第一章财务管理软件工具Excel基本知识.doc

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1、第一章 财务管理软件工具Excel基本知识第一节 Excel2000中文概述 一、Excel的基本特点（一）强大的表格处理功能Excel是一个以“表格”方式处理数据的软件，又称电子表格。（二）丰富的函数Excel 提供了大量的函数，Excel内置有大约330个函数，这些函数可分成11大类：数据库函数，日期和时间函数，工程函数，财务函数，信息函数，逻辑函数，查找和引用函数，数学和三角函数，统计函数以及文本和数据函数。 Excel内置有50余个金融财务方面的函数。（三）强大的绘图功能（四）丰富的分析工具 方案管理器 单变量求解 规划求解 模拟运算表 进行统计分析 利用数据透视表对数据重新组合等 （

2、五）强大的宏功能（六）利用外部数据功能 当数据量比较大或有现成的数据来源如网络资源、数据库资源等可供应用，就需要采用导入的方法。 从Excel菜单上的“文件”“打开”命令处，就可以直接读入数据库文件、Web文件、XML文件、文本文件以及其他电子表格式的文件等。 从外部导入数据的另一种方法是建立数据查询。根据数据源的不同，查询可以分成“Web查询”和“数据库查询”两大类。二 、 Excel的用途 Excel的用途十分明确，就是管理数据。 Excel与数据库用途不同。数据库主要用于收集和存储数据；而Excel是在数据库的基础上，对其数据进行提取、处理和分析，生成可以用于辅助决策的信息。 创建数据间

3、的逻辑关系 利用数据间固定的逻辑关系进行试算分析 三、Excel的启动与退出 Excel的启动一般有以下3种方法 1、在Windows任务栏选择【开始】菜单中的【程序】菜单项，在子菜单中选择【Microsoft Excel】，单击，即可启动Excel。 2、用鼠标双击桌面上的Excel快捷图表，即可启动Excel。3、用鼠标双击任何一个扩展名为.xls的Excel的工作簿文件，即可启动Excel。启动Excel后，显示屏幕上就会出现Excel的工作窗口，如图19标题栏菜单栏常用工具栏格式工具栏编辑栏水平分割条活动单元格垂直分割条名称栏全选钮工作表标签标签共动按钮Excel的工作窗口项目含义 1

4、、标题栏 标题栏用于识别窗口名称，显示了当前正在操作的Excel文件名称（如Book1） 2、菜单栏 3、常用工具栏 4、格式工具栏 5、编辑栏 在一个单元格输入数据时，数据同时也显示在编辑栏中。编辑栏的功能就是输入或修改数据，但单元格中数据较多时，在编辑栏中进行修改时很方便的。 6、全选按钮 单击铨选按钮，就会选择当前工作表中的所有单元格，再次单击则取消选择 7、工作表标签 工作表标签主要包括标签滚动按钮和工作表标签按钮 工作表标签按钮表示在一个工作簿中的各张工作表。在默认情况下，Excel只打开3个工作表：Sheet1、 Sheet2 、 Sheet3。可以修改增加或减少工作表。Excel

5、的退出常用的几种方法 1、单击Excel窗口右上角的关闭按钮 2、选择【文件】菜单中的【退出】命令 3、双击Excel窗口左上角的控制菜单按钮 4、使用快捷键“Alt+F4” 注意：退出命令和关闭命令的区别 当打开多个工作簿时，可先按住Shift键，然后单击“文件”菜单中的“全部关闭”命令，则会将所有打开的工作簿窗口关闭。第二节 Excel 的工作簿一、有关概念 1、工作簿：在Excel中创建的文件就是工作簿，工作簿就是由一个或多个独立的工作表组成，工作表最多可有255个。新建的工作簿，系统自动取名为：“Book1”，其扩展名为.xls。 2、工作表：工作表就是人们常说的电子表格，当新建一个工

6、作簿时，系统默认3个工作表：Sheet1、 Sheet2 、 Sheet3 。工作表是由许多横向和纵向的网格组成，横向的成为行，纵向称为列，网格称为单元格，一个工作表最多有65536行和256列。见图1-10。图1-10 Excel最大的数据容量 3、单元格：单元格是工作表的最小单位，由他所在的行号和列标所确定的坐标来表示和引用，在表示或引用单元格时，列号在前，行号在后如A1 由于一个工作簿可有多个工作表，可以在单元格前加入工作表名称来区分不同工作表的单元格，如Sheet2!B6就表示工作表“Sheet2”中的 “B6”单元格，特别要注意在工作表和单元格之间要加“！”号 4、活动单元格：活动单

