公司合同管理规定.docx

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1、*公司文 件桂钦集司发201820号 签发人： 关于印发*有限公司合同管理规定的通知公司各部门：为规范公司合同管理，避免因合同管理不当造成损失，根据国家有关法律及公司章程等有关规定，结合公司实际，特制定*有限公司合同管理规定，现印发给你们，请遵照执行。特此通知。附件：*有限公司合同管理规定 *有限公司 2018年9月15日 *有限公司综合事务部 2018年9月15日印附件：*有限公司合同管理规定第一章 总则第一条 为规范公司的合同管理，避免因合同管理不当造成的损失，根据国家有关法律及公司章程等有关规定，结合公司实际，特制定本规定。第二章 适用范围第二条 本合同管理规定，适用于公司及公司各部门及

2、其他法人和自然人签订的合同（生产业务合同、劳动合同除外）。第三章 申报程序第三条 公司对外签署合同前应由承办部门以书面形式向公司做出请示（应包括开展本项合同的必要性和可行性、经济效益测算、合同相对方资格审查结果、合同相对方资质证明材料、合同文稿），交由综合部登记并审核后，由业务相关部门、财务部、分管领导、财务总监审核，总经理审批。数额较大、政策面广的重大合同应请法律顾问机构出具法律意见书。第四条 基本申报程序承办部门综合事务部财务部分管领导财务总监总经理。第四章 合同的类别和审批权限第五条 根据公司生产经营的实际需求，具体合同类别及审批权限附后（详见附件2）。第六条 超出公司总经理审批范围的，

3、依照上级有关规定执行。第五章 相关部门职责第七条 承办部门负责对下列内容进行审查及管理：（一）开展本项合同业务的必要性； （二）开展本项合同业务可行性分析，包括经济利益、技术条件及安全保障；（三）开展本项合同业务对公司利益的综合影响；（四）合同缔约方主体、企业资质的时效及合法性；（五）合同缔约方资信、履约能力；（六）合同履行；（七）及时向综合事务部通报合同在履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议；（八）参及合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；（九）负责将合同文本及及履行、变更、解除合同有关的文件及时交送有关部门归档。（十）合同交易缔约一方为关联人，且属于偶发性关联交易的或者超出日常性关联

4、交易预计金额的交易，承办部门须提交关于交易事项涉及关联交易的详细说明（详细说明模板见附件3）。第八条 综合事务部负责对送审的合同进行登记编号，负责将已经合同交易事项相关部门审核后的合同呈报公司领导审批；超出公司审批权限的，负责协助承办部门按照发文程序上报股份公司。第九条 综合事务部负责对合同中的下列内容进行会签审核及管理：（一）合同缔约方主体、企业资质的时效及合法性；（二）合同标的合法性；（三）合同条款的合法性、完整性；（四）合同双方的责任承担；（五）合同争端纠纷的解决；（六）及合同业务有关的其他法律问题。（七）合同交易事项涉及需要上级公司审议的关联交易的：对于日常性关联交易，由综合事务部牵头

5、组织公司各部门提供相关材料后，报上级公司审批；对于偶发性关联交易或者超出日常性关联交易预计金额的交易，由承办部门负责、综合事务部协助组织相关材料，报上级公司审批。第十条 相关主管部门负责对送审合同交易事项及本部门职能相关的内容进行审查，并出具审核意见。第十一条 财务部负责审核以下内容：（一）合同的经济效益的评估；（二）合同有关价款、酬金条款及结算条款的合理性、合法性；（三）履行合同所需资金安排的可行性；（四）公司资金使用的审批手续合法性。第六章 资格审查第十二条 对于新开展且未经招投标采购的合同，在报送公司领导审批前，承办部门必须对合同项目进行充分论证，并通过审查合同相对缔约方提供的相关资质材

6、料，或通过合同相对方注册地的工商行政部门官方网站审核其相关注册资料等方式审查合同相对缔约方主体资格、资质、信誉和履约能力，并附带前述资质材料连同合同文本报批。具体包括：（一）主体资格合格：具有在工商行政部门规定期限内进行年检的营业执照原件（由承办部门核对原件，合同相对方提供加盖公章的执照复印件），其核载的内容及实际相符。不具有独立法人资格的分公司，必须有其总公司的授权证明或者直接签总公司印章；自然人合法有效的身份证明资料；注册地不在中国大陆境内的境外法人，需具有注册地官方核发的资质材料。（二）合同相对缔约方经营范围：涉及专营许可证或资质的，应具备相应的许可、等级、资质证书；（三）代签合同的，应

