项目策划中的财务管理知识.docx
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1、工程中的财务治理工程治理系统(Project System)是ERP的一个集成解决方案, 它的目的是关心企业执行工程治理中的所有任务,因此它包括了 在工程所有时期的各种功能。ERP的工程治理涵盖了两类工程: 客户工程和本钱投资工程。客户工程是指以销售为目的,依照客 户需求执行的工程。这类工程和销售模块有专门强的联系和集 成。在造船,建筑,工程,服务,军工等各种行业有广泛的应用。 本钱投资工程是指企业内部各种类型的工程,这些工程的本钱在 工程完成后或者资本化或者费用化,包括研发工程,投资工程, IT工程,设备维护工程等等。这类工程在各种行业的应用更为 广泛。工程的结构在正式执行一个工程之前,我们
2、必须明确地定义工程的目标并制 定工程所要执行的工作的结构。明确定义的工程结构为成功的项 目打算,执行和操纵提供了先决条件。图一是ERP中要紧的工程 结构对象,以及它们之间的相互关系。业类型投入(从服务本钱中心流入的次级本钱要素)和统计指 标的打算。 单位本钱法(Unit Costing)。假如我们有资源供给的来 源,数量和单价等信息,那么单位本钱法是WBS手工本钱打算 中最为详细的一种形式。单位本钱法实际上是一种电子表格, 由于系统集成的缘故,这种电子表格能够调用系统存在的主数 据和价格数据,比方本钱中心模块的作业价格,物料的标准成 本等等。和其他电子表格一样,我们能够利用单位本钱法计算 总计
3、,小计和其他数学公式。单位本钱法按工程类不对本钱 分类,不同的工程类不需要本钱编制者输入相应的内容,系统 会自动查找并计算本钱。比方关于内部加工本钱,需要输入成 本中心,作业类型和数量。系统会自动查找作业价格,计量单 位和本钱要素,并计算本钱。再比方关于外部加工或外包本钱, 需要输入采购信息记录,工厂,采购组织数量和本钱要素。系 统会自动查找价格和计量单位,并计算本钱。再比方关于物料 本钱,需要输入物料号,工厂和数量。系统会自动查找物料成 本,计量单位和本钱要素,并计算本钱。而关于间接费用,系 统会依照本钱核算单自动按比例并选取基数进行计算。三种打算方式能够在工程的不同时期使用,也能够同时使用
4、。比 如关于关键WBS元素用单位本钱法,而其他用层次打算法。3. 网络本钱打算。上述两种打算方式,要么是在工程初期使 用,要么是对那些只使用工程治理模块一局部功能(要紧是作 为本钱核算对象)的工程使用。换句话讲是对那些还没有维护 详细的工程网络结构的工程使用的。回忆一下上一节和图二关 于网络的介绍,一个信息完整的网络中差不多包含了本钱计算 的所有条件。这一点我们只要和单位本钱法所要输入的数据比 较一下就清晰了。因此我们能够在保存网络,或者释放网络时 让系统自动计算工程本钱,或者手工触发工程本钱的计算。这 种打算的好处之一是本钱打算和时刻进度操纵以及资源打算 是集成的。因此假如网络结构或活动的时
5、刻发生变化,本钱打 算也会自动地做相应调整。我们能够对活动(外部的,服务的或一般本钱的)或外购的物料 构件直接创立发票接收打算(Invoicing Plans)o这意味着系统 能够依照发票接收打算中的日期打算本钱和支付。本钱将依照发 票接收打算上的时刻准确地计算而不是简单地分配到时刻段上。 在创立发票接收打算时我们能够复制一个参考发票同意打算,系 统将依照实际的开始日期重新计算本钱和时刻。随着工程进程的展开,相关于打算本钱,实际本钱将开始发生。 网络实际本钱通常由以下业务产生:财务会计过帐;物料治理的 物资移动;内部作业分配;间接费用;确认(Confirmations); 收到发票。4. 分配
