办公软件excel应用培训(8页).doc

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1、-Excel技巧大全一、认识excel窗口 Excel是一个电子表格处理软件，电子表格由一张张表格组成，首先我们来学习一下如何输入和保存电子表格，下面我们认识一下它的窗口；1.启动Excel1）点击“开始所有程序MicrosoftMicrosoft Office Excel 2003”；2.Excel窗口1）出现一个满是格子的空白窗口，这就是一张电子表格了，第一个格子看着边框要粗一些，处于选中状态； 2）最上面是标题栏，默认的是文件名Book1，保存的时候起一个有意义的，Excel的文件称作“工作薄”；3）再下面是菜单栏，里面是各个操作命令，记住常用的“文件”和“格式”菜单； 4）再下面是工具

2、栏，里面是一些常用的菜单命令，在分界线的地方可以点击下拉按钮，找到其他操作按钮； 5）下面的空白是工作区，数据输入在各个格子中，每个格子称作一个“单元格”，而且横向和纵向有坐标定位，第一个格子是A1；6）最下边是状态栏，里面的sheet1、sheet2是指各个工作表；3.练习看一下Excel的窗口，说一下它的各个组成部分。二、输入和保存1.启动Excel1）点击“开始所有程序MicrosoftMicrosoft Office Excel 2003”；2）出现一个满是格子的空白窗口，这就是一张电子表格了，第一个格子看着边框要粗一些，处于选中状态；2.输入数据1）在左上角第一个格子中输入数字 1

3、，然后按一下回车键，活动单元格移到下边一格；2）继续输入2，然后按回车，接着输入3，一直输到5，可以用小键盘来输入；3）再点一下第一个单元格A1，重新回到第一格，按一下Tab键(在Q的左边），活动单元格跳到B1；输入 2 ，然后再按一下Tab键，活动单元格跳到右边 C1 的格子里，输入3； 4）继续按Tab键，一直输到5，可以发现按回车键是向下，按Tab键是向右。 3.保存文件 1）点菜单“文件保存”命令，出来一个另存为对话框，在上面位置找到自己的文件夹，把下面的文件名改成“输入保存”，点右边的保存按钮；2）第一次保存会出来另存对话框，以后点“保存”，直接就保存了，不再出现这个对话框。三、创建

4、表格1.启动Excel1）点击“开始所有程序MicrosoftMicrosoft Office Excel 2003”；2）出现一个满是格子的空白窗口，这就是一张电子表格了，第一个格子看着边框要粗一些，处于选中状态；2.创建表格1）表头：在第一个单元格中输入“成绩表”，按回车键到第二行，第一行一般是表格的名称；2）在第二行中依次输入“姓名、语文、数学、英语”，分别从A2到D2单元格，按回车键到第三行；3）在第三行开始输入每个人的成绩，如下图所示，按回车键向下移动，按Tab键横向移动，分数可以用小键盘输入：4）再在下面的状态栏上边的“Sheet1”上双击一下（也可以点右键，选“重命名”命令），变

5、黑以后输入“成绩表”三个字，按一下回车键，把表格的名称改一下；5）点菜单“文件保存”命令，以“成绩表”为文件名，保存文件到自己的文件夹中；四、居中对齐 输入好数据以后，还需要对表格进行适当的排版，把格式设置好。1.启动Excel1）点击“开始所有程序MicrosoftMicrosoft Office Excel 2003”；2）出现一个满是格子的空白窗口，这就是一张电子表格了，第一个格子看着边框要粗一些，处于选中状态；2.设置格式1）点菜单“文件打开”命令，找到自己的文件夹，打开上次保存的“成绩表”文件；2）从第1格开始拖动鼠标沿对角线到“85”那一格，用框选的方法，选中所有数据单元格；3）把

