XXX有限公司采购管理制度.docx

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1、XXX 采购管理制度第一章总那么第一条 为规范公司采购行为，提高公司采购效率，控 制采购本钱及风险，有效提升集中采购管理能力，实现采购综 合效益最大化，加强对采购活动的管理与监督，有效控制采购 本钱，特制订本制度。第二条 本制度适用于公司总部、各分、子公司大宗原 料、辅材备件、工程物资及其他服务等采购活动的管理。第三条释义1 .大宗原料是指分、子公司生产过程大量使用的主要大 宗原材料，主要包括：矿石、烧碱、煤炭、石灰、盐等。2 .辅材是指分、子公司生产过程中使用的生产辅助材料， 主要包括：絮凝剂、滤布、钢球、钢棒、衬板、脱水剂、其他 药剂类（碳酸钠等）、包装袋等。3 .备件是指分、子公司生产过

2、程设备维护维修使用的设 备配件，主要包括：轴承、机械密封件、橡胶密封件、润滑油、 泵过流件、单向阀、孔板、旋流器配件等低值易耗品。4 .工程物资是指分、子公司工程建设或技改工程建设过程中的固定资产及材料采购等。制度进行审批。第三十一条采购过程中产生的所有资料需分月整理装 订和归档，妥善进行档案保管，确保资料的完整性。第三十二条 本制度由公司经营管理部门负责解释和修 订。第三十三条 本制度自发布之日起施行。.10-.其他服务主要包括劳务服务、咨询服务、运输服务等。第四条本制度包含采购组织机构和职责、采购原那么、采购方式、供应商管理、采购程序、采购结算、存货和物流管 理等内容。第二章组织机构和职责

3、第五条经营管理部为公司物资采购活动的归口管理部 门。行政办公室为公司其他服务采购的归口管理部门。归口管 理部门负有对公司所有采购行为实施指导和监督管理的职能。 主要包括：1 .充分跟各工厂/部门进行沟通，对所需要采购物资进 行详细的市场调研，明确不同供应商可能供应的材料的质量、 价格及供应商的供货能力，制定采购战略并为公司提供决策依 据。2 .负责制定公司采购管理制度，定期检查相关制度执行 情况，建立定期跟踪机制和定期报告机制。3 .根据各工厂/部门提出的采购需求，指导和协助下属 各分支机构实施采购工作，保证供货及时性。4 .组织建立供应商管理档案，定期对供应商的货物品质、 交货期限、价格、服

4、务、信誉等进行分析评价，为公司经常性 采购的货物优选相对稳定的供应商。5 .组织采购管理档案的建立，定期分析和汇报各项采购 工作。.2-6 .及时掌握各工厂/部门货物的进耗存等状态信息，做 好采购的整体把控。第六条各工厂/部门生产所需物资采购活动由经营管 理部各分支机构实施的，经营管理部本部负责指导和统筹管理。 重点物料由经营管理本部集中采购。具体实施单位职责主要包 括：1 .根据公司的管理制度，制定所在单位采购管理的策略 和操作细那么，优化采购事务。2 .制订相应公司年度物资采购计划，分解落实月度采购 任务。3 .根据工厂或部门提交的经审定后的物资需求计划、进 度要求和技术规范书，结合库存情

5、况及市场情况，制订采购方 案。4 .具体实施采购工作，包括谈判、定标、签约、订单、 验收、付款、处理退换货等工作。5 .跟踪供应商履约及物资使用反应情况，适时考核评价 供应商并优化采购方案。6 .其他与采购相关的具体工作。第三章采购原那么第七条阳光采购原那么遵循公开、公平、公正和老实信用的原那么，践行“为正 那么刚，有容乃大”的企业文化。采购全过程必须遵照相关制度，规范业务流程，整个过程具有充分的透明度，杜绝暗箱操 作。第八条高性价比原那么采购人员必须充分掌握市场信息，预测市场行情，多方 询价比质，以合适的价格采购较高质量的物资，确保公司本钱 领先。第九条实行采购质量责任制采购人员对所采购物资

6、的质量负全面责任，如因失职而 采购伪劣产品，采购人员应负经济责任。禁止采购人员收受回 扣或利用职权以其它形式谋取私利。第十条采购信息化公司建有采购电子商务平台(), 原那么上辅材备件物资采购需通过电子商务采购平台进行邀标招 标，采购过程应符合采购电子商务平台操作准那么的要求。在公司采购业务实施过程中，应不断推动电子信息化采 购管理平台的职能建设和对业务的深入支撑，通过采购管理信 息化的建设，推动采购业务的规范化，数据信息化，提高管理 效率，提升采购整合能力。第四章采购方式第十一条采购按照类别、金额分别采用招标、定向谈 判、议比价及网购四种方式。1.招标是各种采购方式中，对采购过程的严谨和透明程

7、.4 一度要求最高的采购方式。分为公开招标和邀请招标。公开招标 指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投 标；邀请招标指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或 者其他组织投标。2 .定向谈判是指不具备招标条件，技术复杂或性质特殊， 或因市场供应垄断、特有专利、为保证原有采购工程一致性或 者服务配套等要求，只能或者需要选择唯一供应商的采购方式。3 .议比价是指市场规格和标准高度统一、现货货源充足 且价格变化幅度小的采购工程，基本不用与供应商讨论方案， 只需要与供应商询价谈定价格的采购方式。4 .网购是指市场常用物品，规格和质量要求标准统一， 对平安和售后服务无较大要求，网上价格更

