公司行政管理制度003.doc

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1、公 司 行 政 管 理 制 度为完善公司的行政管理机制，加强公司的规范化管理，提高公司的行政管理水平和工作效率，促进公司发展壮大，提高经济效益，使公司各项工作有章可循、照章办事，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司管理制度。 一、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。 二、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。 三、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；公司推行岗位责任制，实行

2、考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。 四、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。 五、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。 第一部分 公文管理制度第一条 为保证公司信息渠道的畅通，规范公文收、发处理程序，增进公文处理的品质及效率，特制定本制度。第二条 公文的基本种类一般包括：请示、报告、指示、制度（规定）、通知、通报、决定（决议）、会议纪要。第三条 公文格式一般包括：文头、标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送

3、（抄报）、发单位、公文字号、主题词、打印、审核、份数、签发人等。第四条 公司重要文件一律用红头文件下发，一般文件统一用“阜阳荣达新型建材有限公司”文头，字体用魏碑体，字型根据不同需要设置。 第五条 上级给下级发文，在抄送一栏中，只用“发”字即可。 第六条 给董事长、总经理上报的文件，必须在抄报栏中，注明“报”字样。第七条 公文编号：以公司名义下发的文件，一律用阜荣字【X X X年】第X X X号。第八条 公司文件由指定的拟稿人拟稿，属公司文件由办公室主任拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。第九条 属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保

4、密规定，由专人印制、报送。第十条 已签发的文件由核稿人登记，并按内容编号后，送文印室打印。第十一条 文件由文印室负责校对，并送拟稿人核稿人审查合格后，方能复印、盖章。第十二条 文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项清楚，并报告报送结果。第十三条 经签发的文件原稿送档案室存档。第十四条 外来的文件由办公室专人负责签收。签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。 第二部分 办公用品管理制度为确保公司工作的有序运行，保障日常办公的切实需要，防止办公用品管理的混乱现象，特制定本制度。 一、公司办公用品的配置应本着“必需、实

5、用、节俭、美观”的原则，其购买、发放与管理均由公司办公室负责。 二、办公室桌椅、空调、电脑、通讯设备等大型办公用品由公司办公室负责配置与管理；日常办公耗材等、小型办公用品由公司办公室负责购买和发放。 三、公司所有办公用品的配置由其管理部门根据存量与消耗情况提出申请，经办公室汇报总经理审批后，协同采购人员购买。 四、购买办公用品要货比三家，确保质优价低。 五、办公用品通常按月购买，一般不临时购买。 六、办公用品的领用应遵循节约、必须的原则。常用办公用品的领用，由使用人或部门到办公室领取，并按要求办理登记手续。 七、所有购置的办公用品必须入账，领用时必须由领用人签字，实行账目和数量一致，并切实做到

6、日清月结。 八、大型耐用办公用品由办公室负责建立台帐，对每件物品进行编号，每年检查一次。日常耗材各部门与个人应节约使用、杜绝浪费。第三部分 印章管理制度第一条 印章保管人要以高度的责任感和职业道德、法律意识来保管好公司各方面印章。公司的行政印章、合同章和各部门行政印章由办公室专人保管；财务专用章由财务部专人保管。第二条 公司有关部门或个人需要加盖公司行政印章，先由申请人填写“用印登记簿”交部门负责人签署意见，经分管副总经理或总经理批准方可用印。第三条 合同专用章的使用，按合同审批程序办理。第四条 财务专用章使用时由使用人填写“用印登记簿”，报财务部经理或总经理审批使用。第五条 各部门内部需使用

7、部门印章时，由使用人填写“用印登记簿”后，交部门负责人审批使用。第六条 任何部门或个人一般不得在空白介绍信和空白纸张上盖章。确因工作需要，需携带盖有印章的空白介绍信、文件、合同等外出时，携带人应按规定程序办理审批手续，并完整填写“用印登记簿”；办事完毕后，将使用情况汇报并将未使用的介绍信、文件、合同等如数交回。第七条 对没有履行审批手续的用印要求，印章管理人员有权提出异议，拒绝用印。第八条 盖章要在办公室内进行，不得擅自拿出办公室。公司的行政印章、合同专用章、财务专用章不得带出公司使用，如有特殊情况，需经总经理、董事长批准。第九条 未按规定审批程序，未经领导审批不得私自用章，违反此规定，对责任

