会务各类表格(27页).doc

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1、-会务申请表二级部门:三级部门：姓名/ID:申请时间：会议地点：会议人数：召集人：预计会议起止时间：会议主题：会务类别：（外部会议/内部会议）工作交接情况：时间：签字：主管审批：时间：签字：工作委托书委托人/工号所在部门职务联系方式被委托人/工号联系方式电话转移委托人： TEL：委托人： TEL：邮箱委托 是 被委托人： 否委托原因 出差 休假 请假 其它：委托时限_年_月_日 至 _年_月_日工作委托任务编号工作任务完成情况交接日期接手人预计完成情况表20-4议题收集反馈表议题说明时间安排提交人/提交时间备注表20-5内部会务工作准备清单会议名称： 会议起止时间：序号项目备注1会议室预定2投

2、影仪预定3别携机确定4会议资料收集汇总5会议通知发送6会议人员确定完毕7会议提醒发送8会议资料已拷贝到别携中9会议资料打印及文件10会议电视接通11会议电话接通12白板、白板笔（两种不同颜色）、白板差准备13会议签到表准备（附笔一支）14录音机、磁带、电池准备、录音机试录15无线话筒电池准备、试音16会议室座位准备整齐、保证位置充足表20-6会务分工总表会前会中会后负责人监控点会前预算及备用资金填写费用申请表预定房间及分配确认到会人数定餐确认形式设备、文具（投影仪、传真机、打印机）确认时间和期限复印机、复印纸水、食品确定数量会中会议纪要会后进行结算撤会下发会议纪要回收报名资料表20-7会务人员

3、分工明细表任务计划完成时间责任人/联系方式会务联系人/联系方式备注完成情况表20-8经费预算表项目专项费用单价数量小计展览展厅设计装修设备费用资料设计印刷发行广告宣传费用会场专项费用其他杂费食宿住宿餐饮差旅费运输费资料运输设备运输服装礼品旅游其他杂费总计XXX有限公司出 厂 证姓名 所属部门出厂日期出厂事由往返时间主管领导审批注：“往返时间”栏由保卫科人员填写。委托书 ：今委托 同志前来贵所办理我公司车牌号为 的机动车违反道路交通安全法规有关事宜，请予以方便。谢谢！xxx有限公司法人代表： 年 月 日表20-10住房登记表序号姓名性别省份单位职位手机房间号入住时间备注表20-11住房结算表日期

4、房间类别申请房间号退房号 实际使用数量金额结算确认表20-12车辆安排表事项数量确定用车需求领导接送客户迎接样板点参观送行、游玩紧急调用车确定用车来源公司派车酒店车辆旅游公司车辆当地办事处车辆表20-13会务车辆用车信息登记表司机联系电话车型车牌号码座位数车辆所属单位申请人联系电话用车具体日期、时间客人数量及级别车辆行走路线确认派车司机预计返回时间是否已返回表20-14会务任务进度跟踪表任务完成时间备注完成情况会场保密需求录音设备、指引牌确认横幅标语的内容制作要求，提出相关要求指示牌的制作与会人员的姓名确认及座位佑牌的制作电视台及报社采访会议桌鲜花摆放座椅数量对人员可能的变动做一个相应的安排文

5、具水果、饮料灯光、音响、麦克风、数投、打印机提前调试表20-15会务工作准备清单会议名称： 会议起止时间：序号项目备注1会议日程安排表（会议须知）2费用预算3参加会议人员联系表（手机）4车辆预定5餐饮、住宿6备用金7资料8签到登记表9文具：笔（）、本子（）、纸（）、文件夹（）、胶水（）、订书机（）胶纸（）、涂改液（）、胶片（）、胶片笔（）、录音机（）、磁带（）电池（）、电源插座（）、投影仪（）、屏幕（）、教鞭（）、便携机（）、传真机（）、坐席卡（）、工作卡（）、胸花（）10饮料11药品12水果13夜宵14纪念品15场地布置16表20-16会务签到表姓名公司联系电话房间号入住时间表20-17来清

