人事行政管理制度（规定） (2).docx

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1、文书档案管理方法1目的为加强公司管理工作，逐步实现文书规范化，不断提高科学管理水平，有效 档案史料，现根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定、归档 文件整理细那么等，并本着对文件资料的“全面、及时、真实、保密”的原那么， 特制定本方法。2文件档案的定义文书档案是指公司、各职能部门在各种社会活动中形成的对公司具有保存价 值的各种文字形式的历史记录。文书档案包括行政管理类档案、经营管理类档案、 生产技术管理类等档案。主要包括过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、 经营、企业管理、公关宣传商务谈判等活动中所直接形成的对企业有保存价值的 各种文字记录、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、

2、声像、数码照 片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。3归档原那么归案工作实行统一领导、分级管理的原那么，维护档案完整和平安。4适用范围适用于公司内部所有文件、资料及表单、记录文件和档案的管理。5管理机构及其职责人力资源部是主管公司文书档案工作的主要部门，对公司的文书档案工作实 行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导，并负责收集、整理、鉴定、保管、 统计、开发、利用各分管范围的文书档案各部门人员保管自己内部的文书档案。档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律，不断提高专业知识。会议记录董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、 通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等永

3、久监事会监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等永久股票股市股票、股市方面的材料30年红利分配红利分配材料永久生产经营生产经营计划计划总结报 生生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料30年计划任务计划任务书或作业计划30年经济指标生产技术、经济指标完成情况分析30年统计工作统计工作整章建制统计工作制度、规定、方法、通知30年统计报表生产、技术、经济统计报表永久综合性统计企业综合性统计报表及分析材料30年工业普查报 表工业普查报表永久财务管理财务管理整章建制财务管理制度、规定、方法、通知30年计划总结财务管理计划、总结10年增、报、调材 料固定资产的新增、报废、调拨材料30年财务核算生

4、产财务和本钱核算永久税务材料税务方面的材料永久资金价格管 理资金管理、价格管理、会计管理的材料永久资产管理资产管理房产土地房产、土地方面的文件内容说明房地产的权属证明材料永久房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件30年对外投资项 目对外投资工程内容说明投资规划、决策等方面的材料永久投资企业的董事会、股东会材料永久投资企业的财务报告、红利分配材料永久股权证、转让协议等股权管理方面的材料永久国有资产国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件永久产权变动企业的产权变动内容说明产权变动的请不、批复方面的材料永久清产核资、资产评估工作的文件永久产权变动的协议、合同等永久资产处置方案、归属方面的材料

5、永久因产权变动所致职工身份变化的材料永久多种经营管理多种经营管理内容说明经营机构的工作计划、汇报、总结、30年内部承包章程、合同、协议30年经济核算材料永久境外工程管 理境外工程管理内容说明境外工程的前期设计、规划、协议、合同等文件永久工程检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见等永久工作总结、计划、业务方面的一般来往函件30年物资管理物资管理物资分配物资分配计划、记录10年采购保管物资采购、保管内容说明重要物资和生产资料的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、 来往函件、总结永久办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购 置，机动车调拨、保险、事故等一般性文件30年仓库管理仓库

6、管理规章制度、台帐、统计报表30年产品销售产品销售营销网建营销组织管理、网络建设材料30年产品计划产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录与纪要等30年销售合同销售合同、协议、函件30年市场调查订货会、市场分析和用户调查材料30年售后服务售后服务材料10年统计报表统计报表永久合同管理合同管理商务合同商务合同正本及其补充件内容说明重要的永久T殳的30年客户资信调 查客户资信调查材料内容说明重要的30年一般的10年信用管理信用管理资格证书企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等永久形象宣传企业形象宣传、展览会文件30年资质奖励企业获得的资质、信誉方面的证书及其它奖励永久客户资信企业客

7、户资信调查材料30年知识产权管 理知识产权管理企业标识企业标识、商标标识方面的材料永久专利管理专利、商标和其它知识产权方面的申报、证明及管理方面材料永久行政公文管理制度（2）一、目的为使公司的行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高行政 公文处理的效率、质量，加强密级公文的保密制度建设，同时做好对行政公文 传达、落实的催促检查工作，提升执行力，结合公司实际情况，特制定本方法。二、适用范围本方法适用于各职能部门、各子公司可参照本方法制定相应的行政公文处理及督查办 法。三、职责权限1、行政管理部是行政公文处理的管理部门，负责公司的公文处理、督查，并指导各部 门及各分（子）公司的公文处理工

