写字楼物业管理项目创优迎检资料明细指引.docx

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1、写字楼物业管理工程创优迎检资料明细指引第一局部基础管理.按规划要求建设，房屋及配套设施投入使用1.1 立项报告2报建审批表1.3规划设计要点1.4建设规划许可证1.4. 1建设工程规划许可证1.4. 2建设用地规划许可证1. 5建设施工许可证建设工程环境影响报告1.6 消防设计方案审核意见、验收证明大楼用地红线图及综地图1.7 土地使用权出让合同书规划验收许可证1. 11建筑工程验收证明书（包括分局部项工程验收证明）1. 12总设计平面图1 . 13产品合格证、校验证明1.14报价表（所有材料、设备）2 .已办理接管验收手续1建筑物的管理程序文件（见程序文件）8.2 建筑物巡视维护规定（见作业

2、指导书）建筑物维修养护服务质量标准（见作业指导书）8. 4楼宇管理规定（见公众制度）建筑物完损等级评定标准（建设部文）8.5 建筑物巡视维护表（见质量记录）7建筑物养护计划8.8 施工任务完成情况表（此表为过程记录表，养护计划 中的工程均需填写此表）工程维修单（指养护计划由管理处完成的）8. 10零星工程验收评审表（此表为审批表，指养护计划 由分包方完成的）8.11房屋兄损等级评定表8. 12完好率评定表（完好率三98%） 第三局部共用设施设备管理第一项综合要求L制订设备平安运行、岗位责任制、定期巡回检查、维护 保养、运行记录管理、维修档案等管理制度，并严格执行 1. 1设备平安运行管理制度（

3、设备管理制度）（电梯、消 防中心、配电房等）设备管理各岗位人员职责（见质量手册）1.2 各系统巡视维护规定、维修保养规定、操作规程（见 作业指导书）档案管理相关规定（见行政管理制度）1.3 执行情况（见以下各系统质量记录）.设备及机房环境整洁，无杂物、灰尘、无鼠、虫害发生， 机房环境符合设备要求（现场）2 .配备所需专业技术人员，严格执行操作规程1机电（技术）人员统计表3.2机电（技术）人员资质（操作证、等级证、毕业证等 见第一局部12.4）4.设备良好，运行正常，一年内无重大管理责任事故（业 主出具证明）第二项供电系统.保证正常供电、限电、停电有明确的审批权限并按规 定时间通知住用户1.1

4、限电、停电管理规定（见内部管理制度）供配电系统管理程序（见程序文件）2 .制订临时用电管理措施与停电应急处理措施并严格执 行临时用电管理规定（见LS-02）2. 2临时用电申请表2.3停电应急处理方案及流程图2. 4应急情况处理记录表3.备用应急发电机可随时起用（现场）3. 1发电机操作规程（LS-01）3.2发电机运行记录表4.供电系统1避雷系统程序文件及作业指导书（见程序文件和作业 指导书）4.2设备设施清单（供配电、避雷）3配电房管理制度（见设备管理制度）4.4节能管理方案（方案中要指出节能到达的成果）（LS-15）4. 5值班记录表 4. 6配电房抄表记录4. 7电气工作票8停电通知单

5、4.9完好率评定表（完好率298%）4. 10供配电系统巡视维护表（见质量记录）4. 11供配电系统维修保养表（见质量记录）4. 12避雷系统巡视维护表（见质量记录）4. 13避雷系统维修保养表（见质量记录）第三项弱电系统1.按工作标准规定时间排除故障，保证各弱电系统正常工 作1.1保安监控系统程序文件及作业指导书（见程序文件和 作业指导书）2.监控系统等智能化设施设备运行正常（现场），有记录 并按规定期限保存2.1设备设施清单2. 2保安监控系统录像带使用规定（LS-03）2. 3完好率评定表（完好率298%）2. 4保安监控系统巡视维护表（见质量记录）2.5保安监控系统维修保养表（见质量记

