营运部管理制度.docx
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1、目 录一、部门职责及岗位职责(一) 运营部职责二部门各岗位职责二、主要工作事项和程序一租赁商户管理事宜及流程租赁商户收铺工作程序租赁商户进场装修操作程序租赁商户装修验收操作程序租赁商户开业操作程序租赁商户营业管理程序租赁商户撤场操作程序商户续租程序租金收缴有关规定广告位招商及收租管理市场调研三、物业公司管理程序及内容物业公司管理事宜日巡表四、主要工作流程图及附表(一) 租赁商户收铺操作程序二租赁商户进场装修操作程序三租赁商户装修验收操作程序四租赁商户开业操作程序五租赁商户撤场操作程序五、紧急、重点事件处理程序一危 害二处理原那么三紧急及重点事件处理程序一、部门职责及岗位职责一运营部职责运营部是
2、新外滩面对商户提供效劳的窗口,是重要的枢纽性职能部门,以优质的效劳态度和业务水平保证商户的经营、效劳等工作按程序化进展。具体职责如下:1) 负责协调签约商户进场收铺、二次装修手续的办理及验收、开业手续的办理及商户撤店手续的办理。 2) 负责商户展示形象及商户员工礼仪形象的监视和提醒,必要时根据?商户管理手册?规定给予相应处分。3) 负责新外滩公共区域保洁工作的监视和检查,对物业公司或其员工工作中的违规和不当行为加以制止。4) 负责现有商户续租工作。5) 负责场内广告位出租及维护监管工作。6) 负责商户宣传品发放申请的审批和行为管理。7) 负责有关物业信息的咨询工作,处理商户、消费者有关物业效劳
3、的投诉接待和跟进回馈。8) 负责商户的证照性文件资料的备存及运营部及商户之间往来信函的存档和管理。9) 配合物业公司处理突发事件,负责解决商户、消费者的善后工作。10) 负责按时收取租金,对欠费商户按照规定的催缴程序采取必要措施;11) 负责按物业合同约定审核物业公司的工作,办理费用结算手续。12) 配合市场推广商业、协助商户进展各项推广活动。二运营部各岗位职责运营部部长岗位职责直接上级:常务副总经理直接下属:本部主管物业公司1. 在常务副总经理的统一领导下,负责针对新外滩商户管理效劳需求的一切沟通和协调工作。2. 制定部门内各项工作方案及部门费用预算,报经审批后执行。3. 安排部门内日常工作
4、,主持召开部门工作例会。4. 负责安排本部门人员收取租金,对欠费商户按照催缴程序采取必要措施。5. 监视完成续租客户的租约、租金等谈判及完成手续工作。6. 定期联络重要商户,定期了解商户情况及征求商户意见。7. 监视检查物业公司的工作完成情况。8. 安排好物业公司对商户提供的各项有偿效劳工作。9. 遇有紧急事故,协助公司处理商户、消费者的善后工作。10. 协调及相关公司的关系,协调及公司各部门的关系,创造优质的工作环境。11. 安排招商部工作,为商户提供优质的进场至撤场整个过程中的效劳。12. 查阅投诉记录,了解处理投诉进度,解决重大投诉。13. 监视实施对员工的入职、岗位等方案性培训和考核。
5、14. 监管本部门内员工的考勤、劳动纪律及日常工作的执行情况。15. 安排本部门员工工作时间及休息。16. 完成上级主管领导交办的其他工作。运营主管岗位职责隶属部门:运营部直接上级:运营部部长直接下属:运营督导1 负责对商户租金等费用的收取工作。2 协助部长完成商户续租的谈判、沟通及手续落实工作。3 负责协调商户办理交收楼手续、装修手续,并跟进检查。4 对商户消费者的各种物业投诉,做出相应的处理,并对商户消费者进展回复。5 安排检查商户营业前后的准备和闭店情况,协调处理商户员工的违规行为。6 监视检查商户是否超经营范围。7 负责审核物业公司各项规章制度并不断使其完善,督导物业公司的制度、技能、