8、作。2、各职能部门、分（子）公司负责本单位的公文处理及督办。四、管控说明（一）定义1、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序 的工作。2、督查工作指对集团公司、各分（子）公司内部公文、对外发文、外部来文办理情况 的催促检查。（二）发文形式1、但凡制度性的、指导全公司工作的重要决定、决议、公告、通告、通报、通知等文 件，都要以公司名义发文。2、但凡公司专业部门开展的日常性工作、组织开展的活动通知、专业体系内的一般性 工作通报及部门会议形成的会议纪要等，可以发部门文件，但部门文件一律不准对外行文。（三）公文种类1、决定一一适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关

9、部门及人员的奖惩，组织变 更或人事任免等。2、决议一一适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。3、通告、通知（或公告）一一适用于公布规章制度、转发外来文件、公开发布全体员工 应当遵守或周知的事项。（内部通知用内部文件格式、外部通知用公文格式并加盖公章）4、通报一一适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。5、报告一一适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议。6、请示一一适用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项。7、函一一适用于对外沟通，对内用于各公司之间商洽工作或协作处理有关事项（工作函、 联系函）。8、规定（或方法）一一适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的

10、行为规范、 规章制度。9、会议纪要一一适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。（四）公文格式及规那么1、公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送 单位、正文、附件、成文日期、主题词、抄送单位、拟文部门、份数和印发日期等局部组成。（1）涉及公司秘密的公文应当标明密级。（2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（3）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，统一使用标宋字体。（4）发文字号应当包括代字、年份、序号。（5）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，一 般应当标明发文单位，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般

11、不用标点 符号。（6）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。（7）成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人签发日期为准。（8）对外公文除“会议纪要”外，以红头文件下发的对外公文均应当加盖印章。联合 上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章（部门文件 除外）。（9）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（10）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位（个人），应当使用全 称或者规范化简称、统称。2、公文用纸采用国际标准A4型，双面打印，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实 际需要确定。3、部门之间对相关问题未经协商一致

12、，不得各自对外行文。（五）发文办理及督查1、发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登 记、分发等程序。2、公文拟稿、发文（1）以公司名义拟发的文件，经总裁签发后，由行政管理部按发文规那么编号、印制、 用印、分发，同时做好文件签收登记。文件起草部门在拟文稿纸中明确主送单位、所要发到 的层面及文件中末说明的其它要求。（2）以公司各部门名义拟发的文件，经部门负责人审核、分管领导签发后，由所在部 门编号、印制、分发。3、签发时限根据拟发公文的缓急程度将发文分为平件、急件、特急件限时办理。（1）平件应于拟稿之日起（不包括拟稿日，下同）2个工作日内签发。（2）急件应于拟稿当

13、日签发。（3）特急件应在拟稿完成后随报随签。4、以公司名义发送的电子文件，由行政管理部用相关途径发送至文件主送单位，主送 单位收到文件后根据文件发送要求及签发时限要求进行转发或办理，并向行政管理部反应办 结情况；以公司部门名义发送的电子文件，由文件拟发部门负责发送至文件主送单位，主送 单位收到文件后根据文件发送要求及签发时限要求进行转发或办理，并向文件印发部门反应 办结情况。（六）发文办理及督查收文办理指对公司收到内部、外部来文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批 办、承办、催办等程序。凡外来文件，均由行政管理部统一运转；对于公司内部来文，由文 件制发单位、部门按审批管理权限自行运转；对

14、于收到的密级文件应减少运转环节、缩小涉 密范围。1、签收。行政管理部对收到的文件进行签收清点，如发现问题应及时向发文单位查询, 必要时可采取相应的处理措施。各部门、各分（子）公司收到行政管理部下发、转发的文件 后要签收，电子版文件要回复接收情况。2、登记。登记工程包括收文编号、收文日期、发文单位、文号、标题、份数，并将办 理结果予以登记。3、拟办。对于外部来文，由行政管理部按文件内容和缓急程度填好收文处理单，行政 管理部负责人提出拟办意见，上报相关领导阅批。具体程序如下：（1）对于一般性文件，由行政管理部负责人提出拟办意见，报分管领导阅批。（2）对于外部来文及重要性文件，由行政管理部负责人提出

15、拟办意见，经分管领导审 阅后，报总裁阅批。（3）对于涉及有关专业内容的文件，由行政管理部负责人提出转办意见，专业部门负 责人提出办理意见，报该部门的分管领导审阅后，报总裁阅批。4、批办时限。行政管理部根据文件要求的时限在收文处理单上标明缓急程度。（1）平件应于文件送达之日起2个工作日内阅批。（2）急件应于文件送达当“内阅批。（3）特急件应随送随阅批。（4）对于综合性较强，需调查或需集体研究的事关重大的文件，最晚在文件要求时限 前2日阅批完。5、传阅。行政管理部根据相关领导的阅批意见，按一定的程序将文件送达有关领导阅 知或阅示。有关领导应根据文件要求及文件办理时限阅览并签署意见。行政管理部要随时