6、录）第四项消防系统.消防控制中心24小时值班，消防系统设施设备齐全、 完好无损，可随时启用（现场）1.1 消防中心管理制度（见设备管理制度）设备设施清单（消防报警、气体消防）1.2 消防栓封签（现场）灭火器合格证（现场）1.3 消防 一览表消防通讯工具一览表1. 7值班安排表8值班记录表1.9消防报警（气体消防）系统管理程序文件及作业指导（见质量记录） （见质量记录） （见质量记录） （见质量记录）（见质量记录） （见质量记录） （见质量记录） （见质量记录）书（见程序文件和作业指导书） 1.10消防报警系统巡视维护表 1.11消防报警系统维修保养表 1. 12气体消防系统巡视维护表 L13气

7、体消防系统维修保养表2.消防管理人员掌握消防设施设备的使用方法并能及时 处理各种问题2.1 义务消防队员名单（有专职或兼职消防管理人员，名 单上注明消防值班人员）2消防标准用语（LS-17）1.3 消防演习记录（现场照片）（半年一次）消防演习总结报告3.组织开展消防法规及消防知识的宣传教育，明确各区域 防火责任人1组织消防法规学习计划1.4 消防学习报告防火区域管理规定（LS-16）1.5 区域防火责任人划分表消防宣传图片4.订有突发火灾的应急方案，设立消防疏散示意图，照明 设施、引路标志完好，紧急疏散通道畅通1火灾等事故应急处理方案及指挥流程图4.2 消防疏散示意图（现场及复印件）疏散通道畅

8、通、应急照明设施、引路标志（现场）2. 4用户平安责任人和联系人名单食堂液化气体使用的平安防范措施（LS-10）2.3 重点防火部位登记表7应急情况处理记录表4.8维修保养抽样记录（消防报警和气体消防半年一次, 数量25%）9完好率评定表（完好率三98%）4. 10动火申请表无火灾平安隐患5. 1无火灾事故证明（年发生率W1%。，派出所出具证明）5.2无其它平安隐患（现场）第五项电梯系统1.电梯准用证、年检合格证、维修保养合同完备1. 1电梯准用证2电梯合格证1.3保养合同2.电梯按规定时间运行，平安设施齐全，通风、照明及附 属设施完好2. 1电梯系统程序文件及作业指导书（见程序文件及作业 指

9、导书）2设备设施清单1.3 电梯系统巡视维护表（见质量记录）电梯维修保养表（按合同附件标准由分包方按周、月、 季度、半年、年度提供）2. 4完好率评定表（完好率98%）2. 5分包方质量检查记录表2. 6整改通知. 7平安设施齐全、有效（现场）2.8通风、照明及其它附属设施完好（现场）.轿厢、井道、机房清洁（现场）2 .电梯由专业队伍维修保养， 蕖1. Q 嗽背种占、 细？/EM分包方资质（营业执照及年审情况、认可证）2.1 维修、保养人员资质（专业上岗证）.运行出现故障后，维修人员应在规定时间内到达现场维 修5 . 1维修人员半小时内到达（参见合同及维修记录）.运行出现险情后，应有排除险情的

10、应急处理措施6. 1电梯应急处理方案及流程图（停机率1%）2应急情况处理记录表第六项给排水系统.建立大厦用水、供水管理制度，积极协助用户安排合理 的用水和节水计划1. 1给排水系统程序文件及作业指导书（见程序文件和作 业指导书）设备设施清单（供水、排水）L3用水、供水管理制度（见内部管理制度）用水、节水计划（LS-08）1.4 节能管理方案（方案中要指出节能到达的成果）（LS-15）供水系统巡视维护表（见质量记录）1.5 供水系统维修保养表（见质量记录）排水系统巡视维护表（见质量记录）1.6 完好率评定表（完好率三98%）. 10维修保养抽样记录（消防栓每三个月一次，数量三5%）.设备、阀门、

