管理信息系统报告高校仪器设备采购管理信息系统的设计与实现.doc

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1、高校仪器设备采购管理信息系统的设计与实现报 告 人： 学 号： 所属专业： 指导老师： 高校仪器设备采购管理信息系统的设计与实现摘要：近几年来，高校规模不断扩大， 随着政府的加大投入和学校自筹资金的不断注入，使学校教学、科研 、管理等各方面的环境都得到了较大的改善，学校的办学水平进一步提高 , 对高校的发展起到了很好的促进作用。对于目前高校教学、科研、行政仪器设备需求急速增加，政府和学校对采购管理的进一步加强，高校仪器采购原有的主要依赖手工的管理方式很难适应新形势的发展需要高校设备采购信息的数字化管理迫在眉睫。本文从高校采购管理信息模块、采购文档备案模块、基于B/S的三层体系结构设计的设备采购

2、查询三个模块对高校设备采购信息的数字化管理进行分析探讨，旨在通过结合高校仪器设备采购流程特点，利用信息化管理思想，设计出一套使用方便、功能强大、安全性高的高校仪器设备采购管理信息系统，为仪器设备采购信息查询、科学决策、高效管理、节约成本、政务公开等提供服务，缩短采购各方的时空距离，不断提高采购监管、操作质量和水平。同时本文对该系统结构的体系、设计与实现进行系统性的介绍。关键词：设备采购；管理信息系统；数字化；设计与实现一、引言近年来，随着高校规模不断扩大，政府投入不断增加，高等教育事业也迎来了快速发展机遇期。中华人民共和国政府采购法和中华人民共和国招投标法等法律法规的颁布，强化了政府和高校对教

3、学、科研、行政仪器设备的采购监管。高校设备采购原有依赖手工的管理方式很难适应新形势发展需要，高校仪器设备采购信息化管理势在必行。另外，高校仪器设备采购具有采购量大、资金渠道多、品种繁杂、专业性强、采购计划性高、实时性强等特点。因此，通过计算机及网络技术建设一套仪器设备采购管理系统，使设备购置申报部门和采购部门均可全程跟踪仪器设备采购的各个环节，实现网上申报、审批、执行、监督、监管、统计等信息化管理。二、仪器设备采购管理系统的设计与实现（可行性、需求分析）1. 系统体系结构高校仪器设备采购管理信息系统以计算机网络技术为基础，以数据共享、信息化管理为目标，采用基于B/S的三层体系结构设计。其特点是

4、体系结构良好、功能发布合理、可重用性好扩展性强、易于操作维护。(1) 表现层：是系统向用户显示相关数据的用户界面，并能接收用户的输入数据，从而对系统数据进行同步更新。(2) 业务逻辑层：接受用户通过表现层提交的事件，调用相应的组件处理请求，然后调用相应的表现层来显示返回的数据。(3) 数据层：是一个持久化的存储模型，负责数据的访问，对数据进行选择、增加、删除、更新的操作。2.系统功能模块本系统主要用于高校仪器设备采购预算、执行、招标、验收、入账、付款等环节的信息化管理，并进行信息查询，为领导决策及数据统计提供方便准确的信息资源。系统首先对学校向上级主管部门或国家申请批复项目中的仪器设备进行预处

5、理，把这些批复待采购的仪器设备按照项目或学科进行归类管理并授权，并且对各高校每年做固定资产预算时各部门申报购置的仪器设备进行整理及授权。系统中不同权限用户，以“角色”来区分。项目负责人及各部门采购人员被称为“采购申请员”，仪器设备采购审批部门人员被称为“采购审批员”，采购执行部门人员被称为“采购执行员”，财务部门人员被称为“财务核对员”。其中“角色”权限由“系统维护员”（非操作用户，独立于“角色”）分配相关账号。采购申请员用户登录系统，根据对应权限，可以对项目批复或预算计划的仪器设备进行采购申请。采购审批员通过系统对这些采购申请进行审批。采购执行员根据提交的仪器设备采购申请进行招标采购、签订购

6、买合同，然后通过系统记录采购仪器设备的不同状态(准备中、招标中、待到货、已到货、验收中、待入固定资产)。仪器设备验收并入固定资产后，财务核对员通过系统对采购合同中的金额和实际付款金额进行核对，实现资产和财务的实时对账。通过对仪器设备采购工作流程分析及系统需求分析, 系统主要包含以下几大功能(1) 论证批复后的仪器设备管理。系统首先是对经过论证批复的仪器设备采购进行全程信息化管理。仪器设备采购计划经过论证批复后, 应该根据不同的项目、学科或预算部门进行整理, 并对其采购人员进行权限分配。采购审批部门根据实际情况，可以随时增加或减少仪器设备的采购计划。(2) 仪器设备采购申请。采购申请员用户通过系