16、掌 握文件去向，防止漏传、误传、横传。6、承办。行政管理部按相关领导的批示，将文件送达有关部门办理。承办部门应认真 负责，及时办理不得延误。承办人办结后，在收文处理单上填写办结反应情况。7、催办。行政管理部按规定的时间提前向承办部门询问办理结果，以保证公文及时办 理完毕。（七）公文归档1、公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档，发文的拟稿纸（立即销毁）、正 式文件原件、修改稿原件全部存档，个人不得保存应当归档的公文。2、联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档。（八）公文管理1、公文由行政管理部、各部门的专（兼）职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。2、不具备归档和存查价值的公文

17、，经过鉴别并经相关部门、公司负责人批准，可以销 毁。3、销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丧失、不漏销。4、相关部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时 将需要归档的公文整 理后，移交行政管理部档案室。5、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文移交、清退。（九）附那么1、本方法自下发之日起执行。2、各部门、各分（子）公司按照给定的模板行文，将LOGO和公司名称替换。3、本方法由集团行政管理部负责解释。6文件管理6. 1文件编号要素编号要素编码对照表公司代码部门代码文件代码年份文件 编码NSWLRZB （人事行政部）QP （程序文件）20171-99*JSB （

18、技术部）TZ （通知文件）*YFB （研发部）QC （签呈文件）SCB（生产部）SQ （申请文件）*CWB （财务部）FA （方案文件）QP-H （绩效评价表）PX （培训管理）RM （任命管理）*HT （合同管理）*GZ （工资管理）*JL （简历管理）*JH （计划管理）*6.2文件的编写管理流程：1、文件的起草、 各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。2、文件的审批：文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责，做到文件内容简练、准确、完整、统一，并可请预期的使用者对文件的可使用性进行 评定。最后经董事长对文件进行审批。3、由人力资源部负责统一编号、印制、下发。4、发放：（1）各种文件

19、应由总经理批准签发。（2）当文件破损严重影响使用时应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放号仍沿用原文件分发号。文件管理员应申请 将破损文件销毁。5、文件换版和作废：（1）文件经屡次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应 做换版处理，原版次文件作废，换发新版本。（2）作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加 盖“作废”印章，经总经理批准后进行定期销毁。如需作资料保存，应经总经理 批准，并加盖“保存”印章，方可留用。6、文件的管理：文件拟制审批后，原版文件交由人力资源部存档，并列入 文件登记表中。7、文件的保管（1）存放条件：文件的存放

20、地必须保证防火、防风、雨、防潮，有效地保 障文件及资料的完好性。（2）存放方式：文件可以以卷宗、纸张、电子扫描件等各种形式保存，必 要时可以双份归档或平安复制备份。（3）文件的保存地点及职责凡公司所有各级重要文件（需存档或各案的） 应统一存放于档案柜，由人力资源部或者相关部门归口保管。（4）文件的保存期限：各类文件的保存期限以档案管理的规定为准。（5）文件的归档：文件归档前须附文件清单，所有存档的文件、图纸必须 有明确的编号。（6）人员离职时，应整理好手头文件及图纸统一归还档案室，下一人员到 任时由部门经理代领。（7）文件的发放与回收。（8）任何文件发放时标明发放编号。（9）更改的文件发放时，

21、应立即收回原文件，并填写文件收回登记表， 进行留用或作废或销毁等处理。8、档案管理(1)人力资源部暂为档案管理室，人力资源部设专职档案员，档案员应履 行职责；(2)档案员将月底盘点的电子档报表及时更新，将更新后的电子档发至总 经理、人力资源部负责人各一份；(3)各部门向内、外所发通知、函件、文件等必须交一份至档案管理员签 收保存，同时将电子档传给档案员统一保管；(4)所有人员均应配合档案员的工作，严格执行档案管理制度，任何人不 得干扰档案员的工作；(5)每月各级人员对电脑内的文档进行整理、分类，方便查找，保存的所 有文件必须具有有效性和时效性，对过期的重复的文件、资料进行整理；(6)档案编号(

22、具体编号请参照文件管理方法)例如：RZB-QP/2017-16,其中：1) RZB所力资源部2) QP程序文件4) 2017文件发行年5) 16 一编号6) 理细那么7) 1收集管理(1)公司指定专人负责档案的收集、管理和归档工作。(2)公司各部门应按时将已完结事项的相关档案收集齐全、核对标准、系 统整理后移交档案管理部门。归档的文件材料必须齐全完整，字迹工整，图面清 晰，签署完备。文件材料缺项档案管理部门有权拒收并限期整改。(3)移交时，应填写一式两份的移交清单(见附件)，档案管理部门和移 交部门各存一份，交接双方核对无误后在清单上签字确认。(4)档案管理人员应根据上报档案的具体资料，编制档