11、管道工作正常，无跑冒滴漏（现场）1 .按规定对二次供水蓄水池设施设备进行清洁、消毒；二 次供水卫生许可证、水质化验单、操作人员健康合格证齐全；水池、水箱清洁卫生，无二次污染3. 1供水系统月测试记录表（消防供水、生活供水）水池、水箱清洗记录表（移交给自来水公司的由自来 水公司提供）3.2 水池、水箱药品投放情况记录表（移交给自来水公司 的由自来水公司提供）二次供水卫生许可证3.3 操作人员健康合格证6水质化验单3.7水池、水箱清洁卫生，无二次污染及隐患（现场）.高压水泵、水池、水箱有严格的管理措施，水池、水箱 周围无污染隐患4.1 高压水泵、水池、水箱管理措施（LS-22）水池、水箱周围无污染

12、隐患（现场）5 .限水、停水按规定时间通知住用户限水、停水管理规定（见内部管理制度）5 . 2停水通知单.排水系统通畅，汛期道路无积水，地下室、车库、设备 房无积水、浸泡现象（现场）6 .遇有事故，维修人员在规定时间内进行抢修，无大面积 跑水、泛水，长时间停水现象1管理人员五分钟内到达（现场考核及应急情况处理记 录）7.2无大面积跑水、泛水，长时间停水现象（现场）8.制定事故应急处理方案8.1 给排水系统事故应急处理方案及流程图2应急情况处理记录表第七项空调系统.中央空调系统运行正常，水塔运行正常且噪音不超标, 无严重滴漏水现象L1空调系统程序文件及作业指导书（见程序文件和作业 指导书）空调主

13、机保养合同1.2 设备设施清单空调运行时间表（如有特殊情况要求开机，须有业主 书面确认）1.3 冷水机组运行记录表空调系统巡视维护表（见质量记录）L7空调系统维修保养表（见质量记录）完好率评定表（完好率三98%）1. 9分包方质量检查记录表1. 10整改通知1. 11空调水处理报告单（分包方）1.12噪音不超标、无严重滴漏水现象（现场）2.中央空调系统出现运行故障后，维修人员在规定内到达 现象维修1管理人员五分钟到达（现场考核与应急情况处理记录）1.2 维修人员在规定时间内到达（参见合同）移交资料目录（综合、桩基、土建、及各系统技术资 料）1.3 移交图纸目录（建筑设计、施工、竣工、修改图）固

14、定资产交接证明1.4 办公（商品）用房验收交接表5验收总结报告3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理1物业管理简介1.1 2物业管理组织机构物业管理营业执照3.3 物业管理税务登记5物业管理法人代码书2. 6物业管理资质证书管理处组织机构及人员分布图2.7 管理处办公场所产权证明（业主盖章）.建设单位在租售大厦前，与选聘的物业管理企业签订 物业管理合同，双方责权利明确4.1 物业管理合同（开发建设单位与选聘的物业管理企业 签订管理合同）.在房屋销售合同签订时，购房人与物业管理企业签订， 双方责权利明确5. 1前期物业管理协议6.建立维修基金，其管理、使用、续筹符合有关规定（包 括专用基金、本

15、体维修基金）2.3分承包方维修保养工作单（分包方提供）3.制订中央空调发生故障应急处理方案3. 1中央空调应急处理方案及流程图2应急处理情况记录表第八项锅炉供暖系统.锅炉供暖设备、煤气设备、燃气设备完好，运行正常 L1锅炉供热系统程序文件及作业指导书（见程序文件和 作业指导书）1.2 设备设施清单锅炉供热系统巡视维护表（见质量记录）L4锅炉供热系统维修保养表（见质量记录）完好率评定表（完好率三98%）L6供暖设备、煤气设备、燃气设备完好（现场）.管道、阀门无跑、冒、滴、漏现象及事故隐患（现场查 看）1 .北方地区冬季供暖居室内温度不得低于160c （无）.制订应急处理方案4. 1锅炉供热系统应

