集团公司档案管理制度.doc

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1、?档案管理制度?1. 目的：为使集团公司的文件资料能够得到科学及时的分类归档整理，并有效传递使用，提高档案管理的质量及效率而制定。2. 范围：2.1 适用范围：*下称集团公司2.2 发布范围：*3. 名词解释：3.1 档案是指集团公司过去和现在，在从事经营活动、工程建立、科学技术、营销筹划、行政管理、文化等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、图纸、声像、电子文档等历史记录。3.2 归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的各种文件材料。3.3 “件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本及定稿为一件，正文及附件为一件，原件及复制件为一件，转发

2、文及被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文及复文可为一件。4. 职责：4.1 集团公司总裁办负责本制度的制定修改及解释，并督导各部门执行。4.2 各部门负责本制度的具体落实执行，具有对本制度进展修改的建议权。4.3 集团公司总裁办档案管理人员： 4.3.1 对各级单位档案形成、积累和整理归档工作实行业务指导、监视和检查。4.3.2 组织开展档案的定期移交，并进展检查、核实、验收工作。4.3.3 组织开展档案的鉴定和统计工作。4.3.4 指导开展档案的使用工作，资料共享的协调工作。4.3.5 负责告诉集团公司档案的整理、归档、保管和使用工作。4.3.6 负责编制、完善档案管理制度。4

3、.3.7 负责集团公司档案室的组织建立工作。 4.4 各部门档案经办人员：4.4.1 负责本部门形成的资料档案的收集、初步鉴定和整理归档工作。4.4.2 在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。4.4.3 负责本部门人员的档案借阅使用工作及及其他各部门的资料共享的协调工作。5. 作业内容： 5.1 集团公司本部及各部门档案的归档范围是集团公司在筹备、成立、经营活动及工程运作过程中形成的具有保存价值的文件材料。 包括：文书档案、电子档案、声像档案、实物档案。建立工程资料的归档范围按?建筑工程资料管理规程?的相关规定执行。5.2 集团公司各部门的档案管理人员应根据规定的归档范围及时鉴别和收集本部门

4、的相关资料，并确保文件的质量。 质量要求：.1 纸制类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整，有领导签字的原稿移交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制。.2 声像档案应确保声像制品声像清晰、完整无损，照片及底片无斑点、划伤、折痕及模糊不清等现象；同时要保证声像制品为原版照片不分版。.3 电子档案应制作相应的纸质拷贝件，做好电子文档的备份，确保文件无病毒。 档案收集规那么：集团公司各部门档案经办人员在收集资料时应注意：.1 严格登记。对来往的行文、会议文件等均逐件登记，做到有据可查。不仅要对通过正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对外出开会的相关人员带回本单位的

5、文件资料也要进展登记，防止出现漏洞。.2 及时收集。对于办理完毕、属于归档范围内的档案资料应定期进展收集并归档。电子文档应随办随归，即办理完毕便进展收集归档。防止因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化的过程中所产生的过程文件资料。.3 严格检查。对于收集起来的各类档案资料，应逐件针对以下方面进展检查：此份文件应为已处理完毕的生效文件；这些文件材料是否是原件，如是原件，应注意以下文件资料是否齐全完整：每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等。如不是原件，应注明无原件的原因及原件存放地。5.3 档案整理规那

6、么： 档案整理工作的要求包括将收集到的文件资料，按照其规定和类别进展装订、分类、排列、编号、编目和装盒工作。 装订：.1归档文书类文件应按件装订。装订时，正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；来文及复文为一件时，复文在前，来文在后。.2 装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进展裱糊；装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不阻碍阅读。.3 对于不经常使用的公文类档案资料可进展整卷装订，采用三孔一线的方法装订，结头放在文件的底部、卷皮之内。.4不宜装订或经常使用的资料那么装入卷袋或卷盒内保存，便于查

