协同办公OA系统操作手册1.docx

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1、协同办公（OA）系统操作手册1引言51.1编写目的51.2前景51.3定义51.4参考资料52软件征述62.1软件的结构62.2程序表72.3文卷表83安装与初始化84运行说明84.1运行表94.2运行步骤104.3登陆104.4用户操作主界面114.5用户信息栏124.6桌面显示124.7注销134.8修改密码按钮134.9个人信息修改按钮144.10导航菜单154.11 邮箱查看154.12未读邮件164.13写信174.14收件箱194.15草稿箱204.16已发送204.17已删除214.18外部邮件账号配置224.20外部邮件账号列表244.21外部邮件同步254.22邮件管理264

2、.23邮件查询274.24设置邮件签名284.25使用邮件签名284.26新建自定义邮箱304.27基础邮箱分页设置304.28自定义邮箱分页设置314.29邮件转移314.30内部通讯簿324.31未读新闻344.32全部新闻354.33新闻查询354.34新闻管理364.35新建新闻374.36未读公告404.37全部公告414.38公告查询414.39公告管理424.40新建公告424.41公告查询454.42新建文档464.43文件转发474.44文件复制474.45文件剪切484.46当前文件夹文件搜索494.47所有文件夹文件搜索494.48查看文档504.49查看文档附件504.

3、50新建子文件夹514.51重命名文件夹514.52共享选中的文件524.53文件夹复制524.54文件夹剪切534.55删除文件夹544.56共享文件柜544.57创建分组544.58分组管理554.59分组联系人添加554.60按索引查看联系人564.62查找联系人574.63单位管理574.64新建部门584.65编辑部门594.66删除部门604.67新建用户组614.68用户管理624.69编辑角色634.70设置角色权限644.71克隆角色644.72删除角色644.73添加/删除权限644.74增加个人常用网址654.75管理个人常用网址664.76公共网址设置664.77查看公

4、共网址674.78内部短信查看684.79内部短信搜索684.80未读内部短信694.81已读内部短信704.82我的日志704.83新建日志714.84查询日志724.85本单位工作日志734.86查询本单位工作日志735非常规过程746远程操作751引言1.1编写目的本操作手册适用于协同办公(OA)系统全部使用人员，用于指导系统的各种操作与用户培训、学习工作。1.2前景系统名称：协同办公（OA）系统协同办公(OA Office Anywhere)系统功能的全面实现是为了满足在集团内部无纸办公、集团内部信息流通更加安全快捷的基本要求，并为集团信息化建设提供奠定坚实基础。1.3定义OA：Off

5、ice Automation system 办公自动化系统 或 Office Anywhere system 随处办公系统。传统的理解为办公自动化系统，随着信息化程度的不断提高，办公不仅仅局限于办公室，而是引伸为办公无处不在且需要实现不同用户不同地域的协同化办公。在本文档中在不特别指明的情况下“系统”特指OA系统。1.4参考资料协同办公（OA）系统业务需求说明书工作流管理联盟规范之工作流参考模型2软件征述2.1软件的结构OA办公自动化系统功能结构如图所示2.2程序表l OA办公自动化系统n 我的办公桌n 公共事务n 系统管理n 常用网址n 协同管理l 我的办公桌n 电子邮件n 短信n 公告通知

6、n 新闻n 通讯薄n 个人文件柜n 我的日志n 工作流n Office文件l 公共事务n 新闻管理u 新闻管理u 新建新闻u 新闻查询n 公告通知管理u 公告管理u 新建公告u 公告查询n 日志管理l 系统管理n 组织机构管理u 单位管理u 部门管理u 用户管理u 角色与权限管理n 公共事务管理u 公共网址设置n 交流设置u 系统信息l 常用网址n 设置个人网址n 设置公共网址2.3文卷表3安装与初始化该系统需要配置在JDK 1.5版本的服务器上，通过Weblogic 9.2为中间件的服务器。数据库支持需要SQL Server 2000以上版本或Oracle 10g以上版本等常见数据库系统。需

