2022年办公软件教程-从零基础学起 .pdf

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1、办公软件教程 - 从零基础学起Office XP主要包括：字处理软件Word、Excel 、PowerPoint等应用程序。它们具有统一的界面、相似的常用工具栏及大同小异的操作方法，只是各自的侧重点有所不同。Word 是文字处理软件。它集成文字处理、表格处理和图形处理于一体，汇集了对各种对象的处理工具，使图片、图表、表格、艺术字等的处理得心应手。Excel 是以表格化数据处理为基础的集成化处理软件。它不但能实现电子表格数据处理，也具有数据库管理、统计图表自动生成等功能。PowerPoint是创作电子演示文稿的软件。利用它可以方便地制作出集文字、图形、图像、声音、视频和动画于一体的多媒体演示文稿

2、。一、Word特点1对文档提供了多种查看方法；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 11 页 - - - - - - - - - 如：普通视图、页面视图、大纲视图、Web版式视图、文档结构图、全屏显示、Web页预览、打印预览等。2具有专业级的表格处理功能；3使用方便的多栏彩色图文混排、艺术字处理；4具有功能很强的数学公式编辑器；5具有多种类型文件的转换功能。二、窗口介绍菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、正文编辑区、状态栏、标尺、滚动条等。注：工具栏的显示与隐藏（视

3、图工具栏各种工具栏。）三、页面设置： “文件”“页面设置” 。1纸张的大小（常用的纸张：A3、8K、B4、A4、16K、B5。 ）2设置页边距：调整正文到纸张边界2 大2小。四、文档编辑1建立文档（ Ctrl + N）（1）录入文字，录入时不要排版，每（）1 一段敲一次回车，每段前空两个汉字位置。（2）特殊符号录入： “插入”“符号”或用动态键盘。（3）显示 / 隐藏文档中的非打印符号。2保存文档（1）保存（ Ctrl + S）（2）另存为3打开和关闭文件（打开：Ctrl + O）4文档选择基本方法（1）拖动选择直接拖动是移动Ctrl +拖动复制名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - -

4、 - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 11 页 - - - - - - - - - （2）选定区（栏）选择选择一行单击行首的选定栏。选择一段双击段首的选定栏。选择全文三击选定栏（Ctrl + A） 。（3）矩形块选择：Alt + 拖动。5基本编辑操作（1）插入：单击定位插入点，直接输入文字。（2）删除：选中“Delete ” 。（3）恢复、撤消：Word能够撤消 100 步内所做的编辑操作（Ctrl + Z） （Ctrl + Y） 。（4）移动：选中直接拖动。（5）复制：选中Ctrl + 拖动。（6）简捷菜单

5、 : 选中单击鼠标右键选择相应的操作。注：Home/End 光标移到一行行首/ 行尾Ctrl + Home/Ctrl + End 光标移到文件行首/ 行尾Shift + Home/Shift + End 选中当前光标位置到行首/ 行尾Shift + Ctrl + Home/Shift Ctrl + End 选中当前光标位置到文件首/ 文件尾Ctrl + F/Ctrl + H/Ctrl + G 查找 / 替换 / 定位Ctrl + P 打印五、字符格式设置：汉字字模、字体、字号的概念1字体： 汉字的体式和风格，常用的字体有( 书宋、仿宋、楷体和黑体四种) 。字体同时又是区别版面中标题与正文，主要

6、内容与一般内容的表达式。2字形： 字的形态。例如：长形、扁形、粗笔、细笔等。3字号： 字的大小规格。4字模： 在铅字中字模是铸铅活字的模型，例如：铜模等。在计算机信息处理技术中，字模是字体、字形数字体的数据信息。5基线： 无论一行字有多大或多小，字的底部总是在一条线上。例如：中华人民共和国六、字体字号的选用原则1书宋：SS 笔画横平竖直，粗细适中，布局合理，使人看起来清晰爽目，久读名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 11 页 - - - - - - - - -

