资本性支出流程.doc

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1、资本性支出业务流程一、业务流程范围1所涉及的业务范围项目立项；按照国家法律法规的规定，以招标、直接发包或谈判等方式进行勘察、设计、施工、监理以及及工程建设有关的重要设备、材料等的采购；签订采购合同并对合同的执行和存档进行管理；对购入物资进行验收并对相关资产项目以及应付账款进行记录；在建工程的相关核算和会计处理；监督工程建设的实施并适时进行验收；对已完工并达到预定可使用状态的在建工程及时转为固定资产；正式竣工决算并进行工程审计；向供应商支付货款；对资本承担信息进行收集和披露2所涉及的部门范围资本性支出需求部门、计划部门、工程建设部门、采购供应部门（指行使采购供应职能的部门，包括专门的采购部门，以

2、及行使施工、设计、监理、设备等采购职能的计划部门或工程建设部门）、工程物资管理部门（包括工程物资仓库）、财务部门、审计部门、监察部门、法律部门、综合部门、资产维护使用部门二、涉及的应用系统和重要电子表格应用系统：MIS系统、OA系统重要电子表格：借款利息预提明细表，初步竣工决算报表，正式竣工决算报表，资本承担汇总表三、目标1 合理确保资本性支出真实存在，并经过充分授权；2 对资本性支出的购买、使用、维护和授权的职责存在适当分离，减少舞弊的产生；3 合理确保资本性支出项目所涉及的相关资产和应付账款记录及时、真实、准确和完整并符合有关会计准则的要求；4 合理确保采购支付按照发票金额及合同约定进行并

3、经充分授权；5 合理确保在会计报表中及时、真实、准确及完整地披露资本承担;6 合理确保在建工程，包括工程物资的实物安全。四、风险1 资本性支出未经适当授权引发舞弊风险；2 可能未能建立适当的对资本性支出的购买、使用、维护和授权的职责分离；3 资本性支出所涉及的资产（包括在建工程转固）和应付账款记录可能不及时、真实、准确和完整；4 采购支付可能未按照发票金额及合同约定进行并经充分授权；5 资本承担可能未能在会计报表中及时、真实、准确及完整地反映；6 在建工程，包括工程物资的实物保管可能未能良好监控，可能导致资产损失。五、相关会计科目现金及现金等价物、应付账款、在建工程、固定资产、折旧、资本承担披

4、露六、流程描述和主要控制点中国移动内部控制手册省公司业务流程现状中国移动内部控制手册主要控制点省公司主要控制点省公司缺陷和改进建议资本性支出主要包括土建类固定资产投资项目和非土建类固定资产投资项目的支出。非土建类项目主要是通信网络建设类项目。零星固定资产购置流程参见固定资产和无形资产管理业务流程。公司制定相关的管理制度和办法规范资本性支出的相关流程，并制定会计核算制度规范资本性支出的会计核算。1 立项、招标和签订采购合同本流程适用于土建类和非土建类项目。土建类项目流程包括：1. 编制固定资产投资年度计划；2. 编制可行性研究报告或项目建议书，并履行审批手续；3. 组织编制方案设计或初步设计和施

5、工图设计或一阶段设计，并履行审批手续；4. 通过招投标（如不需招标可采用其他形式），确定主设备和主要材料的供应商，并组织签订合同；5. 通过招投标（如不需招标可采用其他形式），确定施工、监理等单位，并组织签订合同； 非土建类项目流程包括：1. 编制固定资产投资年度计划；2. 编制可行性研究报告或项目建议书，并履行审批手续；3. 通过招投标（如不需招标可采用其他形式），确定项目主设备的供应商并组织签订合同；4. 组织编制项目一阶段设计，并履行审批手续；5. 通过招投标（如不需招标可采用其他形式），确定施工和监理等单位，并组织签订合同。1.1 编制固定资产投资年度计划每年末，省公司和总部计划部门编

6、制固定资产投资年度计划。总部汇总各公司的下一年度固定资产投资年度计划，经分析调整，由总裁办公会决策，通过后以文件形式下发各公司遵照执行。每年中，总部通过及各省公司衔接，总结和分析各省公司计划执行情况，确定调整计划，经审定后，下达各公司执行。1.2 立项需求部门（含计划部门）或设计咨询单位在有具体项目建设需求时，提交可行性研究报告（代项目建议书），由计划部门进行审核或组织会审，审核通过后，进行可行性研究报告批复（即立项批复）（控制点HQ06A.1.1）。如国家对项目立项有相关要求的，应参照国家相关规定执行。A.1.1授权和批准：资本性支出项目立项需求提出后，需求部门或设计咨询单位提交可行性研究报

