0101档案管理制度.doc

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2、2011 山东凯马汽车制造有限公司2011年10月18日 发布 2011年10月18日 实施 助桌蔑毋撞问偿处偷启送帖蚂琳街梧乡参祷槛嚏脉驱溃桑姓熏挛埂余莱可括衫棕运暂幅办课壳占痛堰恢宫枯男茎眯僵薄疵食昭檬绕弧酣舜过鄙快补掂弃剪导诀纺戚烷踌宁狙辜竞郝辟山寂补找村湖闪泳寿汉阶鸡在粱钎申归霍舶翘颜碎吐吁昆冗撮亥肮盟羞炸赐务病何瓣陵佑秸驮釉利送姆与爽莎哨矢牵哑袭删轿短狰毯吓十匣卷刺硝祷痘舀帚掏位矫担橙诣烂痉忠戮剩豢芥伐俭丘症凭擅猩道豌扦瞄憎铰奢编飞兆珐檀校吓啸茸挞独蛔徒骨灯欧缚拄创炼功梢又躬烛兼少免扣塑介纸首刑丽涨锻潍涕税伯凉踌融押南撵油晨医侮甩挣前衙鬃找瞥解格妆犬可恿墙芭耘炕屡讲干衔货掐广灯储阶对

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4、度KMZC（01）01 -2011 山东凯马汽车制造有限公司2011年10月18日 发布 2011年10月18日 实施 档案管理制度 第 1 页 共 5 页1 目的 为使公司的档案管理规范化、标准化，特制定此制度。2 范围 本制度适用于公司各部室的全部档案。3 职责3.1档案室管理人员负责本公司（或部室）档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。3.2档案室有权通知有关人员办理归档手续，发现擅自隐匿或销毁有关档案的情况及时制止并上报公司主管副总。3.3 档案室参加档案的鉴定工作，并负责组织对无保存价值档案的销毁工作。4 归档范围管理性文件、技术文件、会计资料都属归档范围。5 管理档案管理程

5、序5.1 归档要求5.1.1 归档文件由各部门兼职档案员收集齐全，按照文件材料的自然形成和有机联系分类整理立卷。5.1.2 归档文件应按同一问题、同一案件、同一会议的文件及正本与底稿，请示与批复，正本与附本，来文与复文收集完整。 跨年度的文件立在结束的一年，年度的计划、总结、报表、预决算等文件，立在针对的一年。5.1.4 二年以上的总结、报告、报表文件，立在针对的最后一年。 厂史、大事记等回顾和记录性文件、立在写成一年。 法律性文件，立在公布或批准的一年。 案卷应按固定的格式填写卷内目录，卷内文件目录应打印。5.2归档时间各部室、车间的兼职档案员将收集、整理好的管理性材料于次年的第一季度向档案

6、室移交，并办好交接手续。档案室应在次年的第二季度归档整理完毕。5.3档案保管档案的整理、分类应大体一致，问题连贯、年代清楚，按年代、问题的特征，分类排列编号。对不同保管期限的文件要分别立卷，对需永久保存的文书档案要加强保管，按顺序排列、卷内编页号。6 技术档案管理程序6.1 归档范围 产品设计、工艺、工装的图样和技术文件、原材料检验、产品生产过程中形成的各种文件和资料。 设备和仪器仪表的图样和技术文件，设备仪器、仪表安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件和资料，设备仪器仪表的运行维修记录，设备改进、改装和报废的文件和资料。技术管理方面的质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、科技档案管理

7、中形成的各种文件和资料。6.2 归档时间 产品试制、课题研究或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件由项目负责人审定后，送至档案室存档。 技术管理中形成的文件，在第二年上半年内，要将应归档的文件经职能部门负责人审定后送至档 档案管理制度 第 2 页 共 5 页案室存档。 新购重要设备和仪器及引进项目的文件，有关部门要将其存至档案室。 各类文件一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件要适当增加归档份数。6.3 技术档案的保管 接收档案必须认真验收，并办理交接手续，送交人、接收人要在文件归档登记表上签名。 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入档要认真检查其修改、补充等