7、通过数据库初始化为程序创建配套的数据库，通过修改配置文件或其他方式为Weblogic配置与系统相应的JNDI连接，并测试与数据库的连接是否正确。系统安装直接将程序部署到Weblogic中即可。4运行说明该系统为B/S架构，只需通过客户端浏览器访问服务器URL、端口，其余步骤通过观察浏览器中的界面做相应操作。4.1运行表以下各操作调用系统的相应程序段，通过程序处理来进行页面跳转与数据改变。登陆文件复制增加个人常用网址用户操作主界面文件剪切管理个人常用网址用户信息栏当前文件夹文件搜索公共网址设置桌面显示所有文件夹文件搜索查看公共网址注销查看文档内部短信查看修改密码按钮查看文档附件内部短信搜索个人信

8、息修改按钮新建子文件夹未读内部短信导航菜单重命名文件夹已读内部短信邮箱查看共享选中的文件夹创建分组信件电子邮件文件夹复制分组管理写信文件夹剪切分组联系人添加收件箱删除文件夹按索引查看联系人草稿箱共享文件柜查找联系人已发送单位管理我的日志已删除新建部门新建日志外部邮件账号配置编辑部门查询日志外部邮件账号列表删除部门本单位工作日志外部邮件同步新建用户组查询本单位工作日志邮件管理用户管理邮件查询编辑角色设置邮件签名设置角色权限使用邮件签名克隆角色新建自定义邮箱删除角色基础邮箱分页设置添加/删除权限自定义邮箱分页设置邮件转移内部通讯簿未读新闻全部新闻新闻查询新闻管理新建新闻未读公告全部公告公告查询公告

9、管理新建公告公告查询新建文档文件转发4.2运行步骤该系统的运行，一般通过用户点击按钮来完成一个指令，程序经过内部处理后将页面进行相应跳转即完成了一个运行步骤。4.3登陆当用户链接到本站点后，将首先被要求输入“用户名”和登录“密码”，如图（4.3-1）所示：图（4.3-1）当用户输入“用户名”和登录“密码”，按“登陆”按钮（或Enter键），此时系统将检查输入的“用户名”和登录“密码”是否正确，如果输入正确，将进入系统的主界面（首页）。用户可以使用用户名，也可以是用户昵称登陆。一般情况下用户名为该用户的姓名全拼加上“/”加部门简拼，例如汇业软件部张三，登录名为zhangsan/hyrjb，用户昵

10、称默认情况下与用户名一致，用户可以修改自己昵称,通过修改后的昵称进行登陆，昵称在全系统中保持唯一，若重复请更换其它的昵称。如果登陆后长时间没有操作，出于安全考虑，系统会自动取消登录状态。超时后，点击任何操作，都会要求重新登录。如果用户首次登陆，页面自动跳转到强制修改密码页面，参看下图（4.3-2）图（4.3-2）4.4用户操作主界面登录系统成功后，打开如图（4.4-1）所显示的界面，页面主要划分为二个部分：左侧为主菜单、右侧显示菜单相应的内容或基本功能模块列表。图（4.4-1）4.5用户信息栏登录成功后默认进入的是用户操作界面，如图（4.5-1）所示，用户信息栏包括：用户信息、桌面显示按钮、修

11、改密码按钮、用户注销按钮。图（4.5-1）4.6桌面显示桌面显示按钮主要用于显示用户定义的桌面模块(如图4.6-1)。桌面包括：公告浏览、未读邮件、待办工作、未读新闻、常用网址、未读短信、我的日志、生日提醒等；并且模块可以通过鼠标拖动调整位置，并且可以通过点击保存按钮实现个性模块排序设置，也可以通过点击恢复系统默认设置按钮恢复系统模块排序设置。图（4.6-1）4.7注销注销按钮主要用于用户退出OA系统。4.8修改密码按钮修改密码按钮:主要用于用户修改自己密码，具体操作界面参看图（4.8-1）图（4.8-1）4.9个人信息修改按钮个人信息：个人资料修改，可以通过此页面设置个人昵称，设置成功后，可

12、以通过昵称登陆OA，具体操作界面参看图（4.9-1）个人信息不仅可以显示用户的信息，并可以设置用户的昵称，用户可以通过设置用户昵称进行系统登陆，例如系统本来提供的用户名不容易记忆，用户可以根据自己的需要修改容易记忆的昵称来进行系统登陆。如汇业公司综合部下张三的用户，系统生成的用户名为zhangsan/hyzhb，登陆时输入数据多，且容易记忆，则他可以将自己的昵称设置为zs，则可以根据你进行登陆图（4.9-1）4.10导航菜单登录成功后默认进入的是用户操作界面如图（4.10-1）所示。导航菜单包括：我的办公桌、公共事务、系统管理、常用网址、协同管理。我的办公桌包括：电子邮件、短信、公告通知、新闻