6、鼠标移到蓝紫色里面，瞄准“数学”那儿敲右键，选择“设置单元格格式(F).”命令，出来一个格式面板；4）在格式面板中，点上面的“对齐”标签，把“水平对齐”和“垂直对齐”都设为“居中”，点“确定”；5）这时所有的数据都居中显示了，标题应该在表格的中央，在空白处点一下，取消选择；再用拖动选择的方法，选中A1D1，瞄准中间蓝紫色部分敲右键，选择“设置单元格格式(F).”命令； 6）在出来的“对齐”格式面板中，把下面的“合并单元格”打勾选中，点“确定”； 7）点一下菜单“文件保存”命令，保存一下文件；五、插入填充 有时候需要改变表格的结构，比如新插入一行或一列：1.启动Excel1）点击“开始所有程序M

7、icrosoftMicrosoft Office Excel 2003”；2）出现一个满是格子的空白窗口，这就是一张电子表格了，第一个格子看着边框要粗一些，处于选中状态；2.Excel窗口1）点菜单“文件打开”命令，在自己的文件夹中找到上次保存的“成绩表”文件，打开它；2）在第一行上边的标题“A”上点一下，在标题上点击就会选中A这一列；3）瞄准“A”，点一下鼠标右键，在弹出的菜单中选择“插入”命令，这样就会自动在左边插入一列空白列，原来的A列变成B列；4）选中标题的A1到E1单元格，瞄准敲右键，选择“设置单元格格式.”命令，在对齐面板中，把“合并单元格”的勾点一下变黑，把标题设为居中；5）再点

8、一下A2单元格，选中它，输入“序号”；6）再在下边的A3单元格中输入数字1，注意单元格的右下角有一个小黑块，这是“填充手柄”，把鼠标移过去瞄准，指针会变成黑十字，瞄准按住左键（指针变成黑十字)，往下拖到第5行，可以发现从A3到A5都填充上了1，对于输入相同的数据很方便；7）按一下CtrlZ组合键，撤销一下，这儿的序号应该逐渐增大，重新瞄准A3单元格旁边的填充手柄，同时按住Ctrl键(黑十字上面多出一个加号)，然后拖动手柄到A5，这次序号就逐渐增大了；8）选中新增的A2A5单元格，瞄准敲右键，选“设置单元格格式”命令，在对齐中设为居中对齐；9）点菜单“文件保存”命令，保存一下文件，也可以按Ctr

9、lS组合键；六、文本列宽 在数据中，有一类是文字类的文本格式，像身份证号码、学号等：1.启动Excel1）点击“开始所有程序MicrosoftMicrosoft Office Excel 2003”；2）出现一个满是格子的空白窗口，这就是一张电子表格了，第一个格子看着边框要粗一些，处于选中状态；2.输入文本1）点菜单“文件打开”命令，打开上次的“成绩表”文件；2）瞄准表格上边的标题“B”点右键，选“插入”命令，在A列的后面插入一个空白列，原来的B列变成C列了；3）在序号旁边的单元格输入“学号”，作为列标题，在下面输入学号“02007072001”，按回车键后发现最前面的0没了，原来是当数字自动

10、省略了，选中B3B5这三个单元格，敲右键选“设置单元格格式”，在上边“数字”面板中，选择“文本”，点确定；4）再回去就可以输入0了，分别输入“02007072001”到“0200707072003”，按CtrlS键保存一下文件；3.调整列宽1）“序号”这一列有些太宽了，可以把它调小一些，右键菜单里面有个“列宽”命令；把鼠标移到列标志A和B之间，指针变成双箭头时向左拖动一下，列宽就减小了，也可以瞄准双击左键；2）同样在B和C，C和D等后面的单元格之间瞄准，指针变化后双击左键，调整好间距； 3）保存一下文件； 七、编辑修改 表格输入中，有时候需要进行修改，或改正一些错误：1.启动Excel1）点击

