2022年内部文件编号规则 .pdf

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1、广东携手物流科技有限公司文件编号： XS-RR-2017 【0402】号第 1 页 共 1 页公司内部文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。2. 适用范围适用于广东携手物流科技有限公司总部各部门文件的编号管理和控制。a) 技术类文件： 是指在公司的研发、运营、 服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。b) 其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c) 编号文件包括纸介文件以及电子文件。3. 编号办法3.1 公司名称约定公司全称：广东携手物流科技有限公司简称：携手科技、携手

2、或XS 3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd 或 yyyymmdd yyyy: 年份：用四位数字表示公元年份，如2017表示公元 2017年。Mm 月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03 表示第 3 月。dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05 表示第 5 日。例如： 2012-10-12 （或 20121012）表示 2012 年 10 月 12 日3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ., 0.10。 版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1

3、.1. 一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0 ，版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0 ，名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - 广东携手物流科技有限公司文件编号： XS-RR-2017 【0402】号第 2 页 共 2 页2.1, 2.2等。3.4 技术文件命名格式： XS-AA-NN-YYYYMM XS ：公司名称缩写AA ：项目名称

4、NN ：版本号，参见 3.3 节YYYYMM：年月3.5 其他文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：XS(-DN)-TT-YY【nnnn】号 dd DN ：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号， 表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下：总裁办： ZG 财务部： CW 技术部： JS 人事部： HR 运营中心： OP TT文件类型：规章制度 RR ，指公司颁布执行的各种规章制度；质量管理文件 QS ，公司运转过程中的各类文件和记录。nnnn：文件流水号dd：文

5、件版本号 YYYY ：年份例如：考勤管理制度的文件编号为：XS-RR-17 【0404】号 -2.0 ，表示 2017年 4 月发布的第四份文件： 考勤管理制度 2.0 版，适用于公司全体人员的规章制度。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - 广东携手物流科技有限公司文件编号： XS-RR-2017 【0402】号第 3 页 共 3 页3.5.2 合同协议见“公司合同分类编号规则”3.5.3 传真发出的传真编号结构为：X

6、S-AA -R/S-BB-yyyymmdd- nnn AA ：人员姓名R表示收到传真， S表示发出传真BB ：传真的主题（不超过15 个汉字）yyyymmdd ：表示日期nnn：传真流水号传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名, 并且与外来文件一起管理。例如： XS- 张三-R- 珠海下月订单的回复 -20171012-01 （表示在2017 年10 月 12 日收到从珠海发来的传真，主题为“下月订单的回复”。3.5.4 电子邮件的命名规则电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。3.5.5 外来文件外来文件结构为： XS- AA-BB

7、 -yyyymmdd - nnn AA ：项目名称BB ：文件来源yyyymmdd ：发文年月日nnn：文件流水号例如： XS-采购订单 -佳岛-20171012-01 3.5.6 对外发文指公司发给公司外部的通知、公函等。其格式为： yyyymmdd XS （外）文字第 nnn号名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - 广东携手物流科技有限公司文件编号： XS-RR-2017 【0402】号第 4 页 共 4 页yyyy

8、mmdd ：发文的年月日nnn：文件流水号3.5.7 会议纪要指公司内部会议的记录等，格式：XS-（DN ）-yyyymmdd-AB-nnn DN ：部门（若为公司全体部门参加的，则可省略）yyyymmdd ：日期，详见 3.2 日期表示AB ：会议主题（不超过15 个汉字）nnn：文件流水号例如： XS-20170401- 运营中心周例会 -011 3.5.8 其它文件周工作计划： XS- yyyymmdd -周报- AB-nnn 工作任务单： XS- yyyymmdd -任务单 - AB-nnn 出差报告单： XS-yyyymmdd -出差报告 -AB-nnn 工资单：XS-yyyymm

9、-工资单 - CW-nnn yyyymmdd ：日期，详见 3.2 日期表示AB ：人员姓名CW ：财务部nnn：文件流水号例如： XS-20170315-周报- 张三-021 3.5.9 文件附件所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加： - Xnn-NA X为附加内容类别： T表格， A附件， S补充文件nn：附件流水号NA ：附件名称例如：考勤管理制度的编号为： XS-RR-17 【0404】号，该制度有附件考勤表，名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - 广东携手物流科技有限公司文件编号： XS-RR-2017 【0402】号第 5 页 共 5 页则附件的编号为： XS-RR-17 【0404】号-T01- 考勤表4. 编号管理所有文件由总裁办统一编制和管理。所有文件流水号在每年1 月 1 日自动归零。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - -