酒店集团合同签订及管理制度.doc

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1、 版号06文件编号TY/HR-2015006文件名称合同管理及签订制度生效日期第1页共11页第一章 总则第一条 目 为加强酒店集团合同管理，保证合同签订、履行、变更、解除能依法进行，防范及控制合同风险，有效维护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法有关规定，结合酒店实际情况，现制定本制度。第二条 适用范围集团总公司、各分店第三条 名词解析 本办法所称合同，是指公司在运营活动中，以公司名义及自然人、法人及其他组织之间签订各类合同或协议，包括经济合同、技术合同、涉外合同、招标投标文件等。合同一律采用书面形式，即时清结者除外。劳动合同管理另行制定。 本办法所称合同管理，是指对集团公司及集团公司各部门

2、（以下简称各部门）对外签订合同进行审查、监督和管理，实行责任把关，最大程度防范和控制合同风险。第二章 合同分类第五条 合同分类原则以区分公司主要业务为原则，兼顾合同保管方便。第六条 集团公司合同主要分为以下几类：买卖合同，供用电、水、气、热力合同，租赁合同，融资租赁合同，承揽合同，建设工程合同，保管合同，仓储合同，委托合同，居间合同。第三章 合同签署第七条：合同签署必须遵守国家法律、行政法规和集团公司相关规章制度，不得利用合同进行违法活动。第八条：集团公司法定代表人和集团公司法定代表人授权人员在授权范围内有权代表酒店签订合同。授权委托书应明确委托权限和期限，禁止使用“全权委托”等措辞。凡涉及下

3、列合同时，须由酒店法定代表人每次单独授权：（一）担保合同；（二）代表酒店实施投资项目、融资项目、资产划转项目投资合同、融资合同、资产划转协议；（三）企业兼并、合并、联营合同；（四）其他需要酒店审查同意合同。第九条：签署程序（一）对方当事人资信调查；（二）合同谈判；（三）合同起草；（四）合同审查会签；（五）合同签署。根据法律、法规规定或当事人约定，合同需要办理公证、鉴证、审批、登记等手续，应由承办人负责向有关机构申请办理，行政部予以协助。第十条：合同签署前，承办部门或合同承办人应仔细审核对方当事人主体资格、资质、资金、履约能力等资信情况，具体包括：（一）具备签署合同主体合同，能以自身名义独立对外

4、签署合同，具有经年检有效营业执照；（二）涉及专营许可或法律法规有资质(等级)要求，应具备相应有效许可证书、资质（等级）证书；（三）由代理人代为签署合同，应具备真实有效法定代表人身份证明、授权委托书和代理人身份证明；（四）具备相应履约能力，必要时可要求对方出具资产负债表、银行出具资金证明、注册会计师出具验资报告以及近期涉及重大诉讼可能影响合同履行有关情况说明；（五）履约信用记录良好；（六）通过招标方式确定合同当事人，应有生效中标通知书；（七）其他及合同签署、履行相关情况。第十一条：对不符合本办法第十条规定对方当事人，不应及其签署合同；必须签署合同时，应要求其提供合法、真实、有效担保。对方当事人提

5、供担保，还应审查担保人担保资格和担保能力，审查范围适用第十条有关规定。合同文本应条款齐备，权利义务内容明确具体，用语规范、严谨、简练、准确。第四章 合同内容第十二条：合同主要内容（一）合同首部1、合同名称及编号；2、双方当事人基本情况：包括名称（姓名）、住所、法定代表人姓名、职务、联系方式等内容；3、签约目和依据。（二）合同正文1、标；2、数量、质量；3、价款或报酬及付款方式；4、履行方式、期限和地点；5、违约责任；6、争议解决方式；7、变更、解除合同条件；8、根据法律或合同性质应当具备其他条款和双方当事人约定其他主要条款。（三）尾部（一） 合同生效时间和条件；（二） 合同正副本份数和双方持有

6、状况；（三） 附件名称及数量；（四） 双方法定代表人或授权委托代表签名、盖章；（五） 签约时间和地点；第十三条：事务性合同（非经济合同），由集团公司统一授权后，所属部门按照本合同管理办法内部完成审查会签流程。第十四条：经济合同，在合同正式签署前，合同承办人应将合同文本草案及相关文件材料按顺序提请集团公司有关业务部门和人力资源部审查会签。根据需要，各审查会签部门有权要求合同承办人提供及合同有关补充证明材料。审查完毕，合同承办人应将审查意见及合同文本交由酒店总经理批示并申请用印。第十五条：各审查会签部门负责审查及本部门业务相关下列内容：（一） 是否符合及本部门业务相关法律法规、政策及审批文件；（二