7、阅。.5 对于特殊类别的资料，如设计图纸等，各部门可根据自身需要，进展装订。 分类：.1 公司行政管理部门的归档文件，可以按三级进展分类：以部门名称为关键词进展一级分类。.1.2 根据档案的不同进展二级分类，可分为：文书档案，工程基建档案，声像档案，电子档案，实物档案。其中，基建档案应以工程工程为单位，并以具体工程工程名称为档案名称。一个工程工程档案为一整套资料，应含有及本工程有关的立项资料，合同，电子档案，声像档案等。.1.3 据档案具体内容进展三级分类。如，合同类、法律资质类，会议纪要类、公文类，工程资料类等。.2公文类文件在执行过程中，按集团公司?公文管理制度?的方法进展详细的分类和编号

8、。.3各部门不具备电子档案、声像档案及?建筑工程资料管理规程?中所列的档案工程，可根据各部门实际情况分类存档所产生的文件资料。 排列：归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按事由结合时间依次排列。 编号：.1 工程工程的基建档案编号由档案管理员按?建筑资料管理规程?执行。.2各部门所有归档文件的编号应按如下方案进展：文书档案、电子档案集团公司英文字母+案卷位置编号-案卷种类简称年度卷别-件号例如： DL10.1-会纪-20211号A001意指：此件资料为在大隆集团会议纪要类档案，属会议纪要类档案的2021年第001份文件。.2.2 声像档案照片档案按产生时间、尺寸、制作材料等分类，并组成保管单

9、位卷。照片及底片可一并组卷保管，每张照片编一个照片号，并在照片反面注明编号；每组照片都必须填写照片档案说明，包括：照片的事由、摄影时间、地点、人物、背景等。录音带、录像带以每一盘为一个保管单位。录音带要在盒外贴上标签注明题名、讲话人姓名、职务、录音人录制时间、长度时间、保管期限等标识；录像带要在盒上注明题名、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语种、长度时间、保管期限等标识。.2.3 实物档案每一个实物档案可作为一个保管单位，制作实物档案标签，注明实物档案名称、相关责任人、保管事由，保管时间及期限。 编目：.1 卷内文件目录：将每一案卷内的归档文件逐件登记编目，来文及复文为一件时，只对复文进展编目

10、。.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。 装盒：.1 将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表工程。档案盒应采用标准的外形尺寸。.2 备考表用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等5.4 档案的保管和保护： 档案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中的保管和保护责任人。 对于重要的文件资料，应设置复印件或电脑备份，作为借阅和备用。对于声像档案应设专柜保存并定期检查声像档案，对长期和永久保存的影片、录像片、录音带等声像制品，每半年或一年倒带片一次，如有问题，应及时翻录；对屡次使用已污损的声像制品，应及时采取措施，进展修补、复制

11、。5.4.3 对电子档案要及时做好备份，防止因电脑问题而造成的文件丧失；定期对电子文档进展检查杀毒并确保电子文件格式有效，发现问题及时采取恢复措施，保证所存电子文档的平安有效。电脑运行环境更新时应确认原载体及新设备的兼容性。如不兼容，应进展电子档案载体转换工作，原载体保存至少不低于3年。 档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。 声像档案柜还要满足防磁、防紫外线的要求，并保证室内温度为1320，相对湿度为3560。5.5 档案的移交： 移交规那么：在所有档案移交前，集团公司各部门的档案管理人员应仔细检查准备移交的资料是否齐全完整，是否符合文件质量要求。.1 文书档案的

12、移交集团公司各部门的会议纪要类档案原件报总裁办存档备案后无需单独进展移交，由总裁办相关责任人每月定期进展入档工作。.1.2 需进展流转的公文，完成流转程序后，由总裁办档案管理人员负责公文的归档。.1.3 各部门以本部门名义，对外单位发放的文件，需由本部门经办人员定期将原件移交到总裁办。.1.4 以集团名义对内、对外发文以及外部收文，由各部门经办人员向总裁办进展原件的移交。.2 电子档案的移交： 由于各类原因无法形成纸质档案的情况下，各部门可以以电子版的形式进展档案的移交。.2.2 各部门涉及到文字量大、内容重要的文书类档案除移交纸质档案外，必须进展电子版的移交。各部门所移交的电子档案需在本部门

