合同管理制度修订.docx

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1、合同管理制度（修订）1.目的为规范合同的管理，防范及控制合同风险，做到管理有规章，签约有约束，履行有检查，维护公司的合法权益，根据中华人民共和国合同法及有关法律法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。2.适用范围本办法适用于金威建设集团公司、各区域所属各项目部、分（子）公司签订和履行的所有合同。3.合同签订范围及报送除差旅费、招待费及其他特殊支出明确规定可不签订合同外，金威集团及各项目部对外发生的5万元（含）以上的经济业务必须签订书面合同，而且律师在所有合同的正文本每页上签字，5万元以上的所有合同律师都要审核。合同经办人必须确保每一份合同有3份原件，报送集团人力行政部（总档案管理）一份，项

2、目部一份（财务科）、对方一份，其他部门如需查阅电子版合同，可直接在OA里查阅。金威集团各职能部门、各区域公司、各项目部及其部室，不得以任何名义私自对外签订合同。4.合同草拟程序4.1在合同范本范围内的合同：先由发起单位经办人按照合同范本里划线部分需填写的部分填上（不要在合同模板上直接填写，而是填写合同业务关键条款审批表），合同业务关键条款审批表经审批后转发给律师，由律师套用相对应的合同模板(合同模板任何人不允许修改)，经签字加密后反馈于发起单位经办人按合同业务流程进行审批。4.2不在合同范本内的合同：由发起单位草拟合同并完善合同里的内容，发审计法务部律师审核签字加密并反馈于发起单位按合同业务流

3、程进行审批。 4.3如需对范本固有内容进行实质性变更，需书面申请，经总经理批准后方可修改。5.合同的类别及权限审批会签流程(后附合同审批权限划分表)完全按照成本控制部下发的“招标管理审批权限”执行。6.非经营性合同： 不论金额大小全部由总经理审核，董事长审批。非经营性合同鉴定范围：融资合同（贷款类合同、担保合同、保证合同、抵押合同、质押合同、保函、银行的按揭合作合同等）；股权性投资合同（发起人协议、合资、合作合同、合作公司章程等）；股权转让、企业重组、企业改制合同；公司章程；资产转让、处置、资产重组合同；公司资本运作相关合同；股权变动合同(含金威本部及各公司股权变动合同、工商文件等)；项目合同

4、(含意向书、框架合同、招商合同、项目发展合同、项目收购合同、挂牌公告、挂牌文件等)；土地合同(含土地出让合同及其补充协议等)；捐赠合同；固定资产购置和处置；及政府或政府指定单位签订的合同等。说明：由发起单位负责人申请区域公司总经理审核律师审核-集团财务总监审核总经理审核董事长审批；500万元以上报亿利资源集团相关部门及相关领导审批。7.对于不涉及金额的合同，由律师负责审核，最终总经理审批。8.合同审查的职责划分：8.1合同发起单位职责：8.1.1合同发起单位作为合同的主办及经办部门，履行自合同草拟到合同履行完毕过程中的谈判、洽商、发起、报批、履行监督等各项职责。8.1.2草拟不在合同范本里的合

5、同并按合同审核流程履行相关审批手续，对合同文件总体把关负责,发起单位负责人就合同涉及的事实问题签署意见。主要审核对方单位是否具有法人资格，是否具有有效的企业法人营业执照、建筑业企业资质证书、施工许可证、施工收费标准证书、安全资格证书、劳务队伍资格证书，工商登记是否正常、有无经营权、有无履约能力及其资信情况，对方签约人是不是法定代表人或法人委托人及其代理权限等情况，签订合同的法定代表人身份证明或法人授权委托书。8.1.3完善合同模板里需要填写的内容，发送审计法务部律师套用相对应的合同模板并加密。8.1.4需要进行招标或以招标方式选定合同方的，应当严格执行及招投标相关的法律、法规及公司成本控制部招

6、投标管理制度的规定；需要采取询价、比价方式选择合同相对方的，经办单位应当对询价、比价过程作详细记录（附比价审批表），因业务需要申请批准的合同附领导批签的申请单，并随合同草案上报审批。8.1.5合同主办部门应在合法的前提下，根据实际情况，制定有利于保护我方利益和避免风险的条款。8.1.6未经公司领导特批的情况下，严禁未签合同即先行实施的现象。8.1.7对合同会签的时间、进度进行合理的计划、安排。对于关键业务条款由项目经理、财务科、区域成本控制部、区域工程部等联合洽商后发起合同审批流程，避免不必要的来回重复修改加密文件。8.2成本控制部职责：对经营性合同进行审核管理，并对生产类合同中涉及工程造价的

