采购控制精细化管理全案.doc
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1、采购控制精细化管理全案目 录第1章 采购管理114 采购的基本内容及注意事项1141 采购部门的职能有哪些?1142 采购的质量保证协议主要有哪些作用与内容?1143 降低采购成本的途径有哪些?2144 采购程序包括哪些内容?2145 采购工作应如何具体实施?2146 如何准备采购订单计划?3147 物料清单文件是如何生成的?3148 怎样准备采购订单?4149 如何进行采购合同的跟踪?41410 常用的合同条款包含什么内容?515 采购实施的程序案例6151 采购控制程序示例6152 合同供应商评定程序示例7第2章 采购计划1124 采购计划制度规范11241 采购计划管理制度11242 采
2、购计划编制办法14243 采购订单计划制订规范1625 采购计划工具表单20251 物资请购单20252 年度采购计划表21253 物资采购计划表21254 采购计划变更表22255 临时采购计划表22256 认证计划说明书23第3章 采购预算2434 采购预算制度规范24341 采购预算管理办法24342 采购预算变更控制办法2835 采购预算工具表单30351 年度采购预算表30352 采购预算控制表30353 采购预算审核表31354 采购预算变更表32355 原材料采购预算表32356 固定资产采购预算表33357 辅助材料采购预算表33358 采购资金季度预算表34359 采购资金年
3、度预算表34第4章 供应商管理3544 供应商管理制度规范35441 供应商管理制度35442 供应商评价制度41443 供应商档案管理制度4545 供应商管理工具表单48451 合格供应商名单48452 供应商评价表49453 供应商评审记录表50454 供应商不良行为记录表52455 供应商不良行为记录汇总表53第5章 采购合同管理5454 采购合同制度规范54541 采购合同管理制度54542 合同纠纷管理制度5855 采购合同工具表单61551 采购合同约定表61552 采购合同评审表62553 采购合同汇总表63554 合同风险评估表63第6章 采购谈判管理6564 采购谈判制度规范
4、65641 采购谈判实施细则65642 采购谈判礼仪规范69643 特殊物资采购谈判管理办法7265 采购谈判工具表单73651 谈判计划表73652 谈判事项记录表74653 谈判议程纪要表75654 采购议价记录表75655 谈判人员考核表76656 谈判僵局分析表76657 谈判步骤参照表77658 谈判桌局势分析表77659 对手谈判意愿分析表786510 谈判桌上开局技巧分析表78第7章 订单跟踪管理7974 订单跟踪制度规范79741 订单跟踪工作规范79742 订单状态跟踪管理制度82743 订单异常处理管理制度8575 订单跟踪工具表单88751 订单进程表88752 订单异常
5、表88753 催货通知单89754 采购订单跟催表90755 异常订单反馈表90756 采购追踪记录表91第8章 采购交期管理9284 交期管理制度规范92841 订单交期保证办法92842 紧急采购控制制度9685 交期管理工具表单100851 采购进度控制表100852 交期变更联络单100853 供应商交期计划表101854 供应商交期保证书101855 供应商交期变更单102856 采购交货延迟检讨表102857 供应商交期延误一览表103858 供应商交货状况分析表103第9章 采购验收管理10594 采购验收制度规范105941 采购验收管理制度105942 采购质量控制制度110
6、943 电器设备验收管理制度11595 采购验收工具表单119951 验收清单表119952 退货登记表119953 退货换货清单120954 检验异常报告120955 采购质量控制表121956 采购检验报告单121957 特采作业申请单122第10章 采购结算管理122104 采购结算制度规范1221041 采购结算管理制度1221042 采购付款管理办法1241043 预付账款审批管理制度125105 采购结算工具表单1271051 采购结算单1271052 预付申请单1281053 账款核对表1281054 应付账款明细表1291055 现金采购申请表129第11章 采购库存管理130
7、114 采购库存制度规范1301141 库存计划管理制度1301142 库存周转管理制度1341143 库存呆滞品管理制度136115 采购库存工具表单1391151 库存计划表1391152 补货计划表1401153 库存物资清单1411154 物资存量明细表1411155 呆滞品申请处理表1421156 呆滞品处理损益报告142第12章 采购成本控制144124 采购成本制度规范1441241 采购询价管理制度1441242 采购成本管控制度1461243 采购价格管控制度148125 采购成本工具表单1511251 采购询价单1511252 成本预算表1511253 成本费用单15212