16、急处理方案及流程图2应急情况处理记录表第四局部共用设施管理.共用配套服务设施完好（现场）1.1 公共设施管理制度（见内部管理制度）L2公共设施巡视维护表2 .共用管线统一入地或入公共管道，无架空管线，无碍观 瞻（现场）.道路、楼道、大堂等公共照明完好（现场）3 .大厦范围内的道路通畅，路面平坦（现场）第五局部保安及车辆管理1 .大厦基本实行封闭式管理（现场）.有专业保安队伍，实行24小时值班及巡逻制度；保安 人员熟悉大厦的环境，文明值勤，训练有素，言语规范, 认真负责1.1 有专业保安队伍，保安员文明执勤，训练有素，言语规范，认真负责（现场）2. 2物业的保安服务程序文件（见程序文件）3二十四

17、小时值班制度及巡逻制度（LS-06）2.4保安员巡逻制度（LS-20）（管理处自制，内容要包 括路线及方式等内容）5保安员培训大纲2.6警械、警具配备、使用、保管及检查规定2. 7警械、警具配备登记表2. 8保安值班安排表2. 9值班记录表2. 10来访登记表2. 11训练计划表2 . 12训练成绩记录表. 13保安巡逻签到表3 .结合大厦特点，制订平安防范措施（LS-21）.进出大厦各种车辆管理有序，无堵塞交通现象，不影响 行人通行3.1 车辆管理程序文件（见程序文件）车辆出入登记表（包括出入卡）4. 3停车场检查登记表4.4闲置车辆登记表4 . 5各种车辆管理有序，无堵塞交通，不影响行人（

18、现场）.大厦外停车场有专人疏导，管理有序，排列整齐4.1 停车场管理规定（见公众制度）停车场专人疏导，管理有序，排列整齐（现场）5 .室内停车场管理严格，出入登记. 1停车线、交通标志（现场）6 .2车辆出入登记表（同上4.2）.非机动车辆有集中停放场地，管理制度落实，停放整齐, 场地整洁5.1 车辆保管区分规定（LS-05）摩托车、自行车管理制度（LS-04）5.2 有集中停放场地，停放整齐，场地整洁（现场）.危及人身平安处有明显标志和防范措施8. 1平安警告标志（现场）2危及人身平安的防范措施（LS-07）8.3突发事件应急处理方案及流程图（包括监控）. 4应急情况处理记录表8 .无因物业

19、公司管理责任发生重大刑事案件证明（派出所 出具）第六局部环境卫生管理1 .环卫设备完备，设有垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站（现场）1.1 垃圾中转让清洁制度设备设施清单2 .清洁卫生实行责任制，有专职的清洁人员和明确的责任 范围，实行标准化保洁. 1清洁管理程序文件及作业指导书（见程序文件和作业指导书）.2日常卫生保洁承包合同2. 3清洁卫生工作责任制（LS-14）2. 4清洁人员统计表2. 5清洁分工表（或清洁工作量安排表）6清洁保洁巡查记录表（见质量记录）3. 7分包方质量检查记录表8整改通知3.垃圾日产日清，定期进行卫生消毒灭杀1日产日清（现场）3. 2消杀管理制度

20、（LS-09）3消杀记录表（与绿化一起使用）3.4消杀工作表（与绿化一起使用）4.房屋共用部位保持清洁，无乱贴、乱画，无擅自占用和 堆放杂物现象；大堂、楼梯扶栏、天台、共用玻璃窗等保 持洁净；大厦内共用场地无纸屑、烟头等废弃物，共用部 位、共用设施设备无蚁害（现场）4. 1白蚁防治程序2白蚁防治分包合同3.3 白蚁防治巡视规定白蚁防治巡视记录表3.4 白蚁防治消杀记录表（分包方检查、消杀记录表）5.商业网点管理有序，符合卫生标准；无乱设摊点、广告 牌和乱贴、乱画现象（现场）4. 1商铺管理规定（LS-23）5.2商铺统计表5. 无违反规定饲养宠物、家禽、家畜（现场）厦内排烟、排污、噪声符合国家