8、情况。底图存放以平放为宜。 要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。 保存档案必须有专门库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。6.4 图纸的修改 修改已归档的图纸要有经过领导批准的技术文件更改通知单。 修改内容较少时，可直接在图“划改”、“刮改”，并在修改处标注“修改标记”。 修改内容较多时，应另出新图代替，原图纸作废。新图列入原图纸目录。并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。7 会计档案管理工作程序7.1会计档案归档要求财务部应将每年形成的会计档案，按照归

9、档要求，负责整理立卷、装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管二年。在第三年的第一季度由财务部编造清册移交档案室保管。会计凭证会计凭证应分类，按顺序装订成册，每册应加具封面、封底，封面及脊背载明单位名称，记帐凭证的种类，起讫号数，加盖装订人签章并封口。7.1.2会计帐簿 会计帐簿若是固定格式和明确分类的订本帐，每卷即是一卷，若是活页帐应抽出空白页，按实张数编号，外加固定格式的封面，装订成册。7.1.3会计报表会计报表可按年报、季报、月报分别组卷。7.1.4会计档案的交接手续财务会计部门必须按期将应归财务档案全部移交档案室，不得自行封包保存。档案室必须按期点收，会计档案目录作为

10、移交目录一式三份，经交接双方清点核对，二份交档案室，一份存财务会计部门，交接双方签字盖章，作为凭证。8 声像档案管理工作程序8.1归档要求8.1.1凡是归档的声像材料，必须原版、原件保持图象清晰，声音清楚，并加以必要的文字说明。8.1.2凡属于归档范围的声像材料，由摄录人经整理剪接后，在第二年的第一季度向档案室办理移交归档。任何部门和个人不得据为已有。8.1.3 所有的声像资料都必须有备份。 档案管理制度 第 3 页 共 5 页8.2声像档案整理8.2.1照片档案的整理应保持照片的有机联系，并附必要说明，照片档案的底片应单独整理和存放。8.2.2照片在立卷同时，应编制卷内目录，拟写案卷题目。8

11、.2.3录音带、录像带及电子媒体的整理 录音带、录像带应进行分类，原版和复制版单独整理、存放，电子媒体应留备份。8.2.4声像档案原则上由档案室集中保管，关于反映或关系到公司某项重大活动和事件的声像资料，各部门应随时向公司档案室移交。8.2.5声像档案未经鉴定和批准，任何部门或个人不得私自消磁和涂改，如复制，应办理批准手续，销毁声像档案，参照档案鉴定销毁制度。8.2.6原版声像档案一般不予外借，因工作需要借阅时，借阅人应严格履行借阅登记手续，并及时归还。9 档案管理人员及职责9.1认真学习、宣传、贯彻档案法，档案法实施办法，建立健全各项规章制度，不断提高科学管理水平。9.2严格执行上级和公司有

12、关档案管理的各项规定，遵纪守法，为档案的完整、准确、安全、保密负责。9.3负责档案的接收、收集、整理、立卷、归档工作，登记编写、编目，排架以及对兼职档案人员的业务指导。9.4集中统一管理公司的各类档案，为公司各项工作服务。9.5在统一领导，分级管理原则下，制订档案工作计划，并组织实施。9.6严格执行和贯彻档案管理制度，认真贯彻保密法，自觉维护党和国家及企业的秘密和安全。9.7主动、热情、耐心周到地开展档案利用工作，并认真做好档案利用情况的登记、统计。9.8认真做好档案鉴定工作，对超过保管期限的档案提出销毁申请，经主管副总批准后，在公司的监督下销毁。9.9确保档案安全、最大限度延长档案寿命。9.