7、告（代项目建议书），由计划部门进行审核或组织会审，审核通过后，进行可行性研究批复（即立项批复）。项目立项取得批复后，计划部门按既定规则建立项目编号，并由经适当授权的人员将项目信息录入MIS系统，在MIS系统中立项。只有经授权的人员才有权限访问或更改MIS系统中的项目信息，所有的更改均在MIS系统中留下痕迹。（控制点HQ06A.1.2）系统访问权限：只有经授权的人员才有权限访问或更改MIS系统中的资本性支出项目信息，所有的更改均在MIS系统中留下痕迹。在项目执行过程中，若项目的实际支出突破可研批复投资额，由建设单位报计划部门重新审批。1.3 确定采购方式公司的采购方式主要分为招标采购和非招标采购

8、。招标采购应按照国家的法律法规执行。工程建设部门或需求部门以书面或通过OA系统向采购供应部门提出采购申请，采购供应部门据此启动采购。对于计划部门或工程建设部门及采购部门在部门设置合一的情况下，以可行性研究报告批复为依据启动采购。1.4 招标采购采购供应部门按照国家招投标法律法规和公司的相关管理规定，确定勘察、设计、施工、监理、以及及工程建设有关的主要设备、材料等的采购是否应履行招投标程序。本招投标流程适用于确定勘察、设计、施工、监理单位以及及工程建设有关的主要设备、材料等的采购供应商的选择。采购供应部门牵头按照国家有关招投标管理规定及省/市公司制定的招投标流程组织招投标工作。如采用国际招标，应

9、按照国家规定的国际招标程序进行招投标工作。评标委员会推荐中标人后，招标机构在招标网进行评标结果公示。主管部门当在公示结果公告后三日内通过招标网出具评标结果备案通知，招标机构凭评标结果备案通知向中标人发出中标通知书。监察部门对招投标工作进行监督检查，并在相关文件中会签或出具独立的监察报告。中标人确定后，采购供应部门及中标人签订合同。1.5 非招标采购总部和省公司分别制订非招标采购管理办法，对非招标采购的行为进行规范管理。根据国家相关法律法规和公司内部管理制度不属于招标范围的，可以采用非招标方式进行采购。采用非招标方式选择供应商时，采购供应部门牵头及供应商进行谈判，并将选择供应商的过程及选择结果通

10、过OA或书面形式报公司经适当授权的管理层进行审批。对于采用非招标方式进行的采购，监察部门根据项目的重要程度和性质参及监督采购过程，并在相关文件中会签或出具独立的监察报告。1.6 合格供应商管理需要建立或更改MIS系统中的供应商信息时，采购供应部门提供供应商信息变更申请表，包括供应商完整名称、账号以及地址等，提交经过适当授权的管理层进行审批。财务部门的供应商信息维护人员检查管理层的授权审批证据后，根据供应商信息变更申请表在MIS系统中录入或更改供应商信息。（控制点HQ06A.1.4）财务部门供应商信息维护人员定期（至少每半年）在采购供应部门的配合下，审阅合格供应商名录，确保合格供应商记录信息的准

11、确性、完整性和有效性。审阅人员对审阅结果签字确认。（控制点HQ06A.1.5）只有财务部门经过授权的供应商信息维护人员才能在MIS系统中对合格供应商记录进行创建和修改。对供应商名录进行的修改和维护均保留有系统记录。（控制点HQ06A.1.3）于财务年度结束，财务部门负责应付账款核算的会计人员通过运行MIS系统统计十大供应商余额及发生额，并根据采购合同对应付账款支付账龄进行统计。相关统计数据作为年度财务报告的一部分，提交财务报表编制人员及财务部门负责人审阅。A.1.3系统访问权限：只有财务部门经过授权的供应商信息维护人员才能在MIS系统中对供应商记录进行创建和修改。：采购供应部门在提出在MIS系

12、统中创建或更改供应商信息时，向供应商信息维护人员提供管理层的授权审批证据，供应商信息维护人员检查管理层的授权审批证据无误后方可修改相关信息。：财务部门供应商信息维护人员定期（至少每半年）在采购供应部门的配合下，审阅合格供应商名录，确保合格供应商记录信息的准确性、完整性和有效性。审阅人员对定期审阅结果签字确认。1.7 签订采购合同通过招标程序或非招标程序确定供应商后，采购供应部门会同供应商拟定合同初稿。采购供应部门在OA系统/MIS系统中或通过纸质文档起草合同审批表，连同合同正文和附件，提交财务部门、法律部门及其他需要参及会签的部门进行审批并最终提交公司管理层或其授权人员批准。履行相关审批程序后

