药品招投标管理办法.doc

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1、药品招投标管理办法一、概述药品招投工作是关系公司生死存亡大事，公司上下均应积极支持协作；营销中心更应通过权衡调度市场一二线相互沟通、协作，紧密联系、协同作战，共同把招投标工作做好。药品招标工作分成内部操作和外部运作两部分。内部运作就是招标信息获得，招投标资料准备，投标报价网上操作，内部工作主要由公司总部招投标专员负责；外部运作则是指对招投标涉及相关单位进行攻关、协调、沟通，外部工作主要由处方药大区经理负责。通过公司权衡调度，内部和外部工作人员相互沟通、协作、配合，紧密联系、协同作战，共同把招投标工作做好。二、招标专员职责要求（内部操作） 1、招标信息获得。招标专员原则上必须对正在进行招投标网络

2、平台每天关注两次，即将进行一天关注一次，没有开始或已结束三天一次。并对信息及时解读，做出相应处理。2、历年资料准备。积累收集以前年度包括取价省份中标价格数据以及竞品报价数据资料，历年影响报价主要因素等资料。3、解读标书 及时解读标书，并以书面形式汇报解读内容至营销中心各位总监及总经理（汇报内容详见附表一）。着重对解读标书关键点和不同点提出建议；对不清楚、不明白问题提出来讨论或要求大区经理到当地了解清楚后反馈，以利后续工作跟进。4、招投标资料准备招投标资料准备要根据招标文件要求及时、准确备齐，在规定时间内送达指定地点，不得延误，否则极有可能使企业失去招标资格。招投标资料一般分为三大类：一是企业资

3、料，二是产品资料，三是委托资料文件。招标专员必须在规定时间（提前一周以上）前沟通协调好法定授权人（资料接收、递交人），按照招标办要求做好招投标文件，并把资料邮寄给法定授权人。在规定时间内对接收方进行接收和否确认并确认所寄资料是否符合要求，如有遗缺则及时补发。投标文件需要尽可能制作精美，出去文件代表公司形象，良好纸质，打印复印整理清晰标书，给人良好印象，争取第一好感，反映公司整体素质。 4、招投标网上操作招投标网上操作一般涉及：一是网上企业资料填报；二是网上投标价格填报；三是最终中标价格确认；四是配送企业点击和确认。（1）资料信息维护 资料信息，实际上就是投标资料所准备纸制文件上具体内容。在网上

4、将这些信息一一进行入录，形成电子版本档案。 上述工作必须在规定时间内及时准确完成。（2）投标价格投报、解密、中标价确认 品种报价具有严格时间性，需要在规定时间里进行投报，否则被当作弃标处理。招标专员在报价之前首先必须吃透招标文件精神，确定好几轮投标价格范围，并且需要查询同类产品历史报价及其他省份报价，及时关注同类品种投标价格，提出合理化报价建议，根据大区经理及总监要求及时准确进行报价，解密及价格确认。（3）配送企业点击和确认招标专员要了解配送规则，并及时和大区经理、经销商沟通，根据大区经理及经销商要求在规定时间内点击和确认配送公司。5、相关工作（根据各省情况而定）（1）物价办理工作 根据备案省

5、物价局或发改委要求，制作物价文件并交和临床大区经理办理物价报备。（2）产品增补工作 根据招标办要求对平台没有产品提供相关材料进行增补。（3）价格申诉工作 针对招标办或物价局提出一些不合适限价，寻找申诉理由，结合大区经理等各方面意见编写申诉材料。6、及时将各阶段确标价格通报给大区经理、营销总监和总经理。7、整理资料归档招标专员必须将招标过程中形成重要资料，按照归档文件要求装订成册，归档备查。重要资料指：每次申报价格明细表、确标价格表（含主要竞品价格表），价格申报过程各岗位签署意见表，解读标书建议、总结分析资料等等。8、招投标工作总结和分析 9、履职考核：以上工作，若责任人不认真履职，处三百元罚金

6、；造成严重不良后果者，处责任人一千元罚金直至除名处分。三、大区经理职责要求（外部运作）大区经理是本省招投标第一责任人，事前需要尽量掌握和获得招标流程、投标价格确定原则、标底价格确定原则、品种入围原则、专家人员选择、政府部门对招标结果要求等准确信息，以采取相应对策。主要工作如下：1、解读标书 及时解读标书，并以书面形式汇报解读内容至招标专员及营销总监,(要求和前相同）。 2、招标培训会及答疑会参和 积极参和招标办组织各种培训会及答疑会，了解招标动向及正确理解标书各项条款。 3 、对招标专员各项工作进行督促指导 对招标专员在实际操作中碰到各种难题及时进行指导，对自身也无法解决问题积极寻求招标办帮助

7、。4、招标文件审核和递交督促招标专员对招标文件制作、完善；查收和审核招标文件，并及时将招标文件递交到招标办。5、提出合理化报价建议，填写附表四：普正产品投标及报价表在招标办规定报价时间内及时以传真或电子邮件形式反馈报价结果，并说明报价理由。反馈时间必须在报价截止前6小时以上，以便总部分析、讨论及最后决策。对需面对面谈判品种，需及时提出申请，以便总部派员参加。6、政府攻关工作负责和招标所涉及相关人物前期沟通和拜访，找准关键人物取得支持和帮助工作。（1）药品招标办 了解限价制定规则，并为较低限价寻找限价申诉理由，找到相关负责人员，力争申诉成功。掌握报价规则，找到有效报价方法，在确标产品中标同时能保