7、 不易疲劳，经试验统计表明，在同样字号，同样阅读条件下，书宋与其他字体相比， 阅读最省视力， 所以一般书刊的正文都用书宋体。另外印刷性好，一般书籍正文都用5 号字书宋。2楷体：K 笔画接近于手写体，直接由古代书法发展而来，字体端正匀称。一般用于： (1) 小学课本及幼教读物，选4 号楷体。(2) 中小号标题、作者署名等，但用楷体作标题时，至少要比正文大一个字号。(3) 报刊中的短文正文。3仿宋：F 是古代印刷体，笔画粗细一致。一般用于： (1) 作中、小号标题。(2) 报刊中的短文正文。(3) 小 4 号、4 号、3 号字的文件。(4) 古典文献和仿古版面。4黑体：H 横竖笔画粗细相同，平直粗

8、黑。一般用于： (1) 各级大、小标题字，封面字。(2) 正文中要突出的部分。5小 标 宋: XBS笔画横细竖粗，刚劲有力，笔锋突出，是华光系统基本字模中理想的排大、小标题字、封面字的字体。6报宋：BS 字形方正、笔画比书宋细，比仿宋粗，排报纸版心字，用小五号或六号报宋。7段落格式：完成段落内部、段落之间的格式处理。（1）段落标记符（2）调整段落中的行距、段落之间的间距：“格式”“段落” 。（3）首字下沉：“格式”“首字下沉” 。（4）缩进（用标尺） ：首行缩进、悬挂缩进、左、右缩进（“Alt ”+ 拖动：微移）。8页码设置（1）插入：“插入”“页码” 。（2）删除：任选某一页页码删除，全部的

9、页码都删除。9页眉和页脚：“视图”“页眉和页脚” 。创建不同的页眉和页角（1）必须先在需要使用不同页眉页脚的文档处插入一个分节符。（2）在页眉工具栏上“同前”按钮，断开和前一节的连结。（3）然后才能为该节创建新的页眉和页角。首页：开始页设置10拼写检查：“工具”“拼写和语法” （F7） 。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 11 页 - - - - - - - - - 11脚注和尾注：“插入”“引用”“脚注和尾注”(Ctrl + Alt + F/Ctrl +

10、Alt + D) 。12字符加圈：“格式”“中文版式”“带圈字符”。七、表格编辑五、表格编辑1显示“表格与边框”工具栏。2单击“插入表格”工具栏，插入任意行列表格。强迫表格折分：Ctrl+Shift+Enter强迫表格折页：Ctrl+Enter 3增加行：将光标移到表格最后右侧回车符处回车即可。4增加列：用拆分单元格或用铅笔画竖线即可。5调整行高与列宽：鼠标按线左右、上下拖动或双击要调整的竖线。6单元格的拆分、合并： “表格和边框” 工具栏 “合并”、“拆分”按钮或用快捷方式。7单元格内容的调整。8更改单元格间距“选项”允许调整单元格间距输名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - -

11、- - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 11 页 - - - - - - - - - 入数值9绘制斜线表头： “表格” “绘制斜线表头” 或用铅笔画。10连续排表题：选择表题行表格表题行重复。11将表格转化成文本、或将文本转化成表格。将表格转化成无格式文本：复制编辑选择性粘贴形式六、分栏与图文混排1分栏：选定要分栏的内容“格式”“分栏”。2图文处理：单击定位插入点“插入”“图片”选择所需的图片。3文本框：“插入”“文本框” 。文本框的链接和断开：4艺术字体： 常用工具栏 “绘图” 按钮“插入艺术字” 。5数学公式：“

12、插入”“对象”选择“Microsoft 公式”选项。例：dxxyxaaxsiiiii783331013注：Ctrl + 微移Shif 强制画正方形、正圆名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 11 页 - - - - - - - - - Ctrl 以当前点为中心横、竖同时扩大Shif + Ctrl 以当前点为中心横、竖同时扩大并强制画正方形、正圆附加内容1水印：在文档的背景设置一些隐约的文字或图案。（1） “视图”“页眉和页脚”“显示隐藏文档文字”。（2）插入图片

13、或艺术字。（3）利用“图象控制”改变图形的颜色，环绕方式设置为“无环绕”。（4）关闭“页眉和页脚”工具栏，在文档的每页将看到水印。2邮件合并：“工具”“信函与邮件”“邮件合并向导”。资料 1：学号姓名高数英语物理政治家长姓名家庭住址邮编01001001理想80859177理由北京100100101001002李黎明82798770李建设西安71041001001003解晓文57906580解大明天水74110001001004闫岩92839093闫立军太原03005601001005张樟76588190张国庆石河子83210001001006李亚菲86937565李成功成都610101资料 2

