办公室设备及用品管理制度.doc

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1、办公室设备及用品管理制度一、 目的：为保证办公设备及用品的合理配置和使用，更好地服务于公司各项工作。二、适用范围： 本制度适用于公司的办公设备、办公用品、办公耗材的采购和管理。三、职责1、人力行政部负责公司所有办公设备及用品的建档、维修保养、外借管理，采购与报废的审核，办公用品的收发管理。2、 使用部门负责部门所属办公设备及用品的使用及日常维护保养、并有责任爱护公司的办公设备。3、 总经理(或者副总经理)负责单价2000元以上办公设备的申购、报废、外借的审批。4、 网络管理员负责电脑及其周边设备采购、维修、保养、报废确认，网络安全的管理。5、 财务部负责办公设备及用品费用的监控。四、分类：办公

2、设备及用品分为耐用品和低值易耗品。 1、耐用品： （1） 办公家具，如：各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、资料橱、沙发、茶几、电脑桌及室内非电器类较大型的办公陈设等。 （2）办公设备类，如：电脑、打印机、电话机、传真机、复印机、冰箱、空调、饮水机、碎纸机、电视机、摄像机、幻灯机、数码照相机、音响器材及相应耗材等。2、 低值易耗品 （1） 办公文具类，如：铅笔、胶水、计算器、文件夹、文件册、到那、档案袋、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、剪刀、钉书钉、复写纸、大头针、纸类印刷品、打印纸、复印纸、工具箱等。 （2） 生活用品，如：面巾纸、纸球、毛巾、

3、垃圾桶、垃圾袋、扫帚，粪斗、拖把、去污粉、洗手液等以及茶叶、饮料、茶具等招待用品。五、 办公设备及用品的使用、添置申请流程1、每月底，各部门填写下月办公用品申领计划表送交人力行政部，逾期不交的部门，视放弃申请处理。2、各部门经理应严把审核关，以控制办公用品开支成本。3、行政助理每月底统计各部门办公设备及用品数量，编制物品请购单交人力行政部经理（或副经理）审批， 批准后统一由人力行政部负责采购。4、办公设备的添置由所在部门填写设备添置申请单报人力行政部审核，费用超过1000元的办公设备须送总经理（或副总经理）审批后再由人力行政部实施采购。5、办公设备及用品采购回公司，管理部门应先建档登记，并及时

4、通知相关部门领用。六、 办公设备及用品的使用管理1、办公设备属公司资产，使用者有责任和义务妥善保管、合理使用，不能随意转交他人，遗失的承担赔偿责任。2、人力行政部建立办公设备及用品个人档案，员工领用的办公设备及用品全部记录在个人办公设备及用品领用表。3、 员工因工作变动或离职的，应及时到管理部门办理移交退库手续。4、各部门负责人应严格控制本部门办公设备和用品的领用，并对所属部门人员的使用和保管状况行使监督。5、 办公用品领用时间原则上是在工作时间，特殊情况或急用物品除外，计算器等价值超过10元以上部份物品领用时须以旧换新。6、 办公设备耐用品损坏或丢失应按价进行赔偿，设备折旧年限为5年，以每年

5、折旧率20%计算。七、办公网络的管理1、公司内外网络的建设由信息工程部统一规划。禁止任何部门擅自连接网线。2.、公司的局域网对全公司开放，由信息工程部负责公司局域网的连通和权限设置。3、为保证工作效率和公司网络的安全，公司的互联网，各部门主管可以开通，其余人员如有工作需要上网的，需填写申请单经过部门主管签字同意后方可开通互联网权限。4、确有需要查询或下载资料的部门，也可由信息工程部在一天内给予协助办理。5、对现有互联网用户，信息工程部将不定期检查上网记录，如其一个月的上网记录中半数的网站与其工作无关，将禁止其使用互联网。6、严禁使用公司网络搞迷信和邪教活动，禁止将公司保密信息上网传播。7、禁止

6、利用互联网络进行国家法律法规所禁止的各项内容。8、网络出现故障，及时报信息工程部处理。严禁任何部门和个人擅自更改地址。9、禁止任何人擅自修改机器设置和更改上网端口。八、办公软件的管理1、计算机的操作系统，必须由信息工程部统一安装。2、应用软件的安装（除应用软件公司上门安装除外），需由使用部门申报信息工程部，禁止各部门擅自安装应用软件。3、禁止任何部门在计算机中安装娱乐性的软件和游戏软件。4、禁止任何部门和个人安装、传播染有病毒的软件和文件。5、 禁止任何人在计算机上安装黑客软件和利用黑客程序对他人的计算机和服务器进行攻击、破坏。6、需购买软件或升级现有信息系统的必须填写申请报管理部经理或总经理

