机电产品采购管理规定.doc

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1、编号：CA/A15-CX-009-2015 批准：金毅 机电产品采购管理规定2015 年6月26日发布 2015 年6月26日实施中国第一汽车集团公司 发布前 言本规定依据中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国招标投标法实施条例、工程建设项目货物招标投标管理办法（国家发改委令第27号）、工程建设项目招标范围和规模标准规定（国家计委令第3号）、机电产品国际招标投标实施办法（商务部令13号）、评标委员会和评标方法暂行规定和集团公司采购管理规定等进行编制，是集团公司管理体系文件之一。本规定自发布之日起实施，机电产品采购控制程序（CA/A15-CX-009-2013）同时废止。 本程序由集团公司采购

2、部负责起草。本程序主要起草人：张健红、薛晓峰机电产品采购管理流程机电产品采购管理流程机电产品采购管理机电产品采购管理流程机电产品采购管理流程机电产品采购管理流程机电产品采购管理流程1 适用范围本规定适用于集团公司职能部、分公司、全资子公司、控股子公司（分公司、全资子公司、控股子公司以下简称子公司）实施机电产品采购的管理控制，参股公司参照本规定执行。2 术语和定义2.1采购商务例会是集团公司采购部采购业务集体决策的形式之一。根据采购活动决策事项及职责权限，会议由部长或副部长主持，相关单位高级经理、二级经理及业务经办人员参加。当子公司不采用采购商务例会制度时，应明确组织机构并授权其行使采购商务例会

3、的职责和权限。2.2机电产品机电产品是指机械和电气设备的总和，泛指机械产品、电工产品、电子产品和机电一体化产品等。3 职责3.1集团公司采购部负责制订集团公司相关采购管理文件并监督执行；组织实施集团公司职能部项目的采购活动；完成各子公司委托的各项采购工作。 包括确定招标代理机构；编制、审核招标文件；对投标人进行资质审查；审核招标控制价；组建评标委员会；确定中标人；签订合同；合同管理；审查付款；组织单项工程验收等。3.2各子公司采购部门负责制订本单位的采购管理文件；组织本单位的采购活动。包括确定招标代理机构；编制、审核招标文件；对投标人进行资质审查；审核招标控制价；组建评标委员会；确定中标人；签

4、订合同；合同管理；审查付款；组织单项工程验收等。3.3需求部门负责编制采购需求计划并报采购部门；参与招标代理机构的确定；参加投标人的资质审查；参与招标文件的编制；参加投标答疑；参加开标、评标、定标；合同管理；审查付款；参加单项工程验收等。3.4法律事务部门负责对工程建设项目采购合同进行法律审查，防范、控制合同中的法律风险。4工作内容与要求4.1 工作程序4.1.1公开招标（100万以上，含100万）4.1.1.1需求部门向采购部门提交采购计划及相应的技术文件。4.1.1.2需求部门提供技术文件，采购部门提供商务条款。技术文件和商务条款中不能包含以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人的条件，并能满

5、足招标要求。4.1.1.3采购部门应根据不同项目的需求选择具有相应资质的招标代理机构，依据项目可行性报告及批文与招标代理机构办理委托招标协议书。4.1.1.4招标代理机构依据技术文件、商务条款及评标标准和方法编写招标文件。4.1.1.5采购部门、需求部门对招标文件内容进行确认后填写招标/谈判/询价文件确认表。4.1.1.6招标代理机构应当在国家指定的报刊或者信息网络上发布招标公告。4.1.1.7招标代理机构发售招标文件，发售日期不少于5日。4.1.1.8招标文件的澄清与修改，招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在提交投标文件截止时间至少15日前，以书面形式通知所有招标文件收受

6、人。4.1.1.9招标代理机构组建评标委员会，评标委员会由招标人代表和专家组成，成员人数为五人以上单数，专家不得少于成员总数的2/3。4.1.1.10招标代理机构负责组织接受投标，组织开标、评标等工作，评标委员会推荐中标候选人并提出书面评标报告。4.1.1.11依据评标报告，经采购商务例会批准后，确定中标候选人，填写中标人/供应商确定表。4.1.1.12招标代理机构进行中标候选人公示，公示期满无异议，向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。4.1.1.13经法律事务部门审核后，采购部门依据中标通知书与中标供应商签订机电产品订货合同，组织验收。4.1.1.14采购部门、需

7、求部建立机电产品档案，填写存档文件清单。4.1.2邀请招标（100万-10万，含10万）4.1.2.1需求部门向采购部门提交采购计划及相应的技术文件。4.1.2.2采购部门根据采购需求选择具有相应资质的招标代理机构。.4.1.2.3招标代理机构依据技术文件、商务条款及评标标准编写招标文件。4.1.2.4采购部门和需求部门对招标文件内容进行确认后，采购部门、需求部门共同填写招标/谈判/询价文件确认表。4.1.2.5需求部门、采购部门共同推荐三家以上具备相应资质、能力的潜在供应商。4.1.2.6采购部门和需求部门通过采购商务例会或会签对潜在供应商进行确认并填写潜在投标人/供应商确定表。4.1.2.

