档案工作规章制度 大32开.doc

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1、档案工作岗位责任制一、分管档案工作的领导职责1、加强对档案工作领导，把档案管理列入工作日程，对本单位档案管理工作负分管领导责任，与时协调解决档案工作中的实际困难。 2、认真学习中华人民共和国档案法以与上级档案部门的各项规定，并在本单位内组织贯彻执行。 3、积极宣传档案法规和档案工作的重要性，确保档案管理工作在财政工作中的重要地位和作用得以充分发挥。 4、制定档案管理规章制度，定期检查各项档案制度的执行情况。5、领导并监督本单位各科、所、队、室文件材料的收集、整理和归档等项工作。 6、协助档案管理科落实管理工作。7、对在档案管理工作中做出显著成绩的人员给予奖励，对违反档案管理法规的人员给予处罚。

2、二、档案管理科人员职责1、认真贯彻执行国家档案法和上级有关档案工作的各项规章制度，建立健全档案管理制度。2、热爱本职工作，有强烈的事业心和责任感。努力学习档案管理的基础理论和业务知识，不断提高管理水平。3、熟悉和掌握本单位档案的种类、数量、内容、重要程序和完整准确程度，对库存档案定期检查、整理、调整和统计，做到帐物相符。4、负责管理本单位各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。5、负责对本单位各有关科、所、队、室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督,指导兼职档案人员做好应归档文件材料的积累、立卷、归档、修改和补充工作。6、负责督促各有关

3、科、所、队、室各自收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。7、根据需要编制各种检索工具，积极提供利用，并与时填写利用效果登记簿。8、负责对档案材料进行分类、编目、登记、保管、复制、借阅工作。9、严格执行保密规定，未经分管领导与主要负责人批准，不得擅自销毁档案材料，认真做好档案室的安全保卫工作。10、对到期的档案会同有关单位进行鉴定、销毁。 11、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。12、按规定向档案馆移交应进馆的档案。三、各科、所、队、室的兼职档案人员职责1、认真学习档案法，了解、掌握有关档案工作的专业知识，增强贯彻执行档案法的主动性

4、和自觉性。 2、负责收集本部门归档范围的文件材料，保管暂存的上级来文，对文件材料按期进行整理，做好本部门的资料管理工作。 3、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档，保证归档文件材料完整、准确、系统。归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。5、主动接受本单位档案管理科人员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案管理科移交书式档案。6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。7、按业务要求对书式档案进行分类、整理、编目，并

5、编制检索工具。8、按归档时间向档案管理科提供档案目录和统计年报表。文件、材料收集归档制度一、收集归档范围本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交与本部门资料员或本机关档案管理科归档。(一)本级文件1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。4、向上级请示，与

6、其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。7、反映基建、科研设备、工程情况底图、蓝图与文字材料。8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。14、已故人员资料。15、重要的人民来信与处理材料。16、本机关编辑、

7、出版的书刊、资料样板。17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表与干部奖惩等文件材料。(二)上级文件材料1、上级(包括各部门与派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复与调查、检查、经验材料。2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。(三)同级文件材料1、有关单位与本机

8、关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。3、有关单位与本机关涉与比较重要的工作或问题的来往文书。4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。3、重要的名册、登记表。4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。二、归档份数文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。三、归档时间和方法(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交与文书档案员归

9、档。(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集、整理，定期交与档案管理科归档。(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交档案管理科归档。(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由兼职档案人员归档。(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交档案管理科归档。四、归档要求(一)应归档的文件、材料应由各

10、部门兼职档案人员收集齐全。(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。档案鉴定制度、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。、档案鉴定，必须按照党

11、和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。档案借阅管理制度为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：1、本单位各部门借阅档案，必须按照本单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经有单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出

12、。3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照档案安全保密标准中的要求办理。4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不得划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家档案法、保密法予以追究法律现行责任。档案保密管理制度1、档案是国家的宝贵财富，机关各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密原则，确保档案的安全。

13、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。2、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题与时追查。4、凡本单位工作人员因工作需要查阅档案，应在档案室查阅，并办理登记手续，如确需借出须办理借阅手续，并与时归还。 5、凡查阅密级档案，须经分管领导批准、主要负责人签字后方可现场阅档，同时不得摘录、复印和外借。 6、凡查阅或借阅档案资料者，均要注意安全保密，不得擅自复制、转借他人或其他单位，更不得涂改、损坏、裁剪、拆散、抽页等，违者按规定追究当事人的责任。 7、外单位查阅档案，需持介绍信