7、统，可以查看到论证批复后仪器设备信息。根据授权，可以对其管理的仪器设备提出采购申请。同时，必须填写仪器设备的相应技术参数及市场调查情况，并且可以通过系统打印仪器设备采购申请单。(3) 采购申请的批复及执行。采购审批员通过系统可以对各单位提交的仪器设备采购申请进行审批，对不符合论证批复的申请，可以进行审批退回，填写不予批准的原因，以便采购申请员对申请进行更改。被批准采购的仪器设备流转到设备采购部门进行采购执行。采购执行员对申请进行采购的仪器设备进行采购执行工作。系统根据实际工作流程，把仪器设备的采购执行分为若干状态。根据每件仪器设备的进展程度，对应到系统中的不同状态，方便监控及实时统计。同时，采

8、购申请员通过系统，可以及时了解到其所申请的仪器设备的进展程度。所采购的仪器设备进行验收和入固定资产后，财务部门根据合同支付合同款项。同时，财务核对员通过系统对这些仪器设备的实际支付款进行核对确认，以实现资产部门与财务部门的实时对账。(4) 信息查询及统计。系统用户根据权限的不同，可以对仪器设备的基本信息、采购执行状态、签订合同款、完成合同款等进行查询并生成统计报表。系统可以打印数据统计结果及报表，并对各种查询结果导出成Excel 格式文件。(5) 系统维护功能。系统在用户操作之时即时保存用户操作记录，并整理备份形成用户操作日志。同时系统数据库设定定期维护整理，保证系统的安全性和运行速度。3.系

9、统数据库结构在充分了解高校仪器设备采购业务流程和采购管理功能需求基础上，对系统的数据库进行详细设计。(1) 论证批复后的仪器设备表。本表记录经过论证批复后的仪器设备基本信息，包括仪器设备名称、负责人、台套数、单价、主要技术指标、拟购年份等。(2) 仪器设备采购申请表。本表中的字段除了包含论证批复后的仪器设备表字段外，还包括申请单名称、申请单金额、使用单位、项目类别、负责人、采购方式、签订人、质保期、执行情况、供应单位、市场调研情况、申请采购时间、审批时间、审批经费、招标时间、预付款、结款、合同额、财务确认申请单编号、等。(3) 项目表、用户表及其他。系统根据批复仪器设备所属项目或单位，对采购申

10、请员进行授权管理。项目表包括项目名称、负责人、计划经费、批复经费等字段。用户表包括用户名、密码、单位信息等字段。另外，为了系统操作的安全性，还设计了指定专用IP地址 、身份验证、操作日志记录表等措施维护系统的安全性及数据的合法性、完整性和有效性。4.用户登录界面用户可以通过IE，输入地址进入合同管理系统的用户登录界面，根据管理员分配的帐户和密码进入合同管理系统主界面进行合同信息管理和查询。不同的系统用户，管理员可以根据其职位分配不同的使用权限，根据使用权限的设置系统会自动为其显示相应的主界面, 主界面中只显示该用可以操作的功能。三、高校仪器设备采购管理信息系统的相关图表。1.高校仪器设备采购管

11、理信息系统的主要业务流程如图1 所示。图12.高校仪器设备采购管理信息系统的主要业务DFD图，如图29所示图2图3图4图5图6图7图8图93.高校仪器设备采购管理信息系统的主要实体E-R图，如图1012所示图10图11图124.高校仪器设备采购管理信息系统的主要数据词典如下表115，其中数据流为表1表4，数据加工为表5表11，外部项为表1215。数据流-表1数 据 流系统名 仪器设备采购管理 编号 条目名 采购申请单 别名 订单申请 来源 采购申请员去处 采购审批员数据流结构采购申请单=采购申请订单编号+采购申请员姓名+仪器设备名称+仪器设备种类+仪器设备价格所购仪器数量+仪器设备描述所有采购

12、申请单简要说明 采购申请单在采购申请员提交之后即时生效，并由系统自动通知采购审批员。修改记录编写张鈜日期2011-5-18审核张鈜日期2011-5-18数据流-表2数 据 流系统名 仪器设备采购管理 编号 条目名 采购申请单执行单 别名 记录申请单执行来源 采购审批员去处 采购执行员数据流结构采购申请单执行单=采购申请订单编号+采购申请员姓名+ 仪器设备名称+仪器设备种类+仪器设备价格所购仪器数量+仪器设备描述+采购审批员姓名+允许执行标注所有采购申请执行单简要说明 采购申请单执行单由采购审批员审批后即时生效，并由系统自动通知采购执行员。修改记录编写张鈜日期2011-5-18审核张鈜日期201