21、环保标准，外墙无污 染（现场）第七局部绿化管理.绿化无改变使用用途和破坏、践踏、占用现象（现场）1 .花草树木长势良好，修剪整齐美观，无病虫害，无折损 现象，无斑秃（现场）. 1绿化管理程序文件及作业指导书（见程序文件和作业 指导书）2.2绿化平面图及说明2. 3绿化工作标准（LST2）2. 4绿化养护、管理操作细那么（LS-13）2.5绿化人员统计表2. 6绿化分工表园林绿化巡视表（见质量记录）2.7 园林绿化维护表（见质量记录）消杀记录表（与清洁一起使用）2.8 消杀工作表（与清洁一起使用）. 11绿化覆盖率、人均绿地面积计算表（大厦：覆盖率 230%）2 .绿地无纸屑、烟头、石块等杂物（

22、现场）.对大厦内部、天台、屋顶绿化有管理措施并落实2.1 大厦内部、天台、屋顶绿化管理措施（LS-11）落实效果（现场）第八局部精神文明建设.全体业主和使用人能自觉维护公众利益，遵守大厦的各 项管理规定L1精神文明建设公约（业主签章）L2公众制度（见附件）1.3业主和使用人遵守管理规定（现场）1 .设有学习宣传园地，开展健康向上的活动2. 1宣传园地（现场）2. 2社区文化管理2. 2. 1社区文化管理程序文件（见程序文件）2. 2. 2社区文化活动计划表（年度计划和季度计划，附社 区文化活动方案）2. 2.3社区文化活动场所使用申请表（业主向管理处申请 时才填写此表）社区文化活动记录表（记录

23、表后附活动照片）（每 次活动后在记录表中要有小结）2. 2. 5社区文化活动完成情况表2. 2. 6社区文化活动年度总结2. 3好人好事记录表2. 4业主感谢信3.大厦内的公共娱乐场所未发生重大违纪违法案件（派出所出具）第九局部管理效益1.物业管理服务费用收缴率98%以上. 1年上（下）收支情况表1 .提供有偿服务，开展多种经营1有偿服务价格表2.2相关记录（如发票、收据等）3.本大厦物业管理经营状况2. 1年度财务明细表1大楼基金的管理（政府文件：管理规定、指导标准、 管理方法、使用申请表）6.2基金的建立、管理使用规定（合同中相关条款）7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项 公

24、众制度完善6. 1装修管理规定等公众管理制度（见附件一）7.2房屋使用手册7. 3业主公约4业主公约签名表8.业主委员会按规定程序成立，并按章程履行职责1成立大厦业主委员会的报告8.2关于成立大厦业主委员会的请示3成立大厦业主委员会批复8.4大厦业主委员会筹备会议程5业委会筹备小组会议记录8. 6会议签到表7大厦组建业委会的工作公告8. 8大厦业委会侯选人名单8.9业主委员会成员登记表（附资质）8. 10业主委员会章程. 11每年至少开一次业主大会（相关记录：大会议题、 议程，大会总结，签到等）8 .业主委员会与物业管理企业签订物业管理合同，双方 责权利明确.物业管理企业制订争创规划和具体实施

