销售与收款循环问卷及所需材料.doc

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1、 销售与收款循环内部控制一、有关职责分工的政策和程序公司是否已建立了以下职责分工政策和程序：(1)不相容职务相别离。主要包括：客户信用调查评估与销售合同的审批签订；销售合同的审批、签订与办理发货；销售货款确实认、回收与相关会计记录；销售退回货品的验收、处置与相关会计记录；销售业务经办与发票开具、管理；坏账准备的计提与审批、坏账的核销与审批是 否 (2)各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责，同一部门或个人不得处理销售与收款业务的全过程。 是 否 二、销售环节内部控制(一)预算管理制度: 1、贵公司是否已建立严格的预算管理制度； 是 否 如果建立预算管理制度,请提供预算管理制度文件。2、

2、本年度总销售目标 ；请根据年度预算填写3、本年度主要产品各品种具体销售目标：二销售流程内部控制1、贵公司是否建立定价控制制度； 是 否 如果建立定价控制制度,请提供定价控制制度文件。2、贵公司主要产品是否制定价目表； 是 否 如果建立价目表,请提供价目表。3、贵公司销售政策：现销 ( )、赊销( ) 如果贵公司采用赊销政策，请答复4-7问题：4、贵公司是否建立信用管理部门； 是 否 5、信用管理部门经理： ；信用管理部门经理职责： ； 请提供信用管理部门经理职责手册。 6、信用管理部门对客户的信用调查制度：1客户信用信息获取方式：内部专门人员调查、外部信用评审机构信用评级报告2信用政策应当明确

3、规定定期对客户资信情况进展评估，并就不同的客户明确信用额度、回款期限、折扣标准、失信情况等应采取的应对措施等。 是 否 请提供信用政策文件客户信用调查频率： 7、企业应当利用国家政策性出口信用保险机构的政策支持，防范风险。 是 否 8、贵公司是否建立客户信用信息档案； 是 否 信用信息档案建立人员： 信用信息档案维护人员： 信用信息档案保管人员： 9、贵公司是否建立客户赊销审批制度： 是 否 如果贵公司采用赊销审批制度，请答复(1)-(3)的问题：1贵公司赊销审批人员： ；2贵公司是否由销售人员兼任赊销审批人员： 3贵公司各级审批人员有权审批的信用额度： 赊销额 ，由 审批 赊销额 ，由 审批

4、请提供客户赊销审批制度文件10、贵公司是否指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进展谈判： 是 否 贵公司每笔销售事项谈判人员 个。 销售谈判过程是否形成书面记录 是 否 11、贵公司是否授权专门人员与客户签订销售合同： 是 否 贵公司销售谈判人员是否参加合同订立： 是 否 金额较大，性质特殊合同的订立是否征询法律参谋或专家意见： 是 否 12、贵公司是否建立健全的销售合同审批制度： 是 否 销售合同审批人员： ，职务级别： 销售合同审批人员负责审批的事项： 重大销售合同是否采用集体决策制度： 是 否 销售合同订立是否建立责任追究制度： 是 否 请提供有关销售合同审批

5、制度、权限分配表(不同合同金额审批的具体权限分配)、集体决策制度、责任追究制度等文件13、贵公司是否建立销售合同档案： 是 否 销售合同档案建立人员： 维护人员： 保管人员： 14、贵公司销售部门是否按照经批准的销售合同编制销售方案，并编制销售通知单下达发货部门，组织发货。 销售部门是否采用销售发票通知单方式，下达财会部门，组织销售。销售发票通知单联次： ；各联次功用：第一联： ；第二联： ；第三联： 请提供销售通知单格式范本、销售发票通知单格式范本15、贵公司是否根据销售发票通知单开具销售发票： 是 否 16、销售部门是否负责开具销售发票： 是 否 17、编制销售发票通知单人员与开具发票人员