13、，采购供应部门方可及供应商签订合同。（控制点HQ06A.1.6）A.1.6授权和批准：采购供应部门通过招标程序或非招标程序确定供应商后，会同供应商拟定合同初稿。财务部门、法律部门及其他需要参及会签的部门通过会签程序审批合同正文和附件后，提交公司管理层或其授权人员对合同进行审批。对于根据总部的相关规定，需要向总部进行合同预案报审的资本性支出合同，合同预案谈判完成并经过公司管理层审批后，采购供应部门向计划部门提供合同预案或合同报备的相关商务和技术材料，由计划部门上报总部计划部门进行审批。总部计划部门审批合同预案后向省公司下发合同预案批复，省公司再及供应商签订正式采购合同。1.8 建立采购订单建立采

14、购订单分为两种方式：如果合同审批流程在MIS系统中完成，合同经合同会签部门审批同意后，MIS系统中的采购订单自动生效。（控制点HQ06A.1.7）如果合同不在MIS系统中审批，合同签订后，由采购供应部门授权人员在MIS系统中建立采购订单。只有经授权的采购供应部门专门人员才可以在MIS系统中建立、更改采购订单。（控制点HQ06A.1.8）A.1.7系统设置：如果合同审批流程在MIS系统中完成，合同经合同会签部门审批同意后，MIS系统中的采购订单自动生效，从而确保准确性和及合同的一致性。系统访问权限：只有经授权的采购供应部门专门人员才可以在MIS系统中建立及更改采购订单。被授权在MIS系统中创建采

15、购订单的人员独立于采购执行人员。如在MIS系统中创建采购订单的人员不能独立于采购执行人员，采购部门经适当授权的人员根据采购合同对MIS系统中的采购订单进行复核，确认采购订单信息及采购合同的一致性，并在MIS系统中对采购订单进行批准，启动采购订单的可用状态；或者在对采购订单进行接收确认时，由独立于采购执行和订单创建的人员对所接收的物资或服务、采购订单和合同清单进行复核确认，并在接收后在MIS系统打印的接收单据上签字确认。（控制点HQ06A.1.9）A.1.9管理层审阅：如在MIS系统中创建采购订单的人员不能独立于采购执行人员，采购部门经适当授权的人员应根据采购合同对MIS系统中的采购订单进行复核

16、，确认采购订单信息及采购合同的一致性，并在MIS系统中对采购订单进行批准，启动采购订单的可用状态；或者在采购订单进行接收确认时，由独立于采购执行和订单创建的人员对所接收的物资或服务、采购订单和合同清单进行复核确认，并在接收后在MIS系统打印的接收单据上签字确认。采购供应部门在MIS系统中创建采购订单时，供应商仅能够从MIS系统中的供应商名录中进行选择，从而确保采购订单只能下达给供应商名录中的供应商。（控制点HQ06A.1.10）A.1.10系统设置：采购供应部门在MIS系统中创建采购订单时，供应商仅能够从MIS系统中的供应商名录中进行选择，从而确保采购订单只能下达给供应商名录中的供应商。资本性

17、支出项目物资采购订单中包括供应商、合同金额、物料明细、数量、单价、项目信息等并标注合同号。采购供应部门相关授权人员在建立采购订单时需输入项目编号或项目名称，当项目编号或项目名称及MIS系统中事先建立的项目信息不一致时，MIS系统会报警并限制错误采购订单的录入，以便限制未经授权立项的采购订单的录入。（控制点HQ06A.1.11）A.1.11系统设置：采购供应部门相关授权人员在建立采购订单时输入项目编号或项目名称，当项目编号或项目名称及MIS系统中事先录入的项目信息不一致时，MIS系统会报警并限制错误采购订单的录入，以便限制未经授权立项的采购订单的录入。采购订单连续编号，以确保对其完整性的有效监控

18、。1.9 项目设计单位、施工和监理单位的选择。1.10 集中采购省公司根据本省固定资产投资计划或其他财务预算确定采购期内的产品（或服务）采购需求，汇总上报总部计划部。总部计划部将各省公司上报的本省采购需求进行汇总，确定全集团的采购总需求，而无需立项审批程序。总部计划部根据供应商提出的申请、省公司推荐书或已入围供应商的后评估情况进行考察，确定供应商是否具备集中采购投标资格。总部计划部组织集中采购招标工作，招标程序严格按照国家相关法律、法规执行，具体流程参见本流程之1.4招标采购流程。总部计划部统一和中标供应商签订集中采购框架协议，并根据分省供应商分配方案，组织各省公司和供应商分别签订分省框架协议