11、“开始所有程序MicrosoftMicrosoft Office Excel 2003”；2）出现一个满是格子的空白窗口，这就是一张电子表格了，第一个格子看着边框要粗一些，处于选中状态；2.编辑修改1）点菜单“文件打开”命令，打开上次的“成绩表”文件；2）先修改姓名里的，选中“刘晓文”，瞄准双击鼠标，这时候文字中间出来一条竖线插入点，表示处于文字编辑状态；把插入点竖线移到“晓”的前面，按一下键盘上的Delete键，删除这个字，然后重新输入一个“小”，按一下回车键；3）选中“蒋心编”的单元格，这时表格上边的编辑栏中也有一个“蒋心编”，把鼠标移上去，在“蒋”的后面单击一下，出现插入点竖线后，按一下

12、退格键，删除它，再输入“江”，然后点一下左边绿色的“勾”确定；4）再点一下右下角的单元格的“85”，按一下Delete删除键，然后输入“100”，也可以直接输入100替换；5）保存一下文件；八、创建图表 接下来我们来学习图表，用图像来显示数据，更让人一目了然，便于对比和区分：1.启动Excel1）点击“开始所有程序MicrosoftMicrosoft Office Excel 2003”；2）出现一个满是格子的空白窗口，这就是一张电子表格了，第一个格子看着边框要粗一些，处于选中状态；2.Excel窗口1）点菜单“文件打开”命令，打开上次的“成绩表”文件；2）在这个表格中，有三个同学，每个同学又

13、有“语数外”三门成绩，可以做成一个图像，然后对比一下；3）图表一般用坐标轴来表示，横坐标是X轴，纵坐标是Y轴，还有类似地图的图例和标题等，下面我们来看一下怎么制作一个图表；3.创建图表1）从姓名开始一直拖动到右下角的100，框选中这些有用的数据，序号和学号可以不必要；2）点菜单“插入图表.”命令，弹出一个“图表向导”面板；3）第一页是选择图表类型，一般有柱形、条形、折线，这儿点“下一步”按钮，用默认的柱形；4）第二页是数据区域，我们选中的是从“姓名100”这一块，每个学科一块，直接点“下一步”按钮，如果选“列”就是按姓名；5）第三页是标题标注，在左边分别填上“成绩表”、“学科”、“得分”，点“

14、下一步”按钮；6）第四页是图表位置，默认放在当前工作表中，单击“完成”，有时也选择插入到新工作表中；这样就创建好一个图表，每个颜色代表一个同学，可以从颜色上来比较三个同学的成绩；保存一下文件。九、公式运算 在EXCEL中，我们可以利用公式来对数据进行处理：1.启动Excel1）点击“开始所有程序MicrosoftMicrosoft Office Excel 2003”；2）出现一个满是格子的空白窗口，这就是一张电子表格了，第一个格子看着边框要粗一些，处于选中状态；2.输入公式1）点菜单“文件打开”命令，打开上次的“成绩表”文件；2）在“英语”旁边的单元格中输入“总分”，这一列将存放三门成绩的总

15、分，；3）按回车键，光标移到“75”旁边的单元格，在表格上边的“编辑栏”里点一下，出现插入点竖线，切换到英文输入法，输入一个等号，注意是英文的等号；4）接着输入D3+E3+F3，也就是左边的三个单元格相加，等号表示是公式，这儿是加法运算；编辑栏中的数据颜色，跟下面数据表中的单元格颜色对应相同；5）输入完成后，检查一下输入是否正确，然后按一下回车键，完成公式输入(点编辑栏旁边的对勾也可以)，这时候就可以发现单元格中出来的是三门成绩的总和；6）瞄准单元格右下角的填充手柄，向下拖动两格，这样下面两格也自动输入相同的公式；保存一下文件；10.统计函数 有时候需要进行一些数据统计，比如算一下及格人数，各