6、是否别离： 是 否 18、销售发票是否连续编号： 是 否 19、企业应当根据具体情况对办理销售业务的人员进展岗位轮换或者管区、管户调整，防范销售人员将企业客户资源变为个人私属资源从事舞弊活动，损害企业利益的风险。 是 否 20、企业是否建立销售退回管理制度。 是 否 企业的销售退回是否必须经销售主管审批前方可执行。销售退回的货物是否由质检部门检验和仓储部门清点前方可入库。质检部门是否对客户退回的货物进展检验并出具检验证明；仓储部门是否在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告；财会部门是否对检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进展审核后办理相应的退款事宜，并增加对退货原

7、因进展分析的自我评估控制。 是 否 三发货装运流程内部控制：由发货部门人员填写1、发货部门是否收到由销售部门传递的销售通知单： 是 否 2、发运部门是否根据订单，对收到的销售通知单进展审核，负责核对销售订单与销售通知单内容及订单、销售通知单授权审批情况： 是 否 3、发运部门是否严格按照销售通知单所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式组织发货，并建立货物出库、发运等环节的岗位责任制，确保货物的平安发运： 是 否 4、发运部门是否对组织发运货物开具发运凭证： 是 否 发运凭证一式 联，各联次功用： 第一联： ；第二联： 第三联： 。5、发运部门是否兼任货物出库、发运职责： 是 否 6

8、、装运部门是否独立根据经审批的订单、销售通知单、发运凭证检查发运部门组织发运货物，并填制装运凭证： 是 否 7、装运凭证是否连续编号： 是 否 请提供货物出库、发运等环节的岗位责任制度；发运凭证格式范本、装运凭证格式范本四收款流程内部控制：由销售部门填写1、贵公司销售收入是否及时入帐： 是 否 2、是否擅自坐支现金： 是 否 3、贵公司货款结算方式： 4、贵公司销售人员是否收取现款： 是 否 如果存在销售人员收取现款事项，贵公司是否建立相应的现金收款内部控制制度 ：是 否 现金收款内部控制制度是否存在下述情况：不存在 销售人员是否接触现金或者现金卡： 是 否 现金卡及其密码是否分别由专门人员保

9、管： 是 否 现金卡资金是否及时解入公司账户： 是 否 5、贵公司是否建立应收帐款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度： 是 否 6、贵公司是否由销售部门负责应收账款的催收，由财会部门催促销售部门催收货款：是 否 7、贵公司是否对催收无效的逾期应收账款制定相应的解决措施，如采用法律程序：是 否 8、贵公司是否按客户设置应收账款台账，及时登记每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况： 是 否 9、贵公司是否对可能形成坏账的应收账款建立报告制度及责任追究制度： 是 否 10、贵公司是否对注销的坏账进展备查登记，做到账销案存： 是 否 11、贵公司应收票据的取得、贴现是否由保管票据以外主管人

10、员书面审批： 是 否 贵公司是否指定专门人员保管应收票据： 是 否 贵公司是否制定逾期应收票据的冲销管理程序和逾期票据追踪监控制度： 是 否 12、贵公司是否认期抽查、核对销售业务记录、销售收款会计记录、商品出库记录和库存商品实物记录，及时发现并处理销售与收款中存在的问题。 是 否 13、贵公司是否认期与往来客户通过函证等方式,核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。 是 否 如有不符，是否查明原因，及时处理。 是 否 请提供现金收款内部控制制度、应收帐款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度、可能形成坏账的应收账款建立报告制度及责任追究制度、逾期应收票据的冲销管理程序和逾期票据追踪监控制度等

11、文件。五记录销售内部控制：由财务部门人员填写1、财务部门是否只根据附有装运凭证和销售通知单的销售发票记录销售： 是 否 2、财务部门是否复核销售发票是否连续编号： 是 否 3、贵公司是否指定专门人员独立检查已处理销售发票上的销售金额同会计记录金额的一致性： 是 否 4、贵公司是否认期向往来客户寄发对帐单： 是 否 往来客户回函是否直接由指定人员接收： 是 否 往来客户是否将任何例外情况直接向指定的为执行或记录销售交易的会计主管报告：是 否 二、涉及的主要人员职 务姓 名三、主要业务活动介绍请公司根据实际情况进展改写(一) 销售1内销 1) 新顾客新顾客需要先填写“顾客申请表，销售经理将进展顾客