7、出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；（四）具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、由开户银行或会计师事务所出具的资信证明、验资报告等相关文件；（五）有担保的合同，担保人的担保能力和担保资格。（六）对于重大合同，还须了解和审查合同相对缔约方的履约信用：无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。第七章 内容和格式第十三条 合同内容应符合国家法律法规，应体现平等互利的原则。如国家行政管理部门有标准或格式文本的，应当优先参照使用，否则应采用股份公司以及集团公司发布的标准合同范本。第十四条 合同承办部门提交的外文格式

8、合同文本，合同承办部门需做好外文翻译工作，准确翻译外文合同条款。第十五条 合同条款应明细、规范、完备，所有条款栏目均应做出约定，并避免订立对公司不利的交货方式、付款条件和违约责任。书面合同应当包括以下内容：（一）合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人或代理人姓名、职务、联系方式；合同相对方是自然人的，自然人姓名后必须附带身份证号码；（二）签约的目的和依据；（三）标的：动产应标明名称、型号、规格、品种、等级等；不易确定的无形财产、劳务、工作成果等描述要详尽、明确；不动产应注明名称和座落地点或者具有产权证明；建设工程，应当注明工程范围和概况；法律、行政法规禁止或者限制转让的标的物不能

9、作为合同标的；货币应注明币种；合同必须明确、规范、具体标的物的学名，禁止使用俗语、俚语或者方言；（四）数量和质量：包括检测标准和方式，数量要准确，计量单位、计量方法和计量工具符合国家规定，国家有强制性标准的，应写明该标准的代号全称。如有多种标准的，应约定及合同标的相适用的标准，并写明质量检验的方法、责任期限和条件、质量异议期限和条件等；（五）定金、保证金：合同主体双方应当明确合同定金金额或者定金比例，但定金不得超过合同款的20%；（六）价款和酬金，包括支付方式：应明确规定价款或报酬数额、计算标准、结算方式和程序；如合同约定转账支付，必须明确合同价款支付的户名、开户行及账号；（七）履约期限、地点

10、或方式：履约期限、地点和方式要具体明确，地点应冠以省、市、县名称，交付标的物方式、劳务提供方式和结算方式应具体，房屋租赁合同中，须明确租赁期限，不得超过20年；（八）合同变更和解除条件，国家法律、行政法规规定变更合同应当办理批准、登记等手续的，依照其规定；（九）违约责任：应明确规定违约责任或赔偿金的计算方法，在合同中应参照国家法规规定的违约金数额；（十）不可抗力免责条款：不可抗力免责条款中必须明确“不可抗力”的具体含义，不可抗力的具体范围，确定何种等级，何种情况属于“不可抗力”免责的范畴；（十一）争议解决方式：约定通过诉讼解决的，应写明约定的有管辖权法院的名称，应尽量约定由公司所在地法院管辖；

11、约定由仲裁机构裁决的，应写明具体的仲裁机构的名称和具体请求裁决的事项，应尽量约定由公司所在地仲裁委员会仲裁，合同争议解决方式禁止约定同时适用诉讼和仲裁；（十二）根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；（十三）正、副本份数；（十四）生效的时间和条件；（十五）约定的联系方式；（十六）附件名称；（十七）签约地点、日期；（十八）签约各方开户银行及帐号；（十九）签约各方公章或合同专用章；（二十）法定代表人或代理人签字。第八章 签署和授权第十六条 合同必须由公司授权代表人签署，合同内容不得超越公司业务范围。第十七条 合同交易事项发生前必须按本办法程序签署合同后再开展交易事项，禁

12、止事后报批和补签、日期倒签等行为。第十八条 合同签署条款内容必须完备，不得存在合同空白条款、日期留空等行为。第十九条 公司可以书面授权第三人签约，但被授权者不得再授权；授权委托书必须明确委托权限范围和期限，禁止“全权代理”。未经公司书面授权，任何个人不得以公司名义签署合同。第二十条 非经公司正式书面授权，不具有独立法人资格的下属部门不得以本部门或单位的名义对外签署合同。第九章 合同用印第二十一条 合同签署必须加盖公司公章或公司合同专用章后才能生效，商务合同应当使用合同专用章。单份合同文本达两页以上的必须加盖骑缝章。第十章 合同编号及归档保管第二十二条 合同盖章前，应由综合事务部对合同进行统一分