16、个分数段等等：1、启动Excel1）点击“开始所有程序MicrosoftMicrosoft Office Excel 2003”；2）出现一个满是格子的空白窗口，这就是一张电子表格了，第一个格子看着边框要粗一些，处于选中状态；2.Excel窗口1）点菜单“文件打开”命令，打开上次的“成绩表”文件；2）在姓名的下面输入“及格数”，然后把光标移到旁边一格；3）点一下编辑栏旁边的“fx”，在出来的函数列表里面找到“统计”，在下面找到“COUNTIF”，点“确定”按钮；4）接下来是数据区域面板，从“78”向下拖到“68”，框选中三个人的语文成绩；5）切换到英文输入法，在函数面板的第二个文本框中输入“=

17、60”，然后点“确定”，也就是60分以上算及格；点“确定”后，单元格中出现统计结果；6）拖动填充手柄，把旁边两格也填充上，这样就把各学科的及格人数统计好了。11.表格边框 Excel中的表格线是一种参考线，如果要打印出来，还需要添加上边框线：1.启动Excel1）点击“开始所有程序MicrosoftMicrosoft Office Excel 2003”；2）出现一个满是格子的空白窗口，这就是一张电子表格了，第一个格子看着边框要粗一些，处于选中状态；2.Excel窗口1）点菜单“文件打开”命令，打开上次的“成绩表”文件；2）点菜单“文件打印预览”命令，出来一个预览窗口，可以发现没有表格线；如果

18、提示没有打印机，可以安装一款虚拟打印机(virtual pdf printer)：3）点上边的“关闭”按钮返回到表格窗口，准备画边框；从左上角A1单元格开始，框选到右下角的85.33下面的单元格H6；4）瞄准蓝紫色敲右键，选“设置单元格格式”命令，在弹出的面板中选择上边的“边框”标签；5）看一下左边的白色区域，现在里面还没有表格线，这儿对应表格内容，现在只有内部的文本，边框分为四周的外边框，和内部的边框线，6）在右边的线条里，选择倒数第三个的黑线条，在左边白色区域的四周分别点一下，画出外边框；7）再选中右边第一个虚线，在左边白色区域中点两下，添加两条内部线，点“确定”按钮，回到表格中；这时候再

19、点菜单“文件打印预览”命令，就可以看到表格线了；保存一下文件。12.统计分数段 有时候需要按分数段统计人数，比如90分的人数，80分的人数等等：1.启动Excel1）点击“开始所有程序MicrosoftMicrosoft Office Excel 2003”；2）出现一个满是格子的空白窗口，这就是一张电子表格了，第一个格子看着边框要粗一些，处于选中状态；2.统计分数段1）输入一个8个成绩的成绩表，包含序号和成绩，并输入 90-100、80-89、70-79、60-69、0-50 几个分段； 2）选中“0-50”右边的单元格，点编辑栏里的fx，准备输入公式，从低到高分段，先算最低分的一段；3）在

20、出来的函数列表里，在中间选择“全部”，然后在下面的列表里选择 COUNTIF 函数，点确定按钮；4）接下来是 COUNTIF 函数面板，用鼠标拖动选中所有成绩，这个是范围；5）然后在第二行，条件里点一下，切换到英文输入法，输入小于号和60，然后点“确定”： 60 这样就可以统计出60分以下的人数了；6）再选中“60-69”段旁边的单元格，点编辑栏里的fx，准备输入公式；7）在出来的函数面板里，还选择 COUNTIF 函数，然后点“确定”按钮，拖动选中所有成绩，在第二行条件输入小于70，然后点“确定”： =90 （大于等于90）以“分数段”为文件名，保存文件到自己的文件夹；Excel：建立超级链

21、接在 2000中是通过对工作表中的对象设定超链接来实现对Internet资源的访问的。实际上超级链接还能够跳转至硬盘，公司的内部网或诸如其上的全球广域网的某页。例如，可创建超级链接，从 文件跳转到提供详细内容的 Microsoft 中的图表。超级链接由“热”映射或蓝色的带有下划线的显示文本表示。单击它们，即可跳转至其他位置。14.2.1 将单元格文本创建为超级链接插入超级链接的操作步骤如下：1. 请选择作为超级链接显示的单元格或单元格区域，如图14-7所示。 2. 单击“插入超级链接”按钮，出现如图14-8的对话框。 3. 在“请键入文件名称或Web页名称”输入框中，输入超级链接目标文件的地址

