企业事业单位档案是单位改革与发展的真实记录.doc

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1、企业事业单位档案是单位改革与发展的真实记录,是单位的重要资产和信息资源。单位的生产、经营和管理,需要档案工作的支撑与保障。维护单位的合法权益,提高单位自身素质,必须有完整、准确、系统的档案为依据。档案的凭证和法律作用是其它材料不可取代的,没有企业事业单位的档案, 单位的基础就不牢靠,单位的经营、管理和持续发展就会受到影响。建立档案工作,对提升单位整体管理水平、维护自身利益、规避市场风险、保持健康发展具有重要意义。新建的企业事业单位，往往在初期因各项工作千头万绪，而忽视了档案工作，人员也因来自不同地方，工作方法和工作习惯不尽相同，工作后形成的文件千差万别，甚至造成文件材料的遗失，给单位造成不必要

2、的损失。所以新建的企业事业单位应重视单位的档案工作。档案工作是一项具有专门内容的基础工作，它与企业事业单位的其他工作有着根本的区别，有着它特定的性质。企业事业单位管理工作一般有两大类，一是职能管理，如生产、经营、财务、技术的管理，另一是基础管理，如定额、计量、标准化、信息的管理。档案工作属于单位的基础管理范畴，但它又渗透于各项职能管理和其他基础管理之中，是其他管理工作的基础和条件。我国著名企业家浙江万向集团董事局主席鲁冠球强调指出，档案是企业的重要信息资源，信息在企业决策时比人才、资金还要重要。我们首先应了解一下档案工作的内容。它一般由两部分组成，即档案业务管理工作和行政管理工作。一、档案业务

3、管理工作。是依据相关业务规范和标准，对档案材料进行多种环节的加工、控制、使用等业务处理的过程。这是企业事业单位档案工作的主体部分，它的具体对象是单位的档案实体。主要内容包括：1、档案的收集。通过档案的收集，企业事业单位各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中，由档案部门负责统一管理。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。2、档案的整理。包括对企业事业单位档案全宗进行划分，对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理，实现档案材料管理的有序化。3、档案的保管。是通过严格的档案管理和采取相关的保护技术，保护档案的完整与安全，防止或减少档案的损坏，延长档案

4、的寿命；维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。4、档案的鉴定。是通过严格的程序和方法，对单位档案的保存价值和保管期限作出评价和进行划分，确保具有保存价值的档案，妥善处理没有保存价值的档案。5、档案的检索。是通过对单位档案文件进行著录与标引，建立档案检索体系，逐步实现档案检索自动化，提高档案检索的速度和准确性。6、档案的编研。是通过对档案信息进行加工处理，形成各种档案参考资料，满足单位各项工作和活动中人们利用档案的需要。7、档案的利用。是通过采用各种手段和方式，提供档案信息服务，满足单位对档案的利用需求，保证各项工作和活动的顺利开展，实现档案应有的价值，体现档案工作的经济和社会效益。8、档案的统

5、计。实质是档案工作的统计，通过确定具体的统计项目和单位，建立科学、适用的统计指标体系，对档案工作各方面的情况进行数据采集和汇总分析，为规划和管理单位的档案工作提供依据。二、档案行政管理工作。是按照有关政策、法规和制度要求，对单位档案业务管理工作进行相应的管理和控制。档案行政管理工作是以企业事业单位档案工作为主要对象。主要内容有：1、统筹规划。即按照党和国家有关方针政策和法律法规的要求，从单位长远发展的实际需要出发，对整个单位档案工作进行总体规划，确定中长期发展的方向和近期工作计划，保证档案工作的可持续发展。2、统一制度。即依据党和国家的有关方针政策和法律法规，考虑到单位的性质、职能和运营方式，

6、从单位自身的规律和特点出发，制订和实施企业事业单位档案工作的规章制度，对档案工作的内容、要求、程序和方法等作出统一、具体的规定，实现档案工作的制度化和规范化。3、组织协调。即通过对档案工作方面的各种内外部关系的整合处理，正确处理宏观与微观的关系，“块块”与“条条”的关系，局部与整体的关系、内部建设与外部环境的关系，为单位档案工作的顺利开展营造良好的内部秩序和外部环境。4、实施监督。即由档案工作部门，依法履行职责，通过开展执法检查等形式，对单位内部各部门及有关人员贯彻执行档案工作的方针政策、法律法规和规章制度的情况实施监督，查处并督促解决存在的问题。5、业务指导。即由档案工作部门的业务人员，通过