14、：成绩通知单家长：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 11 页 - - - - - - - - - 您好！现将同学本学期学习成绩报告如下，希望您督促同学利用假期复习，温习功课，迎接新学期的到来。高数：英语：物理：政治：此致敬礼XX大学信息工程学院 2005年 11 月 4日3公章（利用绘图工具）4制表位设定（几行文本按列对齐或制作不带表格线的简易表格）“格式”“制表位”5 （1）可读保护：（只能看内容不能修改）“工具”“保护文档”选择“窗体”输入密码“确定”再

15、输入密码“确定” 。解除普通密码：“工具”解除密码保护输入密码确定（2）绝密保护：（不能看内容也不能修改）“工具”选项安全性Excel 部分一、基本概念1工作薄：一个 Excel 文件就是一个工作薄， 扩展名为 .xls ，可以包括若干个工作表。2工作表：由若干行和列组成，对应一个二维表格，最大行65536 行最大列 255 列。3单元格：行列交叉的小格子，相当于表格中的一格。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 11 页 - - - - - - - - - 4

16、数据类型： Excel 中常用的数据类型为字符型（或文本型）、数值型。5字符型数据：可以由任意键盘符号组成，没有大小、多少等数值含义。6数值型数据：由0-9 、小数点、正负号等字符组成，有大小、多少等数值含义的数据。二、工作表的编辑1单元格的编辑（1）数据的录入、类型的定义（注意：纯数字字符录入） 。输入文本：如电话、邮政编码等作这字符串处理，在数字前加一个单引号输入数值：数据如果位数过长容纳不下时，会自动进行格式转换。数值型数据：右对齐。输入日期： 2002-4-1 或 2002/4/1 当前日期输入：“Ctrl+ ； ”输入时间： a 上午； p 下午： 9：05 P，时间后空一格，21：

17、05：00当前时间输入：“Ctrl+Shift+:”（2）数据的修改、删除、复制、移动、自动填充（完成学生名单、成绩单录入）。自动填充：不连续单元格填充：先选定要填充的单元格，编辑格“Ctrl+Enter”（3）单元格格式的设置（给学生名单、成绩单添加标题与制表日期)。（4）自定义序列： “工具”“选项”“自定义序列”“录入新序列”添加即可。（5）数据有效性：数据有效性(6) 相对引用：就是直接使用单元格地址，如：A1、B2、D2 ，绝对引用：是在行号和列号前加$符号。如： $A$1 绝对引用不会随公式变化。混合引用：既有绝对引用又有相对引用，如$A4，B$5 公式的相对引用部分随位置变化，而

18、绝对引用部分将保持不变。2单元格的选择三、基本功能名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 11 页 - - - - - - - - - 1数据处理（1）数据计算（完成学生成绩、派车单计算）Sum:求和Average: 求平均Rand:得到一个（ 0，1）区间的随机数Int:取整Rank: 排序（名次） And :所有条件是都正确IF: 条件格式（ =if(b160,不及格 , 及格 ) ）（2）条件格式：选择区域“格式”“条件格式”（在学生成绩表中标出高分为红色）

19、 。（3）排序：选择内容“数据”“排序”（完成学生成绩单、派车单）。（4）数据筛选：选择内容“数据”“筛选”。（5）分类汇总（派车单）A、选择所有数据，按分类项进行排序。B、 “数据”“分类汇总” 。（6）图表（学生成绩单）2页面设置：“文件”“页面设置”或在打印预览设置（派车单）。3窗口拆分与冻结窗格四、表格排版1纸张大小设置；2完成表格中各项计算内容；3加表格线，设置合适的行高；4打印预览， 查看初步排版效果，并在其中单击 “页边距” 按钮，对各行宽度及上下、左右边距进行调整；5单击“设置”用表标题作页眉，用页码作页脚，使每页都有表标题和页码；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 11 页 - - - - - - - - - 6斜线设置。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 11 页 - - - - - - - - -