8、54 采购询价记录表1521255 采购价格审议表1531256 运输方案审批单1541257 采购成本计算表154第13章 采购招标管理155134 采购招标制度规范1551341 采购招标管理制度1551342 招投标文件管理制度1601343 招标争议处理办法162135 采购招标工具表单1671351 招标信息登记表1671352 招标委托申请表1681353 标书评审表1691354 开标记录表1701355 招标比价表1701356 评标小组名单1711357 投标文件偏差汇总表1711358 投标文件评审结论表172第14章 项目采购管理173144 项目采购制度规范173144
9、1 项目采购管理制度1731442 项目采购作业管理制度1771443 项目采购交期控制制度180145 项目采购工具表单1831451 项目采购计划表1831452 项目采购申请表1831453 项目采购询价单1841454 项目采购控制表1851455 项目采购验收单186第15章 采购绩效管理187154 采购绩效制度规范1871541 采购绩效考核制度1871542 采购绩效面谈制度1901543 采购绩效申诉制度192155 采购绩效工具表单1941551 采购目标管理卡1941552 采购绩效沟通报告表1951553 采购绩效进展记录表1951554 采购绩效考核表1961555
10、采购绩效面谈记录表1971556 采购绩效考核申诉表1981557 采购绩效改进表1981558 采购绩效奖惩表199第16章 采购信息管理200164 采购信息制度规范2001641 采购信息收集制度2001642 供应商信息管理制度203165 采购信息工具表单2061651 供应商信息表2061652 信息系统权限表2071653 档案借阅申请单208第17章 采购审计管理209174 采购审计制度规范2091741 采购执行审计制度2091742 采购稽核管理制度2101743 物资采购审计办法212175 采购审计工具表单2151751 项目采购审计计划表2151752 采购审计实施
11、计划表2151753 采购付款审计表2161754 审计工作底稿2171755 审计工作总结表218第18章 国际采购管理219184 国际采购制度规范2191841 国际采购询价制度2191842 海外采购供应商选择制度221185 国际采购工具表单2241851 国际采购询价单2241852 国际采购订货单2251853 进口货物报关单2271854 进口货物报检单2281855 国际运输保险单2291856 国际采购风险评估单231第19章 采购贿赂管理234194 采购贿赂制度规范2341941 反采购贿赂管理办法2341942 采购贿赂处理办法236195 采购贿赂工具表单23919
12、51 预防采购贿赂调查表2391952 采购贿赂治理工作调查表2401953 采购贿赂事件查处汇总表2401954 已查结采购贿赂事件专报表241第1章 采购管理14 采购的基本内容及注意事项141 采购部门的职能有哪些?采购部门的职能主要包括:(1) 及时掌握所需要的采购信息,保持良好的内部沟通。(2) 调查和掌握生产所用物料的供货渠道,寻找物料供应来源。(3) 建立供应商档案,与供应商联络,以防止紧急状况时找不到替代的供应商。(4) 参考原料市场行情,要求供应商报价。(5) 对供应商的供应价格、材料质量、交货期等作出评估,了解公司主要物料的市场价格走势,制作采购文件,采购所需的物料。(6)
13、 按照采购合同协调供应商的交货期。(7) 协助质量部门检查进厂物料的数量与质量。(8) 协助物料控制部门对呆滞料与废料进行预防和处理。142 采购的质量保证协议主要有哪些作用与内容?(9) 质量保证协议的作用:对供应商明确地提出质量要求,协议中规定的质量要求和检验、试验与抽样方法 应得到双方认可和充分理解。 通过与供应商的配合来保证采购产品的质量。(10) 质量保证协议的要求: 质量保证要求应得到双方认可,防止给今后的合作留下隐患。 质量保证协议应当明确检验的方法及要求。 质量保证协议上提出的质量要求应考虑成本和风险等方面的内容。(11) 质量保证协议中提出的质量保证要求可包括下列内容: 双方
14、共同认可的产品标准。 由供应商实施质量管理体系,由公司第三方对供应商的质量体系进行评价。 本公司的接收检验方法(包括允收水准AQL的确定) 供应商提交检验、试验数据记录。 由供应商进行全检或抽样检验与试验。 检验或试验依据的规程/规范。 使用的设备工具和工作条件,明确方法、设备、条件和人员技能方面的规定等。143 降低采购成本的途径有哪些?降低采购成本的途径主要有:(12) 寻求更合适的供应商。(13) 寻找更可能代替的物料。(14) 改善采购技术,比如增加采购数量。(15) 改进原有设计。(16) 改善储运方法,降低库存(17) 实行标准化采购。144 采购程序包括哪些内容?(18) 制定并