6、管理、效劳行为的培训,使之不断提高保洁工作水平和质量。8 负责对物业公司驻场负责人及员工工作监管和考核工作,自觉维护新外滩的利益。9 负责审核及检查、落实物业公司年、季、月、周、日的工作方案。10 协调、处理有关物业工作的投诉。11 查阅营运督导各类巡查记录表,对出现问题及时解决或上报。12 每日填写?工作日志?,每周填写?主管周报表?,上报部门部长。13 查阅本部门员工工作记录、交接班记录,检查员工日常工作情况;随时指正本部门员工岗上工作行为问题,并进展岗位指导。14 协助物业公司做好突发事件的善后处理工作。15 配合市场推广部门商户组织安排推广活动。16 完成上级主管领导交办的其他工作。运
7、营部文员岗位职责隶属部门:运营部直接上级:运营部部长1 负责本部门文件起草、资料的打印工作,按时完成打印任务,对往来文件做好记录归档。2 负责收、发、存档运营部对内、外的文件、通知等。建立保管部门、商户资料档案,定期整理。3 负责按照合同及时发出商户进场通知单。4 建立保管商户的证照性文件资料的备存档案,负责物业及商户之间往来信函等资料档案的管理和整理。做好保密工作。5 按照文件管理制度规定方法进展文件的处理工作。6 协助本部部长统计部门月度、季度、年度费用。7 负责每月制定员工排班表,记录、整理、核对部门考勤。8 负责部门内的固定资产及办公用品的登记和管理,并负责办理报废手续和申购手续。9
8、负责办理本部门涉及请款、报销的工作。10 接听 并填写 记录,解答咨询或及时转交本部相关人员跟进处理。11 熟悉新外滩和商户情况,提供准确信息。12 遵守各项保密制度,对废弃文稿及时按公司规定销毁。13 完成上级主管领导交办的其他工作。运营督导岗位职责隶属部门:运营部直接上级:运营主管1 按照规定要求,对新外滩区域进展巡视,并填写?工作日志?、?巡检记录表?,处理简单的工作问题。2 文明礼貌地接待商户消费者的投诉,并做好投诉记录,对能解决的尽量解决,解决不了的投诉需及时上报。3 为商户办理装修手续,交接商铺等,在装修过程中全面负责监管工作和处理违规行为。4 催促商户按时缴付各种相关费用。5 监
9、视商户遵守?租赁合同?及?商户管理手册?等公司的相关规定。6 检查商户遵守规定的营业时间及营业前后的准备闭店工作。7 监视协调处理提醒商户及其员工的违规行为,对严重违规的商户员工进展处分。8 监视物业公司员工在新外滩区域内的工作行为和效果。9 协助处理突发事件。10 完成上级主管领导交办的其他各项工作。二、 主要工作事项和程序一营运管理工作主要包括七项业务模块:营运管理业务模块现场管理商户管理总效劳台管理人员管理招商管理多种经营和广告位管理营运信息管理和市场调研二租赁商户管理事宜及流程商户及招商部签署租赁协议后,运营部负责为签约商户提供后续效劳并进展后期管理的工作。1) 租赁商户收铺工作流程1
10、. 查看合同; 2. 核实履约保证金、首期租金及物业费、进场相关费用等收费已完成;3. 及商户确认进场日;4. 向商户发出?商铺交付通知单?附件二通知商户收铺;5. 组织工程部、物业公司、商户在约定时间收铺,并填写: ?商铺接收现状确认表?附件三; 对于需要整改的商铺要填写?遗漏维修工程表?附件四;6. 需整改维修的商铺在完成整改后,运营部组织再次验收交付。7. 商户签署?商铺接收现状确认表?后,商户收铺工作完成。8. ?商铺接收现状确认表?一式份,商户、物业公司、工程部、运营部各存档一份。 考前须知1. 运营部是商户收铺的主要责任部门,负责商户收铺的组织工作。2. 招商部在完成租赁合同签署,
11、确认商户已缴清前述项费用后,要立即填写 ?商户情况一览表?。表中的商户联系人、联系方式等必须填写准确,已方便后续工作。3. 商户签署后的?商铺接收现状确认表?是商铺交付商户的主要依据。签署日期是履行合同的计费起始日。2) 租赁商户进场装修操作程序 进场准备1) 运营部指导商户填写?装修申请表?附件一;2) 运营部催收并报审商户装修图纸,填写?商户二次装修审图意见表?,其中:效果和平面局部附件二由工程部和物业公司审核平面局部,效果局部由副总经理审批后报总经理核准; 强电专业附件三由工程部审核; 弱电专业附件四由工程部审核; 暖通专业附件五由工程部审核;3) 运营部催收商户应缴纳的装修费用:合同约