12、背景调查，获取包括信用评审机构对顾客信用等级的评定报告等，填写“新顾客根本情况表，并附相关资料交至信用管理经理审批。信用管理经理在“新顾客根本情况表上签字注明是否同意赊销。通常情况下，给予新顾客的信用额度不超过人民币元；假设高于该标准，应经总经理审批。根据经恰当审批的新顾客根本情况表，信息管理员将有关信息输入ERP系统，系统将自动建立新顾客档案。完成上述流程后，新顾客即可与公司进展业务往来，向公司发出采购订单。对于新顾客的初次订单，不允许超过经审批的信用额度。如新顾客能够及时支付货款，信用良好，那么可视同“现有顾客进展交易。2) 现有顾客收到现有顾客的采购订单后，业务员将订单金额与该顾客已被授

13、权的信用额度以及至今尚欠的账款余额进展检查，经销售经理审批后，交至信用管理经理复核。如果是超过信用额度的采购订单，应由总经理审批。 3) 签订合同经审批后，授权业务员与顾客正式签订销售合同。信息管理员负责将顾客采购订单和销售合同信息输入ERP系统，由系统自动生成连续编号的销售订单此时系统显示为“待处理状态。每周，信息管理员核对本周内生成的销售订单，对任何不连续编号的情况将进展检查。每周，应收账款记账员汇总本周内所有签订的销售合同，并与销售订单核对，编制销售信息报告。如有不符，应收账款记账员将通知信息管理员，其共同调查该事项。业务员根据系统显示的“待处理销售订单信息，与技术经理、生产经理、财务经

14、理分别确认技术、生产和质量标准以及收款结汇方式，由生产方案经理制订生产通知单。如果顾客以信用证方式付款，那么在收到信用证后开场投入生产；如果采用预收货款方式，那么在收到30的货款后投入生产。开场生产后，系统内的销售订单状态即由“待处理自动更改为“在产。2 外销 1) 新顾客 2) 现有顾客 3) 签订合同二记录应收账款 1 记录应收账款 产品生产完工入库后，系统内的销售订单状态由“在产自动更改为“已完工。 信息管理员根据系统显示的“已完工销售订单信息和销售合同约定的交货日期，开具连续编号的销售发票(出口发票一式六联)，交销售经理审核，发票存根联由销售部留存，其他联次分别用于报关、出口押汇、税务

15、核销、外汇核销以及财务记账等。出运通知单的编号在业务员输入销售订单编号后自动生成。根据系统的设置，如输入错误的销售订单编号，那么无法生成相对应的出运通知单。运输经理根据系统显示的出运通知信息，安排组织发运。仓储经理安排组织产成品出库。应收账款记账员根据系统显示的“已销售销售订单信息，将销售发票所载信息和报关单、货运提单等进展核对。如所有单证核对一致，应收账款记账员编制销售确认会计凭证，后附有关单证，交会计主管复核。假设核对无误，会计主管在发票上加盖“相符印戳，应收账款记账员据此确认销售收入实现，并将有关信息输入系统，此时系统内的采购订单状态即由“已销售自动更改为“已处理。如果期末商品已经发出但

16、尚未到达，收账款记账员根据出库单等单证记录发出商品，当系统显示“已销售销售订单信息时，记录销售收入实现。2 销售退回、折扣与折让、返利与顾客签订的销售合同中规定允许退货，假设发生质量纠纷，应采取索赔方式或退货，据双方确定的金额调整应收账款。业务员接到顾客的索赔 件或退货等资料后，编制连续编号的顾客索赔或退货处理表，交至生产部门和技术部门，由生产经理、技术经理确定是否确属产品质量问题，并签字确认。如确属公司的责任，应收账款记账员在顾客索赔处理表注明货款结算情况。对于索赔金额不超过人民币元的，由销售经理批准，如超过该标准，应经总经理审批。销售折扣与折让确实定和批准流程：销售返利确实定和批准流程：促