19、，明确各省当期的采购规模、采购产品型号、价格及其他重要商务条件。省公司采购供应部门每季度向总部计划部上报本省按照总部框架合同执行集中采购的情况。总部计划部对于省公司集中采购执行情况进行监督和检查，监督框架协议的执行情况并确保其在总部签订的框架协议范围之内进行。总部计划部记录检查结果并就对例外事项向具相应权限的管理层进行通报。1.11 职责分工在立项、招标和签订采购合同过程中存在的职责分工：资本性支出立项的审批人员和执行采购的人员之间实行职责分工。（控制点HQ06A.1.12）在执行采购的人员、采购订单创建人员、采购订单接收人员之间存在职责分工。（控制点HQ06A.1.13）除非另有补偿性控制，

20、对供应商名录进行维护的人员应区别于对资本性支出进行审批的人员、接收服务或货物入库的人员以及向供应商支付款项的人员，确保职责分工。（控制点HQ06A.1.14）：资本性支出立项的审批人员和执行采购的人员之间实行职责分工。3职责分工：在执行采购的人员、采购订单创建人员、采购订单接收人员之间存在职责分工。4职责分工：除非另有补偿性控制，对供应商名录进行维护的人员应区别于对资本性支出进行审批的人员、接收服务或货物入库的人员以及向供应商支付款项的人员，确保职责分工。中国移动内部控制手册省公司业务流程现状中国移动内部控制手册主要控制点省公司主要控制点省公司缺陷和改进建议2 工程物资的管理和核算2.1 对合

21、同执行进度进行监控合同执行部门主要是采购供应部门和工程建设部门。合同执行部门负责跟踪合同的设备到货、验收、服务等执行情况，并维护和更新各自的合同执行管理台账，对合同执行情况以及合同款项结算情况进行备查记录和监控。合同执行部门负责人或其相关授权人员定期对合同执行管理台账进行审阅，以检查合同执行的情况。2.2 工程物资的验收对设备进行到货验收分为不开箱的外包装箱验收、开箱验收、安装验收等方式。1）不开箱的外包装箱验收当设备物资运抵仓库时，仓库实物管理员根据设备的外包装箱及送货清单进行核对，检验核对箱号、数量以及外包装是否完整等情况。仓库实物管理员验收核对无误后，双方在送货清单或验收报告上签字确认。

22、2）开箱验收或安装验收当设备物资运抵仓库或施工现场时，工程建设部门或采购供应部门视设备性质不同，和设备供应商代表对到货的设备进行开箱验收或安装验收，并及合同设备清单进行核对。设备验收核对无误后，双方在送货清单或验收报告上签字确认。收货人员将经签字确认的送货清单或验收报告提交至MIS系统管理员，及MIS系统中的采购订单进行核对，核对无误后进行收货确认。此外，经签字确认的送货清单或验收报告亦会提交至财务部门，作为设备采购的付款依据。2.3 工程物资的入库当设备物资直接运抵仓库并验收无误后，仓库MIS系统管理员根据仓库实物管理员签字确认的送货清单或验收报告，在当月账期关闭以前在MIS系统中录入设备实

23、际到货数量并进行收货确认，MIS系统按照采购订单的设备单价自动记录工程物资的增加并暂估应付款。当设备物资直接运抵施工现场并开箱验收无误后，仓库MIS系统管理员根据收货人员签字确认的送货清单或验收报告，在当月账期关闭以前在MIS系统中录入设备实际到货数量并进行收货确认，MIS系统按照采购订单的设备单价自动记录工程物资的增加并暂估应付款。同时，仓库MIS系统管理员在MIS系统中进行工程物资出库操作。财务部门经适当授权的人员定期（如每月）对暂估应付款余额进行审阅，对其中长期挂账的暂估应付款要求采购人员予以跟进 并及时提供采购发票，从而及时确认应付账款。相关人员在暂估应付款明细表上签字确认。（控制点H

