供应商评定与采购控制程序YTQP07B1.docx

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1、程 序 文 件文件名称：供应商评定与采购控制程序文件编号版 次拟案单位生效日期分发号YT-QP-07B/1采购部编 制：_ _ _ 审 核：_批 准：_文 件 修 订 履 历版 次修 订 内 容修订页次修订日期A/0初版发行无B/0B/1部分内容修改：1）5.8.2.1.1与5.8.2.1.2中“PMC”改为“物控”；2）5.8.2.1.2增加安装服务类表格使用说明3）5.8.2.2.1原“合同审核”说明由一格分为两条，即一条律师审批说明，补充电子签名说明；一条预算部/国际业务部审核说明4）5.8.2.2.1“财务审批”条款，增加“或其授权人”；5）“常务副总审批”条款，补充研究院审批金额权限

2、及审批人；6）“总经理审批”，总经理审批权限增至100，000元；补充研究院由总经理审批金额权限；7）“董事长审批”，修改权限金额为100，000元以上；8）“补充说明”增加采购经理审批权限说明；9）5.8.2.3.1修改流程图中“PMC”为“物控”10）5.8.2.3.2美化流程图，增加研究院权限说明。1） 文字优化、补充；2） 完善供应商评定流程；3） 优化采购流程，对物资重新进行分类，并指定对应部门，改物控部为计划部；4） 修改采购流程图；第6页，第7页，第8页2010.7.1020107.301.目的1.1建立稳定供应链体系。1.2建立与供应商互惠互利的关系1.3通过合格评定，建立合格

3、供应商名录，确保采购的产品满足生产技术与产品质量的要求2.适用范围本程序适用于公司所有原材料、精密检测设备、计量器具、生产设备、包装材料等物资的采购、对供应商的选择和评价。3.职责和权限3.1 采购部负责公司对供应商的初期选择和评价，建立合格供应商名录;3.2 申购部门制定采购计划，采购部负责采购计划的实施;3.3 品质部负责原材料、常规计量器具和精密检测仪器仪表的验证；3.4研究院负责实验室用精密检测设备的验证和材料检验标准、检验方法的制订；3.5设备部负责生产用设备的验证。4.定义：无5.工作程序5.1合格供应商的基本条件a） 供应商提供的产品必须能满足双方签订的物资采购合同中规定的质量要

4、求，且具有长期稳定地提供合格产品的能力；b） 供应商应坚守信用、按时供货、价格合理、服务周到；c） 供应商具备一般纳税人资格，或具备小规模纳税人资格但质优价廉信誉好；d） 符合公司要求的其它条件（如提供技术支持服务）。5.2供应商的寻访、调查5.2.1由采购部依据合格供应商的基本条件寻找供应商，一般同种物资至少应寻找两家作为备选供应商,并以建立稳定供应商网络为原则，当出现以下情况下可选择新的供应商： 1.研发有新材料需求时2.公司规模扩大时3.现有供应商不能满足采购要求时4.要求降低成本时5.2.2采购部对初步认可的新供应商发出供应商调查表，并要求新供应商提供以下资料：a) 企业的名称、地址和

5、联系方式。b) 注册法人代表、税务登记证（提供复印件）、财务信用证明等。c) 产品生产加工能力或代销能力、产品目录及报价、质量体系证书。d) 提供有关技术服务能力的证据。e) 提供样品及第三方检测机构的样品检测报告。f) 供应商相关客户名单5.3初选供应商5.3.1采购部收到新供应商提交的相关资料后，并依此做初步评定：a) 采取询价、报价、比价、议价的方式对价格进行评定。b) 依据公司对样品的检测并凭相关检测报告对质量进行评定。c) 综合资料对其它方面进行评定。5.3.2采购部依据其它项评定情况，做出进入正式评定阶段或放弃的结论。如样品检测不合格，根据实际情况来决定重新进行评定或者直接放弃，当