7、审批后由信息工程部根据其实际工作情况编报软件购置计划。并负责对软件安装、测试。7、对于公司购买的软件和随机附带的驱动程序光盘，由信息工程部统一管理。九、外设、打印机及耗材管理1、打印机等设备的使用与维护（1）、打印机按照区域划分使用，正常使用情况下，只可使用本部门或由信息工程部指定的打印机。（2）、计算机、打印机等设备出现故障，应及时通知信息工程部进行处理，禁止擅自拆卸设备。（3）、因人为原因造成的设备故障，必须出具故障报告，指明直接责任人。（4）、需更换或者报废的计算机、打印机，由使用部门主管填写更换或报废申请，经副总签字确认后交信息工程部，经确认属实后，由信息工程部统一处理。2、耗材的领用

8、、回收、处理（1）、领用计算机耗材时，必须把旧耗材交五金仓库统一处理，以旧换新，禁止随意丢弃废旧耗材，污染环境。（2）、各部门领用计算机耗材需由指定人员负责。（3）、需要将重要资料刻成光盘存放的，报信息工程部负责执行，信息工程部对光盘的使用有监督权。十、 办公设备的报修 1、所有办公桌椅在使用中出现的故障或损坏的均须及时向人力行政部报修，人力行政部应及时通知相关供应商到公司进行维修。 2、个人使用电脑、复印机等以及电脑外部设备、公司网络、通信设备如遇故障，应及时通知网络管理员或人力行政部，由网络管理员或人力行政部检修或通知相关供应（维修）商来公司进行检修。 3、 故障解决后填写办公设备报修记录

9、表，并由报修人签字确认后，由人力行政部存档。 4、经相关技术人员鉴定下列情况造成损坏的，由责任者按物品的购置价格和使用时间，新旧程序折价赔偿。（1）安装非工作所必须的软件所引起的故障；（2）私自拆装电脑、复印机等设备的；（3）使用不当造成设备损坏和丢失的；（4）人为的损坏。十一、 办公设备的报废 1、凡属于正常磨损或工作中发生意外情况造成个人在使用办公设备损坏的，由使用人员填写办公设备报废申请表，说明原因和理由，部门负责人审核，并由网络管理员鉴定签署意见上交人力行政部办理报废。 2、人力行政部根据相关技术人员的意见，并在办公设备报废申请表签署审核意见后交总经理（或副总经理）审批。 3、经总经理

10、（或副总经理）审批后，办公设备报废申请表由人力行政部与网络管理员存档，复印给财务部办理报废手续，进行帐务处理，并办理补充新设备的申购或领用手续。十二、 办公设备的外借, 必须总经理（或副总经理）批准后，到人力行政部办理外借登记手续。十三、 办公用品及设备的盘点制度 1、 行政助理每月底统计各部门的领用单，编制“办公用品费用月报表”交部门经理审核。 2、 为控制库存数量，办公用品原则上仓库只保留新人领用或急用数量即可。 3、 每年底应进行一次全面办公设备及用品的盘点，对一些久留不用或损坏的设备及用品进行处理。十四、 记录表单1、个人办公设备及用具登记表2、 办公用品申领计划表3、 办公设备报修记

11、录表4、 办公设备报废申请表5、办公设备添置申请表办公用品申领计划表 填表日期：申请部门物品名称数 量规 格价 格用途（使用日期）经办人部门经理领取情况领取人备注办公设备报修记录表 填写日期：使用部门使用人故障时间设备故障希望修复时间请修批准部门经理请修人修理记录预计修复时间更换零件1修理方式 自修2 报修送修（或自修）时间3实际修复时间验收结果修理人员验收人物品请购单申请部门： 申请日期： 请购事由：物品名称数量单价价值总经理审批： 部门经理： 经办人：设备报废申请表申请部门： 填写日期：设备名称规格型号购置年限数量单价总金额放置地点报废原因鉴定意见参加鉴定人员签 名审 批 意 见使用部门负责人签名资产管理部门意见总经理批示