13、、通讯簿、个人文件柜、我的日志、工作流、Office文件。公共事务包括：组织机构管理、工作流管理、公共事务管理、交流设置、桌面设置、模块代码设置、菜单设置。系统管理包括：新闻管理、公告通知管理、日志管理。 常用网址包括：设置个人网址、查看公共网址。协同管理包括：协同项目管理、协同文档管理、协同成员管理。注意：出于系统安全考虑，不同权限的用户，所能够使用的菜单会有所不同，需要使用系统管理员账号进行合理设置。图（4.10-1）4.11 邮箱查看【菜单顺序】：我的办公桌 - 电子邮件具体操作界面参看图（4.11-1）图（4.11-1）4.12未读邮件【菜单顺序】：我的办公桌 - 电子邮件 -未读未读

14、:菜单右侧显示当前用户未读邮件列表，如果没有未读邮件显示提示信息；如果有未读邮件，显示邮件列表。具体显示如下图（4.12-1）图（4.12-1）因为附件加密与防盗链机制，OA系统中的附件（邮件、新闻公告、日志、文件柜等）无法用下载工具获取，需要用户在下载时选择IE本身的下载功能，否则将得不到正确的附件。以迅雷为例，可以在设置监视设置中，将“监视浏览器”选项取消，在其它站点需要使用迅雷下载时，直接在链接上右键，选择“使用迅雷下载”即可。4.13写信【菜单顺序】：我的办公桌 - 电子邮件 -写信写信：用户发送邮件页面。如果收件人或邮件主题为空，将出现相应的提示；密送、抄送由于输入的人员比较少，所以

15、没有提供点选添加的功能。具体操作界面参看图（4.13-1）。通过点击“添加抄送”和“添加密送”来显示抄送人与密送输入框。图（4.13-1）.收件人可以通过点击收件人添加相应的收件人，具体操作界面参看图（4.13-2）抄送人、密送人只能通过键盘输入，不能点选。图（4.13-2）收件人也可以通过输入收件人姓名简拼的小写字母（例如张三，输入小写字母“zs”）来添加相应的收件人，具体操作界面参看图（4.13-3）图（4.13-3）用户可以通过配置外部邮箱账号，实现发送外部邮件的功能。目前，收件人可以实现发送外部邮件，密送抄送未实现发送外部邮件功能，即外部邮件地址请在收件人输入框中输入。注意：避免浏览器

16、中输入文本框记录历史输入值，建议对浏览器进行设置，设置方法如下：IE浏览器设置-内容-自动完成内容设置-表单用户名与密码选项去除。抄送人、密送人只能通过键盘输入，不能点选。4.14收件箱【菜单顺序】：我的办公桌 - 电子邮件 - 收件箱收件箱：显示用户收件箱列表，列表按照时间倒序排列。用户可以通过点击邮件主题，查看邮件的具体内容，并且提供全选、删除、永久删除、永久删除所有已读邮件操作。【全选】按钮实现选中当前页面所有邮件；【删除】按钮实现删除当前选中的邮件，邮件可以在已删除邮件中查找到。【永久删除】按钮实现删除邮件，邮件将从数据库中彻底清除，无法再查看，此操作不可恢复相应数据。【永久删除所有已

17、读邮件】按钮实现删除所有已读邮件，并且从数据库中彻底删除相应的邮件，此操作不可恢复相应数据。具体操作界面参看图（4.14-1）图（4.14-1）4.15草稿箱【菜单顺序】：我的办公桌 - 电子邮件 - 草稿箱草稿箱：显示用户草稿箱列表，列表按照时间倒序排列。用户可以通过点击邮件主题，查看并编辑邮件的具体内容，并且提供全选、删除、永久删除操作。具体操作界面参看图（4.15-1）图（4.15-1）4.16已发送【菜单顺序】：我的办公桌 - 电子邮件 - 已发送已发送：显示用户已经发送邮件列表，列表按照时间倒序排列。用户可以通过点击邮件主题，查看并编辑邮件的具体内容，并且提供再次发送、全选、删除、永