6、给工程的定单。假如一个WBS元素是一个本钱对象,那么我们能够将不同种类的定单分配给它。这种分配意味着这 些定单将在工程的架构下治理。这些定单的打算本钱将以汇总 的形式记录到工程中。在ERP中,我们使用定单实现不同的目 的。能够分配给工程的定单包括:。内部定单。用于治理成 本的定单。2设备维护定单。是设备治理模块中用来打算设 备维护行为,输入和结算设备维护本钱的定单。3生产定单。 用于制造产品的定单。4销售定单。是一个销售组织和售达 方关于以明确的价格和时刻提供指定数量的商品或服务的契 约协议。此外,依照定单是否消耗工程预算,能够分成消耗预 算定单和独立预算定单两种。预算和可用性操纵在本钱打算时
7、期,我们将利用上述的工具尽可能地准确打算工程 本钱。那个时期往往采取自下而上的方式,从最底层最细节的活 动或WBS元素开始进行打算,层层汇总和修正,最终形成整个项 目的本钱打算。接下来在审批时期,资金将以预算的形式明确和 分配下来。预算分配的过程和本钱打算的过程刚好相反。它是沿 工程的结构自上而下分配下去的。预算和本钱打算的区不在系统 中是专门微妙的。预确实是具有束缚力的,它是治理层操纵一段 时刻内本钱进展的审批工具。当打算批准为预算后,这种束缚是 表达在本钱总额上的。明细的实际/打算比拟是分析的工具,而 不具有直接的约束力。可用性操纵在一定程度上表达了预算的束缚力。在工程的进行过 程中,可使
8、用的资金将被投入到不同的地点。承诺(指采购定单 和采购请求)和实际本钱相继发生。同时分配给该工程的消耗预 算定单也将陆续发生各种本钱。所有这些统称为“已分配资金”。 因此我们能够使用“资金使用概览”等报表操纵预算的使用,然 而这种操纵是被动的,也确实是讲,你必须自己去看那个报表才 能明白预算使用情况,才能实施某种操纵手段,比方冻结本钱的 发生,或通知相关人员。ERP工程治理系统还提供了主动的“可 用性操纵”。在执行本钱相关的操作时,系统将自动计算已分配 资金并和预算比拟。假如超过了某个容忍水平(比方“90%预算 已分配”,或“预算超过5%”等等),将触发各种系统反映(比 如,警告,警告并发送电
9、子邮件或错误信息)。我们能够在后台 灵活地定义各种容忍水平和系统的反映方式。系统在计算已分配 资金时会自动查找相关的WBS元素,并自动汇总它下层的所有成 本对象的已分配资金。关于预算操纵,系统还提供了各种工具:原始预算编制,预算更 新,预算释放和预算结转。预算更新包括了预算增加,预算返还 和预算划拨。预算释放功能使得我们能够分时期局部地释放预 算,以幸免预算过早的耗尽。预算的结转是指能够将本年未使用 完的工程预算结转到下一会计年度。此外,假如我们使用ERP的投资治理模块。那么投资工程作为企 业投资打算的实现工具,将被纳入整个企业投资打算的本钱打算 和预算操纵架构中。承诺和实际本钱和其他治理会计
10、模块类似,工程实际本钱流的来源是ERP系统的 各种业务模块。除了实际本钱流以外,承诺(指采购申请和采购 定单这些今后的本钱流)也是工程需要操纵的。这些业务模块包 括:1采购:采购申请,采购定单,收货和服务确认。2库存 治理:物料领用。3财务会计:总帐过帐。4治理会计:间接 费用法,流程本钱(ABC本钱法),利息计算,结算(定单),分 配,分摊,作业分配。5工程系统治理:确认(Confirmation)。确认(Confirmation)记录了活动或活动元素的进展情况(要紧 包括实际时刻和可能剩余时刻),从而使我们能够作出关于工程 今后进展的预测。确认的动作在系统中会实现多项功能,其中包 括实际本
11、钱过帐。我们能够用专门多方式来完成确认:1单独 确认,对个不网络,活动,活动元素或产能确实认。2汇总确 认。3从信息系统动身,生成要求确认的工作流,发送给相关 用户进行确认。4使用跨模块的时刻表(TimeSheet)。时刻表 是ERP系统中记录个人工作时刻及工作对象的工具。讲它是跨模 块的,是因为时刻表的数据能够被专门多模块使用,比方人力资 源,工程系统,设备维护,治理会计,服务治理等等。5使用 Internet完成单独确认,汇总确认或填写时刻表。6通过系统 接口,从PDA设备,或其他外部系统输入数据。工程中的物料在工程结构这一节中,我们介绍了物料构件能够分配给网络中的 活动。这种分配的含义是