13、进展备份存档。.3 声像档案的移交： 由声像档案的形成单位的指定人员负责声像档案的形成、积累和整理工作，在其全部或阶段形成以后，按季度向总裁办进展移交，不得私自留存。未按时移交的，视具体情节予以相应的行政处分。.4 实物档案的移交： 实物档案(如奖杯奖牌等) 形成单位需在档案形成后的一周内，向总裁办进展实物档案移交。如实物出于特别原因无法移交,那么需提供电子版实物照片。 .5对于以下各项重要资料，各级责任单位应在取得后的三个工作日内完成移交工作，如不能按期移交需向总裁办书面说明情况，并确定延迟移交日期。.6 重要资料包括：公司法律资质类文件特级：营业执照、组织机构代码证、公司章程、审计报告、验

14、资报告、税务登记证、房地产开发企业备案表、企业代码、企业暂定资质证书等。.6.2 商务类、财务类文件I级：合同、协议。.6.3 取得的工程工程重要资料II级：证件、图纸、批复的报告、意见、方案等。.6.4 日常工作过程中形成的书面文件III级，联系单、审批表、申请等一般性文件。 移交要求：.1 移交的资料均应为原件。.1.1 假设各部门业务工作须使用原件资料，应事先及总裁办进展原件移交，再办理借出手续。.1.2 各级单位在签定合同类文件时，应确保移交总裁办一份正本原件。.2 移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且有保存价值和意义的文件资料。.3 资料应按类别、文号、时间顺序进展整理，整理完毕

15、前方可移交，整盒移交的资料应包括卷内文件目录。.4 移交时移交人应仔细填写?入档登记表?附件，应确保填写内容的完整、准确、清晰，确认无误后即可进展下一步正式移交工作。.5 正式进展档案移交时，总裁办档案管理人员对移交资料进展检查核实，并认真核对档案移交收进登记表，双方确认无误后签字，移交工作便可完成。移交双方要各留一份?入档登记表?附件8.1，以备查考。.6 移交资料前，各级单位应将重要资料进展备份存档，以方便部门内部的资料借阅使用。 移交时限：.1 各部门及总裁办需每月定期进展两次文件资料的移交工作；各部门应于每月1314日进展第一次移交，2627日进展第二次移交。 5.6 档案的使用： 集

16、团公司工作人员及外单位人员借阅公司档案文件的规定：.1集团公司工作人员因工作需要到公司档案室借阅本部门档案、资料，需办理借阅手续。借阅级档案文件只需在?档案借阅查询登记表?附件登记即可； 借阅特级、级、级的档案文件需填写?档案借阅审批表?附件，上报本部门第一负责人及主管领导审批，经总裁办主任审批后，方可借阅。特别重要的档案(或上述领导注明)须经总裁核准后，方可借阅。声像档案保存版一般不借用。如有特殊需要，需经部门主管领导及总裁办主任审批方可借用。.2借阅人如需到总裁办调阅其他部门的档案时，也需填写?档案借阅审批表?附件，不同级别的档案审批签字程序同5.6.1.1条款的规定。.3 外单位人员借阅

17、本公司档案，须持单位介绍信要有印章、领导签名及联系方式，经集团公司授权领导审批前方可借阅，不同级别的档案审批签字程序同5.6.1条款的规定。.4档案只能在集团公司范围内查阅，不得带出公司。.5档案借阅人应对档案的保密、平安和完整负责，其直属主管领导负有监视责任，保证档案文件在借阅期间的完整无缺，不得发生档案的丧失、遗漏、抽拆、破损、涂改、污损现象。 .6档案借阅人无权将所借档案转借他人。.7借阅机密档案时，借阅人须保证档案的机密性，合理利用，不得自行复制，不得向第三方泄露信息。.8 电子档案仅限借阅光盘版，借阅人无权复制、修改。.9 借阅人需要复制档案时，应提出申请，档案人员按规定允其以复制。

