综合管理部公文制作处理工作流程.doc

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1、综合管理部公文制作处理工作流程为了提高公文制作处理的效率和质量，确保公文处理的准确性、时效性、保密性，使酒店公司公文处理工作规范化、制度化，特制定综合管理部公文制作处理流程。分为发文和收文两个方面。一、发文处理工作流程是公文形成的重要阶段，是指以酒店公司名义制发公文的过程,具体环节包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。（一）拟稿拟稿人草拟公文应做到：要符合国家的法律、法规和方针、政策及有关部门规定，符合酒店公司的实际情况。情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引标题，后引发文字

2、号，并加括号。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。 （二）审核建立层层负责、逐级审核把关制。一般先由部门起草初稿后，经综合秘书核稿；交由本部门分管领导审核后，再提交总经理审签。核稿的重点是：1、是否需要行文；2、有关部门之间是否已协商、会签；3、提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；4、公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合酒店的有关规定。对不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办。酒店公司发文由综合管理部核稿后呈送有关领导签发。 （三）复核文稿在领导签署意见后，由负责起草的部门按照领导的

3、修改意见认真修改、校对。如果对领导的修改有异议，可向领导汇报同意后进行修改，不能擅自改动。公文在印制前，综合管理部应当进行复核。复核内容包括：审批、签字手续是否完备；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范等。（四）签发正式文件形成后填写“文件签发单”，先送主管副总经理审核，再送总经理签发。总经理不在时，可用电话等形式请示，总经理授权分管领导签发。（五）缮印经领导签发的文稿，由文员登记、编号，安排打印。印制要做到及时、规范、保密，字迹清晰整洁、排列匀称，符合版式、版记要求。其具体要求是： 1公文用纸：公文用A4型纸；版心尺寸为156mm225mm（不含页码）。2排版规格：发文字号用3号仿宋体字，居

4、中排布，年份用六角括号“”扩入，勿用“”；公文标题用2号小标宋字体，居中排布；主送机关在标题下空1行，左侧顶格，用3号仿宋字体；正文用3号仿宋字体，文中第一层标题用3号黑体字，第二层标题用3号楷体字加粗；如有附件在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋字体，“附件”后加冒号和名称；成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”勿写为“0”，日期右空4字。3版记规格：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋字体并加粗，词目之间空1字；抄送机关在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋字体标识“抄送”，后标全角冒号，抄送机关间用逗号，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后用句号；

5、印发机关在抄送机关下1行，左空1字，用3号仿宋字；印发日期右空1字，以复印公文日期为准，用阿拉伯数码标识。版记中各要素之下加一条反线，宽度同版心，版记位于公文最后一面，最后一个要素置于最后一行。（六）校对公文印刷前，拟稿人负责对文件内容进行仔细校对，综合管理部对文件格式予以把关，确定无误并签字认可后方可印刷。 （七）用印承办人到总经理室盖章，使用印章必须填写盖章登记表，经总经理签字后方可用印；各部门的印章不得对外使用。（八）登记发文前办文人员要认真进行登记，将文件名称、份数、发文日期、收文单位等登记清楚。 （九）分发严格按照发文范围进行分发，发文时要做到迅速、快捷、准确。原则上当天的文件当天分

6、发完毕，对急件要按要求及时分发，不得延误。分发文件一般要办理签收手续。如果用信件寄发时，除“亲启”件外，一般写收文机关或该机关办公室，写清楚收文机关的地点、名称。（十）归卷凡是下发的正式文件，形成正本后，要留存一式二份，重要文件可多留几份，连同底稿一起由文件保管人员负责整理归卷。二、收文处理工作流程收文处理是指将收到的文件按照一定程序进行登记，审核的文书处理工作，主要包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、归卷。（一）签收上级来文一般要签收或出具收文凭证。同级和下级来文要逐件清点，如发现问题，要及时向发文单位查询。急件要随收、随登、随传、不得停误，并注明签收具体时间。（二）登记办文人员

7、要将文件标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期、办理情况逐项登记清楚。并将收到的文件按阅件和办件进行分类。（三）审核收到各部门上报需要办理的公文，综合管理部应当进行审核，审核内容包括：认定此文是否由本部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合有关规定；涉及其他部门的事项是否协商、会签；文种、格式是否规范等。（四）分办v 酒店公司收文登记后，填写“文件阅批单”，经综合管理部分办，按文件的轻重缓急和领导人的分工以及部门职责范围签署拟办意见，呈酒店公司领导阅批或业务部门承办。（五）传阅公文传阅一律由综合管理部文员负责，要做到及时准确。呈送酒店公司领导阅批，部门传阅的文件要

8、分清轻重缓急。（六）批办主要领导收到公文后，要及时批示办理意见。（七）承办根据领导批示，由办文人员送有关领导和部门处理。办文人员要随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。各部门收到重要的或领导批示的文件，要迅速承办。凡涉及其他部门的，主办单位应当主动与有关部门协调办理。对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应迅速退回综合管理部并说明理由。（八）催办对重要的和有时限要求的文件，综合管理部要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办；一般公文定期催办、查办，做好催办记录。除综合管理部负责催办外，承办部门的领导、文员都要及时催办，并将办理情况向有关领导报告。 （九）归档文件阅办完毕后，文员要及时整理分类归档。文件保管时限及销毁按有关规定执行。二六年十月二十日