企业公司采购管理制度.docx

《企业公司采购管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《企业公司采购管理制度.docx（18页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、企业公司采购管理制度1 .目的与依据为加强本公司采购管理，特制定本制度.1.1 本制度依据有关法律和公司章程制定，是采购活动的基本 依据。2 .适用范围本公司对外采购均应按照本制度执行。2.1 采购过程中，各部门应当相互配合、相互制约，确保采购 高效、廉洁。3 .采购计划3.1 本程序适用于配合公司销售计划、生产计划及库存政策拟 定材料、商品之采购计划作业。3.2 本程序由公司现行组织系统如下单位共同执行：(1)采购单位(2)仓储单位3.3 采购单位对于各项材料、商品，应依其重要性不同，设定 标准及前置期间，以决定其订购时期，并提供仓储单位作为存量控 制及提出请购时间之依据。3.4 所谓前置期

2、间系指从开始请购材料、商品到验收、备料、 发料所需的时间，包括：(1)处理订购单时间；(2)供货商制造准备期间；1 .5财务单位于开证日后数日自银行取回有关单据文件后，送 进出口单位存盘备查。2 .6采购单位接获国外厂商之装船通知，应即通知进出口单 位。3 .7进出口单位收到国外厂商送来之装船文件副本后，与信用 证核对，不相符通知国外厂商补运后，再依一般费用报支作业向财 务单位申请赎单用款，并备具赎单所需文件交财务单位向开证银行 赎回全部进口文件正本，交采购单位。9 . 8进出口单位填进口货物到货通知单收到进口文件正本应影 印一份副本送验收单位作为验收核对之依据。10 9进口货物到港时，进出口

3、单位应备报关文件交报关行办理 报关提货，并应负责催促报关行尽快办理。11 10进出口单位接到报关行转来之缴费通知，应即依一般费用 报支作业向财务单位申请关税款，请报关行代缴后，据以向海关提 化 贝。12 .到货追踪作业12.1 本作业程序适用于完成订购、国外订购、订购变更之到货 追踪作业。12.2 本作业程序之功能单位为采购单位。12.3 采购单位依据订购单第四联或异动事项通知单由 计算机打印预定进货日期、供应商名称、 或 号码、订购单 号码、料号、品名规格、数量、单价、金额累积进货数、未交数等 资料，据以查核各供货商并催促交货进度。12.4 采购单位查核供货商，获悉将如期交货，应通知验收单位

4、 排定收料时间其后续作业详见验收作业，如供货商不能如期交 货，应即填写异动事项通知单通知相关单位，其后续作业详见 订购变更作业。13 .验收作业本作业程序适用于采购材料及商品之验收作业。13.1 本作业程序之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌划 分如下：(1)仓储单位；(2)质量管理单位。13.2 仓储单位于收到订购单第三联及异动事项通知单 复印件后，依采购类别、数量及约定送货日期预先安排适当储位及 卸料工具之准备。13.3 供货商交货时，门禁人员应就供货商交货卡车数据输入进 出厂登记薄，并通知仓储单位收料。13.4 仓储单位办理验收时应先查阅订购单、异动事项通知 单复印件无误后，指示供应商

5、卸货地点，且要求依规定之堆栈方 式卸料。13.5 卸货完毕后，仓储单位应核对订购单、异动事项通知单登载之数量，如数量不相符那么依规定办理收料或退货，其作业 详见数量验收不符作业。13.6 仓储单位经验收数量后，依实际交货量填写验收单 (附表P0 (5)注明验收日期、商编号、名称、料号、品名规格、 单位、送货量、累计交数量、订购单号码、订单量，质量管理单位 依材料检验规范检验或使用单位抽检样品。13.7 质量管理单位检验后于验收单上签注验收意见后送回 仓储单位并将验收结果登入进料检验日报表(附表P0 (6)。如 检验不合格应填验退通知单，其后续作业执行质量验收不符作 业。13.8 仓储单位收到品