18、复制件用后应及时归还，不得转让、交换或买卖。如无法进展归还的应注明复制件用途或提供资料证明。.10 借阅的档案必须及时归还：.10.1 特级、级档案借阅期限不得超过半个月，其他级别档案不得超过一个月。如需再借，应在借阅期满一周内办理续借手续。.10.2 档案管理人员应在借阅期满前两个工作日向借阅人下达?阅档催还通知书?附件，借阅人应在三个工作日内给予回复意见。 集团公司档案管理人员使用各部门的文件资料的规定：可复制一份文件资料，填写?入档登记表?附件，并将复制件暂时保存在总裁办，待原件移交时，再用原件代替复制件。 同级不同部门之间文件资料的借阅规定：可填写?档案借阅审批表?，经相应领导审批前方

19、可借阅。5.7 档案的鉴定： 在移交资料时，进展详细检查，对文件资料进展初步鉴定，同时剔除未经领导审批的无效文件。 根据档案文件内容的机密等级程度，确定每份归档文件的保管期限。 保管期限分类永久缩写Y长期5-15年缩写C 如：6年缩写为C6，15年缩写为C15短期1-5年 (缩写D) 如：2年 缩写为D2，4年缩写为D4 总裁办档案管理人员应在每年的1月末完成对上一年度内登记存库档案的统计和分析研究工作，并将其统计分析结果呈报主管领导。5.8 集团公司档案室应每五年进展一次档案价值鉴定。对于保管期满的档案，应重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值，并将审核结果上报各级领导审批。 5.9 档案的

20、处置 档案管理人员对档案进展鉴定后提出对局部档案的处置措施，经授权领导审核签字后，方可对档案进展处置。.1 如档案尚存一定保存价值，应需重新确定新的保管期限，继续保存。.2 如档案已丧失保存价值的那么应予以销毁。 销毁.1 经档案管理人员鉴定销毁的档案须编制?档案销毁清册?附件8.6，总裁办主任进展审核，确认无误后报集团领导审批，签字确认前方可销毁。.2销毁档案的方法：对于已批准销毁的档案，可通过焚毁或采用碎纸机的方式进展销毁，不得卖给废品站或留做它用。档案的销毁必须由两名以上档案管理人员共同进展，销毁人、监毁人要明确分工。5.10 档案管理人员考核方法：总裁办每半年对各部门的档案管理情况进展

21、检查并对其档案管理人员在资料移交、分类归档、档案管理等方面进展评比，检查结果呈报集团公司领导。工程考核对象内容指标备注档案制度建立、完善集团公司档案管理人员1、编制档案管理制度2、档案管理制度试行3、完善档案管理制度编制符合档案管理根本要求及满足集团公司特殊要求的档案管理制度，并不断完善档案日常管理集团公司档案管理人员及各部门档案经办人员1、 档案的收集及管理2、 档案资料的移交工作3、 档案的保管4、 档案的借阅利用5、 档案的统计6、 档案的鉴定和处置1、 收集准确、及时、完整，管理能统一、有效、合理2、 移交工作能及时完成，且提供资料完整、清晰，无资料缺少遗漏现象3、 严格按照档案的重要