7、条款进行审核、跟踪、检查，并负责对合同执行情况进行反馈于分管领导。主要审核合同标的、计价方式、计量方式是否明确；计价依据、结算原则及方式是否完备、合理；合同价款调整的适用条件是否明确；合同中的数量、质量是否符合有关规定和公司要求；是否有保修条款；合同的履行期限、地点和方式是否确定；招投标类合同，合同内容及乙方投标确认的价格和原则是否统一。8.3财务管理部职责：对非生产性、非经营性的合同进行审核、跟踪、检查，将跟踪执行情况反馈分管领导。并从财务资金角度出发，就所有合同中涉及的付款期限、付款方式、合同金额的核对、发票的处理、税费的筹划等提出意见。8.4总管理部职责：对生产类合同的工程关键进度、安全

8、、现场、质量验收标准、施工组织方案、保修及对形成合同全过程资料（如招投标等）、流程进行审核，并将跟踪执行情况反馈于分管领导。8.5规划设计院职责：对公司所有规划、设计类合同进行审核，对设计的技术条件和要求负责。主要审核合同中技术规范、主要技术要求、技术参数是否符合设计要求，建造标准及公司审批结果是否一致在此基础上提出合理、优化建议，跟踪设计合同的执行情况，并将跟踪执行情况反馈于分管领导。8.6品牌营销部职责：对公司所有营销、策划类合同进行审核，并将跟踪执行情况反馈于分管领导。8.7审计法务部职责：审核合同的风险条款、法律条款及总体合同条款。负责从法律的角度审查合同，提出审核意见或法律风险提示意

9、见，并跟踪执行情况，且将跟踪执行情况反馈于分管领导；负责重要合同的草拟；审计法务部律师根据各部门最终审核意见进行核对后盖章，同时登记合同签订台帐，并报送人力行政部存档管理。8.8人力行政部职责：负责最终纸质版合同文件的归档管理。审计法务部将所有合同原件（包括合同审批单、定标报告、合同原件及附件资料），按季度移交人力行政部归总档案室管理。9合同的盖章及签字：9.1 各项目办理流程的合同经办人在盖章之前须提供经招标部门签字确认及原件核对无误的各类证照（营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证等）9.2如董事长或总经理、地区总经理授权他人签订合同的，必须有授权委托书，各项目部、合同经办部门每年年

10、初办理一次性授权，受委托人在委托权限内签订合同。如果受委托人变更，应及时重新办理授权委托同时注销以前的授权委托书。9.3签章前需检查附件（比价表、招标报告、申请表、对方身份证件、）是否齐全，齐全方可盖章，签订时间是否填写等。9.4要求合同全部使用金威集团统一模板。9.5合同当事人公司名称及印章是否一致。9.6合同审批会签表是否已签批完整(合同审批会签表没有签批完整的，律师没有在合同原件上签字（加密）的，一律不给予盖章。9.7合同内容是否完整。9.8需加盖法人名章时，由法人名章保管人在见到公章后，加盖法人名章。9.9如双方不能同时加盖印章，应将签约文本交由对方先盖章，再由我方盖章。合同签章页必须

11、含有正文内容，不得单独成页。合同文本(含附件)超过两页(含两页)的，必须“骑缝”盖章，确保每页均有印痕。注：（我方盖章后由经办人负责最长不超过15个工作日把办理完毕的合同原件壹份交给审计法务部律师，否则律师下一份合同不予盖章）。9.10合同审批原则上应按顺序依次进行，特殊情况下经批准人同意，各级审批人可并行同步进行，或召集会议审批。9.11经办单位按合同审批意见完善合同文本，确保拟签合同文本及审批意见内容一致。9.12律师应复核“合同审批会签表”后在合同上加盖印章。填写合同盖章登记表，记录合同名称、对方名称、签订时间、盖章份数等。9.13合同签章后，印章保管人将合同统一归档。10. 合同的变更

12、、补充、解除10.1在合同履行期间由于客观原因需要变更、补充或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，仍然按上述流程签批。新协议未达成前，原合同仍然有效。我方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。变更或解除合同的，应当采用书面形式（包括书信、电报），法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。10.2存在下列情形之一的，我方可以单方解除合同：10.2.1 因不可抗力致使不能实现合同目的。10.2.2 在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务。10.2.3 对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行

13、。10.2.4 对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的。10.3公司任何人员不得擅自以公司名义变更、补充或解除合同。若确须变更、补充或解除时，由合同经办人查明原因，提出意见，经批准审批的部门和领导审批后，认为已出现了本办法第十条第二款规定的情形的，应提交公司律师审查并签发解除合同函；对方没有违约，应同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议。 合同变更、补充必须由原合同发起部门负责更改，按合同审批会签表的流程办理合同变更、补充手续，并做好变更、补充文件的整理、保存和归档工作。变更后的合同及原合同发放的范围相同。10.4 对方提出合同变更的，变更程序也应按照本办法第