8、人给予100-500元罚款。产生严重后果者，将给予辞退并追究其法律责任。第十条 印章保管人及携带加盖印章的空白文件使用人，如有遗失、损坏、被盗，由保管、携带人承担责任。由此产生严重后果，公司将对责任人给予50-500元罚款，并追究法律责任。第十一条 如因个人保管、使用失误等原因造成公司损失的，公司有追究责任、要求赔偿的权利。第四部分 会议管理制度 一、为了提高公司会议效率，保证会议质量，特制定本制度。本制度适用于公司内部召开的各类正式会议。二、会议召集人应明确会议主题、时间、地点、议程、与会人员以及会议所需资料与其他特殊要求，并由公司办公室负责落实会前准备工作。三、与会人员应严格遵守会议时间，

9、不迟到，不早退。如因特殊情况不能与会的，须在会议规定时间内向会议召集人提前请假，待批准后方可不参加，但事后要及时了解会议精神。四、重要会议（如董事会、监事会、总经理办公会等）召开前应作会议签到记录，与会人员无正当理由迟到的，应主动作出书面说明。五、与会人员应于会前把手机等有声设备设于静音状态，会议进行中无特殊情况不得接打电话，若需接打电话，须征得主持人同意。六、会议过程中必须确保会议秩序，会场内不得随意走动、交谈接耳。如因特殊情况中途离开会场的，须征得主持人的同意。七、会议时间一般应做适量控制，要确保会议开得简短有效。八、与会人员在征得同意后可以就会议内容发表意见，但一般不得打断他人发言。允许

10、发表不同意见，但不得对他人的意见恶意攻击、吹毛求疵或进行人身攻击。若发生此类情况，会议主持人有权及时加以制止。九、会议记录由办公室或会议主持人指定专人负责，由会议主持人决定是否形成会议纪要和文件，对会议决定的重要事项确定专人督办。十、不得向无关人员泄露会议情况。第五部分 档案管理制度一、 归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、会议纪要、会议记录等；2、上级机关发来的文件材料（来文、来电及来函等）；3、公司章程、资质证书、营业执照、组织机构代码证书、税务登记证等；4、公司向上级机关的请示、报告、与上级机关的批复；5、公司下发的文件、规定、通知、通报，公司的各种

11、工作计划、总结、报告、请示、批复；6、公司干部的任免通知及职工奖励、处分的文件，公司职工劳动、工资、人事档案、培训方面的文件材料；7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；8、各种统计材料、财务报表及审计结果等； 9、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。二、归档要求 1、以部门为单位收集、整理，各部门应指定专人负责，切实保证文件材料真实完整。 2、如一项工作由各个部门参与办理并形成文件材料的，由主办部门收集归档。 3、除财务档案由财务部专人保管外，其余文件、资料等一律由办公室统一收集、整理、归档。三、档案的借阅 1、借阅档案（包括文件、资料）必须在档案借阅

12、登记簿登记，秘密级以上的档案文件须按保密管理制度规定的权限批准后方可借阅。 2、案卷一般不许借出，只供在档案室查阅，特殊情况经公司领导批准后方可借出。 3、借阅期限不得超过两周，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。 4、文件、资料不得拆散、复印、摄取、不得转借或损坏，否则按违反保密管理制度追究当事人责任。如确系工作需要摘录和复印，密报档案须由分管副总或总经理批准，一般档案由办公室主任批准。 5、借阅的档案交还时，必须当面检查，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。 6、外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经副总经理以上领导批准后方可借阅，但不能将档案带离档案室。7、外单位摘抄卷内文件应经总经理同意

13、，对摘抄材料要进行审查签章。四、档案的保管期限 1、永久保管； 2、长期保管（5-10年）； 3、短期保管（5年以下）。五、档案的销毁 1、任何部门或个人非经允许无权销毁公司档案材料。 2、规定需要销毁档案材料时，密级档案须经董事长批准，一般内部档案须经总经理批准。六、责任追究 凡违反上述规定的，给予责任人50100元罚款，如保管不善造成档案遗失的，给予责任人100500元罚款。第六部分 文印室管理规定 第一条 文印室人员应遵守公司的保密规定，不泄露工作中接触的公司保密事项。 第二条 打印文件，应按文件收发规定由主管领导签署，传真、复印由部门主任签署。 打印文件，收发传真、复印文件资料，均需分