24、Q06A.2.1）采购订单应登记预计到货日期的信息，采购供应部门于会计期末对已到期但尚未办理物资接收入库的采购订单进行监控和跟进，并对已到货但尚未提交收货确认的采购订单进行归集和汇报。采购供应部门经适当授权的人员审阅相关监控记录并确保及时提交仓库MIS系统管理员进行账务处理。（控制点HQ06A.2.2）管理层审阅：财务部门经适当授权的人员定期（如每月）对暂估应付款余额进行审阅，对其中长期挂账的暂估应付款要求采购人员予以跟进 并及时提供采购发票，从而及时确认应付账款。相关人员应在暂估应付款明细表上签字确认，以建立必要的问责制。管理层审阅：采购订单中加入预计到货日期的信息，采购供应部门于会计期末对

25、已到期但尚未办理物资接收入库的采购订单进行监控和跟进，并对已到货但尚未提交收货确认的采购订单进行归集和汇报。采购供应部门经适当授权的人员审阅相关监控记录并确保及时提交仓库MIS系统管理员进行账务处理。对于在无合同或无订单的情况下预收的工程物资（如因总部统谈统签合同，省公司不能及时创建采购订单），于设备到库前，采购人员向仓库提供设备到库通知单，填写项目编号和项目名称，注明其为无合同、无采购订单物资并说明原因。仓库依据到货通知单核对到货设备，填写并签署项目物资暂收单，并记录工程物资实物台账，作为暂收处理。对于暂收工程物资，采购供应部门应及时签订相关合同并补办入库手续，在MIS系统中记录工程物资入库

26、及出库，使物资暂收单及暂出单及MIS系统生成的入库单和出库单对应匹配。采购供应部门建立台账，记录无合同或无订单的物资到货情况。采购供应部门经适当授权的人员应定期审阅无合同或无订单的物资台账并对其中长期未清理的物资余额进行跟进，确保其及时履行签订合同、创建订单以及入库程序。对于跨会计期间（尤其是年中及年末）不能及时办理入库程序的物资，工程物资管理部门汇总已领用的暂收物资的数量并取得采购供应部门提供的预计价格，经工程物资管理部门负责人审批后，上报财务部门，由其对领用物资的成本进行账务暂估处理，以确保工程成本核算的完整性。（控制点HQ06A.2.3）A.2.3 管理层审阅：采购供应部门建立台账，记录

27、无合同或无订单的物资到货情况。采购供应部门经适当授权的人员应定期审阅无合同或无订单的物资台账并对其中长期未清理的物资余额进行跟进，确保其及时履行签订合同、创建订单以及入库程序。对于跨会计期间（尤其是年中及年末）不能及时办理入库程序的物资，工程物资管理部门汇总已领用的暂收物资的数量并取得采购供应部门提供的预计价格，经工程物资管理部门负责人审批后，上报财务部门，由其对领用物资的成本进行账务暂估处理，以确保工程成本核算的完整性。只有经授权的仓库MIS系统管理员方可在MIS系统中进行工程物资的收货确认并记录工程物资的出入库。（控制点HQ06A.2.4）A.2.4系统访问权限: 只有经授权的仓库MIS系

28、统管理员方可在MIS系统中进行工程物资的收货确认并记录工程物资的出入库。仓库MIS系统管理员通过MIS系统记录的实际接收的工程物资种类及其数量应及MIS系统中的采购订单信息一致，否则MIS系统将不予接受收货确认。（控制点HQ06.5）A.2.5系统设置：仓库MIS系统管理员通过MIS系统记录的实际接收的工程物资种类及其数量应及MIS系统中的采购订单信息一致，否则MIS系统将不予接受收货确认，以确保入库记录的准确性。仓库MIS系统管理员进行收货确认后通过MIS系统打印入库单，并交给仓库实物管理员。仓库实物管理员核对供应商名称、工程物资类型、数量、到货日期等信息准确无误后，在入库单上签字确认。（控

29、制点HQ06A.2.6）入库单由MIS系统进行连续编号，以确保工程物资入库记录的完整性。A.2.6管理层审阅：工程物资入库时，仓库MIS系统管理员进行收货确认后通过MIS系统打印入库单，并交给仓库实物管理员。仓库实物管理员核对供应商名称、工程物资类型、数量、到货日期等信息准确无误后，在入库单上签字确认。仓库实物管理员将签字后的入库单传递至采购供应部门，采购供应部门将入库单和供应商发票传递给财务部门。财务部门应付会计收到发票后，将发票信息录入MIS系统，及MIS系统中的入库单、采购订单进行三单匹配，由MIS系统进行发票匹配确认。MIS系统匹配成功后，自动形成会计分录，将暂估应付款结转至应付账款。

