财务借支报销管理制度.doc

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1、财务借支、报销管理制度1 总则1.1 为规范公司财务支出行为，完善财务支出审批手续，结合公司经营管理实际情况，指定本办法。1.2 本办法适用于工程建设期间公司各项财务支出活动。2 资金预算管理2.1 公司一切经营活动均纳入预算管理范围，并在董事会审批通过的年度目标预算内。2.2 预算是公司一切财务支出活动的限定框架，因经营需要对预算的调整必须按预算管理制度规定的程序执行。预算经过分解后在日常经营活动中以月度资金计划的形式被执行。月度资金包含公司经营管理活动中产生的一切支出。2.3 各部门指定本部门的资金计划；每月资金计划必须经分管副总经理初审，报经营计划部；经营计划部对各部门的计划进行复核和汇

2、总，编制公司的月资金计划报分管经营计划的副总经理审核，同时报公司财务负责人会签，以便对整体的资金安排进行统筹考虑。编制公司的月资金计划经总经理审批方为有效的资金计划。每月资金计划审批后不得突破，不得挪用。确因经营需要的突发性财务支出必须申报增补资金计划，增补资金计划视同新报计划管理，必须遵守与月度资金计划相同的申报审批程序。2.4 计划？支出一律不允许启动。经营计划部组织相关部门对计划、预算的落实情况进行考核，并作为员工任用及奖惩的重要依据。2.5 公司对成本费用的实行预算目标责任管理，公司各职能部门及业务部门对本部门的可控费用负责，其所申报的资金计划必须控制在其目标责任范围内。2.6 单项计

3、划内财务支出申请必须一次性进行，不得逃避管理分次分批进行。3 月度资金计划额度内资金启动审批权限3.1 工程建设期公司各项支出统一由总经理签批。3.2 支出金额在50万元以上的还需由财务总监联签，300万元以上的，总经理审核后，报请董事长核准。电厂生产运营期间的改扩建等比照上述执行。3.3 在年度固定资产购置资金计划内的固定资产购置，由申购部门提出申请，公司资产管理部门复核，单项购置支出在15万元以下的，报请总经理根据董事会授权审批；15万元以上的，报总经理审核后报请董事长审批；在年度固定资产购置资金计划外的固定资产购置，必须先报送增补资金计划报董事长审批同意后，按计划内的固定资产购置办理审批

4、手续。固定资产购置请款时必须出具有效的准许购置批复报告。3.4 固定资产出售、转让、报废等应根据公司等规定，由高层管理办公会讨论后报请董事长批准。3.5 所有对外提供借款事项，一律由董事长批准。4 计划内借支、报帐程序4.1 借支规范4.1.1 借支必须注明原因，按借支用途使用，不得挪作他用。4.1.2 不对个人因私借支。4.1.3 个人备用金借支原则上不得超过5000元。4.1.4 各项开支按月度资金计划控制额度借支。4.2 报帐规范4.1.5 填写公司统一印制的报销单4.1.6 所附原始凭证必须合法，开支用途明确、项目齐全、计算准确、时间清楚、金额大小写一致、无涂改痕迹；差旅费报销须附出差

5、行程追踪表。4.1.7 原始凭证上有出具单位的公章及收款人签章。4.1.8 票据粘贴牢固、整齐、有序（从上到下、从左到右、上下对齐、不超过装订线）。4.1.9 生产经营性费用、物资采购费用（含低植易耗品、办公用品）、车辆修理费用等全年累计付款在3万元以上或一次性付款在1万元以上的，需附加：采购合同、物资申请部门的请购单、实物入库验收单、重大采购项目的招标、评标、定标文件、已审批采购资金计划、运输结算单等单据，手续要齐全。4.1.10 采购物资时，必须先支付定金的，预付定金一般不得超过合同标的30%；必须支付预付货款的，预付货款一般不得超过合同标的10%，原则上，支付预付货款时供方需提供同等金额

6、的银行覆约保函。4.1.11 为确保采购物资及工程质量，合同中应明确规定在货物验收及工程竣工验收前，预留合同标的5%-10%的尾款作为质量保证金。4.1.12 每支付一笔货款时，原则上应先取得供方开具的等额发票，财务部门方可以办理资金结算；物资采购应取得增值税专用发票或工商业零售发票；接受技术服务应取得技术服务发票；建安工程应取得建安发票；运杂费应取得运输发票；支付进度款或按合同规定预付定金时可收取收据；采购业务因特殊原因不能及时取得发票，需报经财务部经理特别批准，且原件交财务时间自付款之日起不得超过30天。4.1.13 杜绝将白条作为付款报销凭证。5 稽核规定5.1 原则5.1.1 计划内支

7、出符合审批的计划控制标准。5.1.2 计划外支出有资金增补计划特批文件。5.1.3 票据的合法、合理性符合国家和公司的有关规定。5.1.4 业务发生事项符合公司的整体利益。5.1.5 稽核人员不按国家和公司制定的法规、制度审查经济业务事项，视情节划分为过失责任和渎职责任，按公司奖惩条例处罚。5.1.6 对不符合财务稽核制度要求的经济业务事项，稽核人员有权拒绝办理，并及时向主管领导汇报。5.1.7 不按公司规定时间报销的，按挪用公款处理；拒不认帐的，按侵占公司财产论处；财务人员不按公司规定，超计划、超标准办理借支、报销的，按公司相关制度处罚。5.2 借支稽核5.2.1 借支用途及金额在计划范围内