12、指这些部件或原材料是在工程的那个时 期所必须的,因此需要被保存或预定。依照工程以及物料的特征, 这些物料将通过触发MRP或者采购来获得。从图三我们看到工程 系统那个模块从工程的角度集成了销售,采购和生产等模块。而 工程中的物料是这种集成的一种重要形式。工程中的物料是工程治理中一个复杂的组成局部。比方有些物料 是直接采购的,有些物料有BOM和工艺路线,是企业内部制造的(如图三中分不指向采购和生产的箭头)。再比方有些物料是纳 入库存治理的,有些那么完全不纳入库存治理体系。再比方有些库 存是工程专用的,而有些是企业统筹打算的。再比方有些库存是 有价值的,而有些是不含价值的(或者讲只治理物流而不治理价
13、 值流),诸如此类。这些都表达了 ERP的高可配置性和灵活性。 然而由于那个组成局部更多的涉及物流治理,因此本文中我们只 选取一种常用的情景,从财务的角度来介绍工程中的物料那个功我们的情景如图四所示,在工程W-100中,活动3100分配给WBS元素W-100. 3o在那个活动中需要物料构件W-71600o W-71600是一种公司内部制造的部件,它的BOM包含三种原材料,分不是 W-71610, W-71620和W-71630。该工程物料的库存差不多上工程 专用库存。工程专用库存(Project Stock )和统筹库存(Collective Stock)存在以下区不:1工程专用库存的物料 需
14、求打算(MRP)是分工程运行的,和统筹库存是分开的。2 工程专用库存除了本工程,不能作其他使用。(因此能够由专门 的操作先将工程专用库存转作一般库存。)3工程专用库存的生 产定单及其本钱,采购定单及其承诺等物流过程都能够在工程信 息系统中分工程反映。而统筹库存的物流过程是不分工程的,因 此只有到最后库存被工程领用才会在工程信息系统中反映,在这 之前的过程在工程中是无法反映的。4工程专用库存的估价和 科目都能够和一般库存分开。此外,该工程的库存差不多上有价 值的,即物流和价值流同步,物料移动会自动产生相应的财务凭 证。在本情景中,差不多通过MRP生成了物料构件W-71600的生产定计戈实际作业3
15、,0003,250材料 W-71610600600材料 W-716202,0002,000材料 W-7163O100100完工入库-5,700-5,700y0250单以及三项原材料的采购定单。我们的介绍从采购定单开始,下文的每一步对应图四中的-:1. 采购定单。关于工程W-100的物料需求打算(MRP)为该工程的所有物料以工程专用库存的形式作出打算。MRP的结果 之一是关于W-71610, W-71620和W-71630三种原材料的采购 申请。采购部门负责供应商选择并将申请转化成采购定单。图 五显示了工程信息系统中一种类型的报表,在报表的左侧是项 目的结构。我们能够看到由因此工程专用库存,因此
16、生产定单也会在工程W-100的结构中出现。报表的右侧是某个具体格式的传统报表。我们在左侧选择不同的对象,右侧的报表就会显示该对象的信息W-100W-100图5:物料相关财务报表(1)元素:W-100在本步骤,当我们看WBS元素“W-100.3”的“实际/库存/承诺/打算”报表时,结果如下表所示:本钱要素实际成 库存承诺打算本钱作业本钱-人 工0000存货(统计成 本要素)002, 7000生产本钱-材 料0005, 700生产本钱-产 出0000总计002, 7005, 700在WBS元素“W-100. 3”的打算本钱中差不多包含了物料构件W-71600的本钱。同时由于采购定单而产生的承诺(今
17、后的本钱)也显示在该报表中。值得注意的是该承诺记录在“存货”那个成工程定义(Project Definition)工程定义是一个总 括的工程描述。项 目定义为今后工程 打算时期所要创立 的所有工程治理对象提供了一个框架。工作细分结构(Work Breakdown Structure)工作细分结构是以层次结构的形式将完成一个工程所要执行的 任务层层细分所形成的工程结构。它提供了关于工程的概览同时 构筑了工程的组织结构和协调合作的基础,同时显示了工程在工 作,时刻和金钞票上的花费,能够应用它来打算时刻,本钱和分 配预算。工作细分结构中的每一项任务被称为WBS元素(WBS Elements)o 和不