6、晰明了地列出会务资料的详细情况类别编号资料名称总数量系统部需求研讨会需求量样板点需求总量剩余量交换机1宽带2接入网3表20-18费用管理表事项准备情况备注场地检查音响室专门指定人员配备工作人员进行音乐的播放，旨在监督其不得私自录音录音设备不能写明具体会议内容，并在人员入场后撤销指引牌指示牌检查进入会场人员是否佩戴胸卡，无胸卡者禁止入场，这是为了防止竞争对手趁机入场了解我公司产品开发进度胸卡检查每份资料编号并与人员相对应，这样若缺少资料时就能很快确定是谁将资料带出会场资料发放资料、会议议程回收结束会议时，按照资料编号一一回收清点，确保签定委员会未曾携带鉴定材料离开会场，以保证资料的保密性表20-

7、19会务费用接收清单日期送单人费用说明金额审批人接受人会议记录（一）1.会议名称：2.时间：3.主持人：4.参加人员及人数：5.主持人报告：6.例行报告：7.讨论事项及结论：会议记录（二）1.开会时间： 年 月 日 时 分至 时 分2.开会地点：3.会议名称：4.主持人： 5.参加人员：6.出席人员：7.主持人报告：8.讨论事项及结论：会议通知谨定于 年 月 日午 时 分召开 会议，请准时参加为荷。随本通知送提案书一份，若有提案请填写后，于开会前提交为荷。此致 先生 召集人年度会议实施计划表 会议名称区分举办次数举行日期举行时间目的参加者司仪主席事务负责人议事记录黑板记录员出席者参考资料会场分

8、发的资料会前分发的资料会议审核表注意要点查核栏开会的目的本次会议是否实际需要（是否是流于形式的例行会议？有没有其他更好的解决方法）开会的目的是否明确设定要项方面开会的时机、地点是否恰当开会场所是否恰当所邀集的与会人员是否恰当开会通知方面是否对于与会人员确实需要通知妥当对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备是否通知与会人员事先备妥有关的资料会议准备方面是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分配事前是否应当分发参考资料？是否已经做了应变的准备是否安排好会议记录是否必须用幻灯机或录像机设备邀集与会人员的选定标准：1.对于该项议题确实深有感触者。2.对于该项议题

9、确实握有资料、学有专精并富有经验者。3.本次会议的结论将会对其有所影响者。4.邀其与会参与发言讨论的好处要比因该员工出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者。年度会议活动计划表 会议名称细节项目开会次数开会日期开会时间会议目的宗旨与会人员司仪主席会议召集单位会议记录总务与会者应备资料会场标示资料目前或事前的分发资料提高会议效率的会议记录年 月 会议记录主持者：出席者时间: 年 月 日 星期 时 分记录：缺席者： 时 分黑板：理由：地点:议题问题点部门决议事项承办者期限查核说明说明例行会议一览表会议名称讨论事项召集人列席人固定参加人员不固定参加人员会议日期备注产销会议产销配合事项副总经理厂长业

10、务经理生管科长制造科长业务科长品管科长技术科长每周一次质量管理会议质量改进检讨厂长副厂长品管科长生管科长制造科长每两周一次厂务会议讨论各种厂务厂长各科科长每周一四次效率检讨会议检讨科内各种问题各科科长各组组长进度会议检讨修订进度各科科长各组组长每周一次随同科务会议召开各种联系会议布定期视需要而定会议功能分析目的 1、是否正确把握会议目的、成员1、目的2、主题3、前例出席者 2、是否确认过出席会议名单1、其观点2、性格倾向3、发言的习惯会场 3、是否确认会场、日期1、会场在那里2、日期3、席位顺序议题4、是否事先加以议题进行检讨1、议题是什么2、其资料3、检讨发言 5、是否检讨过发言的时间及内容