7、元格也称当前单元格，是指当前正在使用的单元格。活动单元格可以是一个单元格，也可以是单元格区域。活动单元格四周有粗边框包围。 5、公式：公式是对工作表数据进行运算的表达式，可以进行数学运算、比较工作表数据或合并文本等。在公式中可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿的不同工作表的单元格、或不同工作簿的工作表的单元格。在输入公式时，公式前面要有“”号。 有关概念的演示。工作表Sheet1中的D5单元格引用工作表Sheet2中H6和E7单元格的数值，求D5H6+E7第二节 工作簿操作 工作簿是管理数据的“文件夹”,他以文件的方式储存,一个工作簿可以有多个工作表来表达不同的任务,例如可以建立名为“

8、资产负债表”、“利润表”、“现金流量表”等工作表，以存放不同的内容，他们共同存放在一个工作簿中。一、工作簿的创建、打开与保存 1、创建工作簿 2、打开已有的工作簿 3、保存工作簿。保存新建文件与保存被修改后的文件的区别；保存新建文件与另存文件的关系 二、在工作簿中使用工作表 （一） 在工作簿中切换工作表 工作表切换的方法主要有： 1、例用快捷键“Ctrl+PgUp或Ctrl+PgDn”其中“Ctrl+PgUp”使切换到前一张工作表，“Ctrl+PgDn”使切换到后一张工作表。 2、单击标签滚动按钮进行切换。 (二) 选定工作表：单选、连续多选（Shift）；不连续多选（Ctrl） （三）插入工

9、作表 （四）移动工作表：在同一工作簿中移动、在不同工作簿中移动 （五）复制工作表复制工作表的方法与移动工作表的方法是相同的，只不过是将移动命令变为复制命令即可。 （六） 重新命名工作表 （七） 删除工作表第三节 工作表的编辑一、输入数据 （一） Excel中的数据类型 Excel所能接受的数据类型多种多样，可以是数字、文本、公式等，但归纳起来，可以分为三种： 1、标签。标签就是文字，他没有大小，Excel也不对其进行计算。 2、数值。数值就是我们常说的数，他有大小之分，可以对其进行各种计算。需要说明的是，日期和时间作为数值看待，故它们属于数值。图1-11 Excel中数据的三种类型 标签数值值

10、公式式， 3、公式。公式就是以“”开头的、由单元格名称、运算符号、数值、函数等构成等式。见图1-11。（二） 选择单元格及单元格区域 1. 单元格区域的表示方法 连续区域（：冒号）：第一个和最后一个单元格引用中间用冒号“:”连接，表示由若干连续单元格组成的区域。 如：A5:C5 合集区域（,逗号）：单元格引用间用“,”连接，表示互不相连的单元格组成的区域。如：B5,D6,B7,D8 交集区域（空格）：两个单元格引用间用“ ”空格连接，表示两个单元格引用的公共单元格区域。 如：B1:C3 C2:D5是指两个单元引用的公共区域C2:C3 区域运算2. 选择单元格区域 连续单元的矩形小区域 选择包含

11、若干连续单元的矩形大区域 选择一行或一列 选择若干行或列 选择整个工作表 选择合集区域或交际区域（三） 简单的数据输入 1、输入数值 1234、0.123、1.2345E4、0.12、1.2E-2 输入分数时，为避免将输入的分数使作日期，应在分数前键入0，如键入“0 12” 在默认状态下，所有数字在单元格中均右对齐。 2、输入文本 文本数据是指不是以数字开头的字符串，他可以是字母、汉字、数字组成。文本在单元格中的默认对齐方式是左对齐。每个单元格最多可包含32000个字符。 如果要在一个单元格中输入多行文本，可以在输入每行文本后，按Alt+Enter硬回车 如果需要将一个数字作为文本来处理，只要

12、在输入数据时先输入一个单撇号（），如邮政编码(066004)、学生学号的输入(0711020227)。Excel就会把该数字作为文本处理，将它沿单元格左侧对齐。 如果要在单元格中输入硬回车，可按ALT+ENTER键。在画表格时经常使用，见图1-13 中的B3单元格。 如果要迅速以上方单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+D键；如果要以左侧单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+R键。3、输入日期和时间 输入日期的格式为“年月日”；时间的输入格式为 “时：分” 如果要在同一单元格中同时键入时期和时间，需要在其间用空格分隔。 时间和日期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。 输入当天的日期