6、选择重新评定时，须增加样品量。5.4供应商评定5.4.1供应商评定，由采购部视需要组织相关部门到供应商处进行实地调查后作出评定。5.4.2评定项目及准则评定项目及准则列表序号项目分制项目内容得分1企业资质10生产加工型企业10有（中国市场）总代理权10生产加工型企业办事处直销10属中间代理商，每增加一道代理渠道-32企业规模15生产加工型企业，资信状况良好、年销售额在5000万以上15贸易代理型企业，国际一流品牌的中国总代理15贸易代理型企业，国际一般品牌的中国总代理12贸易代理型企业，国内一流品牌的中国总代理9贸易代理型企业，国内一般品牌的中国总代理63质量保障20生产加工型企业，通过质量体

7、系认证20生产加工型企业，未通过质量体系认证，但具备质量保障能力15贸易代理型企业，能提供生产企业通过国际或国内质量体系认证证书20贸易代理型企业，代理的生产企业未通过国际或国内质量体系认证证书，但市场资信良好15贸易代理型企业，代理的生产企业未通过国际或国内质量体系认证证书，市场资信一般104价格10产品价格低于市场平均价格10产品价格高于市场平均价格5%以上75市场口碑及诚信度20市场反映良好20市场反映一般156技术服务10能提供高水平技术服务10能提供中等水平技术服务5不能提供技术服务07供货及时性15具备供货运输条件15自身不具备供货运输条件，但具备外部支援条件10不具备以上条件的0

8、5.4.3评定标准与供应商选定5.4.3.1经过实地调查，采购部组织相关部门对各评定项目进行评定给出评分及综合评分，采购部应将评定情况整理成供应商评审报告并依据评定得分给出结论，供应商评审报告应经常务副总或总经理批准。5.4.3.2评定结论包括： 合格（70分以上）：由采购部记录在备选供应商名录中，并将调查评审审批结果反馈供应商及分发到品质部。有条件合格（6070分）：视需要要求供应商采取纠正措施并回复，再次组织评定。不合格（60分以下）：不作为发生业务往来的对象。但因特殊技术、急料供货、客户需求、行业生产形态之差异,必须引进该供应商时,由采购部依据需求说明,呈请总经理核准。5.5备选供应商的

9、产品须经过合格评定的，经验证后列入合格供应商名录中，不需要经过验证的直接登录合格供应商名录中。5.5.1直接影响产品性能的材料的导入，如正、负极活性物质，需按照设计与开发控制程序执行,研究院对材料进行验证，并对精密检测设备进行验证评定。5.5.2品质部负责原材料的验证，按照进料检验控制程序执行、负责常规计量器具的验证评定，按照监控与测量设备管理程序执行。5.5.3设备部负责生产设备的验证评定,按照基础设施管理程序执行。5.6合格供应商的日常评定（不定期考评） 当供应商所提供的产品/服务连续二批不合格或价格高于同类物料的供应商，且供应商不采取有效的纠正与预防措施时，品质部、采购部须书面提报列入不

10、合格供应商的建议报告，经常务副总或总经理批准后，将此供应商从备选供应商名录中除名。5.7合格供应商的定期评定5.7.1品质部每月将进料检验汇总状况提供给采购部，采购部每月收集供应商交货期、服务状况的资料进行汇总，到规定的定期考核时期，由采购部组织品质部等部门进行供应商考核，将考核结果记录在供应商考核表中，经采购部经理审核、常务副总批准后反馈各供应商及分发到品质部。5.7.2定期考评频率：每半年综合评定一次。5.7.3考评内容及权重： a)质量（40%）：得分=（总交货合格批数总交货批数）40分。 b)交期（20%）：得分=（准时交货批数总交货批数）20分。 c)协调与服务（20%）：得分=（总

11、投诉有效回复数总投诉件数）20分。 d)价格（20%）：属于行业同类产品平均价格得20分，高于平均价格5%得10分。5.7.4考核的等级标准 A级：85分（含）以上 B级：70分（含）85分（不含） C级：6070分 D级：60分以下5.7.5考核结果的处理措施a) 考核成绩为A级的供应商，加大采购量。b) 考核成绩为B级的供应商，保持原采购量。c) 考核成绩为C级的供应商，降低采购量，通知供应商进行限期整改。d) 考核成绩为D级的供应商，经常务副总批准后，从合格供应商名录中除名。5.7.6被除名的供应商欲向公司提供产品/服务，应作为新供应商重新调查和评审。5.8采购过程控制5.8.1 采购计