14、类逐项登记，以备查验。 文印室人员必须按时、按质、按量完成每项打字、传真、复印任务，不得积压迟误。工作任务紧张时，应加班完成。工作中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。 第三条 传真、文件、复印件应及时发送给有关人员。因积压迟误而致工作失误、损失的，追究当事人的责任。 第四条 复印机由专人管理，非专管人员不准乱开机复印。 第五条 原则上不接受外单位、个人的资料打印、复印。 第六条 文印室人员应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用。各种设备应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。 第七条 严禁私事使用传真电话。违犯者除补交电话费外，并视情节轻重给予罚款100元处

15、理，屡教不改者予以除名。第七部分 保密管理制度第一条 为保守公司秘密，维护公司发展和利益，制定本制度。 第二条 全体员工都有保守公司秘密的义务。 第三条 在对外交往和合作中，须特别注意不泄漏公司秘密，更不准出卖公司的秘密。 第四条 公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项： 1.公司经营发展决策中的秘密事项； 2.人事决策中的秘密事项； 3.专有生产技术及新生产技术； 4.招标项目的标底、合作条件、贸易条件； 5.重要的合同、客户和贸易渠道； 6.公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；7.其他董事会或总经理确定应当保守的公司秘密事项。

16、 第五条 属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管。 第六条 公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。 第七条 非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。 第八条 记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。 第九条 接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听、刺探公司秘密。 第十条 对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。 违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。第八部分 日常管理制度一、职员必须遵守公司颁布的各项规章制

17、度。上班时，仪表应保持整洁、大方、得体，男职员不可留长发。女职员不可穿短裤、无袖装、超短裙。上班期间不准穿拖鞋、打赤膊。 二、办公时间职员应坚守工作岗位，不得擅自离岗。因公外出需填写人员外出登记簿，需暂时离开时应与同事交代。 三、保持清洁、良好的办公环境，办公用品摆放整齐，各种资料存放有序，提高工作效率，不准聊天、高声喧哗，起身离座时把椅子归整。 四、严禁利用公司电脑炒股、聊天和游戏，不得利用公司电话及复印机等办公用品处理私人事务，违者将给予行政处分或不超过当月薪金5%的经济处罚。 五、无故不上班作旷工处理，扣除当日薪金及补贴并给予行政处分或不超过当月薪金10%的经济处罚。连续旷工超过五天，或

18、一年内累计旷工超过十天者，作除名处理，公司不负责其一切善后事宜。 六、按时上下班，不得迟到早退。迟到或早退5分钟以上15分钟以下者，每次扣除薪金10元；15分钟以上，两小时以下者，每次扣除薪金20元，迟到或早退超过两小时按旷工处理。七、职员因事请假必须填写请假单，职员由所在部门的经理签署意见，管理人员由上一级领导签署意见，获得总经理批准并安排好工作才可离开工作岗位，同时请假单交办公室备案。职员因病或突发事情来不及提前书面请假，可电话请假，但应在事后两天内补办请假手续，否则视为旷工。九、请病假必须于上班前或不迟于上班时间15分钟内，致电所在单位负责人。请事假将被扣除当日薪金全额；病假三天内，扣发

19、日薪的50%；超过三天，扣发日薪全额。 十、因公参加社会活动请假或到外地出差，需经领导批准给予公假，薪金照发。 十一、职员外出需驾驶员出车、公司资料借出、文件归档、公司印签使用、办公耗材领用均需在办公室登记备案。 十二、每月1号由办公室统计各部门办公所需品并绘制当月资金计划表。 十三、职员有义务保守公司的经营机密，妥善保管所持有的涉密文件，未经公司授权或批准，不准对外提供标有涉密的公司文件，以及其它未经公开的经营情况、业务数据。 十四、每周工作时间安排：周一至周六（周六上午上班，无特殊情况下午休息）。 十五、上班时间： 8：00 - 12：00 14：30 1 8：00(考勤由办公室负责)。 十六、公司所有职员务必保证手机24小时开机，随时候命（包括节假日）。