13、，可按Ctrl+；(分号) 4、输入公式 Excel最大的功能在于计算，只要输入正确的计算公式之后，就会立即在活动单元格中显示其计算结果。如果单元格中的数据有变动，系统也会自动调整计算结果，使用户随时能够观察到正确的结果。（四） 特殊数值或文本的输入1、相同数值或文本的输入 采用填充的方法输入数据 采用数组输入的方法输入数据 2、等差或等比数列的输入3、采用公式输入特殊数据 在有些情况下,某些单元格之间的数据存在着相互制约关系，例如某企业的客户表，甲类客户的价格折扣为10，乙类客户的价格折扣为5，假如客户非常多，若一个一个的寻找分类并输入数据很麻烦费时的，而利用公式输入方法则可以很方便地输入相

14、关数据。 使用IF函数自动填充 4、自定义填充二、输入公式 运算符及其优先级别 公式可以进行诸如算术运算、比较运算、文本运算及引用等，各种运算有不同的运算符以及不同的运算先后次序表1-1 算术运算符运算符运算符名称含义操作举例运算结果+加号加=10+515-减号减=10-55*星号乘=10*550/斜杠除=10/52脱字符幂=105100000%百分号百分比=200%2表1-2 比较运算符表1-3 文本运算符运算符运算符名称含义操作举例结果&连字符连接数据或文本=“t”&“检验”=A1&B1(注：单元格A1为数字2002，B1为数字02)t检验200202表1-4 Excel公式中运算符的优先

15、级顺序优先级顺序运算符说明1（高）：（冒号）引用运算符2（空格）3，（逗号）4-负号5%百分号6乘幂7*和/乘和除8+和-加和减9&连接两串文本（连接符）10=、=、=、比较运算符表1-5 Excel中的运算函数函数类别 示例逻辑函数IF(判断)，NOT(非)，OR（或），AND（与），TRUE(真)，FALSE（假）数学函数 LOG（对数），POWER(乘幂)，SQRT(开平方)，COS(余弦)，FACT(阶乘) 统计函数VAR(方差)，MEDIAN(中位数)，NORMSDIST（标准正态分布）金融函数 NPV(净现值)，FV(终值)，INTRATE(利率)，YIELD（收益） 公式的显示

16、单元格与单元格区域的引用 1、单元格地址（Cell address) 单元格地址主要指出在Excel工作表中，一个单元或一组单元格的位置，以便 Excel由此参考（reference)辨识引用单元格的位置，以进行数据处理。在工作表中使用“地址”基本上有两种形式： 绝对地址（absolute address ) 相对地址（relative address ). 相对地址（relative address) 相对地址以某一特定单元为基准来对其他单元格进行定位。 相对地址的表现形式：B1 A6:B9 绝对地址（absolute address) 绝对地址则直接告诉Excel某些单元在工作表格中的确切

17、位置，绝对地址的标识符为$ 。 绝对地址的表现形式：$B$1 $A$6:$B$9 例 1-4：绝对地址与相对地址的表示。2、单元格引用 在输入公式时，可以输入某数值所在的单元格地址，还可以输入单元格的名称，这就是引用。 相对地址与绝对地址之间的最主要差异在于函数或公式中对单元格的引用。 相对引用是指公式中的单元格引用是基于单元格的相对地址(例如A1) 。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。默认情况下，公式使用相对引用。 特点：原公式与原参数和移动后的公式与新参数的之间的距离保持不变。 绝对引用是指公式中的参数以单元格的绝对地址表示。绝对引用单

18、元格的公式，无论将其复制到什么位置，总是引用特定的单元格。如果多行或多列地复制公式，绝对引用将不作调整。 混合引用 单元的混合引用是指，公式中参数的行用相对地址、列用绝对地址，或行用绝对地址、列用相对地址。 例：$A6 A$6 A$6:$B9 相对引用与绝对引用之间的切换 如果创建了一个公式并希望将相对引用更改为绝对引用（反之亦然），有一种简便的方法，可先选定包含该公式的单元格，然后在编辑栏中选择要更改的引用并按F4键。每次按F4键时，Excel会在以下组合间切换：绝对列与绝对行（例如，$A$1）；相对列与绝对行(A$1)；绝对列与相对行($A1)以及相对列与相对行(A1)，当切换到用户所需的