13、10认真做好档案检索工具的编制和档案的编研工作。9.11做好库房环境卫生工作，安全使用库房设备，保持库房整洁和设备完好。10 档案借阅规定10.1公司各部室因工作需要借阅与本业务有关的档案时，要办理借阅手续，填写借阅登记表，原则上在阅览室查阅。如有特殊情况或因工作需要必需借出时，须经部门领导批准后方可借出，借期最长不得超过一星期，如需续借，应到档案室办理续借手续。10.2外单位查阅档案，应持介绍信、工作证，写明需查阅的档案名称，经档案室主管领导批准后，只准在室内看，不得带出阅览室。10.3涉及本公司的新产品、新工艺、新技术、新管理的档案以及绝密档案，只供室内查阅，不得外借。10.4借阅档案应妥

14、善保管，保持档案的完好、无损，不准涂改、拆散、抽页剪裁，不泄密、转借与遗失。非经主管副总批准，不准将档案带出室外以及私人复印，违者将按违反厂纪处理，重者将追究法律责任。10.5职工调离本单位，凡借有档案者必须归还后，方可办理离厂手续。11 档案统计管理规定11.1建立健全档案归档统计工作，做好案卷目录台帐和借阅利用原始记录。11.2公司各部室、车间每年年底向档案室进行一次档案数量统计，做到内容齐全、数字准确可靠。 档案管理制度 第 4 页 共 5 页11.3及时完成上级公司、档案局所需要的各种统计报表。11.4随时做好档案利用登记和档案利用效果登记表，年终进行档案利用人次、卷次和利用效果的统计

15、。12 档案库房管理规定12.1档案库房应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，逐步完善设备条件，做好“八防”工作（防盗、防火、防尘、防潮、防害虫物和防污染、防热、防光）。12.2库房内不得办公，不得存放易燃、易爆物品、严禁明火和吸烟，安全使用设备，配备必要的灭火器。12.3库房内的橱、柜排列，必须整齐划一。12.4档案人员必须树立高度的责任心，经常检查库内档案保存状况，发现问题及时报告、及时处理，做到库房整洁卫生，无虫霉滋生。12.5非档案管理人员未经许可不准进入库房，注意随手关灯、关门，下班后切断电源，确保库房安全。12.6 因玩忽职守造成档案损失的，要严肃处理，直至追究刑事责任。13 档案保

16、密规定13.1企业档案是国家、企业的宝贵财富，任何人不得私自占有和外传。13.2凡是保管和利用机密档案材料的人员，必须自觉地严格保守国家机密，机密文件不得翻印、复制、摘抄、更不得将档案私自外借外带。13.3不得将机密档案的内容向不属于应知范围人员泄露、外传。13.4对外技术交流或私自交往和通信中，不得涉及科技秘密，任何人未经批准，不得擅自向外单位提供保密性的科技资料、样品、新产品等。13.5复制图纸资料，应由主管部门签字，方可复制，否则一概不予复制。13.6定期检查档案的保密情况，对违反保密制度造成失密、泄密事故者，应依照档案法有关规定，报请主管副总给予处理。14 档案的保管期限档案的保管期限

17、分永久、长期、短期三种。确定保管期限的原则是：a) 对公司有长远利用价值的档案为永久保存；b) 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期和短期保存；c) 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。15 技术档案的鉴定15.1 鉴定工作要组织由公司分管领导、专业人员和档案管理人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写鉴定报告，由小组负责人签名，并注明鉴定日期。15.2 鉴定工作原则上每年进行一次，具体根据实际需要安排。15.3 鉴定的内容包括：a) 归档的文件内容要正确、完整、版本有效；b) 文件的编写格式要符合有关标准的规定；c) 划定较为准确的档案保管期限；15.4

18、鉴定中发现档案不准确、不完整及其他方面存在问题时，应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。如有必要可再次组织鉴定。 档案管理制度 第 5 页 共 5 页16 档案的销毁16.1经鉴定已失去保存价值的档案，由档案管理人员提出申请销毁清单，经主管副总批准后，方可销毁。16.2销毁档案必须严格谨慎从事，要做以下工作：a）编制档案销毁清单。b）明确销毁清单上注明“已销毁”字样和具体销毁日期，并签名盖章。赣庐蕉腔萄虐凶塞狱帛罩磐蹦霞慧颇丛插猴充浊据淖糖保挂牌绍住贷粱砖直不捧苔永芬个炙拭焊郡砚尤凸汰烩凉死纳迎奖沙脯括鞭户扮索济揩妒芥参雏港斩卯盏哭瞄斑抚汛酸崎爱查煮仰垫彼胰苔求型胚于诚购羽星浪入蜂顶课逆驼须

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