6、管或使用单位签注合格之验收单将交 货量及累计交货量填入送单位主管签核后，分送如下：第一联：送会计单位依序存盘备查；第二联：连同厂商送来之发票二、三联，送货单送会计单位据 以核对入账；第三联：送采购单位存盘备查；第四联：仓储单位据以登入材料卡并按编号顺序存盘，材料、 商品那么存放于适当储位。11 . 10采购单位收到验收单并于窗体上加注单价、金额、 营业税、应付金额及条件，如注明补货或扣款者，应即通知厂商， 其后续作业执行索赔作业。12 .数量付款验收不符12.1 本作业程序适用于采购材料、商品及固定资产之数量验收 不符作业。12.2 本作业程序之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌划 分如下：

7、(1)仓储单位；(2)采购单位。12.3 仓储单位办理验收发现数量不符时，如系供货商超交，应 通知采购单位，了解超交之原因决定是否收料，如超交局部拒收， 采购单位应通知供货商限期取回.如超交数准予收料，那么将实收数 填入验收单办理质量验收。12.4 仓储单位于办理验收时，经核对发现供货商短交时，应通 知采购单位，了解供货商短交原因，如短交不予收料应由采购单位 通知供货商限期取回，如短交不拒收那么依实际验收数量填入验收 单办理质量验收。13 .质量验收不符本作业程序适用于采购材料及商品之质量验收不符作业。13.1 2本作业程序之功能单位依本公司现行组织系统及职掌划分 如下：(1)仓储单位；(2)

8、会计单位；(3)质量管理单位；（4）采购单位视购置物品授权状况区分。13.2 质量管理单位或使用单位人员检验后，如检验不合格， 应填验退通知单（附表P07）一式三联，注明单号、供货商名 称、材料/商品名称、编号、订单、验收单编号、交货数量、抽验 数量、收料日期、检验日期、检验结果及建议等数据，送单位主管 签核并判定处理方式后，分送如下：第一联：送采购单位据以转销订购单及联络客户；第二联：送生管单位据以规划制程；第三联：送质量管理单位存盘备查。13.3 质量管理单位于验收单上注明检验结果，假设不合格产 品经判定拒收后送仓储单位办理退货，经单位主管签核后，一式四 联分送如下：第一联:送会计单位入账

9、附于发票后；第二联:送会计单位依序号存盘备查；第三联:送采购单位据以转销订购单及联络客户；第四联:仓储单位并据以办理退料作业。13.4 不合格产品经判定以特采方式处理收料时，另填写特殊 采购认证单一式四联（附表P08）,注明编号、日期、供货商名 称、材料、商品名称及编号、进料日期、特采方式、数量、特采原 因、不良内容及建议事项，送相关单位主管签核决定特采之处理方 式后，送如下：第一联：送生管单位据以排定制程并存档备查；第二联：送质量管理单位作为验收之依据并存档备查；第三联：送生产单位存盘备查；第四联：送采购单位存盘备查。13 . 6质量管理单位或使用单位人员依相关单位主管签核后判定 处理方式，

10、如为有条件特采其后续作业详见索赔作业不管有无 条件特采，均将特殊采购认证单第二联依编号顺序存档，并将验收单、验退通知单、特殊采购认证单送采购单位。14 .索赔作业14.1 本作业程序适用于采购材料、商品及固定资产数量、质量 验收不符之索赔作业。14.2 本作业程序之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌划 分如下：(1)采购单位；(2)会计单位。14.3 采购单位取得数量及质量不符验收单，如属进口之材 料、商品、固定资产，应即找公证处公证并出公证报告影印寄给厂 商及保险公司，如属非进口之材料、商品、固定资产应即通知供货 商补足数量或以折让扣款。14.4 采购单位依据验收单、验退通知单、特殊采购认

11、证 单填索赔通知单(Credit Note) 一式三联(附表P09)注明编 号、日期、供货商名称、订购单号码、验收单号码、处理情形、索 赔或扣款金额，经单位主管签核后，分送如下：第一联:送会计单位据以填折让单或索赔款收入入账事宜；第二联:送交供应厂商；第三联:连同验收单、验退通知单、特殊采购认证单依 编号顺序由采购单位存盘。15 .应付账款作业本作业程序适用于采购材料、商品之应付账款作业；15.1 本作业程序之功能单位是会计单位；15 . 3会计单位收到验收单厂商之统一发票第二、三联及送 货单等相关单据,应审核其记载是否符合以下规定：(1)买受人；(2)统一编号；(3)开立发票日期:应与交货或

