某地产公司档案管理制度2011版.doc

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1、西安XXX地产公司档案管理制度【2011.06修订版】地产公司总经办2011.06XXX地产公司档案管理制度2011.06修订版第一章：总则1、为使公司档案工作制度化、规范化、标准化,完整安全地保存和科学有效地管理利用档案，更好地为公司服务，切实加强对公司各部门档案工作的监督和指导力度，制定本制度。2、本制度适用于公司档案管理工作。3、公司档案指公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像等不同形式、不同载体的文件资料。4、档案工作是公司管理工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和反映公司历史真实面貌的一项重要工作。各部门、员工都

2、有支持档案工作、保护档案的义务。第二章：档案的形成与归档1、档案的形成是随着公司项目研发策划、开发建设以及管理经营活动的进程自然形成的。档案必须按规定向公司档案室移交，集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。2、公司各部门应根据归档范围进行日常工作资料的收集、积累和整理，在档案登记簿上登记,定期向公司行政部移交,并办理移交手续。3、归档范围及保管期限：（一）行政部:（1、公司重要的会议的记录、决议和会议资料；（永久）（2、公司所有的收文和发文；（永久或长期）（3、公司上报的重要报告和工作总结材料；（永久）（4、公司制定的各项规章制度；（长期）（5、公司历史沿革、大事记；（永久）（6、公司简报

3、、照片、录音带、录像带等；（永久或长期）（7、公司在公务活动中获赠的有保存价值的礼品、纪念品、工艺品或字画等；（长期或短期）（8、公司所获的荣誉奖牌、证书等实物；（永久或长期）（9、安全生产会议纪要、通报表彰、事故报告调查分析及处理材料等；（长期）（10、上级领导视察时的指示、题词等；（永久或长期）（11、公司管理运营工作和质量管理体系工作的文件资料等；（长期）（12、公司经济、民事及仲裁案件及结案资料等；（长期）（13、公司营业执照、组织机构代码证、资质等证件的注册登记、变更、注销所形成的文件资料及证件等。（长期）（14、部门制定的部门职责、管理规定、表单等；（长期）（15、档案、图书移交清

4、单、销毁清单、各种管理登记薄等。（永久或长期）（16、各部门报送的计划、总结材料等。（短期）（17、各种合同、协议，各单位部门盖公章材料的留底。（二）人力资源部：（1、员工花名册、基本情况统计表（履历、自传、鉴定、党团材料、政审、任免、职称、业务考核、离职退休等材料）；（永久）（2、员工培训方面的文件材料等；（长期）（3、员工劳动、工资、福利等方面的文件材料；（永久）（4、人员任免的文件材料；（永久或长期）（5、人员考核、考评材料；（永久或长期）（6、员工奖励、处分的文件材料；（永久或长期）（7、员工公开招聘、录用、辞退、离职等文件材料。（长期）（8、劳动争议仲裁材料；（长期）（9、工资改革、

5、管理和实施方案，以及工资总额计划等；（永久）（10、职称评定等方面的文件资料；（长期）（11、部门制定的部门职责、管理规定（人事、社会保险和福利）、表单等；（长期）（13、员工手册及相关的企业文化方面的资料或材料；（长期）（14、组织活动的相关资料。（15、各种合同、协议。（三）财务部：（1、公司财务原始、记帐、汇总等相关凭证；（15年）（2、公司会计总帐、明细帐、日记帐、辅助帐等相关账簿；（25年或15年）（3、财务月、季、年等相关财务报表和报告，以及会计报表，和报告等；（永久或5年）（4、公司纳税申请，包括国税、地税月度、季度、年度纳税申报表，和税务清单等；（25年）（5、公司年度财务预算

6、、决算和分析报告等相关资料；（永久）（6、公司固定资产管理、评估报告及说明等资料；（永久）（7、公司税务检查、政府审计报告及相关材料；（长期）（8、公司或工程项目贷款方面的文件材料；（长期）（9、公司资本运营管理方面的相关材料；（长期）（10、公司财务及会计管理活动中产生的各类文件资料等；（长期）（11、部门制定的部门职责、管理规定、表单等。（长期）（四）项目开发部：（1、公司中长期发展规划、综合计划及申报国家省市各类计划、报告及批复；（永久）（2、公司开发项目的立项、调研、策划报告及与之有关的文件资料等；（长期）（3、公司开发项目审批计划；（永久） （4、项目前期与政府相关部门的来往文件（包