19、引用时，按回车键确认即可。例15：相对地址与绝对地址的运用。例1-6，已知个月份销售量和销售成本，计算个月份的销售收入和销售利润。资料见图1-14。计算结果图1-16例1-6：销售收入计算过程：第一步，在D7单元格中输入公式“=D5*D6”，计算一月份的销售收入。第二步，拖动单元格D7右下角“填充柄”进行复制填充，即可得到单元格E7、F7、G7、H7的计算公式和计算结果。见图1-15。 销售利润的计算过程：第一步，在D8单元格中输入公式“=D7-$D$3”，计算一月份的销售利润。第二步，拖动单元格D8右下角“填充柄”进行复制填充，即可得到单元格E8、F8、G8、H8的计算公式和计算结果。见图1

20、-16。四、输入Excel的函数函数是一个预先写好的特殊公式，根据一个或多个参数执行操作，并返回一个值。函数可以单独使用，也可以作为较大公式的一部分。 函数的基本语法 Excel函数的基本上由三部分组成，即函数名称、括号和参数。 函数名称(参数1，参数2，,参数n) 函数名称：指出函数的含义； 括号：括住参数的符号，即括号中包含所有参数； 参数：告诉Excel所欲执行的单元格或数值,参数用逗号隔开。 图1-17 函数图示 在使用函数时，应注意的问题： 函数名称与其后的括号“（”之间不能有空格； 当有多个参数时，参数之间要用逗号隔开； 参数部分总长度不能超过1024个字符； 参数可以是数值、文本

21、、逻辑值、单元格或单元格区域地址，也可以是各种表达式或函数。 函数中的逗号、引号、等多是半角字符，而非全角的中文字符。 参数的类型 基本参数有五种类型： 1、数值 在一些函数中，需要数值型参数进行运算 =SUM(10,20,30) 2、单元格引用 函数中的参数可以是单元格引用 如：A1 $D$5 C2:D6等 3、正文（文字） 函数中的参数可以是正文。在参数中使用正文是需要用双引号括住。如忽略双引号，则Excel便当名称来处理。例1-7 ： 在B3单元格输入公式 LEN（”SALES”） 该函数式求字符串的长度。 4、逻辑值 逻辑值本只有“真”和“假”两种。使用逻辑值时，可直接键入TRUE或F

22、ALES，也可以用以表达式来取代其中的参数。IF函数条件参数的“真”与“假”取决于表达式 IF（H1=60,”及格”,“不及格”） 例3：设IF函数中的条件参数始终为“真” IF（TRUE,参数,参数）条件为假，执行该参数条件条件为真，执行该参数执行该参数 例1-8：假设A10单元格是学生的成绩，如果成绩不小于90为优；小于90但大于等于80为良；小于80但大于等于70为中；小于70但大于等于60为不及格，否则为不及格。 =IF(A10=90,”优“,IF(A10=80,”良” ，IF(A10=70,”中”,IF(A10=60,”及格”,“不及格”) 5、 名称（名字）为了使所使用的函数更加容

23、易理解和维护，可以用名称作为函数的参数。 6、其他函数或公式函数的参数可以是其他函数或公式。如果函数的参数本身就是函数或公式，称其为嵌套函数。如所得税的计算例1-9：个人所得税计算个人所得税计算表应税所得额税率速算扣除数50050200010255000151252000020375400002513756000030337580000356375=1000004515375 7、 数组。（三） 单一函数的输入方法 函数的使用有两种方式 1. 直接在公式中输入函数 这种方法是选择单元格，输入“”号，然后按照函数语法直接键入。 例1-10：某厂成品库存有空调、电扇、冰箱、产品种类、数量众多，管理

24、难度较大。 利用VLOOKUP（查找与引用函数）仓库管理员要想得知各种产品的具体情况，只需要输入名称便可轻松得到该产品的库存情况。 VLOOKUP函数介绍：用于搜索表区首列满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的行列号，在进一步返回选定单元格的值。 VLOOHUP函数所包含的参数 VLOOKUP(loop_value,table_array,col_index_num,range_lookup） loop_value:需要在数据表第一列中查找的数值 table_array:需要在其中查找数据的数据表 col_index_num: table_array中待返回的匹配值的列序号 range_l

25、oopup: 逻辑值，指明函数VLOOKUP返回是匹配是精确匹配还是近似匹配 range_lookup为TRUE时要求数据表中第一列的数值必须按升序排列，否则函数不能返回正确的值，如range_lookup为FALSE则不必排序。 如果range_lookup为TRUE或省略，则返回近似匹配，也就是，如果找不到精确匹配值，则返回小于loop_value的最大数值；如果range_lookup为FALSE，函数VLOOHUP将返回精确匹配。如找不到，则将返回错误值#N/A。例1-10：某厂成品库存有彩电空调冰箱，产品数量品种较多管理难度很大 操作过程2. 使用插入菜单的函数命令 如果某企业客户繁