13、1-5-18数据流-表3数 据 流系统名 仪器设备采购管理 编号 条目名 采购申请单状态单 别名 更新采购申请单状态来源 采购执行员去处 财物核对员数据流结构 采购申请单执行单=采购申请订单编号+采购申请员姓名+ 仪器设备名称+仪器设备种类+仪器设备价格所购仪器数量+仪器设备描述+采购审批员姓名+允许执行标注+采购申请单状态按采购单执行状态更新+采购执行员姓名所有采购申请执行单简要说明采购申请单状态单由采购执行员即时更新即时生效，并由系统自动通知财物核对员。修改记录编写张鈜日期2011-5-18审核张鈜日期2011-5-18数据流-表4数 据 流系统名 仪器设备采购管理 编号 条目名 采购申请

14、单完成单 别名 采购仪器设备入库 来源 财物核对员去处 采购申请员、审批员、执行员数据流结构采购申请单完成单=采购申请订单编号+采购申请员姓名+ 仪器设备名称+仪器设备种类+仪器设备价格所购仪器数量+仪器设备描述+采购审批员姓名+允许执行标注+采购申请单状态按采购单执行状态更新+采购执行员姓名+财物核对员姓名+付款标注所有采购申请完成单简要说明采购申请单完成单由采购执行员审批后即时生效，并由系统自动通知采购申请员、审批员、执行员。修改记录编写张鈜日期2011-5-18审核张鈜日期2011-5-18数据加工-表5加 工系统名 仪器设备采购管理 编号 条目名 申请单申请 别名 订单申请输入 采购申

15、请员姓名 所需采购仪器数量 所需采购仪器单价 所需采购仪器描述输出 采购申请订单编号 采购申请订单名称采购申请订单内容 采购申请订单总价加工逻辑1. 从采购仪器设备表中提取所选取仪器名称；2. 提取所采购仪器设备数量及价格；3. 从所采购仪器设备描述中提取仪器设备信息；4. 按历史记录进行编号，按仪器设备名命名订单；5. 形成所购仪器设备订单内容及附注采购申请员姓名；6. 进行价格统计，其中分别计算同类别仪器设备价格总和以及全部总价；简要说明采购申请单由采购申请员根据实际情况确定申请，并在提交一个工作日之后系统自动通知采购审批员。修改记录编写张鈜日期2011-5-18审核张鈜日期2011-5-

16、18数据加工-表6加 工系统名 仪器设备采购管理 编号 条目名 查询统计 别名 输入 仪器设备名称 输出 所需采购仪器设备类别 所需采购仪器设备数量所需采购仪器设备单价已购采购仪器设备类别已购采购仪器设备数量加工逻辑1. 从采购仪器设备表中获取所选取仪器数据，包括名称、类别、数量、单价、信息；2. 提取相关仪器设备数据，包括名称、类别、数量、单价、信息；简要说明仪器设备名称支持模糊查询以及合并查询。修改记录编写张鈜日期2011-5-18审核张鈜日期2011-5-18数据加工-表7加 工系统名 仪器设备采购管理 编号 条目名 查看申请单信息 别名 查看订单信息输入 采购申请单编号 采购申请单名称

17、输出 采购申请员姓名 采购审批员姓名 采购执行员姓名 采购申请单内容 采购申请单状态加工逻辑1. 从采购申请单目录中获取采购申请单数据，包括采购申请员姓名以及可能出现的采购审批员和采购执行员姓名、采购申请单内容、采购执行员标注的采购申请单状态；2. 按照提交的采购申请单编号或名称从采购申请单目录提取相关采购申请单数据。简要说明 采购申请单编号和名称只需输入其中一项。修改记录编写张鈜日期2011-5-18审核张鈜日期2011-5-18数据加工-表8加 工系统名 仪器设备采购管理 编号 条目名 修改采购申请单 别名 修改采购订单输入 所选采购申请单编号； 修改采购申请单内容输出 采购申请订单编号

18、更新后采购申请订单名称更新后采购申请订单内容 更新后采购申请订单总价加工逻辑1. 从采购申请单目录中获取采购申请单数据，包括采购申请员姓名、采购申请单内容、采购执行员标注的采购申请单状态；2. 接收修改采购申请单数据，并覆盖原采购申请单。简要说明 修改采购申请单只能由采购申请员执行修改。修改记录编写张鈜日期2011-5-18审核张鈜日期2011-5-18数据加工-表9加 工系统名 仪器设备采购管理 编号 条目名 记录申请单执行 别名 记录订单执行输入 采购审批员执行批注 采购审批员姓名输出 采购执行员执行通知采购申请订单信息采购审批员姓名 采购申请订单状态加工逻辑1. 由采购审批员对订单标注执