13、类、编号。合同编号规则如下：GQICT（公司简称）XX（承办部门缩写）XX（年份）XX（序号）例如：综合事务部2017年签订的第一份合同：GQICTZH（2017）001第二十三条 合同承办部门缩写综合事务部缩写：ZH；业务部缩写：YW；财务部缩写：CW；工程技术部缩写：GC；操作部缩写：CZ；安保部缩写：AB。第二十四条 签订年份即合同签订时的年份。第二十五条 序号即001，002，003，以此类推。第二十六条 补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在及合同共用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用扩号以一位阿拉伯数字标识。如：合同编号为GQICTZH（2017）

14、001的第一份补充协议的编号为“GQICTZH（2017）001（1）”。第二十七条 合同送审文本、合同审核会签表交由综合事务部归档保管登记在册，合同正式文本（已经公司审核并盖章）原件应由综合事务部、财务部和承办部门各存1份。第二十八条 在公司签订的合同，必须在合同签订当日交综合事务部存档及有关部门备份执行；在公司以外签订的合同，必须在返回公司后1个工作日内交综合事务部存档及有关部门备份执行。如因合同不能按规定时间存档，对公司造成危害和损失，由承办人承担相应的责任。第二十九条 综合事务部必须按照档案管理有关规定，对公司所有合同进行存档保管。第十一章 借阅使用第三十条 合同的借阅和使用必须办理相

15、关的借阅和使用登记手续，经部门负责人和综合事务部负责人签署同意后予以借阅。借阅时间一般不得超过3个工作日。第三十一条 若因合同不按规定时间归还存档，或因合同使用保管不当，对公司造成危害和损失，由合同借阅、使用或经办人承担相应的责任。第十二章 履行监督第三十二条 合同承办部门负责人应加强对本部门合同履行的监管，应主动督促对方履行合同，维护公司的合法权益，以保证合同的完全履行及合同缔约各方的合法权益。第三十三条 发现不符合合同约定事项的问题，应及时纠正、处理，对合同在履行过程中所发生的严重问题应立即书面上报。第十三章 争端解决第三十四条 在合同签订或履行中发生争议纠纷，应首先采取协商、调解方式解决

16、，能够达成一致意见时，应依合同签订程序修改或重新签订合同。第三十五条 协商、调解不能达成协议时，承办部门应及时向公司负责人或签约人汇报，并通知综合事务部协助做好调查、取证和仲裁或诉讼准备。第十四章 奖惩措施第三十六条 对在签订、履行和管理合同中，严格执行国家法律、法规及本规定，维护公司利益，成绩显著者，以及对检举揭发、制止在签订或执行经济合同中违法犯罪活动的有功人员，公司将给予表扬和奖励；第三十七条 对违反本规定的，视其后果和情节严重程度，给予有关责任人行政处分或处罚，构成犯罪的移交司法机关依法追究法律责任。第十五章 附则第三十八条 本办法由综合事务部负责解释、修订并监督执行。第三十九条 本规

17、定自发布之日起执行。附件：1.*有限公司合同审核会签表2.*有限公司合同审批流程及权限表3.授权委托书4.关于及公司签订协议涉及关联交易的详细说明（适用于偶发性关联交易）附件1：*有限公司合同审核会签表合同名称： 合同编号：合同内容摘要拟签约单位名称承办部门意见会审部门意见分管领导审核意见财务总监审核意见总经理审批意见处理结果19 / 16附件2：*有限公司合同审批流程及审批权限表具体事项审批金额权限承办部门综合事务部财务部分管领导财务总监总经理备注1.预算内固定资产、在建工程等资本性支出事项合同：150万元以下申报登记、审核审核审核审核审批2.成本费用支出事项合同：（1）燃料、货架、蓬布等采

18、购支出；300万元以下申报登记、审核审核审核审核审批（2）机械配件、劳保用品及其他低值易耗品采购等；200万元以下申报登记、审核审核审核审核审批（3）保险费支出、事故赔偿；50万元以下申报登记、审核审核审核审核审批（4）办公用品、差旅费、会务费、培训费等支出。10万元以下申报登记、审核审核审核审核审批3.中介机构费用，包括审计费、咨询费、顾问费、评估费、诉讼费等合同。10万元以下申报登记、审核审核审核审核审批备注：1.预算内支出，由公司总经理审批。2.根据上级公司规定，属预算内且单笔大于一定额度需上报审批的，按上级公司有关规定执行。3.预算外支出，由公司总经理审核，报董事会、股东会或上级公司审