18、久删除操作。【再次发送】按钮实现此封邮件可以再次发送。具体操作界面参看图（4.16-1）图（4.16-1）4.17已删除【菜单顺序】：我的办公桌 - 电子邮件 - 已删除已删除：显示用户已经删除邮件列表，列表按照时间倒序排列。用户可以通过点击邮件主题，查看并编辑邮件的具体内容，并且提供全选、恢复、永久删除操作。【恢复】按钮实现已经删除的邮件修改为收件箱邮件。具体操作界面参看图（4.17-1）图（4.17-1）4.18外部邮件账号配置【菜单顺序】：我的办公桌 - 电子邮件 - 外部邮件账号配置外部邮件账号配置：显示外部邮件账号配置页面。用户可以通过输入页面内必须填写的信息，设置外部邮件账号。具体

19、操作界面参看图（4.18-1）图（4.18-1）注意：建议将“收信后删除远程邮件”设置为“否”，在服务器上仍保留邮件，以免本地误操作造成数据丢失。支持的外部邮箱配置：新浪、搜狐、雅虎、天业企业邮箱、QQ、163、126，在设置这些邮箱账号时，会自动生成接收邮件服务器(POP3)、发送邮件服务器(SMTP) 对应的参数。外部邮箱配置不止在此配置，需要对该外部邮箱账号也进行相应的功能配置。一般情况下，还需要登录邮件服务器检查POP3与SMTP设置方法，并检查是否支持POP3接收邮件。以QQ邮箱的配置为例：需要登录邮件点击“设置”“账户”，在“POP3/SMTP设置”中，选择“开始POP3/SMTP

20、服务”（如图4.18-2）。图（4.18-2）各邮件服务器对应的POP3SMTP设置参数与方式，可以参照邮件系统的“帮助”页面，查找相关说明（如图4.18-3）。图（4.18-3）4.20外部邮件账号列表【菜单顺序】：我的办公桌 - 电子邮件 - 外部邮件账号列表外部邮件账号列表：显示外部邮件账号列表。用户可以通过删除、编辑、设为默认操作对外部邮件账号进行设置。【删除】按钮实现删除当前外部邮件账号；【编辑】按钮实现修改编辑当前外部邮件账号信息；【设为默认】按钮实现设置当前外部邮箱找好为默认的外部邮件账号。具体操作界面参看图（4.20-1）图（4.20-1）4.21外部邮件同步【菜单顺序】：我的

21、办公桌 - 电子邮件 - 外部邮件同步外部邮件账号配置：显示外部邮件账号列表。用户可以对单独或整体的外部邮件账号进行邮件同步，同步结束跳转到邮件管理页面。【邮件同步】按钮实现将当前外部邮件账号中未读邮件同步到OA系统，可以在外部邮件管理中查看相应邮件。具体操作界面参看图（4.21-1）图（4.21-1）4.22邮件管理【菜单顺序】：我的办公桌 - 电子邮件 - 邮件管理邮件管理：显示外部邮件账号同步下来的外部邮件。用户可以通过点击右键主题来查看相应的邮件内容，并且提供返回、全选、删除操作。具体操作界面参看图（4.22-1）图（4.22-1）4.23邮件查询【菜单顺序】：我的办公桌 - 电子邮件

22、 - 邮件查询邮件查询：内部邮件查询页面。用户可以通过输入页面内可以填写的信息，查找满足条件的内部邮件，点击查询后自动跳转至查询结果列表页面。具体操作界面参看图（4.23-1）图（4.23-1）4.24设置邮件签名邮件签名是在用户发送邮件时，默认添加到邮件正文之后的内容，能够向收信人提供发信人设置的默认信息，如姓名、联系方式、祝福语等等，具体操作见面参见图(4.24-1)图(4.241)【操作说明】：1、 输入邮件签名。2、 点击修改。4.25使用邮件签名【菜单顺序】：我的办公桌 - 电子邮件 - 写信具体操作界面参见图(4.25-1)图(4.25-1)【操作说明】：1、 选择收信人、标题、附

