杨家梁煤矿档案管理制度.doc

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1、杨家梁煤炭有限责任公司档案管理制度汇编（试行）杨家梁煤矿二一三年十二月目 录第一章：总则第二章：档案管理人员岗位责任制第三章：文件材料归档制度第四章：档案保管制度第五章：档案利用、借阅制度第六章：档案鉴定制度第七章：档案保密制度第八章：档案室管理制度第一章 总则（一）为了加强杨家梁煤炭有限责任公司对档案的收集、整理和管理工作，有效的保护和利用档案。使档案工作系统化、规范化、标准化，更好的为煤矿各项工作服务。根据中华人名共和国档案法并参照上级机关及相关单位有关档案工作的决定、条例、办法，结合公司档案工作的实际情况，特制定本管理办法。（二）杨家梁煤矿档案是指在生产经营、科学技术和管理活动中形成的有

2、保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，主要体现形式包括纸质、电子、实物等。（三）根据相关制度规定和档案管理达标要求，我公司建立了综合档案室，对全公司档案实行集中统一管理。档案室工作人员对全公司档案工作要进行全面管理、监督、检查、指导，并完成接收、保管、鉴定、统计和利用等工作任务。使档案达到完整、准确、系统，妥善保管有效地提供利用。（四）公司各级领导要加强对档案工作的领导，认真贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策和上级机关的指示、规定，定期召开会议研究本公司档案工作，解决存在的问题。（五）各部门要指定兼职档案员，负责本部门的文件、技术资料的整理和归档工作，按要求及时向综合档案室移交

3、，并办好交接手续。(六)档案工作人员要严格执行党和国家对档案工作的方针、政策、法律法规，执行保卫、保密等规章制度，要加强法制观念，做好本职工作，提高管理水平。第二章 档案管理人员岗位责任制（一）档案员必须热爱档案工作，具有较高的政治觉悟。并具备一定文化水平和一定业务能力。（二）认真学习、宣传、贯彻中华人名共和国档案法和档案法实施办法，执行档案业务建设规范和规章制度，切实搞好档案的管理、保护和利用。（三）档案管理人员应参加工程竣工验收、设备开箱，做好工程建设和设备文件材料的收集、整理、归档，保证基建、设备档案的完整与齐全。（四）集中统一管理本单位全部档案，做好本单位档案的收集、整理、鉴定、编目、

4、编纂等项工作，为档案的利用打下良好基础。（五）加强档案保管工作，做好以防火、防潮、防高温、防盗、防虫为主的“八防”工作，确保档案的完整与安全。（六）严守档案机密，防止档案丢失及失、泄密。（七）执行档案的利用借阅制度，积极开发档案信息资源，为本单位安全生产建设服务。（八）工作调动时，应及时做好档案及档案工作的交接手续。 第三章 文件材料归档制度（一）归档范围：1、凡本单位在各种工作活动中形成的，具有查考利用价 值的文字、图表、声像等各种载体的历史记录均属归档范围具体可分为文书档案、会计档案、科技档案、声像档案和专门档案等门类。2、属归档范围的文件材料，任何个人不得据为己有。3、反映本单位历史面貌

5、的大事记、报刊、杂志及其剪报等资料，也应归档。（二）归档时间1、文书档案：应于工作结束后及时移交档案管理人员。由档案员统一立卷归档。2、科技档案：基建档案应以工程项目为单位，竣工验收后立即归档；设备档案应于购买开箱后及时归档。3、声像档案：可采用随时归档的方法，不定期向档案管理人员移交归档。4、专门档案：按专门档案管理有关规定的时间进行归档。（三）归档要求1、归档的文件材料必须完整、准确、齐全。2、每一会议、专题、事件、项目、课题的文件材料应分别集中立卷。本级重要文件及其上级、同级直接针对性的文件应合一立卷，永久保存；其他文件则分级立卷，长期或短期保存。3、归档文件材料要求纸张完好，字迹清楚，