30、（控制点HQ06A.2.7）A.2.7核对：财务部门应付会计收到发票后，将发票信息录入MIS系统，及MIS系统中的入库单、采购订单进行三单匹配，由MIS系统进行发票匹配确认。MIS系统匹配成功后，自动形成会计分录，将暂估应付款结转至应付账款。2.4 工程物资的出库需求部门经适当授权的人员通过MIS系统/OA系统或书面提交物料搬运单/领料单，列明所需工程物资和所属工程项目，办理工程物资的出库。由需求部门负责人或其授权人员通过MIS系统/OA系统或在物料搬运单/领料单上签字进行审批。（控制点HQ06A.2.8）A.2.8授权和批准：需求部门经适当授权的人员通过MIS系统/OA系统或书面提交物料搬运

31、单/领料单，列明所需工程物资和所属工程项目，办理工程物资的出库。物料搬运单/领料单须经需求部门负责人或其授权人员通过MIS/OA系统进行审批或在物料搬运单/领料单上签字批准。根据经过授权批准的物料搬运单/领料单，仓库MIS系统管理员在MIS系统中录入项目编号和领用工程物资的数量， MIS系统自动记录工程物资减少并根据个别计价法记入相关工程成本。仓库MIS系统管理员通过MIS系统打印出库单交工程物资领用人。 领用人凭出库单和物料搬运单/领料单向仓库实物管理员领取工程物资。仓库实物管理员根据物料搬运单/领料单核对出库单无误后，办理工程物资实物出库。出库单由工程物资领用人和仓库实物管理员签字确认。（

32、控制点HQ06A.2.9）出库单由MIS系统进行连续编号，以确保工程物资出库记录的完整性。A.2.9管理层审阅：仓库MIS系统管理员在MIS系统中完成工程物资的出库操作后，通过MIS系统打印出库单。仓库实物管理员根据经过审批的物料搬运单/领料单核对出库单无误后，办理工程物资实物出库并在出库单上签字确认，以确保MIS系统出库记录的准确性。2.5 工程物资非正常领用工程物资非正常领用分为两种情况：1. 物资紧急领用，一般可在较短时间内补办出库手续；2. 收到物资时尚未签订采购合同并在MIS系统中建立采购订单，物资已收到而没有办理正式的入库手续并在MIS系统中做接收确认处理。在上述两种工程物资非正常

33、领用的情况下，领用人在紧急领用单或收据上注明无物料搬运单/领料单，并注明原因，签字确认并领用物资后，再按照正常出库流程补办出库手续。每月结账前，由仓库实物管理员审阅当期未清理的紧急领用单或收据，并监督领用人员补办物资正常出库手续。仓库实物管理员建立非正常领用备查簿，登记非正常领用工程物资的信息，并由仓库专门人员定期按照该备查簿向领用人员催收补办手续。独立于备查簿登记人员的授权人员定期（至少每月）对备查簿进行审阅，对长期未办理出库的工程物资进行跟进，并签字确认。对于出库手续不能在账期结束前得以及时履行的，仓库实物管理员于账期结束前，根据非正常领用备查簿，向财务部门提交工程物资非正常领用出库数量，

34、由财务部门暂估记录工程物资出库。（控制点HQ06A.2.10）管理层审阅：仓库实物管理员建立非正常领用备查簿，登记非正常领用工程物资的信息，并由仓库专门人员定期按照该备查簿向领用人员催收补办手续。独立于备查簿登记人员的授权人员定期（至少每月）对备查簿进行审阅，对长期未办理出库的工程物资进行跟进，并签字确认。对于出库手续不能在账期结束前得以及时履行的，仓库实物管理员于账期结束前，根据非正常领用备查簿，向财务部门提交工程物资非正常领用出库数量，由财务部门暂估记录工程物资出库。2.6 工程物资的退库当工程物资需要退库时，物资领用部门手工或通过OA系统/MIS系统生成退料申请单，列明物资数量、型号、所

35、领用的项目，由领用部门负责人或其授权人员签字或通过OA系统/MIS系统进行审批。（控制点HQ061）A.2.11授权和批准：当工程物资需要退库时，物资领用部门生成退料申请单，由部门负责人或其授权人员通过手工签字或系统方式审批通过。仓库MIS系统管理员根据审批的退料申请单在MIS系统中做杂收事务处理，于当月记录退库并生成入库记录并生成入库单。仓库实物管理员根据MIS系统打印的入库单，及经过审批的退料申请单、退库实物的数量、型号一一进行核对，核对无误后做好实物退库处理，并在入库单上签字确认。（控制点HQ062）A.2.12核对：收到退库物资和退料申请单时，仓库实物管理员将退料申请单及MIS系统打印

