小型文化传媒公司档案管理.docx

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1、小型文化传媒公司档案管理一、文件材料归档1、归档范围但凡公司经营活动中直接形成的具有保存价值的文件材料由办公室统一按 规定定期归档保存在公司档案室。2、归档时间对公司规定应当立卷归档的材料，必须由办公室按规定收集、整理后，任何 部门或者个人不得据为己有或者拒绝归档。1）文书文档（包括统计档案以及业务部门形成的档案）。一般在一个月内向 档案室移交归档。2）会计档案先在财务部门保存一年后移交档案室。3）设备档案在设备安装后一周内归档。4）特种载体档案，随时归档。5）合同档案在合同签订后逐步归档。3、归档要求1）归档的文件材料必须完整、准确、系统。2）归档的文件材料必须按其规律组成案卷。3）归档材料

2、除外部原因外原那么上采用A4纸型。4）归档时必须填写移交目录，办理交接手续。5）归档的材料原那么上应装订成册，确实不能装订成册的，由经办人说明原 因，由档案员接受不成册的资料后装订成册。4、档案保管1）根据国家和有关部门档案分类编写的规定，编制企业档案分类编号方法。2）分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。3）接收档案必须认真验收，并按规定办理交接手续。4）存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。5）要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡 时，要查明原因，保存依据。二

3、、档案借阅1、借阅档案必须履行登记手续。档案原那么上只在档案室查阅。非机密档案， 因特殊情况需借出者，要经公司有关领导同意后并办理借出手续，归还时对所借 档案应予以检查核对，并注销。2、借阅档案必须经领导批准，机密以上档案一律在档案室查阅，不得借出。3、外单位要查阅档案，需经本公司有关领导书面同意批准，方可借阅，借 阅人要登记签名。4、借阅者要保护档案，不得拆卷、涂改、批注、损坏和遗失，如发现以上 情况，视情节按档案法规定处理。5、借阅档案要严守机密，不得转借他人，不得向借阅范围以外的人员泄露 档案内容。6、摘抄、复制档案须经分管领导批准，摘抄的档案内容必须经档案人员核 对，加盖公章后始有效用。7、对借出的档案，管理人员应及时催还。三、档案保密1、认真执行公司的商业和技术保密制作，维护档案的平安，做好公司的保 密工作。2、档案工作人员和借阅档案人员，严格遵守保密制度，不准将档案给无关 人员翻阅，假设有泄露，按保密规定处理。3、档案工作人员要忠于职守，遵守纪律。不得擅自涂改，拆页和销毁档案， 不得私自泄露档案内容。4、档案室应根据保密条例规定的保密范围，对全部档案进行密级划分。5、借阅有密级的档案，必须按档案借阅制度有关规定办理。6、管理人员如有变动，必须办理交接手续，移交时进行清点、核对，以确保档案的完整与平安。