6、不得使用铅笔、圆珠笔或复写纸书写。4、文书档案、科技档案、声像档案、专门档案由档案员按规范进行收集、整理、立卷、归档，并编写案卷目录及全引目录。第四章 档案保管制度（一）本单位形成的各种门类、载体的档案，由档案室集中统一管理。（二）档案管理人员对所保管的档案要登记造册，分门别类存放，并定期清点，防止丢失。（三）加强档案库房、箱柜的管理，按照防火、防盗、防光、防潮、防高温、防有害生物、防污染、防尘等“八防”要求，确保档案的完整安全。（四）档案管理人员必须严格遵守国家保密法规，防止档案失落、泄密事故的发生。（五）做好登记及统计工作。对档案的收进、移出。保管、利用等情况进行完整、系统的登记和准确的统

7、计。（六）对超过保管期限的档案，须按规定程序进行鉴定、销毁。严禁擅自销毁。（七）档案室由档案员专人保管。档案员请假外出时，须由领导指定代管人员。档案员工作调动时，须办理移交手续。 第五章 档案利用、借阅制度（一）档案管理人员要编制档案的检索工具，为档案的开发利用创造条件。（二）档案管理人员要积极主动提供档案信息，为本单位安全生产建设服务。（三）本单位档案原则上只供本单位查阅利用，外单位因工作需要查阅利用，须经有关领导同意。（四）借阅档案必须说明查阅目的，并按规定先填写“档案借阅登记簿”的有关栏目。（五）查阅档案时，要爱护档案。严禁在档案上任意勾划、拆卷、撕页、涂改，确保档案的原貌与安全。（六）

8、查阅时，一般只看有关档案内容，若需复印，须经档案管理人员同意，并不得超出查阅范围。（七）档案一般不外借，若特殊情况需外借，须经分管领导批准，并保证定期、完整归还。 第六章 档案鉴定制度（一）根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的机关档案工作条例的精神，认真地进行档案鉴定工作，使保存的档案既精炼又完整，更好地发挥档案的作用。（二）根据档案保管期限表的规定，作为鉴定档案保存价值的标准。结合本单位档案的实际情况，对到期的档案进行鉴定，确定存毁。（三）鉴定工作在鉴定小级领导下定期进行，以保证档案鉴定工作的质量。（四）采取直接鉴定法对档案进行逐份鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，分别填写档案留存和销毁消册，

9、注明鉴定日期，由鉴定人员签名。（五）凡要销毁的档案，都必须经鉴定小组审查提出意见，连同销毁清册一并报批。方能销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。（六）要销毁的档案，应另行妥善保管，采取“缓期执行、以观后效”的办法。观察一个时期，经实践证明确无保存价值后再销毁。销毁时要严格执行保密规定，指定二人负责监销。监销人员要在销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期。 第七章 档案保密制度（一）档案室应由专人管理，其他人未征得管理人员同意，不得随意进入。（二）档案管理人员要认真贯彻执行保密法，严守党和国家有关保密工作规定，严禁泄露档案材料中的秘密。（三）借阅档案必须登记，外单位人员查阅本单位档案必须持组织

10、介绍信。无特殊原因，档案一般不外借。（四）经鉴定，批准销毁的档案材料，应按规定程序销毁，不得当废品处理。（五）档案员要严守岗位，外出时须保存好档案资料，关好门窗。（六）档案员一旦发现档案丢失，应及时向领导和有关部门报告，及时采取措施，并追究有关人员责任。第八章 档案室管理制度、按规定将档案分类排放、排列整齐。、保持档案室清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作。、严格执行安全制度，档案室内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品，经常检查档案室消防器材。、非经允许，外人不得随便进入档案室。、管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管档案室钥匙，确保档案室安全。、熟悉档案室情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。对已破损和字迹退色的档案，应及时复制。、有档案室温湿度记录，掌握温湿度变化情况，进行分析，制定管理计划。、未经批准，任何人不准将档案带出档案室，更不准私自摘抄、外传，要严格遵守保密制度。9、进档案室查阅资料，查阅者不得大声喧哗，不得抽烟。查阅人要爱护档案，不得撕页、涂改，一旦发现由查阅者负全部责任。