8、。5.2.2 工程项目、设备采购、委托加工、生产仓储性租赁、物业管理、媒体广告、宣传品制作及其他3000元以上的经营性支出凭书面合同借支。5.3 基本建设支出5.3.1 工程项目的开支在计划范围内；超过5万元以上的工程项目要经过招、议标。5.3.2 工程项目要有预算，并签定施工合同或协议。5.3.3 工程进度款的支付在预算范围内，若追加工程投入应办理预算调增手续。5.3.4 工程款凭经营部、有关领导及财务部会签的单项工程进度单支付。5.3.5 工程尾款以工程决算单为依据，凭发票和单项工程竣工验收单支付。5.4 固定资产支出1万元以下的设备购置有三家以上厂家质量、价格比较方案；5万元以上的设备购

9、置经过招、议标，并签定供货合同，购置设备办理了质量验收、入库、领用手续。5.5 生产、经营性支出的稽核5.5.1 采购费用1) 采购的计划、订货、订价、验收、结算等工作施行了分工负责制。2) 按采购合同或预算计划批准的品种、规格、数量、质量、供应厂家及价格进行采购。3) 除零星的采购（1000元以下）外，采购业务签有供货合同；采购的物资有相关的质量验收、入库手续。4) 采购过程中发生的损耗符合国家和公司有关规定，超过规定标准的损耗必须查明原因，追究当事人责任。5.5.2 生产费用1) 各种物资的领用办理可出库领用手续。2) 生产过程中发生的损耗，如水、电、气等装配了完好的计量设备，各种损耗符合

10、消耗定额。3) 存货的转移办理了严格的出、入库手续。4) 人工、劳务费用支出在合同、定额规定的范围内，并经领款人签字确认。5.5.3 销售费用1) 运输费用、仓储力资费，必须经货管员确认、广告宣传费必须经企划确认、人力资源费用，必须经综合人事主管确认后，方可报销。2) 长途运输费用附有合同、货款确认书，合同中产品的名称、数量、远距、目的地、发货人、收货人等关键事项标注清晰、装卸力资源支出在标准范围内、仓储费用支出在合同范围内。3) 广告宣传活动统一按企划方案操作，广告费支出签有广告合同，有追踪检查报告。5.5.4 管理费用1) 包干费用符合公司制订的标准，由费用使用人认可签字，并经有关部门登记

11、证实。2) 差旅费支出的符合有关报销规定，出差经有关领导或部门批准，出差时间符合公司规定期限，并附行程表。3) 公司招待费支出说明招待事由，票据符合有关税法规定。4) 工资支出符合公司人事管理规定，福利性支出签收手续完毕。5) 董事会经费支出与规定的项目内容及范围一致。6) 利息支出的按借款合同之规定计算，无多付现象。7) 日常办公经费支出合理，办公室用品的购置与保管由二人以上分别负责，并办理了入、出库手续，有关发票有经手、证明、审批三人以上签字，办公用品的领用建立台帐。8) 其他管理费用支出在预算控制以内，注明用途，报销手续齐全。6 注意事项6.1 借支6.1.1 员工一次借支限额分别为：公

12、司副总经理（总工程师）及以上管理人员为5000元；中层管理人员为3000元；其他员工为2000元。超过以上借支限额的，需报请总经理批准。6.1.2 公司员工借支余额分别为：公司副总经理（总工程师）及以上管理人员为2万元；中层管理人员为5000元。超出以上借支余额的，需报请总经理批准。一般员工报销时，有借支应冲借支，并退回多余借支，否则不得继续借款。6.1.3 为保障资金安全，借支人应为与公司签定劳动合同的正式员工；第一次借支时应由行政人事部确认其已与公司签定劳动合同后方可办理借支。借支金额应与实际发生费用相匹配，尽量减少资金闲置。一次提现金额超过5万元的，公司应提供专车，并有公司其他人员陪同提

13、取。6.1.4 超过1000元的支出，必须通过银行转帐结算，特殊情况需报财务部经理批准（工资、差旅费除外）。6.1.5 1万元以上的现金支出，须提前一天通知财务部，10万元以上的支出，须提前2天通知，50万元以上的支出须提前一周通知，否则其责任由借贷人自负。6.1.6 10万元以上的购销业务与工程分包业务，必须采用6个月银行承兑汇票结算，有特殊要求需要支付现款的报财务部经理审批同意后，应优先采用买方付息的6个月银行承兑汇票结算，也可以采用转帐支票、电汇等方式结算。6.1.7 不开空头支票、空白支票，可根据需要开具限额支票。6.1.8 支票、汇款中收款单位（个人）必须与发票、合同一致，已开出的支

14、票和汇票不得随意更换，支票存根要求从出具日起，三天内返回到财务部，过期未使用的支票，应及时退回财务部。6.1.9 借支人在借用支票时，须注意支票出票印章是否齐全（支票上同时须盖有公司支票专用章和法人代表章），填写是否清晰，是否有涂写痕迹，发现不符合规定应立即时要求更换。6.1.10 出纳人员在开出支票或汇票时，应作好登记手续，并请借支人签字。6.1.11 原则上不办理先支付后补办手续的业务，如遇特殊情况需董事长或总经理批准，并注明该事项的原由。6.2 报帐6.2.1 各部门指定专人汇总管理单据，并在每周一、三、五到财务部报帐，个人包干费报帐时间亦同。6.2.2 差旅费从出差返回之日起七日内报帐，备用金借支每季度结清一次。6.2.3 其他费用支出：属同城付款业务，从借支之日起在七日之内报帐完毕，属于异地付款业务，从返回之日起七日内报帐完毕。6.2.4 报帐后的多余款项应一次性当场交还财务部，超过规定时间一个月未报销的，第二个月从借支人工资中扣回。6.2.5 财务部应想报帐人提供冲帐收据。6.2.6 借用的支票、汇票在报帐时，要想出纳员要求办理销帐手续。附则：借支、报销的一般程序：