采购部统计员 岗位作业指导书.doc

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1、第一章 职位说明书第一节 岗位职责职位名称：采购部统计员 直接隶属：采购部经理直接下属：无协调部门：综合计划部、财务部、保管员岗位描述：在采购部经理领导下，负责各类统计报表拟制、文件、资料整理归档工作；负责票据传递、往来明细帐对帐工作；负责按经理下达的定点采购物资订货通知单进行电话订货通知，经经理授权可代其处理日常工作。岗位职责：1、负责每天原料肉、辅料、包装物、低耗品的出入库的统计； 负责对大宗原料，包装物，辅料库存制作日报、周报、月报表工作，及时（日报表每日9点前，周报表每周一9点前）上报有关部门（日、周报表报采购部经理、储运部经理、综合计划部经理；月报表报采购部经理、分公司总经理、财务部

2、成本会计）。 2、负责每月原料肉、辅料、包装物及低耗品的盘点工作，月末盘点表 5日前上报。3、收到外购物资发票后，按公司要求履行各项签字手续并及时送交财务。4、负责与有购货合同的供应商发订货订单的工作，按时完成综合计划部及公司内部所需各种报表工作。 5、负责与财务部成本会计核对供应商往来帐。6、负责检查保管员物资帐、物是否一致。7、对公司下发的各种文件、供应商的各种资质证明（如：原料肉的检疫证明、防五证明、清真证明、供应商各种经营证照等）、物资标准等，及时整理归档。 8、对供应商建立详尽的供方档案， 有新增客户及时索要各项有关资料并记录归档，保证资讯准确，同时把各种订货合同整理归档。 9、按台

3、帐格式填报各种物资采购、付款、挂帐等记录，月末将各种数据汇总后报采购部经理。 10、协助采购经理做好外购物资采购及日常事务性工作。 11、12、代经理接听电话时，有理有度地回答供应商提出的问题，保持良好的客户关系，并记录电话内容，上报部门经理。第二节 主要权利 1、有权要求保管员提供所需的各种物资库存、用量等相关数据。 2、有权检查保管员的帐物管理情况。3、特殊情况由经理授权，有权处理采购部日常事务。第二章 常规工作内容第一节 填报各类报表一、日报表每日9：00时前报出分公司内包装、原辅料购入、消耗、库存日报表与包装物购入、消耗、库存日报表，交采购部经理、储运部统计、分公司总经理各一份。二、周

4、报表每周一9：00时前报出库存原料肉周报表、分公司内包装、原辅料购入、消耗、库存日报表与包装物购入、消耗、库存日报表，交采购部经理、分公司总经理、综合计划部各一份。三、月报表每月5日前报出库存积压辅料、内包装、包装袋报表、分公司内包装、原辅料购入、消耗、库存月报表与包装物购入、消耗、库存月报表，交采购部经理、分公司总经理、综合计划部各一份。四、其它报表1、 对于相关部门及主管领导索取的各类数据，编制报表后上报。2、年末，对各类物资的购入与消耗情况进行汇总，上报采购部经理、分公司总经理、综合计划部。第二节 办理物资入库手续1、采购部统计员对各类外购物资的购货发票、入库单的名称、数量、单价、金额进

5、行逐一核对。2、核对无误后持购货发票、入库单，交采购部保管员、采购部经理、分公司总经理在购货发票上签字，方可办理入库手续。3、如是外购的原辅料、包装物、竹签等物资，需品控部进行验收的，在交采购部保管员、采购部经理、分公司总经理签字的同时，还应请品控部经理在购货发票上签字确认，方可办理入库。4、凭签字后的单据在采购部应付账款往来账、流水账上进行登记，月末采购部统计就应付账款余额与财务部成本会计进行核对。5、将签字后的购货发票与入库单送达财务部成本会计处，将购货发票的抵扣联交财务部纳税会计。第三节 物资订购采购部统计员负责协助本部门经理对辅料及包装物进行订购。一、外购物资1、填写订货通知单，交采购

6、部经理、分公司总经理签字后，向供应商发送传真。2、 传真发送后，随时询问发货情况及是否开具增值税发票。二、市内物资的采购1、对于本市内原辅料的采购，有固定供应商的，由采购部经理根据原辅料的库存情况，通知统计员进行电话订购。2、电话订购向供应商讲明，品名、数量、 送货时间及增值税发票的开具情况。第四节 电话接听与传真收发一、电话接听1、接听如是采购部统计业务范围之内的，可向对方做出答复。2、如采购部经理不在，对于统计员无法做出答复或解决的事宜，则由统计员将接听电话的内容，在本人待办单上详细记录，待采购部经理回来后，及时汇报。二、传真的收发1、 接收传真（1）本部门接收的传真内容主要有：发货包裹票

7、、供应商提供的辅料质量标准、对经供应商确认的购货合同、与供应商的对账单等。（2）接收到的传真应交采购部经理审阅后，进行妥善保管，存档备查。如接收的是对账单，则应立即送至财务部成本会计处。（3）如接到的传真收件人为其它部门人员，在接收后立即送达该部门。2、 发送传真（1）本部门发送传真的主要内容有：购货合同、货物接收回执单、为供应商提供电汇底联、为新供应商提供发票名目及发货接收地址、上报给综合计划部的各种报表。（2）购货合同传真至供应商处后，应随时打电话进行督办，购货合同回传后，复印两份，交财务部一份，采购部自留一份存档备查。第五节 工作总结待办单一、 日工作待办单1、待办单要放在办公桌上的明显

8、位置，便于提醒自己。2、随时记录待办事项，经常查看待办事项，排列好各事项工作顺序，一个工作日的工作完成后，要认真进行总结，并制定次日工作计划，填写待办单。上一个工作日的待办事项未完成，应誊写到次日待办单上。3、将当日工作项目记录，做出总结。二、月末工作总结1、每月30日16：00时前将月工作总结报人事行政部经理处。2、月工作总结应按公司规定的格式填写，内容真实全面不漏项。第六节 部务管理一、会议记录1、每周一参加由采购部经理召集采购部全体人员参加的部务会议，并做会议记录。2、对一周内的工作向采购部经理做出汇报。3、做好会议记录，存档备查。二、考勤管理1、对采购部全体员工的出勤情况进行记录，员工

9、病事假应履行公司规定的手续。2、每月月末，采购部统计员将考勤表交本部门经理签字后，交人事行政部经理、分公司总经理签字后，送财务部成本会计处。三、文件的归档与管理1、 公司文件（1）对集团、分公司下发的文件按下发的先后顺序逐月归档。（2）文件的借阅应请示本部门经理后，履行借阅手续。2、 供应商档案（1）供应商档案的主要内容应包括：营业执照、税务登记证、卫生许可证、质量、卫生监督检验报告等。（2）供应商档案编号后存档。（3）供应商档案应严格保密，确需借阅应请示采购部经理后，履行公司借阅手续。3、购货合同（1）与供应商签订的购货合同，应按合同接收时间的先后顺序，编号后归档。（2）购货合同应严格保密，确需借阅应请示采购部经理后，履行公司借阅手续。4、其它资料（1）对于采购部有关业务的请示单及报表等相关资料，要按时间发生的先后顺序进行存档。（2）资料的保管应遵循公司的保密原则。