23、件、正文等。2、 勾选“使用邮件签名”选项。3、 立即发送邮件。若使用了邮件签名，则收信人看到的邮件内容的最后会带有发信人设置的邮件签名，具体操作界面参见图(4.25-2)图(4.25-2)4.26新建自定义邮箱【操作说明】：具体操作界面参见图(4.26-1)1、在“自定义邮箱名称”后输入需要添加的名称。2、点击“添加”后，邮箱列表将出现新添加的邮箱。图(4.26-1)4.27基础邮箱分页设置为了适应不同大小的显示器和分辨率，邮件箱管理功能中提供了分页设置功能，即“每页显示邮件数”设置，通过该功能，能够设置邮件列表中每页显示的邮件数，避免邮箱列表过长。【操作说明】：1、在“收件箱”“草稿箱”“

24、已发送”“已删除”四个邮箱列表的“每页显示邮件数”中输入分页基数。2、点击“设置”按钮。4.28自定义邮箱分页设置【操作说明】：1、在“自定义邮箱列表”中，对自定义邮箱点击“删除”或“编辑”。2、输入要新的邮箱名称与分页基数。3、点击“更新”向服务器提交修改设置，点击“返回”不做提交修改。4.29邮件转移在收件箱中，可以将您认为重要的邮件或认为需要分类存放的邮件转移到自定义邮箱中去，具体操作界面参见图(4.29-1)图(4.29-1)【操作说明】：1、进入收件箱。2、选择需要转移的邮件3、选择自定义邮箱，点击“转移到”。4.30内部通讯簿内部通讯簿：用户可以自定义用户组，实现用户群发邮件。具体

25、操作界面参看图（4.30-1）图（4.30-1）创建用户组，具体操作界面参看图（4.30-2）。为用户组指定一个容易区分的名称，并输入一个排序号，排序号可以是数字或字母，系统将根据排序号对所有用户组进行排序。图（4.30-2）用户组创建成功后，可以编辑用户组、删除用户组、设置用户、群发邮件，具体操作界面参看图（4.30-3）。编辑用户组是对该组基本信息进行修改设置；删除用户组是对该组相关信息进行删除；设置用户是向该组添加成员；发送多人邮件时，可之间在内部通讯簿中设置常用联系人用户，然后进行群发邮件，减少了选择收件人的时间。图（4.30-3）4.31未读新闻未读新闻：用户可以查看的，未阅读过新闻

26、的列表, 具体操作界面参看图（4.31-1）图（4.31-1）4.32全部新闻全部新闻：用户可以查看的全部新闻的列表, 具体操作界面参看图（4.32-1）图（4.32-1）4.33新闻查询新闻查询：根据查询条件查询满足条件的新闻，返回结果为满足条件的新闻列表, 具体操作界面参看图（4.33-1）【操作说明】：1、选择查询格式类型。2、选择要查询的标题。3、选择要查询的时间范围和点击量范围。图（4.33-1）4.34新闻管理【菜单顺序】：公共事务 - 新闻管理 -新闻管理新闻管理，主要功能为：显示当前用户同部门同级别管理员发布的新闻列表，当前用户可以查看、修改、删除新闻，并且可以管理相应新闻的评

27、论。【查看】功能通过用户点击具体的新闻标题来查看。【修改】按钮实现修改相应新闻的内容。【删除】按钮实现删除当前新闻。【管理评论】按钮实现管理相应新闻的评论内容，可以实现评论内容的查看及删除相应的评论。具体参看下图，图（4.34-1）图（4.34-1）4.35新建新闻【菜单顺序】：公共事务 - 新闻管理 -新建新闻新建新闻，主要功能为：发布新闻。具体参看下图，图（4.35-1）。图（4.35-1）评论分为实名评论、匿名评论、禁止评论。实名评论会显示评论者昵称，匿名评论不显示用户信息，禁止评论的新闻无法进行评论。有新的新闻，可以通过系统短信通知相关用户。发布部门范围：通过点击【添加】按钮，添加相关

28、部门，所选择部门所在人员及其下属部门所有人员均可以查看此条新闻。具体操作界面参看图（4.35-2）图（4.35-2）发布角色范围：通过点击【添加】按钮，添加相关角色，具有此角色的所有人员均可以查看此条新闻,具体操作界面参看图（4.35-3）图（4.35-3）发布人员范围：通过点击添加按钮，添加人员，所选择人员均可以查看此条新闻,具体操作界面参看图（4.35-4）图（4.35-4）评论：可以选择实名评论、匿名评论、禁止评论。实名评论，评论显示名称为该用户的昵称；匿名评论：评论显示名称为“*”；禁止评论：该新闻部能进行任何评论。4.36未读公告未读公告：用户可以查看的、未阅读过的公告列表,具体操作