18、的工程结构对象一样,系统在WBS元素中维护了专门多信 息。比方有关于组织结构关系的信息:公司代码,业务范围,工 厂(物流模块),设备或功能地点(工厂维护模块),利润中心等 等。再比方在基础信息中有三个标志:1本钱打算。假如要对工作细分结构(WBS):工程定义网络(NETWORK)rr.里程碑活动(ACTIVITY)图1:工程结构那个WBS元素打算本钱,我们必须指明该WBS元素是一个打算元本要素上。我们明白存货是一项资产,传统情况下可不能出现在本钱流中,然而由于在工程治理中,我们需要追踪包括工程专用 库存在内的工程价值流,因此我们将存货建成统计本钱要素来满 足这一需求。2. 采购定单收货。关于原
19、材料W-71610, W-71620和W-71630的采购定单在本步骤收到物资。采购收货的动作增加了工程W-100的工程专用库存,同时采购定单引起的承诺金额被减 少。结果如下表所示:本钱要素实际成 库存承诺打算本钱作业本钱-人 工0000存货(统计成 本要素)02, 70000生产本钱-材 料0005, 700生产本钱一产 出0000总计02, 70005, 7003. 生产领料。关于W-71600的打算定单被生产部门转化成生产定单。如图四所示该生产定单的目标本钱包含3,000元的作业本钱和2,700元的原材料W-71610, W-71620, W-71630的成本。这张报表我们在生产本钱章节
20、差不多介绍过了。在图五的报表中,物料构件w-71600和生产定单都显示在WBS元素“W-100. 3”下,它们的金额在该WBS元素的报表中被加总了。 当该生产定单领取三种工程专用库存W-71610, W-71620和W-71630时,实际本钱被计入该生产定单。这次我们在报表左 侧选定生产定单,结果如下表所示:本钱要 素实际 本钱库存承诺算本 打成作业成 本-人工0003, 00 0存货(统 计本钱 要素)0000生产成 本-材料2, 70 0002, 70 0生产成 本-产出0005, 70 0总计2, 70 0000L 工程:W-100图6:物料相关WWBS元素:W-100财务报表-(2)I
21、A力 WBS元素:W-100.3 活动:XXXXXX 31生产定单:6000048物料构件:W-7I600工票确认。本步骤生产定单被确认。由于生产定单实际消耗人工时超过目标,导致实际本钱增加250元。作业本钱增加到3,250元,总本钱增加到5,950元。我们在报表左侧仍然选定生产定单,结果如下表所示:本钱要素实际成 库存承诺打算本钱作业本钱-人 工3,250003,000存货(统计成 本要素)0000生产本钱-材 料2, 700002, 700生产本钱-产 出0005, 700-总计5, 9500004. 完工入库。本步骤生产定单完成最后确认,完工部件W-71600被验收入库,成为工程专用库存
22、。我们在报表左侧选件W-71600发给工程W-100的活动件W-71600发给工程W-100的活动A定WBS元素,结果如下表所示:本钱要素实际成 库存承诺打算本钱作业本钱-人工3, 250003,000存货(统计成 本要素)05, 70000生产本钱-材 料2, 700008, 400生产本钱-产 出5, 700-005, 700-总计5005, 70005, 700工程:W-1OO发货到工程。本步骤我们将部6.图7:物料相关WBS元素:W-100财务报表-(3)L WBS元素:W-100.3 |活动:XXXXXX 31X 生产定单:60000485物料构件:W-716003100使用。这将减
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