14、十条第三款规定的程序执行。合同变更引起索赔的，合同变更必须及索赔同步进行，索赔协议是合同变更的处理结果，索赔的内容应当载入变更协议中。是变更后合同一部分。10.5对于特殊情况导致合同履行过程中的合同中止（包括停、缓建），必须及时办理中止手续，并收集中止合同给我公司带来的经济损失证据和资料，及时追究对方的责任。中止的合同又恢复继续履行时，依相同程序办理恢复手续。合同的恢复及中止都必须通知合同审批部门和领导。10.6合同未履行完毕，但确定不再继续履行，合同履行部门应做好终止记录，收集履行过程中所有及合同有关的文件，做好经济往来和工程结算工作，办理解除合同的手续。资料移交公司档案室保存。11.合同的

15、履行及主要责任11.1所属经办单位为合同履行的主要责任单位，在合同的履行中，应严格按照合同约定的内容履行。11.2各项目部要设立专职或兼职的合同管理员负责所在项目或部门的合同管理。11.3金威集团的合同专用章由审计法务部律师管理。所有合同由合同印章管理人统一编号管理。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书和空白合同出差。所有加盖印章的材料必须是内容明确并确定。11.4在合同的履行中，成本控制部对生产类合同的执行情况建立台帐管理，财务部对非生产类和非经营性合同建立台帐管理。各经办单位做好合同台帐的建立、登记、执行情况和完善工作，同时按时向成本控

16、制部和财务管理部上报合同的履行情况。11.5有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分，合同经办人员应及时整理、妥善保管。11.6对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件，合同履行单位、项目经理应及时查明原因，通过取证按照合同约定及时、合理、准确地向对方提出索赔（含违约）报告。 当本公司接到对方的索赔（含违约）报告后应认真研究并及时处理、解释或提出反索赔，公司员工不得擅自在对方当事人出具的索赔报告、对账单等确认类文书上签字盖章，确须确认的，应视具体内容经公司总经理或董事长、公司律师同意后方可签字接收。11.7在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事

17、人有下列情况之一的，应立即书面上报公司主管领导，公司经办人员应立即向公司律师咨询，并将基本情况和法律的处理意见一同由主管领导上报总经理，由总经理决定是否中止履行合同。11.7.1 经营状况严重恶化。11.7.2 转移财产，抽逃资金，以逃避债务。11.7.3 丧失商业信誉。11.7.4 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。11.8 债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认：11.8.1 在重大、复杂合同的履行过程中，经办人员应定期及对方对帐，确认双方债权债务。11.8.2 在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合

18、同效力及双方债权债务。12. 经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼12.1合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决；在处理前经办人员可以咨询公司律师。12.2合同双方在一定期限（一般为15天）内无法就纠纷的处理达成一致对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告项目负责人及公司律师，由项目负责人、地区总经理拟定处理意见，报总经理或董事长决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告项目负责人，并咨询公司律师该如何处理。12.3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及获知对方当事人准备或已经申请仲裁或提起诉讼的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理

19、成书面材料连同有关证据报项目负责人，由项目负责人统一委托律师办理。经办人员全程协助律师办理案件。13.考核及奖惩公司人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失，并对工作人员处以500元罚款：13.1未经授权批准或超越职权签订合同。13.2为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书。13.3应当签订书面合同而未签订书面合同的。13.4签订合同时未核实合同内容或签订的合同所表述的内容及公司真实意思表示不一致的。13.5未按上述规定或上述签字流程办理，合同印章管理人给予盖了印章的。13.6因工作过失致使公司被诈骗。13.7公司履行合同未经对方当事人确认。13.8遗失重

20、要证据。13.9发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的。13.10合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告。13.11未履行规定手续擅自在对方出具的确认书、索赔报告上签字而给公司造成损失的。13.12 其他违反公司相关办法的。13.13公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。13.14所属审核部门没有尽到自己审核职责的。13.15审批流程结束后20个工作日未盖章的。13.16合同经办人到审计法务部让律师盖章时，资料严重短缺，或资料不真实的。13.17合同经办人未按审批人的意见修改合同的，或私自修改合同模板的。13.18律师签字加密后的合同文本，对方擅自修改内容，合同经办人未发现拿来盖章的合同。13.19先施工后审批合同的。14. 附则14.1本办法自下发之日起实施。14.2 本办法解释权归成本控制部、财务管理部、审计法务部、总管理部。14.3亿利商用置业公司、北京世洋商贸公司、亿利大物流公司执行金威集团合同管理制度。15.支持性文件15.1非生产类合同审批会签表 15.2生产类成本合同审批会签表 15.3非经营性合同审批会签表 15.4合同审批会签表（不涉及金额） 15.5合同审批权限划分表 15.6世洋公司等生产类合同审批会签表 15.7合同业务关键条款审批表5 / 5