11、1、该发言的时间2、该发言的内容3、发言是否精简质询 6、是否检讨过质询和被质询的事1、想质询的事是什么2、时机为3、可能被质询的事是什么协助 7、对主席或协调者的协调态度如何1、是否协助主席2、是否协助相同立场的人3、表示赞同的立场是否明确流程 8、是否很灵敏地抓住会议的流程1、对会议的气氛是否敏感2、对会议的流程是否敏锐3、是否能引导会议的流程幽默 9、是否意识到会议中，幽默是一张很好的王牌1、是否能缓和开会中的气氛2、是否能适度的发言3、是否错失幽默发言时机 10、备注会议开会通知如下：承办： （检查）议题日期 月 日 时 分 时 分地点出席者开会通知单主席资料其他事项确认会议议案检查表

12、主题 月 日 时 分1.现状如何2.问题点为何3.改善点在哪里4.改善案为何6.改善的问题点7.执行时间8.所需费用9.所需人员10.是否有前例11.其他公司的例子12.附注资料13.14.主席的会议准备表会议名称日期地点出席者主办者出席者的性格倾向会议目的希望意见一致之事情报资料进行步骤时间分配分配工作准备布置费用、经费记载事项会议议事录时间： 年 月 日 时 分 时 分出席者：地点：缺席者：主席： 记录：议案主题讨论事项提议者备注少数人意见会议议案检查表主题 月 日 时 分1.现状如何2.问题点为何3.改善点在哪里4.改善案为何6.改善的问题点7.执行时间8.所需费用9.所需人员10.是否

13、有前例11.其他公司的例子12.附注资料13.14.主席的会议准备表会议名称 检查日期地点出席者主办者出席者的性格倾向会议目的希望意见一致之事情报资料进行步骤时间分配分配工作准备布置费用、经费记载事项会议进行检查表 1、是否严格控制准时开会、准时散会 2、议题的主题说明是否精简 3、是否告知出席者会议出席程序，并请求协助 4、就讨论题目是否公开地接受质疑 5、是否强迫某特定人员发言 6、是否批评某人的发言 7、发言者是否有自现自夸的倾向 8、是否有感情同事的发言倾向 9、是否有特定某人独自发言的情况 10、是否很多闲谈、私语的精彩 11、是否有人至始至终保持沉默 12、是否能在既定的时间内作出

14、一个结论 13、在既定时间内没有结论时，是否有任何处理方式 14、意见对峙时，是否有解决对策 15、是否有尊重少数人的意见备注会议议事录时间： 年 月 日 时 分 时 分出席者：地点：缺席者：主席： 记录：议案主题讨论事项提议者备注少数意见未决事项会议发言要点表月 日 发言者主旨发言要点重要程度主要反对意见：检讨事项：会议决定事项确认表决定事项决定内容条件目标注意事项实施方法执行负责人标语 参考资料会议决定事项管理表决定事项年 月 日同意部门负责执行人实施目标实施日期等评价各部门每个月实施检查表月实施目标评价月实施目标评价172839410511612有效的散会检查表 1 会员是否有效的积极提

15、议 2 是否正确的记录提议事项 3 是否复诵一遍，让全体会员确认无误 4 得知意见的议题的处理，是否获得认同 5 当天的议题中，是否有无法讨论的议题 6 是否获得同意日后再讨论 7 是否也尊重少数的意见 8 是否指示承办人员保管议事录 9 是否指示待决定的事项通报全公司 10 是否让出席者以愉快的心情散会 11 是否提示出席下次会议 12 会场整理是否万全 13备注会议未决事项检讨表月 日 【 】未决事项内容说明提议者处理检讨资料年度行事历决定会议表格活动名称日期内容 预算单位承办人联络年初的致辞、开始工作1/5董事长致辞、训话、员工的决心、聚餐（2万元）总务：王大明分机：1657新年宴会创立纪念日新进员工的招考就职典礼运动会员工旅游记载事项：-第 26 页-