15、实施控制采购质量的程序,以确保对供应商供应的产品的质量控制。(19) 确保供应商准确地理解采购产品的要求。(20) 确保向合格的供应商进行采购。应评审每一个供应商提供合格产品的能力。(21) 应与供应商达成明确的质量保证协议,就验证方法达成明确的协议,以确保验证结果的统一。(22) 应与供应商制定解决质量问题的方法。(23) 应保存与接收的产品有关的质量记录和对采购进行控制的有关的质量记录,以利于及时解决和处理有关质量事宜。145 采购工作应如何具体实施?采购工作由四个环节组成,而每个环节又由若干个步骤组成。(24) 采购计划计划的目的是根据客户需求及生产能力制订采购计划,做好综合平衡,以便保
16、证物料及时供应,同时降低库存及成本,减少急单。主要环节有:评估订单需求、计算订单容量、制定订单计划。(25) 供应商评估供应商评估的目的是满足采购对质量、成本、供应、服务等方面的要求。供应商评估的主要环节有:供应商评估的准备、初选供应商、试制、批量试验、确定供应商名单。(26) 采购订单发送订单的目的是为生产部门提供合格的原材料和配件,同时对供应商群体绩效表现 进行评价反馈。主要环节有:订单准备、选择供应商、签订合同、合同执行跟踪。(27) 采购管理采购管理的主要目的是正确执行企业的采购原则。主要环节有:单据审批,包括计划、评估报告、订单合同、付款审核与批准。146 如何准备采购订单计划?(2
17、8) 了解市场需求任何一家生产型企业,要想制订较为准确的订单计划,首先必须熟知市场需求计划,从市场需求的进一步分解中制订生产需求计划,再根据年度计划制订季度、月度计划。(29) 了解生产需求 为了利于理解生产物料需求,采购计划人员须熟知生产计划工艺常识。 物料需求计划来源于:生产计划、独立需求的预测、物料清单文件、库存文件。(30) 准备订单基本资料 订单基本资料包括: 订单物料的供应商信息 对同时有多家供应商的物料来说,每个供应商分摊的下单比例,该比例由采购人员进行协调。 订单周期,订单制订人员根据生产需求的物料项目,从信息系统中查询了解该物料的采购基本参数。(31) 制订订单计划所需资料订
18、单计划所需要的资料的内容包括: 物料名称、需求数量、到货日期。 有时会附有市场需求计划、生产计划、订单基本资料等。147 物料清单文件是如何生成的?(32) 物料清单是制造企业的核心文件,采购部门要根据物料清单确定采购计划,生产部门要根据物料清单安排生产,财务部门要根据物料清单计算产品成本,计划部门要根据物料清单确定物料的需求计划,其他销售、存储等部门都要用到物料清单。(33) 物料清单包含了构成产品的所有装配件、零部件和原材料信息,为编制物料需求计划提供产品组成信息。(34) 企业物料清单应该由专职部门统一存放、维护、更新、管理,并建有物料清单数据库,以保证物料清单的准确性、完整性和通用性,
19、提高使用查询效率,应避免物料清单由各部门各自存放的做法,(35) 零件清单的制定。由产品设计人员从产品设计图纸中提取数据生成该最终组成产品的所有零部件及组件清单,形成产品的零件清单。148 怎样准备采购订单?(36) 熟悉需求订单操作的物料项目订单的种类很多,订单人员首先应熟悉订单计划,花时间去了解物料项目,花时间去了解和料技术资料等:直接从国外采购可能获得较好的质量和较低的价格,但同时增加了订单环节的操作难度,手续复杂,交货期长. (2)比较/确认价格采购人员有权力向供应商群体中价格最适当的供应商下达订单/合同,以维护企业的最大利益. (3)确认需求材料的标准及数量149 如何进行采购合同的
20、跟踪?(37) 跟踪工艺文件 对任何外协件(需要供应商加工的物料)的采购,订单人员都应对提供给供应商的工艺文件进行跟踪。 如果发现供应商没有相关工艺文件,或者工艺文件有质量、货期问题,应及时提醒供应商修改。 要求供应商及时代货,如果不能保质、保量、准时供货,则要按照合同条款进行赔偿。(38) 跟踪供应商的原材料 个别供应商接到合同后就认为“大功告成”,必要时必须提醒供应商及时准备原材料,特别是对一些信誉差/合作少的供应商更要警惕。(39) 跟踪加工过程 对于一次性/大开支的项目采购、设备采购、建筑采购等,为了保证货期、质量、采购人员需要对加工过程进行监控,甚至要参加其加工过程的监理工作。(40
21、) 跟踪总装及测试总装及测试是产品生产的重要环节,需要采购人员有较好的专业背景和行业工作经验。(41) 跟踪包装入库采购人员可以通过电话方式了解物料的入库信息。对重要物料,采购人员最好去供应商现场考察。 对一些紧急物料,采购人员要进行全力跟踪;对长期持续稳定供应的供应商可以考虑免去合同跟踪环节。1410 常用的合同条款包含什么内容?一份正规的买卖合同主要包括以下内容:(42) 名称(43) 编号(44) 签订日期(45) 签订地点(46) 买卖双方的名称(47) 地址(48) 合同序言(49) 商品名称(50) 质量规格(51) 数量(52) 包装(53) 单价与总价(54) 到货期限(55)
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