的部分，财务部应定期与信息技术部所维护的公司信息技术硬件档案进行全面核对，并调查发现的任何差异情况。第二十九条公司实行固定资产购置的申请和审批制度。固定资产的购置申请应首先由业务部门的主管批准后，报公司财务部审核。财务部应根据固定资产的金额取得必要的公司授权人批准后，方可安排签署有关的购买合同和进行付款。就固定资产购置而言，总经理的审批权限为三百万元；三百万元以上但在一千万元以下的固定资产购置申请需由董事会批准；一千万元以上的固定资产购置申请需由股东会批准。对于信息技术硬件的购置程序应遵照公司信息技术管理制度的相关规定执行。固定资产购置原则上应在公司年度财

30、务计划之内。任何计划外固定资产购置申请需经公司总经理或董事会批准。第三十条公司固定资产折旧采用平均年限法。预计净残值率与折旧年限遵照国家有关规定执行。第六章 费用支出管理第三十一条公司对费用支出总量实行预算管理。财务部负责编制公司年度财务计划，在其中明确列出次年度公司各个部门的费用性支出和资本性支出预算并将数字通知各业务部门主管，作为其控制支出，考核业绩的依据。如有超预算支出，财务部应在申请部门提出书面说明并取得总经理或董事会批准后方可安排款项支付。第三十二条公司对具体费用支出实行费用授权批准制度。任何超过100元的费用支出均应在费用发生之前取得批准。对于每笔费用支出，财务部应负责审核相应的批

31、准手续是否齐备。第三十三条财务部应负责制定并定期按照实际情况调整“费用与差旅支出指引”，其主要内容应包括，但不限于，下列项目：(一) 所有的费用项目必须附有原始收据或凭证。(二)任何超过100元的费用支出均需在事前取得必要的批准。(三)部门主管的费用支出的审批权限为1,000元。任何超过1,000元的费用支出均需在事前取得总经理的批准。(四) 业务招待规则，主要包括客户招待-活动，客户招待-餐饮(按招待对象、人数、城市等因素划分业务招待费标准)，客户招待-旅行与住宿，员工娱乐活动等。(五) 出差规则，主要包括公司指定的旅行社，交通工具标准(航空公司、舱位等级等)，旅馆标准(原则上应优先选择与公

32、司已经达成团体优惠价的宾馆)，现金预支标准和报销程序，机场往返费用，其他出差费用等。(六) 一般费用规则，包括出租车、电话费、给客户的礼物等。(七) 例外的费用支出规则，主要包括审计费，非信息技术相关的咨询费，与个人相关的其他费用，律师费，信息技术费，办公场所费用(不包括租金、水电费等常规项目)、临时雇员费用等。第三十四条公司应在两个层面上对费用支出进行控制：(一) 事前预防措施，公司经营管理层应保证费用支出取得必要的事前授权批准。(二) 事后发现措施，财务部通过检查，如发现有任何异常情况，应向财务总监和总经理报告，并采取相应措施。第七章 财务控制第三十五条财务部的工作程序应保证下列财务控制目

33、标的达成：(一) 财务部应在会计帐簿中保留适当的审计轨迹。会计记录不得违反规定自行销毁。(二) 财务部应安排至少每月一次以公司会计帐面余额为基础编制试算平衡表。(三) 公司所有总分类账科目和资产负债表科目应在每月月终后五个工作日内进行调整，使其与明细分类账余额保持一致。该等调整应由其他财务人员独立复核。财务部应记录一份一览表记录每月编制上述调整与进行复核的责任人名单并于每月进行更新。(四) 会计凭证应完整填制、独立复核、由授权人批准并保留足够审计证据。会计凭证应顺序编号。(五)所有的总分类账户应由财务总监每月审核。(六) 财务部应准备、维护一份公司固定资产登记表并定期组织固定资产盘点清查。(六

34、) 财务部应严格执行费用授权批准制度，确保在审核有关批准手续后方可安排付款。(七) 支票及公司库存现金应采取空间隔离措施确保其安全。(八) 会计凭证和其它会计记录上不得使用修正液。第三十六条 财务部应负责对任何业务计划书的财务部分(包括财务收据的预测、费用支出的估算、种子资本的投入金额和期限、经济利润的计算等)进行审核和批准。第八章 财务报告第三十七条财务报告是对公司经营成果和财务状况的综合反映和总结。按照使用者的不同，财务报告可分为内部报告和外部报告。内部财务报告的主要使用者包括经营管理层、董事会和公司股东。外部财务报告的主要使用者包括主管财政税务机关、中国证监会和公司的商业伙伴(投资者、托

35、管银行、代销机构、信息技术供应商等)。第三十八条按照内容的不同，财务报告可分为财务报表和内部使用管理报告。财务报表主要包括资产负债表、利润表、现金流量表及有关附表附注。内部使用管理报告可包括，但不限于，下列信息的全部或部分：(一) 公司管理资产情况，例如本会计期间公司管理资产规模总量、与上期相比的变动情况、客户类别/资产类别分析等。(二) 资产负债情况，例如本会计期间资产负债的增减变动情况以及与年度财务计划的差异分析等。(三) 财务收支情况，例如本会计期间各项收入、成本、费用的增减变动情况以及与年度财务计划的差异分析等。(四) 经营业绩表现情况，例如本会计期间总资产收益率、净资产收益率、资本成

36、本情况以及与年度财务计划的差异分析等。(五) 税金缴纳情况。(六) 本年累计可供分配的利润的预测和实际支付能力的研究。(七) 法定财务报表与内部用管理报表之间的差异的调整表。(八) 对下一期间现金要求的预测，分类列示现金需求(如营运资金、资本支出、利润分配等)，并分析可能存在的现金紧缺问题。(九) 对公司全年财务状况的重新预测(如需要的话)。(十) 重大法律诉讼、重大会计差错、其它计划外损失/收益情况的说明，如存在的话。第三十九条公司定期向监管机构和财政税务机关报送的会计报表主要包括：中期和年度(经审计的)资产负债表、利润表、现金流量表以及有关附表、中国证监会所要求的监管报表(包括自有资金运用

37、情况说明)等。财务部应采取必要措施保证公司所有的外部财务报告符合公司信息披露制度。公司外部财务报告应有公司总经理签名并加盖公司公章后，方可对外报送。第四十条公司各分公司或办事处应按照下列时间表向公司财务部报送其财务会计信息：(一) 月份报表应于每月结束后的3个工作日内报送。(二) 季度报表应于季度结束后的5个工作日内报送。(三) 年度报表应于年度结束后的7个工作日内报送。第四十一条财务部负责在综合考虑公司的股利政策、当年盈利状况和下一年度财务计划后进行计算并向总经理建议应于当年派发的股利。在股利派发提议获股东会通过后，财务部应负责股利的派发。第九章 会计档案管理第四十二条会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算资料。第四十三条每个会计年度终了后，财务部应将前一年度的会计档案材料进行整理、分类并装订成册。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成若干卷宗，将各卷按顺序编号。第四十四条会计档案的保管应按照公司资料档案管理制度执行。规定的保管期限，应从会计年度终了后的第一天算起。