12、预付货款之日期相同；(4)品名及数量:应与所购材料商品相符；(5)单价及金额:审核单价是否与订购单或异动事项通知单相 符，并验算其金额；(6)营业税属应税；(7)统一发票应盖妥供货商之统一发票专用章；(8)前项供货商名称应与实际交货之供货商相符，并以统一发 票所载供货商为付款对象；(9)所载买受人名称及营利事业统一编号,如有错误不得任意 删改,应请供货商作废重开,如于次月发现错误；亦要求作废重开,不 得按销货退回或折让处理。16 .4会计单位核对无误后，应即将验收单输入计算机(应付 账款管理系统)，定期打印进货明细表核对无误后,送单位主管签 核后,编制传票及有关凭证依编号顺序存盘。17 . 5

13、本公司之采购付款,除特殊情形或与供货商合约规定须实 时付款外,每月按供货商汇总于次月一次支付之,会计单位应于付款 日前打印应付账款明细表送财务单位开立支票，其后续作业详 见财务管理出纳支出作业。18 .非仓储管理物品请购作业本作业程序适用于非仓储管理物品之请购作业。18.1 本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌 划分如下：(1)总务单位；(2)会计单位。18.2 请购单位依实际需求填请购单(附表Pl (1)注明请 购单位、需求日期、品名、单位、需求量等数据，依核决权限送呈 签核。18.3 请购单一式三联经核准后分送如下：第一联：送总务单位办理采购事宜，下接询比议价作业；第二联：送

14、会计单位存盘备查；第三联：请购单位存盘备查。19 .非仓储管理物品之订购作业本作业程序适用于非仓储管理物品之订购作业。19.1 本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌 划分如下：(1)总务单位;(2)会计单位。19.2 总务单位根据请购单第一联、询比议价呈核表第 一联，填写订购单(附表P1 (2),注明订购日期、请购单 及询比议价呈核表编号、付款条件、厂商名称联络人、 或 号码、送货地址、规格说明、数量、单价、金额、连同请购 单、询比议价呈核表依核决权限送呈签核。19.3 订购单一式四联经核准后，请购单、询比议价呈 核表由采购单位存盘备查，如为国外采购那么依国外订购作业办理 订购事

15、宜，如为国内采购，那么将订购单分送如下：第一联：送会计单位与请购单位核对后存盘备查；第二联：依邮寄、 、快递封方式请供货商确认；第三联：送请购单位依编号顺序存盘，并作为验收核对之依 据；第四联：由总务单位依编号顺序存盘，并跟催供货商如期交 货，及办理验收之依据。20 .非仓储管理物品之验收作业本作业程序适用于非仓储管理物品之验收作业。20.1 本作业程序之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(1)验收单位；(2)采购单位。20.2 供货商交货时，门禁人员应先行登记进货厂商数据，并通 知验收单位验货。20.3 验收单位办理验收时应先查阅订购单，核对其数量、 金额无误后填验收单(附表P1

16、 (3),注明验收日期、订购单日 期号码、料号、品名规格及交货数量等数据后送请购单位办理质量 验收。1.1 5请购单位完成质量验收合格之验收后于验收单上签注意见 送回验收单位，验收不合格者，连同物品送回验收单位，并通知采 购单位办理退货。18.6 验收单位接到验收合格之验收单后，连同供货商发票送 货单依核决权限送呈签核。18.7 验收单一式三联经核准后分送如下：第一联：连同供货商发票、送货单位会计单位，据以核对入 账。第二联：送采购单位存盘备查。第三联：由验收单位存盘备查。19.生效. 1本制度由总经理签署。19 .2本制度自发布之日起生效。(3)运送交货时间；(4)进料检验、收料、备料、发料

17、的时间。3.5为使材料、商品供应顺利，并降低库存量，配合库存政策 对不同材料、商品类别实施不同的采购计划，其区分如下：3. 5.1 A类：每年耗用量大且值巨之主要原材料(1)采购单位配合年度营运预算编制，依销售计划、生产计划 对所需材料做通盘规划，调查各种材料、商品未来市场供需情形、 市场行情、预计用量变动、前置期间等因素拟定原物料采购预计 明细表(附表P0 (1),注明日期、编号、平安存量、计划进厂 量、用量及预计单价、金额，经单位主管签核后，据以编制年度预 算；(2)采购单位对于主要原料之供应，应于平时即寻访市场上可 供应本公司需求之供货商，且为确保供货来源的稳定，应依据采购 计划对每项主

