行政人事专员岗位职责流程.doc

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1、 行政人事专员岗位职责流程 1、 绩效考核：1） 绩效考核时间：每月1日至5日完成绩效考核2） 考核方法： 月初由行政人事专员催促各部分交绩效考核表，考核表包括：各部门主任对员工进行考核的月度关键指标考核表、各部门施工津贴表（这部分人员不做绩效考核）、以及主任自评的月度关键指标考核表； 该岗位需负责对分管技术成本部的副总（陆厚龙），生产一工区主任（张争银）、生产二工区主任（张正林）进行考核指标的汇总。步骤如下：首先，向技术成本部的副主任（李欢欢）索要在建项目进度计划表催审项目经营计划表和催尾款项目经营计划表纸质版（须是陆总签字确认的）和电子版（留作参考：F:行政人事工作人事管理类绩效考核李欢欢

2、提供三位老总绩效考核指标）； 其次，根据数据制作绩效考核明细表（参考模板：F:行政人事工作人事管理类绩效考核三个老总绩效考核表）；再次，根据公式：本月指标完成情况/本月计划指标*权重=考核成绩，算出考核分数； 向其他部门负责人索要其部门人员的绩效考核表：办公室主任（任才伟）；技术成本部主任（吴琼）；采购部主任（黄庆华）；财管部主任（王立芳）；生产一工区主任（张争银）；生产二工区主任（张正林）；客服部，装表办主任（张孝辉，分管装表办）；其中，有些人员有绩效考核，有些人没有，他们拿的施工津贴，这个体现在各部门主任交上来的考核表上，表格上有的人就是需要绩效考核的，没有的人就是不需要考核的；表格模板：

3、F:行政人事工作人事管理类绩效考核各部门月度绩效考核表（这些模板是对各个部门的主任进行考核所用的表格；各个部门人员的绩效表由其各自的主管制作） 收集好的所有绩效考核表后，将各个部门员工的考核数据（包括技术成本的主任）汇总到各部门绩效考核评分汇总表；同时将各个部门和陆总的自评分汇总到部门负责人绩效考核评分汇总表； 最后，将汇总好的表格按照顺序：部门负责人绩效考核评分汇总表、各部门绩效考核评分汇总表、施工津贴表及各部门负责人自评的月度关键指标考核表，经综合办公室主任（任才伟）审核后，交至高总处；由高总给出最终的考核分数；（表格在F:行政人事工作人事管理类绩效考核绩效考核汇总表） 3）、将高总批准后

4、的考核分数交至财务部；表格包括：部门负责人绩效考核评分汇总表、各部门绩效考核评分汇总表、施工津贴表 4）将各部门人员及部门负责人的关键指标考核表保留并存档！2、 考勤（每月15日）1） 每月月初行政人事专员，拿着优盘和数据线至门卫处，将考勤机上考勤信息拷至优盘：方法：长按OK键输入用户名和密码：20203按ok键U盘管理按ok键下载数据ok键下载考勤数据ok键即可，下载完毕之后需要一一按返回键，直至恢复到原界面；2） 将优盘上的数据拷至电脑的考勤系统中：打开考勤系统数据USB闪盘管理确认导入记录数据至电脑选中优盘上的数据确定即可；关闭考勤系统；3） 重新打开考勤系统统计报表选择部门和时间查询计

5、算报表预览员工上下班时间表打印即可；一个部门一个部门操作完之后，进行数据核对：现将打印出来各部门的上下班时间表与考勤系统的核对：操作：出勤记录选择部门、时间查询即可；之后还要结合门卫处考勤本子进行核对；4） 将有问题的考勤（没有上或下班时间）在纸质版上下班时间上标注出来，然后将纸质版部门上下班时间表和外出单按照部门分发；5） 根据收上来的数据进行汇总至考勤公示表，一式两份，一份给财务，一份留作备案。（由于和集团办公室用同一张公示表，我们这边的填好后留出相应的表格给集团办公室填写，待办公室主任审核签字之后复印一份备份，将两份原件给集团办公室，由集团办公室续填之后交至财务即可）3、 新城电力工程建

6、设公司花名册制定及更新 每月更新一次，交给高总和综合办主任处，以便及时掌握公司人员流动及变动状况；（表格在F:行政人事工作安装公司人员名单及联系方式） 4、 会议纪要与发文管理5、 防暑降温用品采购与发放（每年7月份）1） 物品采购：采购毛巾、香皂、风油精、人丹（合家福采购），可先到财务借款，然后报销即可！2） 发放标准：毛巾每人2条、香皂每人2块、风油精每人2瓶，人丹只发给户外作业人员；3） 物品发放：以部门为单位，进行发放；4） 采购费用报销：填写安徽新城电力工程建设有限公司费用报销单（财务提供），先由综合办公室主任审核，再由财务主任审核，最后总经理（高总）审批即可，然后拿到财务出纳（郑来

7、燕处）即可！（表格在：F:行政人事工作行政后勤类办公用品采购2013年度2013年防暑降温用品 采购及发放） 6、 员工入职办理 （备注：哪个部门要准备找人需要先写申请，然后报集团办，经集团办同意后方可办理入职）（1） 填写员工入职登记表与发放考勤卡填写员工入职登记表（表格在：F:行政人事工作表格），同时新入职员工需要交上1寸和2寸照片各两张（没有照片的，则要现场照以便留档），同时要把身份证、毕业证等相关证书的原件带到公司，经公司核实，进行扫描后归还给新入职员工；行政人事专员拿着员工入职登记表找相关领导签字，并询问新入职员工的试用期；领导签字确认后，到集团办公室办理备案：到人事专员（童友莉）处