8、证以较高价格中标。熟悉评标细则，力争找到评审专家，影响评审专家在主观评分上给我们高分。了解面对面谈判规则，掌握谈判专家名单，通过做专家工作，影响面对面谈判结果。（2） 物价部门 通过和物价部门沟通，争取以企业自主定价进行物价备案，至少备案价格能符合差比价规则，不比同类产品价低。（3）攻关费用申请和使用 遵循先请示申请批复后使用原则。费用申请必须写明费用使用原因、用途，可能达到效果。及时反馈使用过程情况，评估效果。7、对于OTC产品履行同样职责，配送企业选择及报价由OTC地区经理反馈上报，征求营销总监意见确定后报出。8、将招标信息、点配送要求、中标结果等信息及时和客户沟通到位。9、配送企业确定

9、报价前应对可行性配送企业进行摸底了解，并在中标后三日内将确定配送企业名单提供给招标专员（填写附表二），以便在网上进行操作确认。10、产品申诉对低于公司限价品种必须申述、对因竞争力考虑需个别申述产品大区可积极提出申诉理由，以便招投标专员整合资料行文上报。11、招标费用申请和使用依据费用性质不同分别申报，逐级审批流程：（1）对招标所需固定费用例：报名费、中标服务费、履约保证金等由大区经理提供发票，经招标专员证明，分管营销总监签字报账；（2）履约保证金由招标专员进行登记，收据原件由财务部负责保管，大区经理备复印件进行日常管理。到期后，财务部负责监管、督促及时回收；大区经理负责请领申报和事后追回，工作

10、变动应及时办理履约保证金复印件交接工作；（3）招投标预算内攻关费用，由大区经理根据公司财务要求提出费用申请，内勤投标专员受理、报分管营销总监意见，药事部长签署备案后使用；超预算攻关费用，还应呈总经理签批后在使用。以上费用真实性及核销由大区经理承担责任。12、招投标工作总结和分析 各省招投标工作结束10各工作日之内，大区经理和招投标专员分别对该省招投标工作进行总结和分析，并用书面形式总结报告至营销总监和药事部，择机安排时间召开总结会。 13、履职考核：以上工作大区经理均应全程参和，若责任人不积极履职，处一千元罚金；造成严重不良后果者，处责任人三千元罚金。四、报价原则及审批权限1、实行领导负责制原

11、则，所有产品低于上年度或公司最低限价最后定价报出，都必须经过分管营销总监审批认可后报出。2、最低价控制原则。所有投标品种报价，原则上不得突破公司制定最低价（招投标品种最低报价表，即表三，每年修改一次），如需突破，必须报营销总监或呈总经理批复后报出。否则，属违纪，处责任人三千元罚金；造成严重不良后果者，处责任人五千元罚金直至除名处分。3、下级服从上级原则。各省价格确定，先由各省大区经理提出意见，招标专员提供他省价格情况报公司综合平衡后，由分管营销总监确定每轮最后报价。4、全国一盘棋控制原则，为维护好产品价格，需要各省大区经理共同配合，不得各行其是，为争取和维护好价格齐心协力。五、总结考评每个省招

12、投标工作结束以后，大区经理和招标专员整理书面工作总结，并填写附表五，给自己工作自评打分交分管营销总监打出考评总分。对在工作中做出突出贡献个人予以表彰和奖励；对违反本规定人和事指出批评，情节严重按章处罚。六、本办法至发布之日起执行，有效期两年，如有变化以新规定颁布后为准。附件一: 挂网标书解读汇报表附件二: 配送商选择表附件三: 2010年产品价格最低报价控制明细表附件四: 普正产品投标及报价表附件五: 招投标工作考核表 （附表一）挂网标书解读汇报表挂网区域： 负责人： 解读时间： 年 月 日 项目内容备注项目名称挂网平台网址招标办联系人及联系电话采购周期采购人投标人要求招标产品目录情况报名时间

13、投标人递交资料时间目录缺失产品增补时间限价制定规则限价申诉要求及时间报价时间报价规则（竞价、议价、面对面谈判）评标规则中标产品配送要求招投标费用其它特殊事项（附表二） 配送商选择表 填表时间：配送区域配送商名称联系人联系电话招标区域：负责人： （附表三） 2010年产品价格最低报价控制明细表品名规格最高价最低价平均价去掉最高最低平均价通常参考省份均价建议最低报价低于最低价省份（附表四）普正产品投标及报价表 填报人 时间 品名规格单位是否投标初始报价竞价议价第一次报价第二次报价第三次报价人机对话面对面谈判附表五： 招投标工作考核表 省名称： 大区经理名称：招标专员名称：时间： 大区经理履职结果考

14、核（前台）招标专员履职结果考核（后台）工作内容执行情况简介成功和失败记录分值考评得分工作内容执行情况简介成功和失败记录分值考评得分参和培训、答疑会5招标信息获取5招标信息获得5历年资料准备5解读标书提出建议10解读标书提出建议10招标文件审核和递交5投递招标资料制作10对招标专员督导5网上操作、信息维护10提出合理化报价建议10价格投报解密中标确认10配送企业选择5配送企业筛选和确认5政府攻关10申诉材料准备5物价办理工作5招标费用审核、证明5产品增补工作5确标价格通报5申诉攻关和落实10督促大区经理5执行公司政策纪律10执行公司政策纪律10费用申请和使用5整理归档资料5招投标工作总结和分析10招投标工作总结和分析10合计100合计100总监评价总监评价