18、要原料至少取得三家以上之供货商资料，以作为与供 货商订立长期供应合约或订购之参考；(3)为应对未来市场状况之影响，对主要原料之采购，采购单 位得衡量现货、期货市场价格变化、经济动向、汇率变动等因素， 规划最正确之采购数量及进货时机。3.5.2 B类：包括包装材料及被动配件等(1)根据销售状况，以批次采购尽量降低库存为原那么；(2)得视存货性质，依实际接单状况采购。3. 5.3 C类：一般消耗性物料(1)依存货性质以定量采购或需要时再行采购方式处理；(2)得视需要依合约采购订约作业与供货商签订长期供应合约 于需用时，随时订货。3 . 5. 4商品：(1)购进商品以零库存为原那么，以批次采购为之，

19、按每次客户 订单之数量为采购数量；(2)对来源不易，前置期间长及考虑经济采购量等因素之商 品，那么同A类原料管理，惟应注意其周转性，预防形成呆滞。4 .询、比、议价作业4.1 本作业程序适用于采购材料、商品、固定资产及工程发包 之询、比、议价作业。4.2 本作业程序由公司现行组织系统及职掌划分如下：(1)采购单位；(2)财务单位；(3)会计单位。4.3 采购单位人员收到请购单第一联后，如为合约采购， 那么依订购作业程序办理订购；如非合约采购，那么依请购品名、规 格、寻找供货商询价并建立协力厂商基本数据表，并依以下不同 情况，以径行采购或透过书面比、议价方式办理订购事宜。4.3.1 合乎以下条件

20、者由采购单位人员径行采购，勿须先行办 理书面比议价。(1)采购金额未达比议价额度;(2)采购金额虽超过比议价额度，但采购工程非首次采购，且 价格未变动及前次之询比议价呈核表未逾有效期间者。4. 3.2除合乎上述条件者外，采购单位人员须透过书面化比议 价作业办理订购。5. 4采购单位人员办理询比议价时应选择三家以上供货商进行 比议价工作.并填写询比议价呈核表(附表P0 (2)注明日期、 品名规格、用途、最近进货日期、厂商、单价、数量、请购单号 码、数量、日期、比议价厂商、单价、交货期、付款条件，并就拟 购对象之选择加以分析及建议。6. 5询比议价呈核表一式二联，依核决权限送呈签核，并 加注有效日

21、期，选定供货商后，分送如下：第一联：连同请购单由采购单位据以办理订购事宜后，依 编号顺序存盘备查；第二联：送会计单位依编号顺序存盘备查。5.合约采购5.1 本作业程序适用于采购材料、商品、固定资产及工程发包 之合约订立作业。5.2 本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌 划分如下：(1)采购单位；(2)测试单位；(3)质量管理单位；(4)会计单位；(5)行政单位;(6)财务单位；5.3 本作业程序中之大宗采购、工程性订购.其意义如下：(1)大宗采购：系该项材料每年耗用量大且值巨，为产品之主 要原料；(2)专案性订购：系依市场行情及国外总代理权或总经销权争 取或为开发主要原料之货源，

22、工程申请属之。5.4 采购经办人员应调阅协力厂商基本资料表了解过去采 购及询价记录，并选出三家适合之供货商询价(假设合格之供货商少于 (含)三家.那么应全选)。5.5 采购单位假设向新厂询价，应同时请该厂商提供样品，并由 厂商提供规格书或成认书一式三份，经单位主管签核，连同样品交 由测试单位测试。5.6 测试单位完成测试后，将测试结果填入成认书经由单 位主管签核后，分送如下：第一份：送采购单位列为比价之对象；第二份：连同样品送质量管理单位作为进料验收之依据；第三份：测试单位依填单日期顺序存盘备查。5.7 采购单位收到成认书后，根据测试结果于询出议价 呈核表上签注意见经单位主管签核后应依规定财务

