最新OA办公自动化系统运行管理制度.docx

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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-dateOA办公自动化系统运行管理制度OA办公自动化系统运行管理制度刚泰集团总部OA办公自动化系统运行管理制度第1章 总则第一条 为了规范OA系统的使用，根据集团的实际，制定本规定。第二条 系统应用分为两个阶段： 第一阶段为试运行期，自2014年03月05日正式开始，集团总部办公流程实行办公业务双轨运行，即纸质流程和电子流程同时进行，试运行期为六个月。集团总部本次试运行模块为

2、信息交流、流程管理（共十九个流程）以及个人事务管理。 第二阶段为正式运行，自2014年09月01日起系统投入正式运行，所有非涉密的一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式流转。涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。第2章 部门职责第三条 集团总部办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。第四条 集团总部人力资源管理中心人事管理部负责配合IT工程师进行OA用户的注册和注销，以及人员基本资料的维护和更新。第五条 集团总部办公室品牌信息部为OA自动化办公系统的归口管理部分，职责如下： 负责规划、设计、实

3、施和完善集团管理办公自动化系统，制定信息管理相关制度。 负责集团内部管理员和相关人员的OA系统的培训、考核和评估。 负责用户使用过程问题收集、处理、反馈，保证一线员工的正常使用。 系统核心工作流程设计、修改以及系统各职能部门工作流程设计的审核。 系统内各大功能模块信息内容更新的监督。 负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督。 负责OA系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。 负责系统用户注册、注销等管理，以及用户权限分配。姓名：刘艳苗；手机13524351552；电话：58038000*169；QQ：616219899第3章 员工使用规范第六条 所有OA系

4、统用户应在登陆OA系统的第一时间修改默认密码，并保管好用户密码口令，不得随意泄漏给无关人员。第七条 公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，完全按照相关的流程规定填写，并对所发布的内容负责。第八条 员工每天上班后请及时登录OA系统，即时审批“工作台”待办工作中有需要自已审批的流程，应避免因未审批而造成工作延误，流程审批必须提供相关的审批意见，原则上所有工作需要办理的审批流程不能超过2小时。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时间较长，应通过代理设置功能委托相关人员代为办理，或者通过手机等移动客户端办公，不得延误流程的审批。第九条 流程发起后，工作人员应根据流程的缓急程度对

5、所发起流程的审批和处理情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。第十条 通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。第十一条 OA系统管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；不允许在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。第十二条 网络寻呼是日常工作交流工具，不许发送与工作无关的信息，为了避免因网速的原因未弹出而没有看到寻呼内容，要求所有的员工定期到“已收寻呼”中查看，其中下班前必须要到“已收寻呼”查看，及时回复询问寻呼。除网络及系统不能正常使用外，要求所有的员工工作方面的

6、事项全部通过寻呼系统交流，有据可查，明确责任。第十三条 员工每天应填写当天的工作日记，日记除达到每天及时记录的要求，还需要能够准确、客观的反映当天重要工作情况，以便为以后的工作回忆提供帮助。第十四条 每周一中午12:00点前填写上周总结和下周工作计划，并提交部门领导审批。第十五条 部门经理以上人员，每天下班后或第二天上班后，查看管辖内员工的日记、任务汇报情况、寻呼交流，及时掌握员工工作状况。对于工作中存在偏差的情况，其经理或部门负责人及时给予指正。1） 如果检查中发现员工的工作有偏差，部门经理或负责人必需及时给予指正。避免因此造成工作延误。2） 如果遇到某些员工抵触日常检查，其部门经理或负责人

7、必需做好该员工思想工作，使其认识到日常检查的意义是为了更好的协助工作。3） 如果在检查中发现员工的工作需要其它部门协助，部门经理或负责人必需帮助员工与其它部门协调工作。第十六条 部门领导通过“我的任务”将要求员工完成的工作在系统中布置任务给相关人员，并按时对其检查和跟踪。第十七条 集团各部门、各子集团分公司，要建立OA系统管理体制，指定专人负责本部门、本公司的系统应用指导、人员权限设置、信息发布、人力资源管理、各类资料整理和存档。第十八条 不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。第4章 安全与

8、维护第十九条 集团总部的网络服务器在工作时间内必须始终保持在线，OA系统始终保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志，并保存30天以上。第二十条 集团办品牌信息部IT工程师负责文件上传及系统维护。所有配置信息要由专人保管，注意保密。IT工程师应定期对OA服务器进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。第二十一条 OA工程师每天应对数据库和系统运行程序进行备份，并定期刻录成光盘保存，做好灾难恢复工作。第二十二条 OA工程师应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与金和软件联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。第二十三条 对于系统使用过程中用户提出

9、的使用问题，系统管理员应于2小时完成相应问题的处理协调，并做好问题的处理记录以和反馈。第5章 应急措施第二十四条 系统出现故障，导致OA自动化办公系统无法正常工作时，应及时通知集团办品牌信息部IT工程师。由其尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在2小时内做出响应。若8小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由品牌信息部提出解决办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障流程与信息交换工作的正常运行。第6章 处罚第二十五条 使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位，予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任： 对

10、长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的。 侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成OA系统运行中断的。 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的。 违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定。第7章 附则第二十六条 本规定自2014年03月05日起试行，终止时间另行通知。第二十七条 在试运行期间，只开通了信息交流、流程管理以及个人事务管理3个模块，此后还将逐步推行其他的模块，以期实现真正意义上的无纸办公，加快公司的管理科学化和现代企业制度建设。第二十八条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司处罚。-