29、界面参看图（4.36-1）图（4.36-1）4.37全部公告全部公告：用户可以查看的全部公告的列表, 具体操作界面参看图（4.37-1）图（4.37-1）4.38公告查询公告查询，根据查询条件查询满足条件的公告，返回结果为满足条件的公告列表, 具体操作界面参看图（4.38-1）图（4.38-1）4.39公告管理【菜单顺序】：公共事务 - 公告通知管理 -公告管理公告管理：显示当前用户同部门同级别管理员发布公告的列表，当前用户可以查看、修改、终止公告。具体参看下图，图（4.39-1）图（4.39-1）4.40新建公告【菜单顺序】：公共事务 - 公告通知管理 -新建公告新建公告：发布公告，具体参看

30、下图，图（4.40-1）。可对公告进行置顶操作，置顶的公告将排在公告列表上方，便于用户查看。图（4.40-1）发布部门范围：通过点击【添加】按钮，添加相关部门，所选择部门所在人员及其下属部门所有人员均可以查看此条公告。具体操作界面参看图（4.40-2）图（4.40-2）发布角色范围：通过点击添加按钮，添加相关角色，具有此角色的所有人员均可以查看此条公告,具体操作界面参看图（4.40-3）图（4.40-3）发布人员范围：通过点击【添加】按钮，添加人员，所选择人员均可以查看此条公告,具体操作界面参看图（4.40-4）图（4.40-4）置顶：选中之后，此条公告会在公告列表中优先显示。4.41公告查询

31、【菜单顺序】：公共事务 - 公告通知管理 -公告查询公告查询：主要功能为，根据输入条件查询公告。具体参看下图，图（4.41-1）图（4.41-1）发布状态：已发布，表示已经发布的公告；未发布，表示编辑好，但是没有发布的公告。生效状态：待生效，表示发布日期在当前日期之后；已生效，当前日期在生效日期范围内。已过期，表示生效日期最后期限遭遇当前日期。4.42新建文档【菜单顺序】：我的办公桌 - 个人文件柜 - 新建文档（文件操作） 新建文档：主要功能为新建文档，具体操作页面参看图（4.42-1）图（4.42-1）4.43文件转发【菜单顺序】：我的办公桌 - 个人文件柜 - 文件夹或是根目录 - 选中

32、想要转发的文件 - 转发文件转发：主要功能为将该文件转发，具体操作页面参看图（4.43-1）。文件转发是将选中的文件添加到被选用户的文件柜中，转发后的文件和被选人不被原作者管理。图（4.43-1）4.44文件复制【菜单顺序】：我的办公桌 - 个人文件柜 - 文件夹或是根目录 - 选中想要转发的文件 - 复制文件复制：主要功能为将该文件复制，具体操作页面参看图（4.44-1）。选中文件复制后，需要点击左侧目录列表切换所在目录与目标目录，然后点击“粘贴”。图（4.44-1）4.45文件剪切【菜单顺序】：我的办公桌 - 个人文件柜 - 文件夹或是根目录 - 选中想要转发的文件 - 剪切文件剪切：主要

33、功能为将该文件剪切，具体操作页面参看图（4.45-1）。选中文件剪切后，需要点击左侧目录列表切换所在目录与目标目录，然后点击“粘贴”。图（4.45-1）4.46当前文件夹文件搜索【菜单顺序】：我的办公桌 - 个人文件柜 -当前文件夹搜索所有文件夹搜索：主要功能为在当前文件夹中搜索符合条件的文件, 具体操作页面参看图（4.46-1）；搜索完毕，页面自动跳转至搜索结果列表页面，具体操作页面参看图（4.46-2）。图（4.46-1）图（4.46-2）4.47所有文件夹文件搜索【菜单顺序】：我的办公桌 - 个人文件柜 - 所有文件夹搜索所有文件夹搜索：主要功能为在所有文件夹中搜索符合条件的文件, 具体