23、单位主管就资金状况及各供货商付款件签注意见，再依核决权限送呈签核，选定 供应厂商。5. 8采购单位签订合约时应会同行政单位与供货商订定合约书 正本二份，依财务管理印鉴管理作业办理用印后，影印二份分送如 下：(1)合约书正本二份，一份送供货商留存，一份送行政单位存 盘备查；(2)合约书复印件一份，连同询比议价呈核表第二联送会 计单位，作为付款核对之依据，另询比议价呈核表第二联那么依 编号顺序存盘备查；(3)合约书复印件一份连同询比议价呈核表第一联成认 书单依编号顺序存盘并据以登入供货商档案及办理采购事宜。6 .订购作业本作业程序适用于采购材料、商品时之订购作业。6.1 本作业程序中之功能单位，依

24、本公司现行组织系统及职掌 划分如下：(1)采购单位；(2)会计单位。6.2 采购单位根据请购单第一联、询比议价呈核表第一 联，长期供应合约或工程核准之买卖契约，填写订购单(附表 P0 (3),注明订购日期、请购单及询比议价呈核表编号、付 款条件、厂商名称、联络人、 或 号码、送货地址、材料编 号、规格说明、数量、单价、金额，连同请购单第一联、询比 议价呈核表第一联，依核决权限送呈签核。6.3 订购单一式四联经核准后，请购单第一联、询比 议价呈核表第一联，由采购单位存盘备查，如为国外采购那么依国 外订购作业办理订购事宜，如为国内采购，即将订购单分送如 下：第一联：送会计单位；第二联：依邮寄、快递

25、、 、 等方式请供货商确认；第三联：送仓储单位依编号顺序存盘并作为验收核对之依据；第四联：由采购单位依编号顺序存盘，并据以跟催供货商如期 交货，其后续作业详见到货追踪作业。6.4 会计单位收到订购单第一联后，应与请购单第二 联核对，并将有关订购资料输入计算机后，依编号顺序存盘备查。7 .国外订购作业本作业程序适用于采购材料和商品时之国外订购作业。7.1 本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌 划分如下：(1)采购单位；(2)会计单位。7.2 采购单位依订购作业填写订购单一式四联，依核决权 限送呈签核后，将订购单分送如下：第一联：送会计单位依顺序存盘备查;第二联：送国外采购单位，据以

26、依邮寄、快递、 、电报、 等方式发出订购承诺电子国外厂商；第三联：送仓储单位作为验收核对之依据并依编号顺序存盘；第四联：由采购单位依编号顺序存盘，据以利于到货追踪作 业。7.3 国外采购单位收到国外厂商之拟制发票(PRO-FORMA INVOICE ),应先与订购单核对后，订购单第二联存档备查，再 依据国外厂商之拟制发票办理进口作业。8 .订购变更作业8.1 本作业程序适用于订购后数量、单价、交期、付款条件、 规格、变更或取消订单等作业。8.2 本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌 划分如下：(1)采购单位；(2)会计单位。8.3 采购单位接获供货商通知，必需变更订购单工程时，

27、如为价格变动，那么应依询比议价作业，办理询、比、议价，再根据 变更工程填异动事项通知单，注明日期、原单据号码、异动型 态、原内容、异动内容及异动原因等数据后，依核决权限送呈签 核。8.4 异动事项通知单经核准后，影印三份分送如下：(1)送会计单位；(2)送供应厂自存；(3)送仓储单位，置于原订购单下存档备查；(4)正本由采购单位，连同订购单第四联依订购单编 号顺序存盘，并将异动料登入供货商资料表。8.5 会计单位收到异动事项通知单复印件，与原订购 单第一联核对后将异动资料输入计算机更改原订购单数据 后，依原订购单编号顺序存盘。9 .进口作业本作业程序适用于向国外采购之进口处理作业。9.1 本作业程序中之功能单位，依本公司现行组织系统及职掌 划分如下：(1)采购单位；(2)进出口单位；(3)财务单位。9.2 采购单位收到拟制发票经单位主管签核后，假设申请开 立信用证时，进出口单位应与财务单位协商决定开证银行，自行填 妥各项必要数据后，如为FOB TERMS交易时，应即查询船公司或船 务代理或空运公司，安排最适当之船期，在FOB及C&F TERMS时， 即依货物之性质，选定运输保险，以及其它必要之附加险。9.3 进出口单位依一般费用报支作业申请开证费用，将信用证 申请书(如为T/T那么无信用证申请书)交由财务单位至开证银行开立 信用证。