26、多，已知其应收帐款明细表，先从该表中查找某客户欠款。这一功能可通过数据库函数DGET来实现。 DGET函数介绍：从数据清单或数据库中提取符合给定条件唯一存在的值。 DGET函数所含的参数：DGET（datebase,field,criteria) datebase:构成数据清单或数据库的单元格区域 field：指定函数所使用的数据列 criteria:唯一组包含给定条件的单元格区域例1-11:（四）、嵌套函数的输入方法 函数中的参数为另外一个函数，称为嵌套函数。 需要注意的是，函数的嵌套不能超过7级。 例11：假设A10单元格是学生的成绩，如果成绩不小于90为优；小于90但大于等于80为良；小

27、于80但大于等于70为中；小于70但大于等于60为良，否则为不及格。 =IF(A10=90,”优“,IF(A10=80,”良”)，IF(A10=70,”中”,IF(A10=60,”及格”,“不及格”) (五)、公式和函数运算常见错误及分析 在Excel中如果函数中有错误，系统会自动显示出错误信息。 1# 出现此错误的原因是因为公式产生结果太长，超出了单元格的宽度，单元格容纳不下。只要适当增加单元格的宽度就可解决此问题。 2#NIV/0 出现此错误的原因是用户在除法运算中，将除数设为0，或者是在公式中所引用的单元格为空白单元格或是包含0值的单元格。解决的办法是修改除数，使其不为0，或是修改单元格

28、引用，以使所引用的单元格指向不为0值的单元格。3#N/A 此信息表示在函数和公式中没有可用的数值可以引用。当公式中引用某单元格数据时，如该单元格暂时没有数据，就会出现该错误信息。解决的办法是仔细检查函数或公式中引用的单元格，确认已在其中正确地输入了数据。 4#NAME? 如果用户在操作中删除了公式中所使用的以名称表示的单元格，或者使用了不存在的名称以及拼写错误，就会显示该错误信息。解决此问题的方法首先是确认函数或公式中引用的名称确实存在，如果所需的名称事先并没有被确定，用户需要添加相应的名称。其次在输入公式过程中要保证引用名称输入的正确性。5#NULL! 出错原因是在函数或公式中使用了不正确的

29、区域运算符或者不正确的单元格引用。 解决这个问题的方法是：如果要引用两个并不交叉的区域，应该使用联合运算符即逗号；如果确实是需要使用交叉运算符，用户需重新选择函数或公式中的区域引用，并保证两个区域有交叉的区域。 6#NUM! 当用户在需要数字参数的函数中使用了不能被Excel2000接受的参数或公式产生的数字太大或太小，Excel2000不能表示，就会显示信息。 用户在计算过程中如果能够首先检查数字是否会超出相应的限定区域，并确认函数内使用的参数都是正确的，就可以避免出现此类错误。7#REF！ 出现该错误的原因是由于删除了在公式中引用的单元格或者是将要移动的单元格粘贴到了由其他公式引用的单元格

30、中。另外，如果在引用某个程序而该程序并未启动时，也会出现信息。 解决的方法是检查函数或公式中引用的单元格是否被删除，或者启动相应的应用程序。 8#VALUE! 该错误的原因是因为在需要引用数字或逻辑值的单元格时，错误地引用了包含文本的单元格，Excel不能将文本转换为正确的数据类型。 确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值，就会解决此问五 工作表的编排第四节 打印管理附：表12 公 式 常 见 错 误 信 息错误信息错误原因DIV/0！公式的除数为零，如除数使用了指向空格单元格或包含零值单元格的单元格#N/A内部函数或自定义函数中缺少一个或多个参数；在数组公

31、式中使用的参数的行或列于包含数组公式的区域的行或列不一致；在尚未排序的数据表中使用了VLOOKUP、HLOOKUP、或MATCH函数来追踪数值NAME？不能识别的名字。如在公式中输入文本时没有使用双引号；函数名称的拼写错误；公式中使用了错误的名称，或使用了不存在的名称。NULL！制定的两个区域不相交。如使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用NUM！在需要数字参数的函数中使用了不能接受的函数；使用了迭代计算的函数，例如IRR或RATE，并且函数不能产生有效的结果；由公式产生的数字太大或太小，Microsoft Excel 不能表示REF！公式中引用了无效的单元格。如删除了由其他公式引用的单元格VAULE！参数或操作数的类型有错误。如在需要数字或逻辑值是输入了文本#！公式产生的结果太长，单元格容纳不下；或者单元格的日期、时间公式产生了一个负值