34、操作页面参看图（4.47-1）；搜索完毕，页面自动跳转至搜索结果列表页面，具体操作页面参看图（4.47-2）。图（4.47-1）图（4.47-2）4.48查看文档【菜单顺序】：我的办公桌 - 个人文件柜 - 文件名称查看文档：主要功能阅读文档, 具体操作页面参看图（4.48-1） 。在文件夹中点击文档名称后，将进入文档查看页面，页面中将显示文档名称、内容与附件信息，如果是普通附件，直接点击可以下载附件到本地，如果是Office文件，可以直接点击“在线浏览”直接在系统中打开文件。图（4.48-1）4.49查看文档附件【菜单顺序】：我的办公桌 - 个人文件柜 - 文件名称 - 附件查看文档附件：主

35、要功能在线阅读文档中的附件内容, 通过office 控件在线查看文档，具体操作页面参看图（4.49-1） 图（4.49-1）4.50新建子文件夹【菜单顺序】：我的办公桌 - 个人文件柜 - 新建子文件夹（文件夹操作）新建子文件夹：主要功能创建子文件夹，具体操作页面参看图（4.50-1） 图（4.50-1）4.51重命名文件夹【菜单顺序】：我的办公桌 - 个人文件柜 - 重命名（文件夹操作）重命名文件夹：主要功能重命名文件夹名，具体操作页面参看图（4.51-1）。该功能是将已存在的文件夹名称进行修改，便于识别。图（3-6-1-4-2）4.52共享选中的文件【菜单顺序】：我的办公桌 - 个人文件柜

36、 - 共享（文件操作）文件共享：主要功能文件共享给指定人员，具体操作页面参看图（4.52-1）。共享文件是将自己所选文件暂时让其他用户看到，也可赋予一定的修改权限。可以随时取消共享或重新设置共享人员，还可设置用户对文档操作权限。其他用户共享的文件，在个人文件柜-共享文件中进行查看。图（4.52-1）4.53文件夹复制【菜单顺序】：我的办公桌 - 个人文件柜 - 复制（文件夹操作）文件夹复制：主要功能复制该文件夹与其中内容，具体操作页面参看图（4.53-1）。复制文件夹后，需要切换文件柜中的目录，然后点击“粘贴”，即可完成整个文件夹的复制。图（4.53-1）4.54文件夹剪切【菜单顺序】：我的办

37、公桌 - 个人文件柜 - 剪切（文件夹操作）文件夹剪切：主要功能剪切该文件夹，具体操作页面参看图（4.54-1）剪切文件后，需要切换文件柜中的目录，然后点击“粘贴”，即可完成文件的剪切移动。图（4.54-1）4.55删除文件夹【菜单顺序】：我的办公桌 - 个人文件柜 - 删除文件夹（文件夹操作）删除文件夹：主要功能将文件夹与其中内容进行删除，具体操作页面参看图（4.55-1）。图（4.55-1）4.56共享文件柜【菜单顺序】：我的办公桌 - 个人文件柜 - 共享选中的文件夹（文件夹操作）共享选中的文件夹：主要功能共享选中文件夹给其他人员，具体操作类似文件共享，具体操作页面参看图（4.56-1）

38、 图（4.56-1）4.57创建分组【操作说明】：我的办公桌 - 通讯簿 - 管理分组 - 新建分组创建分组：通讯薄分组创建，具体操作界面参看图（4.57-1）。通讯簿可以对日常工作中的名片、联系人信息进行管理。将联系人放在不同的分组下，便于管理和查找。图（4.57-1）4.58分组管理【操作说明】：我的办公桌 - 通讯簿 - 管理分组 分组管理：管理分组，对分组可以进行编辑、删除、清空操作，具体操作界面参看图（4.58-1） 图（4.58-1）4.59分组联系人添加【操作说明】：我的办公桌 - 通讯簿 - 联系人分组 -任意分组名称 - 新建联系人分组联系人添加：已经创建的分组中添加联系人及

39、填写相应信息，具体操作界面参看图（4.59-1） 图（4.59-1）添加用户信息界面，参看图（4.59-2）图（4.59-2）4.60按索引查看联系人【操作说明】：我的办公桌 - 通讯簿 - 索引（按姓氏）索引查看联系人：根据添加联系人姓氏，系统自动生成姓氏索引，用户点击相应姓氏首字母，可以查看相应姓氏所有联系人列表，具体操作界面参看图（4.60-1） 图（4.60-1）4.62查找联系人【操作说明】：我的办公桌 - 通讯簿 - 查找（关键字）查找联系人：根据用户输入的相关信息，查找符合条件的联系人列表，具体操作界面参看图（4.62-1） 图（4.62-1）4.63单位管理【操作说明】：系统管