8、7招标代理机构发售招标文件。4.1.2.8招标代理机构组建评标委员会，评标委员会由招标人代表和专家组成，成员人数为五人以上单数，专家不得少于成员总数的2/3。4.1.2.9招标代理机构负责组织接受投标，组织开标、评标等工作，评标委员会推荐中标候选人并提出书面评标报告。4.1.2.10依据评标报告，经采购商务例会批准后，确定中标人，填写中标人/供应商确定表。4.1.2.11招标代理机构向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。4.1.2.12经法律事务部门审核后，采购部门与供应商签订机电产品订货合同，组织验收。4.1.2.13采购部门、需求部门建立机电产品档案，填写存档文件

9、清单。4.1.3竞争性谈判（100万-10万，含10万）4.1.3.1需求部门向采购部门提交采购计划及相应的技术文件。4.1.3.2采购部门根据需求部门的技术要求编制谈判文件。4.1.3.3采购部门和需求部门对谈判文件进行确认并填写招标/谈判/询价文件确认表。4.1.3.4采购部门和需求部门共同推荐潜在供应商，经采购商务例会批准或会签，填写潜在投标人/供应商确定表。4.1.3.5采购部门向潜在供应商发出谈判文件。4.1.3.6采购部门组建谈判小组，谈判小组由三人以上单数（含三人）组成，采购部门、需求部门各推荐一名评委并填写招标/谈判/询价小组成员确认表。4.1.3.7谈判小组所有成员集中与供应

10、商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。4.1.3.8谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最终报价，谈判小组根据供应商的最终报价推荐候选供应商。通过商务例会或会签确定供应商，对供应商进行确认并填写中标人/供应商确定表。4.1.3.9采购部门发成交通知书。4.1.3.10经法律事务部门审核后，采购部门与供应商签订机电产品订货合同。组织验收。4.1.3.11采购部门、需求部门建立机电产品档案，填写存档文件清单。 4.1.4内部邀请招标（100万-

11、10万，含10万）4.1.4.1需求部门向采购部门提交采购计划及相应的技术文件。4.1.4.2 需求部门提供技术文件，采购部门提供商务条款。技术文件和商务条款中不能包含以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人的条件，并能满足招标要求。4.1.4.3采购部门业务人员依据技术文件、商务条款、评标标准和方法编写招标文件。4.1.4.4采购部门和需求部门对招标文件内容进行确认后，采购部门、需求部门共同填写招标/谈判/询价文件确认表。4.1.4.5需求部门、采购部门共同推荐三家以上具备相应资质、有承担招标项目能力的潜在供应商。4.1.4.6采购部门和需求部门通过采购商务例会或会签对潜在供应商进行确认并填写潜

12、在投标人/供应商确定表。4.1.4.7采购部门向潜在投标人/供应商确定表中供应商发投标邀请书和招标文件。4.1.4.8采购部门负责组建评标小组，小组由五人以上单数组成，采购部门、需求部门各推荐一名评委，填写招标/谈判/询价小组成员确认表，由采购部门从专家库中抽取其余评委。4.1.4.9采购部门负责组织需求部门参与接受投标、开标、评标工作。4.1.4.10评标小组负责评标、推荐中标供应商，编写评标报告。4.1.4.11采购部门、需求部门依据评标报告，经采购商务例会批准或会签后，确定中标供应商，填写中标人/供应商确定表。4.1.4.12采购部门依据中标人/供应商确定表，向供应商下发中标通知书。4.

13、1.4.13经法律事务部门审核后，采购部门与供应商签订机电产品订货合同，组织验收。4.1.4.14采购部门、需求部门建立机电产品档案，填写存档文件清单。4.1.5询价采购（10万以下）4.1.5.1需求部门向采购部门提交采购计划及相应的技术文件。4.1.5.2需求部门提供技术文件，采购部门提供商务条款。技术文件和商务条款中不能包含以不合理的条件限制或者排斥潜在供应商的条件，并能满足采购要求。4.1.5.3采购部门对商务条款进行确认。4.1.5.4采购部门依据技术文件和商务条款编写询价单。4.1.5.5需求部门和采购部门共同推荐三家以上具备相应资质、有承担项目能力的潜在供应商。4.1.5.6采购