36、的入库单、实物数量型号一一核对无误，确保记录准确无误并及实物相符，核对无误后做好实物退库处理，并在入库单上签字确认。2.7 物资调拨省公司统一安排物资调拨，根据库存情况和各地市公司需求将物资调拨到各地市公司或各地市公司将物资转移到省公司，各地市公司之间不能互相调拨物资。省公司向地市公司调拨物资的，地市公司向省公司提出内部调拨申请，由省公司物资管理部门根据物资情况安排内部调拨。省公司物资管理部门经授权人员审核调拨申请表，批准后签字确认。（控制点HQ063）省公司物资管理部门将审批后的调拨申请单传至省公司仓库。省公司仓库实物管理员根据经批准的调拨申请单发出物资、出具发货清单并签字确认，发货清单一联

37、交省公司仓库MIS系统管理员，一联通过运输人员转交地市公司仓库实物管理员。省公司仓库MIS系统管理员根据发货清单在MIS系统中将发出物资的数量记录于地市公司中转库。MIS系统自动记录省公司仓库物资减少和地市公司中转库物资增加。实物运抵地市公司仓库后，地市公司仓库实物管理员检查货物包装是否完整，并根据发货清单核对货物类型及数量等，经确认无误后在发货清单上签字并提交地市公司仓库MIS系统管理员。地市公司仓库MIS系统管理员将发货清单及MIS系统中中转库的物资信息进行核对。经确认无误后，地市公司仓库MIS系统管理员在MIS系统中将物资由中转库转移至实际库存。（控制点HQ064）A.2.13授权和批准

38、：省公司向地市公司调拨物资的，地市公司或省公司工程物资管理部门向省公司提出工程物资调拨申请，省公司工程物资管理部门经授权人员根据省公司库存情况批准调拨申请，并在调拨申请单上签字确认。地市公司向省公司调拨物资的，省公司物资管理部门分析库存情况，提出工程物资调拨申请，省公司物资管理部门经授权人员审核调拨申请单，批准后签字确认。核对：在内部调拨过程中，接收仓库的MIS系统管理员将发出仓库提供的发货清单及MIS系统中中转库的工程物资信息进行核对，确保收取工程物资的类型和数量一致。经确认无误后，接收仓库的MIS系统管理员在MIS系统中将工程物资由中转库转移至实际库存。地市公司向省公司调拨物资的，省公司物

39、资管理部门分析库存情况，提出工程物资调拨申请，省公司物资管理部门经授权人员审核调拨申请单，批准后签字确认。（控制点HQ063）省公司物资管理部门将经批准的调拨申请单转至地市公司物资管理部门。地市公司仓库实物管理员根据经批准的调拨申请单发出工程物资、出具发货清单并签字确认，发货清单一联交地市公司仓库MIS系统管理员，一联通过运输人员转交省公司仓库实物管理员。地市公司仓库MIS系统管理员根据发货清单在MIS系统中将发出物资的数量记录于地市公司中转库。实物运抵省公司仓库后，省公司仓库实物管理员检查货物包装是否完整，并根据发货清单核对货物类型及数量等，经确认无误后在发货清单上签字并提交省公司仓库MIS

40、系统管理员。省公司仓库MIS系统管理员将发货清单及MIS系统中地市公司中转库的物资信息进行核对。经确认无误后，省公司仓库MIS系统管理员在MIS系统中将物资由地市公司中转库转移省公司实际库存。（控制点HQ06A.2.14）MIS系统自动记录省公司仓库物资增加和地市公司中转库物资减少。A.2.13授权和批准：省公司向地市公司调拨物资的，地市公司或省公司工程物资管理部门向省公司提出工程物资调拨申请，省公司工程物资管理部门经授权人员根据省公司库存情况批准调拨申请，并在调拨申请单上签字确认。地市公司向省公司调拨物资的，省公司物资管理部门分析库存情况，提出工程物资调拨申请，省公司物资管理部门经授权人员审

41、核调拨申请单，批准后签字确认。核对：在内部调拨过程中，接收仓库的MIS系统管理员将发出仓库提供的发货清单及MIS系统中中转库的工程物资信息进行核对，确保收取工程物资的类型和数量一致。经确认无误后，接收仓库的MIS系统管理员在MIS系统中将工程物资由中转库转移至实际库存。2.8 工程物资的实物管理工程物资仓库建立安全防范制度，按工程物资分类进行库存管理。仓库地点具有灭火器、电子监控仪器等安全装置保证工程物资的安全。 只有经授权的人员才能进入仓库区域，以保证工程物资的实物安全。（控制点HQ065）工程物资仓库经授权的管理人员定期（至少每半年）对仓库的安全保卫设施和控制措施进行巡视检查并出具实地检查