8、低。原那么上，各类采购应根据品类特点选择相对固定的方式 实施寻源，如因特殊情况无法采用对应采购方式的，需事先报 分管领导特批通过后实施。第十二条招标分为公开招标和邀请招标，但有以下情 形之一的，经招标议标采购领导小组批准，可以采取邀请招标 方式：1 .因技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有 少量潜在投标人可供选择；.采用公开招标方式的费用占工程合同金额的比例过大;.5-2 .临时增加的应急工程，时间要求紧，无法采用公开招 标程序；.制度或保密要求不适宜公开招标的其他情形。第十三条大宗原料根据综合生产排产计划所需，库存 需求，货源等情况主要采用招标、定向谈判、议比价方式采购; 通用设备、

9、服务主要采用招标、议比价方式采购；辅材备件主 要采用邀请招标、议比价、网购方式采购；专用物资主要采用 邀请招标、定向谈判方式采购。第十四条采购金额在10万元以下通常实行比价采购、 网上采购；采购金额在10-50万元通常实行议比价采购；采购 金额到达招投标管理制度规定标准以上的，需通过招投方式 采购。第五章供应商管理第十五条采购对象必须到达合格供应商的基本条件， 方可列入议评标范围。中标单位必须符合供应商管理制度的 要求。公司采购部门应当建立和完善合格供应商名单，对供应 商的生产或销售能力、交货能力、产品信誉、售后服务能力及 质量体系状况进行评价对价格高、服务差的供应商进行淘汰替 换，实现合格供

10、应商名单的动态管理。.6_第六章采购程序第十六条商务人员在工程实施前应做好各项准备工作， 编制具体的采购方案，采购方案应明确采购方式、采购内容、 技术标准、合同主要条款、评审方法、采购时间安排等，并履 行内部决策审批程序。第十七条需求部门申报物资需求计划（附技术标准）， 经需求部门负责人审核后提交商务人员。第十八条商务人员按照库存情况等复核完成，报经有 权审批领导批准，审批通过后到达招标议标规模标准的，由商 务人员按招投标管理制度组织招标。第十九条不具备招标条件的向定向供应商询货报价， 经商务洽谈后进行采购。第二十条 符合议比价程序的，经有权审批领导批准后， 报商务人员按规定组织议比价采购。第

11、二十一条规格和质量要求标准统一，货源充分的通 用产品可由商务人员通过网上购物平台采购。第七章物流及存货管理第二十二条供应商负责送到的物资采购，由供应商负 责组织物流，货物一票到厂；由公司自提的物资采购，由经营 管理部门负责物流组织，具体操作需符合公司物流管理制度 的相关规定。第二十三条 采购物资进厂后，各单位存货管理部门应.7-及时办理验收入库手续，并登记台账，严格按公司存货管理 方法执行。第八章采购结算第二十四条采购结算方式主要采用承兑汇票、现汇等 方式，严禁使用现金结算采购货款。第二十五条付款对账采购结算人员应于每个供货周期结束后，及时与供应商、 物流商或其他服务商进行对账结算，及时取得供

12、应商的对账单、 提货单或送货单等资料。公司应定期或不定期与供应商进行余 额对账，保证采购的真实性、准确性。第二十六条货款及费用支付货款申请付款时需附相对应依据并履行相应的付款审 批程序，包括但不限于采购合同、发票、需求申报计划、发货 清单、入库/磅单、验收质检报告、合格证等。第二十七条采购发票管理财务人员应催促采购人员及时收回采购发票，对存在恶 意拖欠发票行为的供应商，可暂停支付货款并在年度考核中降 分等处理，情况严重的，可提请列入合作黑名单。采购人员收到进项发票后，应与采购合同及发货清单进 行比对，确认货物种类、数量、价格、付款金额及结算方式等 是否相符，核对无误后将发票原件交财务部门认证入

13、账。第二十八条预付款管理.8_物资采购付款原那么上采用先货后款，合同约定需预付货 款的，由商务人员按照流程办理预付款审批手续，并负责按期 催回货物。超过合同约定交货期限未能取得货物的，需及时办 理退款手续。第九章廉洁准那么第二十九条 公司采购部门及人员严格遵守下述廉洁准 那么:1.不得在采购过程中为个人及关联人士谋取私利。2 .不得向投标供应商泄露标底、其他投标供应商报价等 商业秘密。3 .不得收受供应商的好处费、回扣、以培训、咨询等名 义提供的劳务费、现金及有价证券、支付凭证、贵重礼物等。4 .不得接收供应商的宴请和娱乐、体育、休闲、旅游活 动等。5 .不得在供应商单位报销任何费用。6 .不得接收供应商任何名借实贿的住房、交通工具、通 讯工具、家电、Wj档办公用品等物品。7 .不得接收供应商的家庭装修、婚丧嫁娶、工作安排、 出国、留学等提供资金及物资的资助。第十章附那么第三十条本制度涉及到的合同，均按公司合同管理