12、划的编制5.8.1.1 采购质量要求的编制研究院根据产品质量要求，制定相关原材料检验标准和精密测试设备的标准和检验方法；品质部制订计量仪器的标准；设备部制订生产设备的标准和要求。采购编制的采购单需经相关部门确认之后方可向供应商下订单。5.8.1.2 采购计划的编制 a）计划部根据公司的销售计划、生产计划和原料安全库存量，编制生产主料、辅料月度采购计划，并根据实际情况行调整，确认无误后交采购部进行采购作业。b）生产设备、配件夹具由设备部负责编制采购计划；仪器仪表由品质部负责编制采购计划；工程类由基建部或厂房组负责编制采购计划；服务类由具体需求部门负责编制采购计划；行政类由管理部或物业编制采购计划

13、。采购计划经批准后方可交采购进行采购作业。5.8.1.3采购申请订单和采购审批单的审批流程与权限按公司相关的具体规定执行。5.8.2采购实施的单证及操作流程5.8.2.1采购申请订单旨在提出和评估申请人申购物品的必要性，确定供应商及价格等关键采购信息。5.8.2.1.1填单说明：u “申请部门填写”需申请人填写表头信息，采购物品名称、规格型号、单位、数量，并选择物资类别；u “现有物资统计”视物资类别不同分别由计划部、财务部、仓库填写；u “采购部填写”需采购员填写供应商，单价，数量，小计，交货日期，付款方式。5.8.2.1.2审批说明：u 部门经理审单：即申购部门经理进行审单后签字确认。u

14、物资统计部门：物资共分八类，根据类别不同分别计划部，财务部，仓库进行现有物资统计，填写现有物资统计量后，在审批栏签字确认。u 主管副总审单：即申请部门的主管副总进行审单后签字确认 ；u 常务副总审单：即公司常务副总进行审单后签字确认；u 采购部接单：采购部根据各级领导审批的采购申请订单，按公司要求执行采购任务，经过对供应商生产能力或供货能力、品质状况、交货期、付款方式、售后服务的评估，报价、审价、议价、定价确定供应商及价格等信息，并完成采购部填写部分；u 采购部经理审单：即采购部经理进行审单后签字确认。5.8.2.2采购审批单 旨在审核采购需求、采购内容、审批流程的合理性和完整性，并完成最终审

15、批。5.8.2.2.1填单说明：u 采购部门填写部分：采购申请订单由采购经理签字确认后，采购员填写采购审批单的表头信息，并附采购申请订单、采购合同、比价表进行逐级审批。u 采购目的（申请部门）：由申请部门经理签字确认。u 采购结论：根据各级领导对采购申请订单的审批情况，由采购部经理在采购审批单上填写采购结论（供上级领导参考）。u 合同审核（律师，预算，国际业务部）：各类采购需求首次合同金额大于￥200，000元的，需由律师审核，如不能亲笔签名确认需附电子签字。u 预算部/国际业务部：工程、服务类的首次合同金额大于￥200，000元的，生产物料、设备类首次合同金额大于￥500，000元的，需预算

16、部审核；涉外业务需国际业务部审核。u 财务审批：由财务部总监或其授权人进行审核并签字。u 常务副总审批：该栏位，新能源公司合同金额￥20，000元由常务副总审批签字，审批完成；研究院合同金额￥10，000元由院长审批签字，审批完成。u 总经理审批：该栏位，新能源￥20，000元合同金额￥100，000元由常务副总、总经理同时审批签字，审批完成 ；研究院￥10，000元合同金额￥100，000元由院长、总经理同时审批签字，审批完成。u 董事长审批：合同金额￥100，000元由常务副总、总经理、董事长同时审批签字，审批完成。产品价格部门经理预算部律师采购部国际业务部常务副总总经理董事长20,000