14、经本单位领导和主管部门批准。复制档案和外供文件，统一由本单位行政审批科或档案管理科严格按照审批手续提供。对于擅自向外转借、提供资料等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和本单位利益者，要依法追查刑事责任。8、凡未经整理、登记完毕的档案材料，一律不得借出。 9、提高警惕，加强库房安全管理，查阅档案资料严禁吸烟，严防有人盗窃国家秘密。发现有关泄密事件，应立即报告，与时追查。10、档案管理人员要做好保密工作，对已划分密级的档案，在案卷上标记，不准私自摘录和利用机密性内容的档案。 11、档案管理人员要与时做好档案借阅利用的统计工作，并做好利用效果的整理工作，编制出更高层次的档案信息。12、不允许

15、将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。13、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。档案复制制度1、本单位职工因工作需要复制一般文件材料时要经档案管理部门的审批同意；本单位职工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（局务会议记录等）须经本单位分管档案工作的局领导和档案管理科审批后方可复制。2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案管理科人员同意后，方可复制。3、复制后要与时进行登记。档案统计制度、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象

16、，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程与其一般规律性的工作。、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以与档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。、统计对象。对档案实体与其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，

17、再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。档案库房管理制度、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“九防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温

18、、防强光）工作，确保档案完整安全。、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。、库房要适时开窗通风，保持库内温度在摄氏，相对湿度在之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。、保持库房整洁，每周保洁三次，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理一次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，与时进行抢救。、交接进库的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。档案销毁制度、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档

19、案进行销毁处理。、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。、批准销毁的档案，应与时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。、档案的销毁，必须在相应的案卷目录、档案总登记簿和案卷目录登记簿上注明“已销毁”。档案安全制度一、库房系机要重地，非经同意，严禁入内。 二、库房内严禁吸烟，各种易燃、易爆物品和食品一律不得进入库房。 三、零散文件材料和杂物一律不得存放库房，杜绝昆虫危害档案。 四、进库的档案、资料必须

20、认真检查，凡不符合保管要求的一律不得入库。 五、工作人员离开办公室应随手熄灯、关门，下班时必须关闭门窗。 六、库房钥匙由专人保管，钥匙一律不得借给他人使用。 七、档案管理人员应熟练掌握使用消防器材，同时对消防器材每年检查两次，对失效的要与时调换更新。 八、对档案安全工作进行定期检查，发现问题与时汇报并采取应对措施。声像档案管理制度一、任何部门和个人不得私自翻拍、复制、剪接、销磁、涂改声像资料。 二、查阅声像档案必须有完备的审批手续，对照片只提供正片，不提供负片，如因工作需要借用原件，需经分管领导批准。 三、对声像档案的鉴定、统计和销毁，要根据声像档案的特点结合其他类别档案管理的有关规定执行。实

21、物档案管理制度一、实物档案包括奖状、奖牌、锦旗等，应按年度分类排放。 二、各科室所获得的奖状、奖牌等，应与时移交档案室，档案管理人员应与时编目、上架。 三、保持室内整洁，严禁吸烟。计算机管理使用制度一、定期进行计算机设备的维护。 二、定期进行数据的备份工作，未经许可不得修改任何数据。 三、充分利用计算机查阅档案，做好调档登记和统计工作。 四、做好计算机数据的安全保密工作。 五、定期进行机房的清扫、除尘，保持室内卫生。电子文件归档与管理制度一、电子文件是指以数码形式存储于光盘、磁带、磁盘等载体，并可在通信网络上传送的文件。 二、归档电子文件，应与时做好登记工作。电子文件一旦定稿，应设置为只读形式，一律不得修改。凡己移交给档案管理科的电子文件，应一式二套，一套封存保管，一套提供利用。并要在电子档形成部门保留一年后方可删除或销毁。 三、归档电子文件的保管除应符合纸质档案要求外，还应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。单片载体应装盒，竖立存放。保持室内整洁。 四、查阅有密级的电子文件，须经分管领导批准，有完备的审批手续，并按档案借阅保密规定执行。未经批准，任何人不得擅自复制电子文件。 五、档案人员应忠于职守，并具备必要的计算机知识，认真编写归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务。 六、归档文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。