8、索要员工考勤编号和考勤卡；然后将员工交上来的照片进行扫描后，制作员工考勤卡封面（模板在F:行政人事工作人事管理类一卡通）（制作方法： 首选，打开PS，在打开员工一卡通模板，点击右下角图层-需要修改哪个部分就点击相应的图层点击相应需要修改的图层后再点击右上角工具栏上的T字体进行修改最后将之前照的照片复制到照片位置- 点击右上角拖动按钮-点击编辑“自由变换”或直接按ctrl+t进行照片的大小修改然后，点击文件-另存为-选择应用变换-格式选择JPEG照片格式-保存即可完成，关闭PS时点击不保存以便保留模板。 然后，打印工卡。在ps中新建一个A4格式的图层，将做好的员工一卡通拖到图层中，固定好位置后，

9、保存为JPEG格式；拷至优盘，到直销中心三楼商务部进行彩打；打开图片，点击鼠标右键打印-选取A4格式选取“标签”（若打印照片选择油纸照片（最后两个选项）并且在右边选取a4格式下一步完成打印。） 制作考勤卡：先根据工号表格（需要跟集团办公室核对），给新员工编号，然后到门卫处录入新员工卡号信息；（步骤：长按OK键输入用户名：20203；密码：20203用户管理OK新增用户OK输入考勤号登记卡（在考勤机上放上考勤卡OK读卡成功OK保存数据OK,完成。）做好考勤卡后，需要员工至财务部找出纳员（郑来燕）激活考勤卡；交纳10元的卡工本费，待员工离职后再归还给员工，然后向卡里充值以便到食堂用餐；（2）签订劳

10、动合同新员工试用期满后，需要提前通知新员工前来领取转正考核表，需要李总签字，由新员工自行填写和找领导签字，填好后交回；然后签订劳动合同，即可完成入职手续；合同一式两份，一份给集团办公室存档，一份自行保存；合同期限可自行决定（可询问主任）；其中每月15日发工资与工资标准为1500是不变的；（3）就业失业登记证申领 1）时间：在办公员工备案之前；也可以在之后办理 2）所需材料：录用人员登记表（新）加盖公司公章、身份证复印件+一寸照片 3）地点：沃野花园（二楼）蜀山产业园社区服务中心 4）联系方式： 柏霞（4）办理员工备案（每月24号前）1） 签完合同后需要进行员工新签备案：步骤如下：A、 申办时限

11、：用人单位自录用之日起30日内（每月24号前）B、 所需材料：a，录用人员身份证复印件一份； b、录用人员登记备案花名册一式两份，盖公司公章； c、录用人员登记表二份，写上公司地址和联系人、联系方式加盖公司公章 d、劳动合同信息管理报表电子档，即备案表可自取名； e、一寸照片一张附在身份证复印件上；二寸照片两张贴在录用人员登记表上 f、劳动合同原件一份；备注：其中身份证证复印件+一寸照片和一份录用人员登记表办理就业失业登记证时使用；C、地点：沃野花园（二楼）蜀山产业园社区服务中心D、联系方式： 柏霞备注：其中身份证复印件和录用人员登记备案表留办就业失业登记证使用；表格在（F:行政人事工作表格人

12、事类相关表格）以上信息可在以下网站中查询：2） 备案后，将录用人员登记备案花名册原件交给集团办公室；及时更新相关表格信息；3） 续签备案，时限与地点相同，所需材料如下：a、原录用人员登记备案花名册；b、续签人员录用人员登记备案花名册一式两份，盖公司公章；c、续签人员劳动合同书7、 员工离职办理1） 离职人员交上离职报告后，需填写员工离职移交手续清单，并由离职人员找到表格中相应的人员签字，办理清单内相关手续，签完字后交还给人事专员；2） 人事专员办理离职备案手续：a所需材料：A、录用人员登记备案花名册一式两份，盖公司公章；B、劳动合同解除（终止）证明书二份（一份给劳动局，一份给离职人员）C、劳动

13、合同信息管理报表电子档，即备案表可自取名b、地点：沃野花园（二楼）蜀山产业园社区服务中心c、联系方式： 柏霞8、 发文管理： a) 发文编号：在F盘文件管理类收、发文中，能找到各个公司的发文编号、发文格式；b) 发文内容管理：各个公司将每一次的发文发给档案管理员，由档案管理员编辑内容和格式：看看内容是否有改进之处；格式规范为：除发文标题关于。通知为二号“方正小标宋简体”加粗和主题词、报、发为三号黑体加粗以外，其他均为”仿宋GB2312”体；其中发文机关即“安徽新城电力建设集团文件”为小初、红体、仿宋GB2312；发文号与正文日期等均为3号仿宋GB2312；发文管理：完成后，先填写一份彩打的“安

14、徽新城电力电力建设集团发文稿纸”（在F盘文件管理类收、发文文件管理中找到）和黑白的发文文件先交给陈主任审核然后找相应的人核稿最后交老板审核，若老板有意见则进行改动，若没有意见则进行彩打；打完发文文件后，填写盖章申请单至老板处盖“新城电力集团章”，之后打印一份“文件分发记录” （在F盘文件管理类收、发文文件管理中找到）将发文文件交到相应的经理手中；最后留一份。按照：文件分发记录发文稿纸发文文件的顺序进行存档。9、档案管理档案编号：劳动合同RS某年.00X离职人员档案LZ某年.00X 考勤KQ某年.00X 绩效JX某年.00X 安全生产管理AQ某年.00X 固定资产ZL某年.00X 公司管理制度GL某年.00X办公用品采购及库存CG某年.00X日常协议及合同HT某年.00X收文SW某年.00X发文FW某年.00X员工工作培训PX某年.00X 10、固定资产的采购与维护管理