22、及机密程度实行保管，保证档案的平安4、 档案的借阅和共享利用能及时、有效5、 统计准确及时6、 有效保管有利用价值及参考价值的档案档案室建立集团公司档案管理人员1、 建立档案室的利用规那么2、 存放和保管档案3、 档案室的日常管理1、 符合集团公司的档案室特点及档案的管理要求2、 档案存放统一有序，保证档案的平安3、 管理合理有效，便于利用对口管理和指导集团公司档案管理人员1、 各部门档案经办人及时准确传达信息，统一合理地管理档案，针对本档案管理方法的对口指导及培训收集资料整理分类编文号、件号装盒移交资料及目录审核、验收打印目录存入数据库分类归档编文件号、案卷号编目装盒打印目录存入数据库入库鉴

23、定定期统计借阅和利用处置向上级移交或继续保管销毁保管编目档案单元5.11 档案管理工作流程图集团公司各部门档案管理部门6. 奖惩条例：6.1 对未按制度规定执行的人员每次进展相应的处分，其中扣罚分数及?奖惩管理制度?中相应金额对应。 形成单位的档案经办人员未按时向总部移交档案资料的，给予相关责任人行政警告处分。 借阅人员在接到?阅档催还通知书?附件后，逾期不予回复且未归还档案者，给予相关责任人行政警告处分。 借阅档案者因保管不善造成档案破损、污损等现象，但不影响档案正常使用的，给予相关责任人行政警告处分；因保管不善造成档案抽拆、遗漏页数、损坏等现象的，给予相关责任人通报批评处分；发生丧失行为的

24、，其相关责任人及其直属主管领导连带给予相关责任人行政罚款，并根据其造成损失的程度，加大处分力度。 私自留存声像档案，未给公司造成损失的，给予相关责任人通报批评处分；给公司造成损失的，给予相关责任人行政罚款，并根据其造成损失的程度，加大处分力度。 借阅人员私自将所借档案转借他人或向第三方泄露信息的，未给公司造成损失的，给予相关责任人通报批评处分；其行为导致后果严重并造成经济损失的，其相关责任人及其直属主管领导连带给予行政罚款，并根据其造成损失的程度，加大处分力度。 对于能及时完成上表中档案管理指标的档案管理人员及各部门档案经办人员，在评比中获得前三名者，予以集团公司内部通报表扬，年度评比第一名可

25、申报公司优秀员工评比。 在资料移交过程中，对于未能在制度要求时限内完成移交工作或完成情况不符合要求，且无特殊原因而逾期一周仍未完成的人员，第一次口头警告，第二次书面警告，第三次予以通报其主管领导，超过三次起，予以行政罚款。年度累计超过记六分者，酌情考虑调整其工作岗位。 其他违反公司制度的行为，按?奖惩管理制度?中相关规定或授权领导批示意见执行。7. 考前须知：略8. 附件： ?入档登记表?8.2 ?档案借阅查询表?8.3 ?档案借阅审批表?8.4 ?阅档催还通知书?8.5 ?卷内目录表?8.6 ?档案销毁清册? 文件入档记录表 年 月 日序号文 件 名 称数量入档日期文件日期移交人接收人存档位

26、置备 注少 档案借阅查询表编 号: 年 月 日申请部门经 办 人拟申请种类:(借用/调阅/复印)档案名称档 案 位 置事 由预归还时间归还情况归还时间确认签名注:使用的档案名称无注明是复印件的均属原件。 档案借阅审批表编 号: 年 月 日申请部门经 办 人拟申请种类:(借用/调阅/复印)档案名称档 案 位 置事 由部门负责人签名总裁办签名总裁签名预归还时间归还情况归还时间确认签名注:使用的档案名称无注明是复印件的均属原件。 阅档催还通知书编 号: 年 月 日发出部门经 办 人借阅人档案名称档 案 位 置事 由借阅日期预归还日期应归还日期意见回复附件 卷 内 目 录项 目： 档 号：序号责任者文件编号文 件 名 称件数日期页码备注第 页 共 页立卷人： 审查人： 立卷时间：附件8.6 档案销毁清册 年 月 日序号文 件 名 称数量入档日期档案级别保管期限到期时间存档位置备 注相关部门会审意见申请人总裁办审核总裁审批