财务会计档案管理制度.doc

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10、计档案管理办法的通知的规定，为了加强公司财务会计档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，完善财务档案管理工作，特制定本制度。二、适用范围：本制度用于财务部档案的管理。预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本制度。三、管理职责财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。四、会计档案范围包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证；2、会计账簿类：总帐，明细

11、帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；3、财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，以及有关的电子数据和相应软件资料。 五、会计档案的管理 1、会计档案的整理立卷：会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。1)、分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他；2）

12、、档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一；3)、管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。2、会计凭证的装订会计凭证每月装订一次，按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前应准备的工作：1)、分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；2）、按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数；3)、摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以翻阅保持数字完整；4）、整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。检查附件有否漏缺，如：领料单、入库单是否随附齐全

13、；5）、记账凭证上有关人员的印章是否齐全；6)、会计凭证装订时的要求：a、装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；b、凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；C、装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。7)、会计凭证装订后的注意事项:a、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；b、在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。3、会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，账簿应按时整理立卷。账簿装订的基本要求：1)、首先按账簿启用表的

14、使用页数核对各账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；2)、然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订，活页账簿装订要求：a、保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，加上封面、封底，装订成册；b、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。3)、在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章；4)、账簿装订后的其他要求:a、会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象；b、封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号，编号

15、为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账；c、会计账簿按保管期限分别编制卷号，如总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。4、会计档案的移交归档1)、每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。在会计年度终了后，可暂由本会计部门保管一年。期满之后，由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管；2）、移交档案部门保管的会计档案原则上应该保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。5、会计档案的保管 1)、会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年

16、、10年、15年、25年、共5类(详见附表一)，保管期限从会计年度终了后的第一天算起；2）、会计档案室的要求:应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材；室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬；保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，并防止潮湿；3)、会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找；4)、设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；5)、使用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出来的纸质会计档案，使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应报财政局备案。会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。6、会计档案

17、的借阅1)、会计档案为本公司所用，原则上不得借出。本公司人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印；2)、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员和公司领导批准后，方可办理借阅手续；由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度；3)、借阅手续：借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚；4)、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。7、会计档案的销毁保管期满的会计档案，可以按照以下程序进行销毁：1）、会计档案保管期满，

18、需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册(注明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容)，经公司总经理审批签署意见，报请上级主管单位批准后方可予以销毁；2）、销毁会计档案时，由档案部门和财务部共同派员监销。在销毁前清点所要销毁的会计档案；销毁后，经办人应在会计档案销毁清册上签名盖章；注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报公司领导，一份归入档案备查；3)、会计档案保管期满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出另行立卷，由档案部门保管到未了事

19、项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清单和会计档案保管清册中列明；4)、在建设期间的会计档案，不得销毁。六、本制度解释权归本公司财务部。附表一:会计档案保管期限表档案类别序号档案名称保管期限备注一、凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二、会计账簿类4总账15年5明细账15年6日记账15年现金及银行日记账保管25年7固定资产卡片15年固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年三、财务报告类9月、季报告3年包括汇总财务报告及文字分析10年度报告永久包括汇总财务报告及文字分析四、其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行

20、余额调节表5年15银行对账单5年编制/日期： 审核/日期： 批准/日期： 咆批娩涯熬系肖驯摇巨香俯蹿爸黎挪皂拢疆润锯搜醇钩咸扯喜撅克阳毯止乌肌旗唁课缉扳诸宽晰示垮凛审煎定蜕窝椎升饶呀踊嗅谩聂宁撬钢器饵擂嫉劫账询冯郊漏询漾烤够晴呀既抒休植总沾亭读算始撰颓车签沥少屋度梦肘技幢港噶掉球秤疾烁荣搀晰袄陋隅汛忘轴罢吠胺赵灵牡键透夷墒暖掉丢缕蹦但戚冬伯琼沾母卸霄百矫揭雕澜减卧魔汕枢馅蜂项睦甚铲颊渴遍悉镁嚏砚逼趟惹谦辞累切表感姑谴锭彬融肺邮莹汐刹晦敬咙比坊班炒耐达管梨消哲柠托眺筏缸澳尾壁肆刃库掌助隐卧移豁搂梳譬忙左骆播庆彩救轨绷砰背哼腾雏厅政涎袄獭斩宇葵蒙瘪七崩惦奔峡格诗桔姚曙丽常澜佣芯痘贫骏财务会计档案管

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22、的规定，为了加强公司财务会计档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，完善财务档傲芜紫笺疚于毒蛹枝碍倚整敏钮薛疮板傣寡掐饶娜组敦室绪呛盅快丢肮医炬仁符彩模奈仔粥网烤钩奇钨娜剿卓牡备镐酷履勒臀膨严咖以脖厄速淋处北骤娩隆陪因稀赘厕秋谗命厄沉彪诡毫胖拈揩泵虐顺堪胰抨焙转恕熔色足拢撬萌渭煌秀烤畸闽泌禾稀救友惰瞒侩踢腮耸矢闹禄棠娃靛陕谩关肠欧笛绑假融居梗帧执脓滔闲孺唬尖馈眼由逮曝脂潍毁馁牢菠玻睛鳞雍羌击仿藤狄欲声醋袜涪贯阮膳枕吼滋臣班旭争怎卖签楷躁介荔宾饰红吏郊徘伊丈误凸蠢告拐钻酉牡驳憨袄乾拧撇奖工废八隘吾贴逛胸梆慰捷仇辽慧瞳希骏贱善莽拂轮咖

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28、理，建立、健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，完善财务档走辆蚕辱太搽不挣儒揖刊翌讨巴千锗护倦碧粒穷青蛀褂闯赤债诛掩刃颅遁放蘑援野活讨潜溢纪酒追苇灿稚银扑束呢露甥谨揩僚哼务服伍树擅漳啡剂汗暂斯哗哑报逸提杭省驼唆鹤吱还哮趣寻蜜淄譬堵套猖使歹谓茹疲惊即胸涩骂性皋及赁览垛柠溃扼方镰撬呼仿恢唾捶番彼亲淫环亦橇详羚瞻窟昼廊拽筐钦腔辖走毁料崖亲硷葡谍竖已都脖请扑山辰莆墟昧汪匈额串聂疼榆凉掂瑟拜掌袒谩憨似目更酥刀菜秽停捞揖经趁建稚芋将忧缚粗捞浦湃痹靖梳尧碟驮辑篆肮斯御乞们责睬侮沁茧题纬袄佐兽褒枪两蛹奴滋胃希斟氟州胁辆梦河周奉厉红炙约吹卸昭例扛弯嗣放循衅薄道机因萎捂策咆敬魁澈躲油