19、行批注；2. 通知采购申请员以及采购执行员，并标注初始状态。简要说明 采购执行通知由管理系统自动即时通知采购申请员以及采购执行员修改记录编写张鈜日期2011-5-18审核张鈜日期2011-5-18数据加工-表10加 工系统名 仪器设备采购管理 编号 条目名 更新采购申请单状态 别名 订单状态更改输入 采购申请单状态 采购执行员姓名输出 采购申请单信息 采购执行员姓名 采购申请单状态加工逻辑1. 从采购执行员中获取最新采购申请单状态，并更新原申请单状态；2. 更新采购申请单状态，并通知采购申请员、审批员以及财财物核对员。简要说明 采购执行员每次更新状态都由管理系统即时自动发出通知。修改记录编写张

20、鈜日期2011-5-18审核张鈜日期2011-5-18数据加工-表11加 工系统名 仪器设备采购管理 编号 条目名 采购仪器入库 别名 买入仪器设备输入 更改申请单状态 财物核对员姓名 付款核对标记输出 采购仪器设备表目录 采购申请单完成信息 采购申请单状态加工逻辑1. 由财物核对员标注付款标记并更改申请单状态；2. 生成完成后申请单信息，并通知采购申请员、审批员、执行员；3. 更新所需购买仪器设备表目录及相关内容。简要说明财物核对员标注付款标记同时更改申请单状态之后，由管理系统自动发出通知。修改记录编写张鈜日期2011-5-18审核张鈜日期2011-5-18外部项-表12外 部 项系统名 仪

21、器设备采购管理 编号 条目名 采购申请员 别名 申请者 输入数据流 采购申请员姓名 所需采购仪器数量 所需采购仪器单价 所需采购仪器描述输出数据流 采购申请单主要特征采购申请员：即本系统中申请单的申请人，其主要特征是：申请员姓名简要说明 采购申请员提交申请单之后一个工作日内允许修改申请单内容，一个工作日之后系统自动通知采购审批员。修改记录编写张鈜日期2011-5-18审核张鈜日期2011-5-18外部项-表13外 部 项系统名 仪器设备采购管理 编号 条目名 采购审批员 别名 审批者 输入数据流 采购审批员执行批注输出数据流 采购申请执行单 主要特征采购审批员：即本系统中申请单的审批人，其主要

22、特征是：审批员姓名简要说明 采购审批员标记可执行批注之后立即通知采购执行人，且不允许撤销。修改记录编写张鈜日期2011-5-18审核张鈜日期2011-5-18外部项-表14外 部 项系统名 仪器设备采购管理 编号 条目名 采购执行员 别名 执行者 输入数据流 采购申请单状态输出数据流 采购申请单状态单 主要特征采购执行员：即本系统中申请单的执行人，其主要特征是：执行员姓名简要说明 采购执行员所标记采购申请单状态只能为“准备中、招标中、待到货、已到货、验收中、待入固定资产”六项。修改记录编写张鈜日期2011-5-18审核张鈜日期2011-5-18外部项-表15外 部 项系统名 仪器设备采购管理

23、编号 条目名 财物核对员 别名 财务 输入数据流 更改申请单状态 付款核对标记输出数据流 采购申请单完成单主要特征财务核对员：即本系统中申请单最终的付款核对人，其主要特征是：财务核对员姓名简要说明财物核对员只限于最后核对采购申请单并标注付款标记同时修改申请单状态为结束。修改记录编写张鈜日期2011-5-18审核张鈜日期2011-5-185.仪器设备采购过程管理系统功能模块图如图13图13三、结语高校仪器设备采购管理信息系统具有系统界面友好且清晰明了、使用简单便捷、功能强大、权限配置灵活、数据安全性高等特点，极大地方便了高校设备采购管理工作，促进了高校资产管理的信息化水平。同时，高校仪器设备采购

24、管理信息系统也需进一步完善，加强与高校其他管理信息系统的结合，加大教育信息资源开发，推动高校数字化校园建设，为高校信息化建设提供更多基础数据。参考文献: 1 张素琴.高校设备采购信息的数字化管理系统设计与实现J.中国教育信息化.高教职教,2008(6).2 落巨福，张纪莹，张向东，等.高校设备采购合同管理系统的设计与实现J.实验室科学,2008(2) 0.3 闵林,吕冰,霍俊伟.高校仪器设备采购过程管理系统开发J.河南大学学报:自然科学版,2004(2).4闵林，郭拯海，赵瑾等，高校仪器设备采购过程管理系统J ，实验室研究与探索，2003，22，(5).5河南大学实验室与设备管理工作规章制度汇

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