17、签字/签字(涉外业务)签字签字/20,000100,000签字/签字(涉外业务)签字签字签字/100,000200,000签字/签字(涉外业务)签字签字签字签字200,000500,000签字签字签字签字(涉外业务)签字签字签字签字补充说明：1. 应急设备、材料、工具采购2000元以内采购经理审批签字即可付款，急单可先采购后补办手续；2. 采购部填写采购结论后（如需付款附加汇款申请书），根据合同金额及业务情况分别传递到预算部、律师、国际业务部，完成审核后再交予财务部，财务部收到后写回执单给采购部，并根据合同金额及相应审批权限进行逐级审批，完成审批后交行政部进行合同盖章（如需付款，财务部根据公司

18、审批制度权限进行付款），最后财务部凭盖章合同及付款凭证向采购部回收回执单。5.8.2.3 招标说明：如申购内容金额较大时，如大型设备、项目工程、长期服务等，可采用招标形式进行采购，招标需做好以下准备工作：5.8.2.3.1提前准备好技术要求及相关资料、表单，并发送到参加招标的供应商手中；5.8.2.3.2采购要求需明确，如付款方式、货期、标底等；5.8.2.3.3需参加招标的其他部门要提前做好工作安排，准时参加招标会；5.8.2.3.4招标现场实行封闭制，严禁随意走动，接听电话或大声喧哗；5.8.2.3.5对无法满足我方要求的供应商，可安排临时退出招标现场，做好会后安排。5.8.2.4 采购变

19、更：采购申请完成审批后进入正式采购作业时，如发现无法满足申请物资的规格型号、数量、颜色、货期等要求，采购部需向申购部门发出采购变更确认书，得到确认后方可继续采购作业。5.8.2.5采购流程图5.8.2.5.1采购申请订单审批签字流程图申请人提出采购申请订单物资统计部门签字部门经理签字 采购部接单，执行采购任务常务副总 签字主管副总 签字生成采购审批单采购部经理签字5.8.2.5.2采购审批单签字流程图合 同审 核采购部经理签字确认申购部门经理签字确认采购审批单 （涉外业务）国际业务部签字确认500K, 安装服务类 200K, 预算部签字确认200K, 律师确认签字 总经理审批签字常务副总审批签

20、字财 务审 批新能源合同金额20K审批结束新能源20K合同金额100K审批结束研究院合同金额10K审批结束研究院10K合同金额100K审批结束资料返回采购部行政部盖章财务部付款董事长审批签字合同金额100K审批结束申购部门重新确认采购变更采购作业无法满足采购需求时填写采购变更确认书发申购部门确认货到检验入 库说明：如需付款，付款申请可随同审批资料一同上报，完成采购审批后财务根据审批结果进行付款。5.8.3采购物资的验证5.8.3.1在供应商现场处验证： a）拟到供应商现场对所采购物资实施验证时，应在合同或采购要求中明确规定验证的安排和产品的放行方法。b）采购部到货源处采购时，应按合同和采购要求

21、中规定的验收内容和验收方法进行验证，验证合格后方可装车运回。5.8.3.2原材料的进货验证，由品质部按进料检验控制程序进行。5.8.3.3经验证合格的原材料予以入库，验证不合格的按不合格品控制程序处理。5.8.3.4当进货检验或验证表明供应商的产品质量不合格时，采购部应及时通知供应商，要求以最快速度拿出处理意见，采取措施改善质量。5.8.3.5入库物资均应按标识和追溯控制程序进行标识。6.相关文件6.1进料检验控制程序6.2不合格品控制程序6.3设计与开发控制程序7.记录表单7.1供应商调查表7.2供应商评审报告7.3合格供应商名录7.4供应商考核表7.5采购申请订单7.6采购审批单7.7采购变更确认书8附录供应商评定与采购控制流程图责任部门应用表单备注采购需求单位供应商调查 供应商评定登录备选供应商名录不需样品验证ok需样品验证 登录合格供应商名录采购作业NG产品验收NG研究院，设备部品质部采购部采购部采购部研究院，工程部品质部采购部采购部研究院，工程部设备部采购申请订单供应商调查表供应商评审报告备选供应商名录合格供应商名录采购审批单采购变更确认书NG采购作业