采购业务流程及管理制度06181.doc

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1、采购业务流程及管理制度（试行）总 则 第一条 为了满足公司飞速发展的需要，为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制，特制定此制度。 第二条 采购部职责划分（一）生产原材料采购。（二）生产设备、备品备件采购（三）日常办公用品采购。（四）餐厅菜品及厨房用品采购（列入厨房管理制度）。 第三条 采购方式 一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购：（一）集中或大宗物资计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，仓管员依计划（根据实际库存量）提出请购，采购部门集中办理采购。（二）未经总经理同意，不得私自变更、替换现有原辅材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部

2、必须提交书面变更供应商陈述材料，获得总经理批准后方可变更。 （三）询价、议价结束后，需总经理同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。（四）定价结束后，采购部应建立供应商台账，定期维护长期或固定供应商。（五）采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。 第四条 询价、比价、议价 （一）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。 （二）凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经负责人签字确认后上报。 （三）采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去

3、采购记录或厂商提供的资料，对于大宗物资需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果上报总经理。 （四）采购部接到请购部门（生产部、综合办、机电维修部）以电话联络的紧急采购情况，应立即进行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。 第五条 请购与采购 （一）使用部门材料请购实行周计划提报，根据本部门实际物资需求情况，填写请购单，明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等（如有实物样品请提供实物），于当日交给仓库审核,仓库审核完成后由仓管员于当日提报至采购部（请购单应有部门经理签字），如因单据提报影响公司正常生产运营的，给予相关责任人50元处罚

4、，造成严重损失的，按照实际情况进行处罚。 （二）采购部收到使用部门提交的请购单时，审核后如确有必要购买，由采购经理签字，再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的“采购申请单”后，应按照上述总则操作，货比三家，选择出合适的供应商后，并以电话或传真确定交货(到货)日期。 （三） 采购单一式3份，一联采购部门留存，一联交给财务（采购员核销时）,另一联交给仓管员（以备验收）。第六条 验收与入库 （一）采购物资到货后，采购员要及时组织仓库管理员进行入库前的清点验收，验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。（设备相关合格证由

5、综合办管理，其他使用说明书等相关资料由机电维修管理），验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字，作为验收和检验物资的依据，第一联本部门留存，第二联交给仓管员。 （二）仓管员根据进货检验报告结果（主要是验收单）对合格货品进行入库，入库单必须通过采购、仓管员签字。不合格品由相关采购办理退货事宜。入库单一式三份，第一联本部门留存，第二联交给财务，第三联交给采购。 第七条 付款与核算 （一）预付款采购 1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)，办理付款批准手续后(付款通知书须由总经理签

6、字)，交公司财务部门办理预付货款业务。 2、货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，财务做账。 （二）现款采购 采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续，由采购部、仓库保管员验收，并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途、签字）。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，然后办理报销手续。 （三）后付款采购 采购员

7、粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后由总经理签字。供应商需要结款时，由财务将款项汇出。 （四）货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经总经理签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支付购货款。采购业务完毕后，财务部门要催促采购员及时结清购货结余款，不留“尾巴”（注：特殊情况下，根据实际情况可酌情进行付款处理）。 （五）物资采购必须取得发票方可报销，如无特殊情况，发票应是增值税专用发票；对于小件物资或者非常用的单件物资，可根据实际情况开立相关票据。附： 采购报销流程图 不符合程序退回完善手续采购部采购仓管员入库并填写入库单不符合质量标准采购办理退货采购部填写报销单签核的采购申请单财务付款审核无误总经理审批财务部审核