书面沟通的技巧课件.ppt

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1、LOGO关于书面沟通的技巧关于书面沟通的技巧现在学习的是第1页，共23页主要技能点技能点四技能点四 其他商务文书的写作其他商务文书的写作技能点三技能点三 调查问卷的设计调查问卷的设计 技能点二技能点二 商务信函商务信函 技能点一技能点一 商务报告的写作商务报告的写作现在学习的是第2页，共23页技能点一技能点一 商务报告的写作商务报告的写作一、商务报告书概述二、商务报告的特点三、商务报告的格式四、商务报告的结构 五、商务报告的写作过程五、商务报告的写作过程 现在学习的是第3页，共23页商务报告书概述报告的三种类型 仅提供信息的报告（信息性报告：只想读者提供一些数据） 信息加分析的报告（分析性报告

2、：对数据加以分析但不给出建议和解决方案） 信息加分析加建议的报告（建议性报告：给出建议和解决方案的报告）现在学习的是第4页，共23页商务报告的特点商务报告的特点商务报告的特点 内容汇报性语言的陈述性行文的单向性成文的事后性双向的沟通性现在学习的是第5页，共23页商务报告的格式 信函格式 备忘录格式 报告格式 预先备好的表格现在学习的是第6页，共23页商务报告的结构商务报告商务报告前言部分前言部分扉页目录摘要主体部分主体部分简介研究结果建议或结论补充部分补充部分参考文献附录现在学习的是第7页，共23页商务报告的写作过程商务报告的写作过程 （一）明确问题，限定报告范围 （二）收集和分析资料 （三）

3、组织材料 （四）撰写报告现在学习的是第8页，共23页技能点二技能点二 商务信函商务信函 一、商务信函的概述一、商务信函的概述 二、撰写商务信函的原则二、撰写商务信函的原则 三、商务信函的写作要点三、商务信函的写作要点 四、商务信函的结构四、商务信函的结构 五、商务信函的格式五、商务信函的格式现在学习的是第9页，共23页商务信函的概述商务信函的概述 商务信函是用来商洽交易事项，联系业务，询问和答复有关具体问题的一种信函。现在学习的是第10页，共23页撰写商务信函的原则撰写商务信函的原则 体谅体谅Consideration礼貌礼貌Courtesy具体具体Concreteness简洁简洁Concis

4、eness清楚清楚Clearness正确正确Correctness完整完整Completeness7C原则原则现在学习的是第11页，共23页商务信函的写作要点商务信函的写作要点主题突出，观点明确面向对方，态度诚恳实事求是，谦恭有礼结构严谨、首尾圆合语气平和，用词准确清楚简洁，注意修辞现在学习的是第12页，共23页商务信函的结构商务信函的结构 （一）中文商务信函常规结构 1标题（事由） 2称谓 3正文 4落款 5附件（二）英文商务信函常规结构（二）英文商务信函常规结构 1 1信头信头 2 2日期日期 3 3信内名称和地址信内名称和地址 4 4称呼称呼 5 5正文正文 6 6结尾敬语结尾敬语 7

5、7签名签名 8 8附件附件现在学习的是第13页，共23页商务信函的格式商务信函的格式 （一）缩行式 缩行式商务信函是一种比较传统的信函格式，整封信看起来匀称美观。（二）齐行式 齐行式是一种较具现代气息的信函格式，目前被普遍采用。（三）混合式 混合式是基于缩行式和齐行式改良而成的，看起来既典雅，用打字机或电脑处理起来也方便。现在学习的是第14页，共23页技能点三技能点三 调查问卷的设计调查问卷的设计 一、一、问卷设计概述问卷设计概述 二、调查问卷的基本结构二、调查问卷的基本结构 三、问卷设计的步骤三、问卷设计的步骤 四、问卷设计的要点四、问卷设计的要点现在学习的是第15页，共23页问卷设计概述问

6、卷设计概述 调查问卷，又称为调查表、访谈表，是一份以问答方式向被调查者搜集资料和信息，了解被调查者的态度、意见和反应的调查工具。它是现代社会用于收集资料的一种最为普遍的工具。现在学习的是第16页，共23页调查问卷的基本结构调查问卷的基本结构 调查问卷一般包括三个部分，卷首语、正文和结束语。 正文是问卷的核心部分，是每一份问卷都必不可少的内容，而其他部分则根据设计者需要可取可舍。现在学习的是第17页，共23页问卷设计的步骤问卷设计的步骤 （一）确定调研目的，资料来源（二）确定数据收集方法（三）确定问题回答形式（四）决定问题的措辞（五）确定问卷的流程和编排（六）评价问卷和编排（七）获得各方面的认可

7、（八）预先测试和修订（九）准备最后的问卷并实施现在学习的是第18页，共23页问卷设计的要点问卷设计的要点 （一）找出与调查主题相关的要素（二）问题与问题之间要具有逻辑性（三）问题设置要规范（四）问题设置不要加入诱导性（五）问题的提出不能太敏感（六）便于整理分析现在学习的是第19页，共23页技能点四技能点四 其他商务文书的写作其他商务文书的写作 一、电子邮件的写作一、电子邮件的写作 二、创建备忘录二、创建备忘录现在学习的是第20页，共23页电子邮件的写作电子邮件的写作 （一）如何开始（一）如何开始 （二）内容和语气（二）内容和语气 （三）电子邮件的回复（三）电子邮件的回复 （四）其他注意事项（四

8、）其他注意事项现在学习的是第21页，共23页创建备忘录创建备忘录 备忘录备忘录是一种记录以备忘的非正式文件。它主要用来提是一种记录以备忘的非正式文件。它主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不足。务上，它一般用来补充正式文件的不足。 备忘录的写作要点：备忘录的写作要点： 1 1主题思想作为备忘录的开始主题思想作为备忘录的开始 2 2正文中解释清楚正文中解释清楚 3 3备忘录的结尾备忘录的结尾 4 4提高备忘录的可读性提高备忘录的可读性现在学习的是第22页，共23页感谢大家观看现在学习的是第23页，共23页