22、 。4. 按下“确定”按钮即可。可以看到如图14-9的结果，在建立超链接的单元格内容下有下划线出现同时用兰色显示。14.2.2 修改超级链接的目标1. 选定包含文本超级链接的单元格，请单击超级链接旁边的单元格。然后使用方向键移动到包含超级链接的单元格上。2. 单击“插入超级链接”按钮，出现如图14-8的对话框。3在“请键入文件名称或Web页名称”输入框中，输入新的目标地址。4. 按下“确定”按钮即可。14.2.3 复制或移动超级链接1. 如果要选定包含文本超级链接的单元格，请单击超级链接旁边的单元格。然后使用方向键移动到包含超级链接的单元格上。2. 如果要复制超级链接，请单击“复制”按钮。如果

23、要移动超级链接，请单击“剪贴”按钮 。3. 单击希望包含复制或移动的超级链接的单元格。4. 单击“粘贴”按钮即可。应用Excel办公软件时所碰到的相关问题：1.如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？ 打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。2.在EXCEL中输入如“-”、“-”之类的格式后它即变成月日，月日等日期形式，怎么办？ 这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单标签下

24、把该单元格的格式设成文本格式就行了3.在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏.”选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。4.用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？ 在EXCEL的文件菜单页面设置工作表打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。5.在Excel中如

25、何设置加权平均？加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。6.EXCEL中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？ 如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“

26、排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。7.用Excel2000做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.），想输出成工资条的形式。 这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。 使用自定义方式重装了一遍中文office97，xcel的打印纸选项中只有A4一种，怎么办？ 随便安装一个打印机驱动程序就可以了。8.在xcel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号

27、，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？ 这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在indows的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国）”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”（未改前是“，”），按“确定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。9.如何快速选取特定区域？ 使用F5键可以快速选取特定区域。例如，要选取A2：A1000，最简便的方法是按F5键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域A2：A1000。10.“Ctrl*”的特殊功用 一般来说，当处理

28、一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按下 Ctrl* 键可选定整个表格。Ctfl* 选定的区域是这样决定的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。11.如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格？ 有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格：瘛氨嗉”“定位”，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“公式”项，按“确定”按钮即可?12.如何去掉网格线？1）除去编辑窗口中的表格线单击“工具”菜单中的“选项”，再选中“视

29、图”，找到“网格线”，使之失效；2）除去打印时的未定义表格线有时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线），一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单，点击一下“网格线”左边的选择框，取消选择“网格线”就行了。13.如何快速地复制单元格的格式？要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单

30、元格即可将格式拷贝过去。14.使用鼠标右键拖动单元格填充柄 上例中，介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会出现包含下列各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列此时，你可以根据需要选择一种填充方式。15.如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来？ 对那些加了保护的单元格，还可以设置颜色和底纹，以便让用户一目了然，从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改，从而可增加数据输入时的直观感觉。但却带来了

31、问题，即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣。解决办法是：选择“文件”“页面设置”“工作表”，在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。之后，打印出来的表格就面目如初了。16.如何拆分或取消拆分窗口？ 当我们给一个工作表输入数据时，在向下滚动过程中，尤其是当标题行消失后，有时会记错各列标题的相对位置。这时可以将窗口拆分为几部分，然后将标题部分保留在屏幕上不动，只滚动数据部分。其方法是在主菜单上单击“窗口”“拆分窗口”。取消拆分窗口时除了使用“窗口”“撒消拆分窗口”命令外，有捷径：将鼠标指针置于水平拆分或垂直拆分线或双拆分钱交点上，双击鼠标即可取消已拆分的窗口。-第 8 页-