42、报告。（控制点HQ066）授权和批准（资产保护控制）：只有经授权人员才能进入仓库区域，以保证工程物资的安全，具体方式有：只有经授权人员有仓库的钥匙、仓库的门卫只允许授权人员进入、采用电子监控设备确保只有授权人员进入等。A.2.16管理层审阅：工程物资仓库经授权的管理人员定期（至少每半年）对仓库的安全保卫设施和控制措施进行巡视检查并出具实地检查报告，并在报告上签字确认。工程物资仓库实物管理员编制工程物资实物台账，记录工程物资的出、入库情况，并定期（至少每半年）及MIS系统中的工程物资核算记录进行核对。对于发现的核对差异，相关部门负责跟进。（控制点HQ067）A.2.17核对：工程物资仓库实物管理

43、员编制工程物资实物台账，记录工程物资的出入库情况，并定期（至少每半年）及MIS系统中的工程物资核算记录进行核对，以确保实物记录及会计核算记录的一致性。2.9 工程物资的清查盘点省公司工程物资管理部门制定工程物资清查盘点制度，各地市公司根据自身实际情况制定实施细则，对工程物资的清查盘点的频率和方法进行详细规定。仓库定期（至少为每半年）对全部工程物资进行实物盘点。盘点前，工程物资管理部门编制详细的盘点计划，对盘点要求进行明确。盘点过程中，独立于仓库实物管理的人员参加监盘。仓库MIS系统管理员根据实际清查的工程物资数量，填写连续编号的、仅填列工程物资名称的空白盘点表，再将清查的结果及MIS系统中的记

44、录相核对，发现盘盈盘亏，以确保盘点的准确性。盘点表经盘点人员和监盘人员签字确认并由独立于工程物资实物管理的人员清查差异产生的原因。（控制点HQ068）A.2.18核对：在盘点过程中，由盘点人员根据实际清查的工程物资数量，填写连续编号的仅填列工程物资名称的空白盘点表，再将清查的结果及MIS系统中的记录相核对，发现盈亏，以确保盘点的准确性。盘点表经盘点人员和监盘人员签字确认并由独立于工程物资实物管理的人员清查差异产生的原因。工程物资盘点后，盘点人员生成工程物资盘点差异报告，报告工程物资短缺、毁损、呆滞等情况，经盘点人员及监盘人员签字后上报工程物资管理部门及财务部门。根据工程物资盘盈盘亏涉及金额的不

45、同，经过适当授权的管理层对盘盈盘亏结果进行审批并签字确认。（控制点HQ06A.2.19）A.2.19授权和批准：根据工程物资盘盈盘亏涉及金额的不同，工程物资管理部门及财务部门负责人和/或公司管理层对盘盈盘亏结果进行审批并签字确认。根据经批准的工程物资盘点差异报告，独立于工程物资实物管理和仓库MIS系统记录的经授权人员在MIS系统中调整工程物资数量，记录盘盈盘亏。仓库每半年通过报损报告的形式向工程物资管理部门汇报由于毁损、报废、过期、业务变更、技术落后等原因造成无法使用而需进行处置的工程物资情况。对于毁损和待报废工程物资，专业主管部门进行技术鉴定，并在报损报告上提出技术鉴定意见并说明鉴定依据。（

46、控制点HQ06A.2.20）工程物资管理部门根据专业主管部门提出的鉴定意见，对符合处置条件的工程物资，提出实物处理方案，并根据涉及的金额的不同报告包括工程物资管理部门、财务部门、公司管理层和上级公司主管部门在内的具相应权限的管理层，由其进行审批。（控制点HQ061）批准对工程物资进行报废处理的人员独立于工程物资实物管理和工程物资账务处理人员。A.2.20例外情况报告：仓库每半年通过报损报告的形式向工程物资管理部门汇报由于毁损、报废、过期、业务变更、技术落后等原因造成无法使用而需进行处置的工程物资情况。对于毁损和待报废工程物资，专业主管部门进行技术鉴定，并在报损报告上提出技术鉴定意见并说明鉴定依据。A.2.21授权和批准：对毁损和待报废工程物资进行处置前，根据涉及的金额的不同，工程物资管理部门、财务部门、公司管理层、上级公司主管部门等相关部门具相应权限的管理层对报废工程物资处置意见报告进行审批。工程物资的处置方式分为