7、括用地批复、成交确认书、土地出让合同、土地使用权证及土地招标、拍卖、挂牌形成的相关文件和资料）；（永久）（5、公司品牌建设的方案和实施方案；（永久）（6、部门制定的部门职责、管理规定、表单等。（长期）（7、开发建设项目的勘察报告、定验线资料、测量成果表等勘察资料；（永久）（8、有关行政主管部门(规划、人防、环保、消防、交通、园林、文物、供电、市政、通讯等)的批准文件或取得的有关协议及图纸；（永久）（9、工程项目施工图及配套审查文件（人防审查、节能审查等包括电子档案）；（永久）（10、工程项目的环保、消防、电梯、人防、防雷接地、空气检测、节能等综合验收资料；（永久）（11、工程项目的沉降观测报告

8、、地基、桩、基础等检测报告。（永久）（五）工程一部：（1、工程施工图、竣工图、项目施工管理资料、工程质量控制资料、工程质量检验记录、工程安全与功能资料；（永久）（2、工程项目的监理资料等；（长期）（3、工程现场影像材料；（长期）（4、项目部或工地评奖资料；（长期）（5、工程事故鉴定、处理方案、处理过程记录及验收资料。（永久）（六）工程二部:拆迁及拆迁补偿协议（长期）水电气等市政手续和相关合同、资料（长期）（七）材料部（1、认质认价单（长期）(2、甲供材资料（长期）(3、工程付款（工程款抵房）相关资料（长期）(4、设备厂家相关资料（长期）(5、施工合同、材料合同。（长期）(6、招投标资料等。（长

9、期）（八）合同预算部:(1、工程审计报告；（永久）(2、工程预算、结算资料（包括工程的工程量清单、组价资料）；（长期）(3、工程变更签证资料；（长期）(4、公司在生产经营工作中形成的所有合同；（长期）(5、招投标资料等；（长期）(6、工程款拨付相关资料。（长期）(7、材料、设备供应相关资料；（长期）(8、选用的材料、设备的产品性能的介绍和使用说明等；（长期）（七）营销策划部:(1、开发楼盘的预售许可证等相关证件；（永久）(2、房屋面积预测、实测表；（永久）(3、商品房买卖合同；（永久）(4、公司销售费用月度统计（包括电子版）；（长期）(5、营销策划年度、季度、月度工作计划、工作总结；（长期）(

10、6、公司大型广告、营销、公关活动中所形成的策划报告；（长期）(7、各类广告确认稿（如报广、户外广告、海报等）；（长期）(8、销售类的印刷品（如折页、楼书、户型单张等）；（长期）(9、代理公司相关资料；（长期）(10、各类推广销售活动的照片、视频资料等；（长期）(12、销售、推广宣传活动评估报告；（短期）(13、与销售有关的文件资料（如选房公证书等）。（长期）(14、项目交房时的住宅使用说明书及商品住宅质量保证书。（永久）（九）、总工办:（1、竣工图纸及文字资料（永久）（2、设计合同及设计类图纸（长期）（3、工程施工技术资料（长期）（4、施工图修改设计、变更设计等过程中产生的全部文件资料，包括施

11、工过程中的变更图；（永久）4、归档要求：（1）归档的文件材料必须采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水或毛笔。禁止用红色、纯蓝色墨水、圆珠笔或铅笔、复写纸等。并做到字迹清楚、准确，无损坏。（2）公司人员外出学习、考察和参加各种会议所取得的文件材料在学习结束后要及时归档。（3）由几个部门同时参与的工作，所形成的文件材料，由主办部门归档，会议文件由会议主办部门收集归档。（4）属于各部门归档范围的文件材料，按业务范围，由有关人员（兼职档案员）负责积累、整理归档。5、归档时间：（1、文书档案：各部门要建立建全文书档案日常收集制度，平时做好文件材料的收集工作，次年归档时，保证文件材料的齐全完整，并于次年三月