40、理 - 组织机构管理 - 单位管理单位管理：单位信息设置，主要包括：单位名称、电话、传真、邮箱等信息。具体操作界面参看图（4.63-1）。该信息一般不需要进行修改。图（4.63-1）4.64新建部门【操作说明】：系统管理 - 组织机构管理 - 部门管理 - 新建部门/成员单位新建部门：根据实际情况，需要在系统中新建单位或部门，需要设置信息包括：单位名称、电话、传真、上级部门、分管领导等信息。具体操作界面参看图（4.64-1）图4.64 -14.65编辑部门【操作说明】：系统管理 - 组织机构管理 - 部门管理 - 修改当前部门/成员单位编辑部门：编辑当前部门信息或成员单位信息，点击相应按钮进入

41、编辑页面。具体操作界面参看图（4.65-1）及图（4.65-2）图（4.65-1）图（4.65-2）4.66删除部门【操作说明】：系统管理 - 组织机构管理 - 部门管理 - 删除当前部门/成员单位删除部门：删除当前部门或成员单位，点击相应按钮弹出删除提示信息窗口。具体操作界面参看图（4.66-1）图（4.66-1）4.67新建用户组【操作说明】：系统管理 - 组织机构管理 - 部门管理 -自定义组用户组具体操作主界面如图（4.67-1）。用户组是一种特殊的分组，在用户组中，可以对该组成员的文件与邮箱容量进行特殊设置。图（4.67-1）新建用户组：新建用户组，点击相应按钮进入具体的操作界面。具

42、体操作界面参看图（4.67-2）图（4.67-2）用户组管理：管理用户组界面，可以对用户组进行编辑，删除，设置用户操作，具体操作界面参看图（4.67-3）图（4.67-3）4.68用户管理【操作说明】：系统管理 - 组织机构管理 - 用户管理用户管理：主要功能为管理用户信息,用户可以通过点击初始化密码按钮，实现用户密码的初始化，具体操作界面参看图（4.68-1），初始化的密码为ac1234；也可以通过点击用户姓名，进入用户修改页面，修改用户具体信息，具体操作页面参看图（4.68-2）图（4.68-1）图（4.68-2）4.69编辑角色【操作说明】：系统管理 - 组织机构管理 - 角色与权限管理

43、 - 编辑编辑角色：主要功能为编辑角色相关信息,主要包括：角色名称、角色描述等信息，具体操作界面参看图（4.69-1）。系统中，菜单、操作权限需要根据用户角色来赋予，所以角色的定义十分重要。图（4.69-1）4.70设置角色权限【操作说明】：系统管理 - 组织机构管理 - 角色与权限管理 - 设置权限设置角色权限：主要功能为编辑该角色权限,具体操作界面参看图（4.70-1）。图（4.70-1）4.71克隆角色【操作说明】：系统管理 - 组织机构管理 - 角色与权限管理 - 克隆克隆：主要功能为复制同样权限的角色,点击克隆按钮，之后页面跳转至编辑角色页面，编辑提交后，跳转至角色列表页面，会出现克

44、隆的角色。4.72删除角色【操作说明】：系统管理 - 组织机构管理 - 角色与权限管理 - 删除角色删除角色：主要功能为删除该角色。4.73添加/删除权限【操作说明】：系统管理 - 组织机构管理 - 角色与权限管理 - 添加/删除权限添加/删除权限：主要功能为删除或添加用户权限，具体操作参看图（4.73）图（4.73-1）4.74增加个人常用网址【菜单顺序】：我的办公桌 - 常用网址 - 设置个人网址【操作说明】：1、序号：由系统自动生成，不需输入。2、网址说明：对增加的网站进行描述性说明。例如：对，可以描述为：百度3、网址：将要访问的网站的具体地址。如：.4、添加：将上述填写好的内容保存到系统中。4.75管理个人常用网址【操作说明】：1、编辑：编辑当前行的网址设置。2、删除：删除光标所在行的信息。3、全部删除：删除您的所有个人网址设置。4.76公共网址设置【菜单顺序】：我的办公桌 - 系统管理 - 公共事务管理 -公共网址设置公共网址在系统中由管理员设定，所有用户可以进行查看。管理公共网址使用，具体界面参看图（4.87-1）图（4.87-1）主界面参看图（4.87-2）图（4.8