文秘档案管理制度.docx
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1、目录第一章 主要内容及适用范围第二章 文秘档案的管理机构第三章 文秘档案的种类第四章 文秘档案管理的基本程序第五章 文秘档案的收集。第六章 文秘档案的借阅第七章 文秘档案保密要求第八章 超期档案的销毁第九章 文秘档案的保管正文 第一章 主要内容及适用范围第一条 规定公司办公室各类文秘档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。第二章 文秘档案的管理机构第二条 文书结案后,原稿由公司办公室所辖档案室归档。第三条 各经办单位或个人视实际需要,经有关领导批准后可留存影本。第四条 文秘档案室主要职责: 制定或参与制定文秘档案工作的规章制度;对企业文书部门或生产、业务部门文
2、件材料的归档工作,进行指导和监督;做好企业文秘档案的收集、整理、保管和利用工作;做好永久性文秘档案向有关档案机构的移交工作;提高文秘档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。第三章 文秘档案的种类第五条 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。第六条 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。第七条 计划性文件。包括企业总体计划或规划、生产计划、营销计划、财务计划等。第八条 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属单位的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。第
3、十条 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等,以及企业各类命令、工作指示、调度记录等。第十一条 凭证性文书材料。包括企业各单位上报的、在经营活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、能源消耗、产品销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。第十二条 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。第十三条 汇报性文书资料。包括企业上报各级主管单位的文件资料和相关统计报表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。第十四条 劳资人事资料。包括企业及下属各单位的人事任命、人事调整、人事管
4、理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。第十五条 声像制品资料。包括企业及下属各单位在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外单位提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。第十六条 题赠性资料。包括上级领导和外协友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。第四章 文秘档案管理的基本程序第十七条 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编研、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。第五章 文秘档案的收集。第十八条 就是把分散的,以及散失到其他部门的各类文秘档案资料,按有关规定,有计划地分别集中
5、到档案室。其收集的主要方式是归档,即把企业活动中产生的有保存价值的各种材料,由企业办公室及企业下属单位和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。第十九条 立卷归档的范围:凡属本标准第3条所函盖的文件资料,均应立卷归档。第二十条 立卷归档的时间凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交办公室立卷归档。对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务单位的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。第二十一条 立卷归档的要求各部门兼职档案员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的文秘档案资料,递交文秘档案室立卷归档。移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
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