14、部门和需求部门通过会签对潜在供应商进行确认并填写潜在投标人/供应商确定表。4.1.5.7采购部门负责组建询价小组，小组由三人以上单数组成，填写招标/谈判/询价小组成员确认表。4.1.5.8采购部门向潜在投标人/供应商推荐表中供应商下发询价单。4.1.5.9询价小组受理询价文件4.1.5.10询价小组推荐候选供应商，采购部门和需求部门通过会签确定供应商，并填写中标人/供应商确定表。4.1.5.11采购部门依据中标人/供应商确定表，向供应商下发成交通知书。4.1.5.12经法律事务部门审核后，采购部门与供应商签订机电产品订货合同。4.1.5.13采购部门、需求部门建立机电产品档案，填写存档文件清单

15、，组织验收。4.1.6单一来源采购4.1.6.1需求部门向采购部门提交采购计划及相应的技术文件。4.1.6.2需求部门提供技术文件，采购部门提供商务条款。技术文件和商务条款中不能包含以不合理的条件限制或者排斥潜在供应商的条件，并能满足采购要求。4.1.6.3采购部门对交货期限、付款方式等商务条款进行确认。4.1.6.4需求部门向采购部门提交单一来源采购报告。4.1.6.5采购部门依据单一来源采购报告报采购商务例会确认。4.1.6.6需求部门将单一来源采购报告抄送监察部门、审计部备案。4.1.6.7采购部门向供应商下发技术、商务等相关文件。4.1.6.8采购部门、需求部门共同组建谈判小组，小组由

16、三人以上单数组成，填写招标/谈判/询价小组成员确认表。4.1.6.9采购部门组织谈判小组与供应商进行技术、商务谈判，编写谈判记录，经采购商务例会批准后，填写中标人/供应商确定表。4.1.6.10经法律事务部门审核后，采购部门依据中标人/供应商确定表与供应商签订机电产品订货合同。采购部门、需求部门建立机电产品档案，填写存档文件清单，组织验收。4.2 要求4.2.1单一来源采购必须经批准后方可实施。4.2.2不得将需公开招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避公开招标。4.2.3单项合同估算价格大于等于壹佰万（100万）人民币的机电产品应当采用公开招标采购方式。4.2.4单项合同估算价格预计在10

17、0-10万元（不含100万）可以采用竞争性谈判采购方式，内部邀请招标上竞争性谈判的一种方式.4.2.5单项合同估算价格预计在10万元以下，（不含10万）可以采用询价方式采购。4.2.6采购部门和中标人应当在投标有效期内并在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件签订书面合同。采购部门和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。4.2.7采购部门应与制造商直接签订供货合同，不允许与代理商签订供货合同，特殊情况必须经本部门领导批准实施。以外汇结算的进口产品除外（不含在国内合资生产有销售权限的供应商） 。4.2.8付款应严格按照合同的约定执行。进度付款必须由需求部门主管领导

18、签字方可执行，质保金付款应附质保期质量证明文件。4.2.9设备验收工作必须严格按照合同的约定执行，采购部门组织由相关技术人员组成的验收小组进行，预验收、终验收必须有验收报告及相关领导签字。4.2.10单位负责人为同一人或者存在控股、管理关系的不同单位，不得参加同一招标项目的投标。一个制造商对同一品牌同一型号的货物，仅能委托一个代理商参加投标。4.2.11招标过程中如出现不足三家供应商参加投标的，须查明原因经采购商务例会批准后方可实施。4.2.12如在采购过程中，向潜在承包商提供的资料涉及集团公司技术秘密或商业秘密的，应根据采购人的要求签订保密协议。4.2.13对依据集团公司商务合作禁止行为暂行

19、规定所发布的“黑名单”合作商，招标及采购环节不得引进。4.2.14本程序所指的采购产品，不含以外汇方式进行结算的进口机电产品。4.2.15档案的储存、管理应严格执行集团公司档案管理馆的相关规定。5相关文件5.1中华人民共和国招投标法5.2中华人民共和国招投标法实施条例5.3中华人民共和国合同法5.4评标委员会和评标方法暂行规定5.5集团公司采购管理规定5.6集团公司商务合作禁止行为暂行规定6 相关记录及保存期6.1采购计划 保存期五年6.2委托招标协议书 保存期五年6.3单一来源采购报告 保存期五年6.4招标文件确认表 保存期五年6.5潜在投标人/供应商确定表 保存期五年6.6评标/谈判/询价/小组成员确认表 保存期五年6.7招标/谈判文件 保存期五年6.8询价单 保存期五年6.9集团公司人员签到表 保存期五年6.10投标人签到表 保存期五年6.11专家评委签到表 保存期五年6.12询价/谈判记录 保存期五年6.13投标文件 保存期五年6.14开标一览表 保存期五年6.15评标报告 保存期五年6.16中标人/供应商确定表 保存期五年6.17中标通知书 保存期五年6.18成交通知书 保存期五年6.19机电产品订货合同 保存期十年