17、销费用确实定和批准流程：应收账款记账员编制应收账款调整分录，后附经适当审批的顾客索赔处理表，交会计主管复核后进展账务处理。3 对账及差异处理月末，应收账款记账员或主管编制应收账款账龄报告，内容包括应收账款总额、应收账款明细账合计数以及应收账款明细账与顾客对账单的核对情况。如有差异，应收账款记账员或主管将立即进展调查。如调查结果说明需调整账务记录，应收账款记账员或主管将编制应收账款调节表和调整建议，连同应收账款账龄分析报告一并交至会计主管复核，经财务经理批准前方可进展账务处理。4计提坏账准备和核销坏账公司董事会制订并批准了应收账款坏账准备计提方法和计提比例的会计估计。每年末，销售经理根据以往的经

18、历、债务单位的实际财务状况和现金流量的情况，以及其他相关信息，编写应收账款可收回性分析报告，交财务部复核。会计主管根据应收账款可收回性分析报告，分析坏账准备的计提比例是否较原先的估计发生较大变化。如发生较大变化，会计主管编写会计估计变更建议，经财务经理复核后报董事会批准。 公司坏账准备由系统自动计算生成，对于需要计提特别坏账准备以及拟核销的坏账，由业务员填写连续编号的坏账变更申请表，并附顾客破产等相关资料，经销售经理审批后，金额在元以下的，由财务经理审批，金额在元以上的，由总经理审批。 应收账款记账员根据经适当批准的更改申请表进展账务处理。(三) 收款现金收款流程：银行收款流程：收到顾客已付款

19、通知，由出纳员前往银行办理托收。收到顾客已付款通知，核对银行已收到款项，应收账款记账员将编制收款凭证，并附相关单证，如银行结汇水单、银行到款通知单等，交会计主管复核。在完成对收款凭证及相关单证的复核后，会计主管在收款凭证上签字，作为复核证据，并在所有单证上加盖“核销印戳。出纳员根据经复核无误的收款凭证及时登记银行存款日记账。每月末，由会计主管指定出纳员以外的人员核对银行存款日记账和银行对账单。编制银行存款余额调节表，并提交给财务经理复核，财务经理在银行存款余额调节表中签字作为其复核的证据。(四) 维护顾客档案 如需对ERP系统内的顾客信息作出修改，业务员填写更改申请表，经销售经理审批后交信息管

20、理员，由其负责对更改申请表预先连续编号并在系统内进展更改。信息管理员每月复核顾客档案。对两年内未与公司发生业务往来的顾客，通知业务员，由其填写更改申请表，经销售经理审批后交信息管理部删除该顾客档案。每月末，信息管理员编制月度顾客信息更改报告，附同更改申请表的编号记录交由财务经理复核。财务经理核对月度顾客更改信息报告、检查实际更改情况和更改申请表是否一致、所有变更是否得到适当审批以及编号记录表是否正确，在月度顾客信息更改报告和编号记录表上签字作为复核的证据。如发现任何异常情况，将进一步调查处理。每半年，销售经理复核顾客档案。四、请销售部门提供以下文件：组织构造图、岗位职责分工文件赊销政策及相关审批制度折扣、折让、返利、佣金政策和审核制度坏账准备政策和坏账核销审核制度退货理赔制度绩效考核制度和分析报告销售预算制度定价控制制度价目表客户赊销审批制度销售合同审批制度、权限分配表、集体决策制度、责任追究制度销售通知单格式范本、销售发票通知单格式范本货物出库、发运等环节的岗位责任制度；发运凭证格式范本、装运凭证格式范本现金收款内部控制制度、应收帐款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度、可能形成坏账的应收账款建立报告制度及责任追究制度、逾期应收票据的冲销管理程序和逾期票据追踪监控制度其他销售方面的制度