12、定的装修质量保证金;合同约定的装修协作费;装修手册中列明的各项费用;商户装修应承当的消防改造费用;由于商户装修特别要求,商户应承当的费用。 进场1) 运营部及商户确定进场施工时间。2) 运营部组织商户、物业公司做施工交底。 3) 运营部组织商户、工程部、物业公司在约定时间接收商户进场施工。填写:?进场装修人员名单表?附件七; ?装修单位进场携带工具登记表?附件八。签署:?装修管理协议书?附件九; ?平安管理协议书?附件十; ?商户承诺书?附件十一。4) 运营部组织物业公司为商户发放?开工许可证?附件十二。5) 商户开场施工。6) 商户承租商铺装修中或完成装修后如需及商区公共系统关截或接驳的需向
13、运营部提交?关截及接驳公共系统申请表?附件十三。运营部组织工程部和安管部审核通过前方可实施。 商户施工中的监管1) 运营部负责施工现场的日常管理和协调公司相关部门替商户解决问题。监管中发现问题填写?检查验收整改通知单?附件十四,并跟踪商户限期整改。2) 物业公司负责施工过程中的施工平安。跟踪施工全程、排除平安隐患。同时,装修隐患的排查,保护原有设备、设施完好。3) 租赁商户装修验收操作程序租赁商户装修验收分二步进展:1. 隐蔽工程验收;2. 装修工程整体验收。具体操作程序如下:运营部在商户做完需隐蔽工程,在封闭之前,通知商户做隐蔽工程验收。填写?商户、商户装修单位、管理方联合验收表?附件一。.
14、 运营部组织物业公司、商户进展隐蔽工程验收,填写?商户、商户装修单位、管理方联合验收表?第一局部。验收通过后,由商户负责人、商户装修负责人和我司参加验收人员签字确认。4. 隐蔽工程验收未通过时,由运营部组织填写?检查验收整改通知单?附件二,要求商户限期整改。5. 商户整改完成后,运营部再次组织隐蔽工程验收,直至验收通过。6. 运营部在商户装修全部完成后,组织商户、物业公司,做装修工程整体验收。填写?商户、商户装修单位、管理方联合验收表?第二局部。验收通过后,由商户负责人、商户装修单位负责人、物业公司,我司参加验收人员签字确认。7. 整体验收未通过时,由运营部组织填写?检查验收整改通知单?,要求
15、商户限期整改。8. 商户整改完成后,运营部再次组织整体验收,直至验收通过。 责任部门1) 运营部负责隐蔽工程验收工作和整体验收工作的组织、协调;负责催促验收未通过商户的整改良度及组织再次验收。2) 物业公司负责验收商户是否按已审核的图纸施工和施工质量。3) 物业公司负责验收消防、平安设备设施。 考前须知1) 商户隐蔽工程验收未通过,不得进展及之相关的下一步作业。2) 参加验收人员须按经审批的商户装修图验收。3) 验收未通过工程必须明确给商户书面指出,要求对方签收并存档备查。4) 商户未通过验收不得开业,且不延长装修期。4) 租赁商户开业操作程序1. 商户填写?商户开业申请表?附件一送交运营部。
16、2. 运营部组织相关部门填写?商户开业申请审批单?附件二3. 招商部:须确认合同及附件是否签署完毕,商户营业执照、授权书、品牌代理许可证等相关合法经营证照是否完全有效,并且已在我司存档备案等事项。4. 财务部:须确认商户开业前应缴的不同阶段的费用是否到账,有无开业前欠费等事项。5. 物业公司:须确认商户图纸是否齐全、隐蔽工程验收和整体验收是否通过,有无重大缺漏项工程等事项。确认消防图纸是否齐全、消防设施是否处于正常状态,消防验收及开业检查是否完成等事项。6. 运营部:须复核、确认商户进店文件是否齐全并存档,商户装修期间有无严重违反平安法规的事件或事故未处理完毕,确认商户已办理保险、营业执照及卫
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