19、批。4.其他未列事项以公司章程及上级公司有关规定执行。附件3：授权委托书兹授权公司员工 （身份证号 ）代理及 签订 （合同编号： ）,授权期间自 年 月 日至 年 月 日止。代理人无转委托权。（以下无正文） *有限公司 年 月 日附件4：关于及公司签订协议涉及关联交易的详细说明（适用于偶发性关联交易）一、交易概述1、扼要阐明本次交易的主要内容概况。如：“为了*交易目的。如：增加公司业务收入等，拟及*公司进行*交易行为。如：开展煤炭运输和销售合作，经初步协商，拟以*作为定价原则和依据，此项交易本年度约收入/支出*万元。如果为日常关联交易则预计每年收入/支出约*万元。”2、交易协议的主要内容（1）

20、成交金额；（2）支付方式（如现金、股权、资产置换等）；（3）支付期限或分期付款的安排；（4）协议的生效条件、生效时间以及有效期限等；（5）交易协议生效存在附条件或期限的，应当予以特别说明。3、本项交易是否属于公司已公告的日常关联交易项目中。如是，请说明。则以下材料不用提供。二、交易方基本情况1分别列示交易各方以下各项信息：全称：住所：企业性质：注册地：主要办公地点：法定代表人：注册资本：税务登记证号码：主营业务：2.如交易对方是关联方关系，还需提供其历史沿革、主要业务最近三年发展状况，及其最近三年又一期的财务数据（总资产、净资产、主营业务收入、净利润）等（金额:万元）。项目*年*年*年*年第*

21、季度总资产净资产主营业务收入净利润三、交易标的基本情况1.本次交易属于以下类型：（1） 日常关联交易（如是，需勾选以下具体交易类型）采购原材料采购燃料和动力销售产品、商品提供劳务接受劳务物业租入物业租出委托销售产品、商品接受委托代为销售其产品、商品（2） 其他交易类型（如是，请勾选以下具体交易类型）购买资产（包括实物资产、无形资产、股权、在建工程等）出售资产对外投资（含委托理财、委托贷款、对子公司投资等）提供财务资助提供担保租入资产租出资产签订管理方面的合同（含委托经营、受托经营等）赠及资产受赠资产债权重组债务重组研究及开发项目的转移签订许可协议其他_2、如交易为资产的购买或出售，租入或租出，

22、赠及或受赠，提供以下标的资产情况：（1）逐项列明资产的名称、类别（固定资产、无形资产、股权投资等）、权属（包括有关资产是否存在抵押、质押或者其他第三人权利、是否存在涉及有关资产的重大争议、诉讼或仲裁事项、是否存在查封、冻结等司法措施等）、所在地。（2）该项资产的帐面价值（包括帐面原值、已计提的折旧或准备、帐面净值）和评估价值等。2如交易标的是公司股权，提供以下情况：该公司主要股东及各自持股比例、主营业务、注册资本、设立时间、注册地等基本情况，有优先受让权的其他股东是否放弃优先受让权，以及该公司最近一年及最近一期的资产总额、负债总额、应收款项总额、或有事项涉及的总额（包括担保、诉讼及仲裁事项）、

23、净资产、营业收入、营业利润、净利润和经营活动产生的现金流量净额等财务数据（注明是否经审计）。如该标的公司净利润中包含较大比例的非经常性损益，应予以特别说明。四、交易的定价政策及定价依据明确本次交易定价的方式方法和所采用的依据：根据交易标的的账面值、评估值定价。（需提供其账面值、评估值）根据市场价格定价。（需说明市场价格多少，是否明确、公允）如采取其他定价方式，需说明采取该方式的具体依据和理由；如果确定的价格及账面值、评估值或市场价格差异较大的，应当说明原因。五、如交易对方是关联方关系，阐述本次交易目的和对公司的影响1.进行此次交易的必要性和真实意图（1）说明本次交易的必要性，并说明选择及关联人（而非市场其他交易方）进行交易的原因和真实意图。（2）从交易定价的公允性、付款（收款）条件的合理性等方面分析交易是否公允，有无损害公司利益。（3）交易的持续性以及预计持续进行此类关联交易的情况，公司主要业务是否因此类交易而对关联人形成依赖（或者被其控制）及依赖程度，相关解决措施等。2.对本期和未来财务状况、经营成果的影响等。预计本项交易对本年度的收益以及公司经营管理的影响，以及预计带来收入或支出金额。