23、案管理台帐，台帐 应记载档案类别、编号、件数、日期、内容摘要、存放位置等重要信息。同时为 便业务资料的保存和查找，将存档信息统一存入电脑，建立数据库统一管理。(5)档案管理部门每年根据档案保管台帐和实际档案情况地行核对，发现 差异及时查找原因并上报上级领导，并于核对次月将核对情况及档案保存目录报 公司领导。7.1 整理方法方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。A收集文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。B整理根据分类和成立时间整理。C分类根据下述分类方法分类D立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。7.2 过程管理1、属于公

24、司保管的档案：各部门资料员做好平时文件的预立卷工作，并在 事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册 移交人力资源部保管，任何人不得据为己有。2、属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报人力资源部各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交人力资源部。7.3 监督：人力资源部根据各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录 进行定期或不定期的检查，来监督各部门档案的管理工作。7.4 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销并在清单上签 字并符合销毁规定的。7.5 公司档案的分类及编号：指定资料员经人力资源部培训后按有关档案 分类及编号要

25、求操作。7.6 在业务中对外签署的各种经济合同按合同管理规定处理。7.7 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外 带有关公司重要的文件材料，当天必须归还。确因工作需要外带，需办理档案外 借手续，经人力资源部核准及上级主管领导批准后，方可带出，用毕即归还。阅 档人对所借阅档案必须妥善保管不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更 不能随意乱放，以免遗失。7.8 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。8档案备份制度8.1 所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。8.2 应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。8.3 备份盘和源盘应分开存放，公司

26、的备份盘应统一保存。9处理条例9. 1有以下行为之一，据情节轻重，给予50-500元扣薪处理，假设构成犯罪 依法追究刑事责任：1、毁损、丧失或擅自销毁企业档案；2、擅自向外界提供、抄摘企业档案；3、涂改、伪造档案；4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者;5、未按手续就借阅、外带者或越级借阅者（档案管理者同罚）10责任本制度监督责任部门为人力资源部，第一责任人为各部门指定的资料员，第 二责任人为资料员所在部门的部门负责人。文书档案分类编号保管期限表行政管理类类别名称基本范围保管期限行政事务行政事务上级视察上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料内容说明重耍的永久一般的10年计划总结行政工作计划

27、、总结等永久会议记录行政办公会会议记录、纪要、决定等永久行政决定企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同永久工商管理工商行政管理方面的材料30年企业设关停 并转企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的 文件永久编史修志企业编史修志方面的文件内容说明大事记、机构沿革等永久工作简报、情况反映、工作信息等30年法律事务法律事务管理协调法律事务管理与协调工作内容说明法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件永久一般法律事务工作文件30年结论性材料案件、纠纷及公证事务中结论性材料永久调查过程文 件案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件30年审计稽查审计稽查工作上级来文上级机关颁发的本企

28、业应贯彻执行的有关审计工作文件30年审计意见审计意见、审计报告及批复等永久审计综合材 料审计工作会议记录、纪要、计划、报告、总结、调查材料、方法、 一般的请示与批复等30年专项审计专项审计通知、报告、批复、评价书（结论）、调查与证明等材 料内容说明重要的永久一般的30年人事管理劳动人事与人力资源管理上级来文上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件30年制度管理企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等永久内部机构内部机构设置、名称更改、组织简那么、印信启用和作废、人员编 制方面的有关文件永久干部职工人 事材料干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的 文件永久介绍信、工 资转

29、移证人事调动介绍信及存根、工资转移证等30年离退职工老干部、职工离退休、停薪留职、抚恤、剩余人员与复转退军人 安置等有关材料永久计划总结职工名册、劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等永久政策法规劳动保护、职业平安卫生、计划生育、保险的方针、政策、规定、 统计报表等永久劳保管理职工奖励、处分工作形成的文件，劳动合同管理、劳开工资和社 会保险文件、医疗、工伤保险、住房公积金永久劳资纠纷仲 裁劳资纠纷、仲裁方面的文件永久教育培训教育培训工作上级来文上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件10年计划总结企业教育培训工作的计划、总结30年整章建制企业制定教育培训工作规章制度、请75与批复、决定等30

30、年统计报表企业教育培训工作统计报表等30年干部进修企业干部职工进修培训名单、合同等30年外事工作外事工作外事综合发表的公告、签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪 要等永久出访考察出访考察、参加国际会、接待来访等外事活动、出访审批文件30年一般性文件出口审批手续，执行日程，考察报告等一般性文件30年经营管理类类别名称基本范围保管期限经营决策经营决策企业开展规 划企业开展规划、经营战略决策、企业改革等文件永久经营改革转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、 报告等永久股东会变更董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件永久经理责任制厂长（经理）责任制、任期目标等30年股东大会股东大会文件内容说明重要的永久1般的10年