7、） 是否符合及本部门业务相关各级标准及规程、规范；（三） 是否符合及本部门业务相关业内习惯；（四） 其他内容第十六条：各部门对外签署各项合同应使用合同专用章，不得使用行政公章、部门印章或其他印章代替。合同专用章使用及管理，执行酒店印章管理办法有关规定，不得超越其使用范围使用和借用。第十七条：合同承办人应对正式签署合同逐页小签或申请加盖合同骑缝章。第五章 合同履行第十八条：公司及所属公司应当按照合同约定全面履行自己义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。第十九条：在合同履行过程中，对本公司履行情况应及时做好记录并经对方确认。第二十条：在合同履行过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有

8、下列情况之一，应立即中止履行，并及时书面上报公司人力资源部处理，并报总经理。（一） 经营状况严重恶化；（二） 转移财产，抽逃资金，以逃避债务；（三） 丧失商业信誉；（四） 有丧失或者可能丧失履行债务能力其他情形；第二十一条：债权债务定期确认和发生重大变动时确认； （一）在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务； （二）在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。第六章 合同变更、解除第二十二条：条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同，须经双方协商，重

9、新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更通知书后，应当在规定期限内作出书面答复。第二十三条：存在下列情形之一，本方可以单方解除合同1、因不可抗力致使不能实现合同目；2、在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己行为表明不履行主要债务；3、对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目；5、法律规定其他情形。第二十四条：变更或解除经济，应当采用书面形式（包括书信、电报）；第二十五条：变更或解除经济合同协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续，应依法及时办

10、理；第七章 经济合同纠纷调解、仲裁和诉讼第二十六条：合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是原则，平等协商解决；第二十七条：合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决，经办人员应及时书面报告部门经理和总经理，并拟定处理意见，报总经理决定。对方当事人涉嫌合同诈骗，应立即报告公司人力资源部和总经理。第二十八条：公司决定采用诉讼或仲裁处理合同纠纷，以及对方当事人起诉，相关部门应及时将合同签订、履行、纠纷产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司人力资源部。第八章 合同日常管理第二十九条：本公司实行二级合同管理，人力资源部全面负责公司合同管理；

11、营销中心、销售部门、财务部人员负责所在部门合同管理。第三十条：公司合同专用章专人管理，任何人员不得随意带合同专用章或已盖章空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总经理批准。第三十一条：合同专用章、盖章空白合同、授权委托书、（已签订合同）遗失，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。第三十二条：合同经办人员及本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司人力资源部和有关部门确认后方可办理有关手续。第三十三条：合同经办人员及本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更，公司人力资源部应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。第九章 责任第三十四条：凡未按照规定处理合同事宜、未及

12、时汇报情况何意识合同有关资料而给公司造成损失，追究其经济和行政责任；第三十五条：因故意或重大过失而给公司造成重大损失，应送有关国家机关追究其法律责任；第三十六条：有下列情形之一，未造成经济损失，对直接责任人及有关部门负责人进行批评教育；情节严重造成经济损失，对责任人及部门负责人予以通报批评或行政处分；构成犯罪，应当追究其刑事责任：（一） 合同承办人员超出授权范围或期限签订合同或未获得授权签订合同；（二） 签订有重大缺陷或无效合同；（三） 合同承办人员利用签订合同权利，为自己或亲戚朋友谋取私利；（四） 合同承办人员未及时追究合同对方违约责任，给酒店造成经济损失；（五） 合同承办人员应及时补办合同

13、而未及时补办合同，给酒店造成经济损失；（六） 合同承办人员或管理人员，在签订、履行合同时因失职给酒店造成经济损失或导致合同纠纷被处赔偿、罚款；（七） 泄漏国家秘密、酒店商业秘密或丢失合同文本等资料，造成恶劣影响或经济损失；（八） 落实合同管理信息化工作不到位；（九） 利用合同进行其他违法犯罪活动。第十章 附件部分附件一：授权委托书授权委托书委托单位：法定代表人：职务：受委托人： 工作单位：职务：兹委托我酒店同志，代表本酒店及（对方单位全称）签订（合同名称）。受托人签订上述合同时履行全部民事法律行为，其法律后果均由海南天艺酒店管理有限公司承担。本授权有效期限自 年 月 日至 年 月 日止。 委托单位： 被委托人： 年 月 日 拟定： 武亚兰 审批： 日期： 日期：