12、底前全部整理完后移交。（2、工程档案：工程部资料员按照建设工程文件的归档要求收集、整理建设工程过程中的全部资料，由项目部负责人审定后，在工程竣工验收后一个月内整理归档。工程部形成的工程项目的电子文档，工程竣工验收后，电子文档要整理分类，编制移交清册。各部门在工程项目立项审批及管理过程中所形成的文件资料，由承办人负责随办随归。最迟不得超过一个星期，按年度移交。招标过程中所形成的招投标资料由负责招投标的管理部门按照工程档案归档要求,在招标完成后一个月内归档，归档时要整理装订成册,编写移交目录，按年度移交。（3、声像、电子档案：在业务活动过程中形成的照片、录音、录像、音像制品等全部材料在活动结束后一

13、个月内，由承办人员进行剪辑、分类整理，并编写说明、文件目录，由部门负责人审定后，及时交总经办。以电子介质存放的各类档案，包括A盘、光盘、U盘、闪盘、移动硬盘等存储器存储的资料，在处理完成后一周内移交。（4、实物档案：公司各类证照、印章、标志物、书画题字作品、纪念品、以及荣获的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等，在活动结束一周后将所有资料移交。（5、所有移交的项目由各公司统一移交至各公司行政人资部，按最后规定时间移交至地产公司总经办。第三章：档案的整理1、公司在各项工作中形成的全部档案为公司档案全宗。各下属公司档案全宗由下属公司行政部门全面管理；各公司人事档案由人力资源部负责整理归档和保管，财务档案由

14、财务部负责整理归档和保管。2、档案的整理是将归档文件进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的管理过程。3、档案的分类（1）分类原则：以公司工作中形成的全部档案为对象，按照档案材料的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系，便于保管和利用。（2）档案分类：公司档案分为文书档案、会计档案、工程档案、声像档案、实物档案、人事档案、合同档案、招标档案共八大类。第四章：档案的保管档案室、库房管理应贯彻“以防为主、防治结合”的原则，做好档案室、库房“十防”（防火、防光、防盗、防虫、防鼠、防水、防尘、防高温、防有害生物、防污染）工作，最大限度地延长档案的寿命。第五章：档案的借阅1、公司员工因工

15、作需要，均可借、查阅与工作有关的档案，借阅档案必须办理有关登记手续（见附表），借阅后应填写利用效果。2、任何人不得借阅与本人工作无关的档案资料，如确因工作需要，须经部门负责人签字，分管领导批准。3、档案原则上不予借出，确因工作需要借出的，须经公司领导批准，方可办理借出手续，档案的借阅时间原则上不超过两天。4、阅档人应负责档案的完整，不得涂改、乱画、复制、剪贴、折页、擅自拆散、调换、抽取档案资料，不得转借，如有违纪现象，视损坏程度进行处罚。5、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。6、阅档人因工作调动，必须主动还清所借档案资料后方可调离。 第六

16、章：档案的保密1、档案管理人员和借阅利用档案人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。2、档案管理人员必须忠于职守，严守纪律，坚持原则。3、 档案管理人员和阅档人员一定要严守机密，做到不在私人通信和公共场合交谈涉及机密事项。4、不准无关人员翻阅档案，不准为个人需要摘抄有关档案机密内容，不准擅自复印档案材料，不得擅自将档案携带外出。5、机密文件一定要交接清楚，防止文件丢失及造成不必要的失密、泄密。6、定期对库藏档案进行清查，妥善保管标有机密的档案，发现丢失及时采取措施并查清原因，按有关规定处理。7、档案管理人员调动工作时，必须按有关规定详细清点移交，严格履行交接手续。8、档案管理人员，违反保密规定，或未经领导批准私自借阅机密文件的，一经查实，按公司保密规定相关条款处理。第七章：附则1、本制度解释权行政部。2、本制度自公司下发之日起执行。西安XXX地产公司总 经 办2011年6月6日