7、多种方式，对本单位各部门及有关人员进行文件材料与档案管理方面业务问题的具体指导。新建企业事业单位开展档案工作的一般方法：企业事业单位档案工作一般应实行综合管理，就是将单位形成的各种门类、各种载体的档案由专门设立的综合档案工作机构进行统一归档保存、分类整理和开发利用。综合管理作为我国企业事业单位档案工作的基本经验之一，已经成为我国提倡的一种管理模式。综合管理并不代表集中保管，而是指集中单位内部档案工作的各项管理职能，归口档案工作的各项事务；统一制定单位档案管理规章制度，纳入考核，使之成为共同执行的基本制度；把单位档案作为一个整体，统一档案工作业务规范和要求。开展此项工作一般方法如下：一、建立档案

8、工作的管理体系。是指单位内部档案工作的管理体制，涉及单位档案工作的领导关系、单位档案工作机构设置及其职责、单位档案工作人员的配备等方面的问题。主要做以下几个方面工作：1、确定分管档案工作的单位负责人。档案工作涉及企业事业单位党、政、群各个部门和生产、技术、经营等各个方面，需要协调各种问题，因此每个企业事业单位都应由一位单位行政领导具体分管档案工作，并将档案工作方面的有关领导责任列入其职责范围，作为考核其政绩的一方面内容。确定一位单位行政领导具体分管档案工作，是企业事业单位加强对档案工作领导的具体表现。2、确定档案工作的发展规划和计划。依据上级有关企业事业单位档案工作的发展规划，结合本单位的实际

9、，制订档案工作发展规划和计划，并且列入本单位的总体发展规划和计划之中，有效地加以组织实施，使之与本单位其他各项工作和活动保持同步协调发展，更好地为本单位各项工作和活动服务。3、设置适宜的档案工作机构。按照集中统一管理的要求，设置适合本单位实际的档案工作机构，明确档案工作机构的领导关系和职责范围。使之成为整个单位档案资料的储存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织和管理本单位的全部档案工作。4、建立档案工作队伍。根据档案工作机构的职能和任务，配备一支精干高效、数量适度、结构合理的档案工作队伍。同时在各个部门、各个下属单位设立专兼职人员，在档案工作部门的监督和指导下开展工作，搞好所在部门文件材料和档

10、案的管理，形成一个覆盖整个单位的档案管理网络。二、对档案工作给予必要的投入。针对新建单位普遍存在的档案用房紧张的情况，要加大对档案工作投入，设置专门的档案工作用房或专门的橱柜，并配备必要的设施设备，以达到档案保管要求，确保档案安全。三、推进档案工作的制度化建设，制定必要的业务规范文件。制订和修订档案工作规章制度，形成一整套规章制度。把档案管理方面的有关要求，作为本单位基础管理制度的内容，纳入本单位各有关工作制度和要求中。对于各种档案工作制度都要有效地加以组织实施，同时还要对实施的情况进行考核，与经济责任制挂钩。使档案工作的各个环节有章可循，有条不紊，逐步实现规范化、标准化。新建单位必须首先制定

11、的规章制度与业务规范文件主要有以下三个，其他的可逐步完善。1、档案管理规定。主要包括总则（包括制订的依据、本单位档案、档案工作的内容、档案工作的基本原则等）；档案管理体制及其职责；文件材料的形成与归档；档案的管理（包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等规定）；奖励与处罚。2、文件材料归档制度。档案工作能否做好，关键在于归档制度是否健全和完善。归档制度既是单位职能部门开展归档工作的基本规范，也是单位档案部门指导、监督和检查文件材料归档工作的依据，还是做好档案收集工作的依据。建立、健全文件材料归档制度的意义在于能从根本上保证档案的质量。归档制度的内容包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档手续等。3、档案分类编号方案及保管期限表。这是我们开展档案业务工作的基础。主要包括档案分类的原则和方法；案卷类目标识及档号的编制；档案分类大纲；案卷排架；各类文件的保管期限等。四、积极采用以计算机为中心的现代技术进行档案管理。提高档案工作的专业化程度，提高效率，减少重复劳动，全面提高企业事业单位档案工作的质量。五、加强对企业事业单位档案工作人员的培训、教育。更新档案人员的知识结构，提高其业务水平，以适应本单位档案工作的发展需要。