25、方案，并经业 主委员会同意10. 1创立“全国物业管理示范大厦”的请示（业主签章）10. 2争创“省、全国物业管理示范大厦”的规划10. 3创立“全国物业管理示范大厦”实施方案4实施情况记录11.大厦物业管理建立健全各项管理制度、各岗位工作标 准，并制定具体的落实措施和考核方法1各项管理制度11. 1. 1公众管理制度（见附件）1.2内部管理制度（见附件）行政管理制度（见附件）1.4设备管理制度（见附件）10. 1.5设备服务质量标准（见作业指导书）1.6设备巡视维护、维修保养规定（见作业指导书）11. 2各岗位工作标准管理处员工职责（见质量手册）11. 3考核方法及落实措施11. 3. 1考

26、核制度（见附件）员工培训管理程序文件（见程序文件）11. 3. 3公司年度培训实施计划11. 3. 4培训大纲11. 3. 5员工培训记录表员工培训考核表11. 3. 7公司（部门）年度员工培训计划11. 3. 8培训签到表员工月考核评分表11. 3. 10员工考核试卷管理工作流程图11.4 物业管理服务工作程序（见程序文件）12.物业管理企业的管理人员及专业技术人员持证上岗；员工统一着装，佩戴明显标志，工作规范，作风严谨1管理处人员资质情况登记表11.5 个人资料档案（设立附件）物业管理岗位培训证书（管理人员）11.6 管理处人员证件目录（设立附件）（毕业证、等级职称证、操作证复印件，迎检时

27、需原件）11.7 管理人员有明显标志（工作牌及工作服，现场及复 印件）职业道德规范（见内部管理制度）11.8 文明礼貌用语（见员工手册）13.物业管理企业应用计算机、智能化设备等现代化管理 手段，提高管理效率12. 1物业管理系统简介13.2消防报警系统简介13. 3通讯、机动能力简介4保安监控系统简介14.物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等 方面执行有关规定；至少每半年公开一次物业管理服务费 用收支情况1财务管理制度（见行政管理制度）14. 2会计核算制度（见行政管理制度）3年上（下）半年财务收支情况表14.4年度财务明细表15.房屋及其共用设施设备档案资料齐全，分类成册，管理完

28、善，查阅方便1.1 1房屋移交图纸目录1.2 房屋移交资料目录1.3 设备移交图纸目录1.4 设备移交资料目录1.5 5设备台帐（把移交图纸目录细分） （把移交资料目录细分） （把移交图纸目录细分） （把移交资料目录细分）6大中修标准13. 7大中修记录15.8房屋数量、种类、用途分类统计表（每一户均要统计并装订成册）16.建立住用户档案、房屋及其配套设施权属清册，查阅 方便16. 1用户登记表（单位和个人用户）2入伙通知书16.3购房合同（复印件）16. 4业主通讯表16 . 5房屋及配套设施权属清册（业主签章）.建立24小时值班制度，设立服务 ，接受业主和使 用人对物业管理服务报修、求助、

29、建议、问询、质疑、投 诉等各类信息的收集和反应，并及时处理，有回访制度和 记录17. 1管理处值班制度（见内部管理制度，制度上要明确 上、下班时间的值班情况）回访制度（见内部管理制度）17.2 用户投诉处理程序（见程序文件）17. 4灾害事故应急处理方案及流程图17. 5管理处值班记录表6应急情况处理记录表17.7用户投诉登记表17. 8服务/投诉/应急处理维修报告单17. 9报修、维修服务工作规定（包含单据填写规定）17. 10报修登记表17. 11回访记录表（回访率见管理处回访制度）（表格中 要求业主填写是否满意并签名）12工程维修单18. 13管理处常用 联系表14服务 标签（提醒牌）1

30、8.定期向住用户发放物业管理服务工作征求意见单，对 合理的建议及时整改，满意率达95%以上1用户意见调查和分析程序文件（见程序文件）18.2 用户意见调查表（每半年一次，对用户提出的意见 要有具体的、书面的整改措施）用户意见调查分析统计表18.3 用户意见调查分析报告（要求报告要详细）（每项 统计出满意率且三95%,公司要求298%）用户意见调查表发放率、回收率统计表（公司要求 发放及回收率295%）19. 6意见处理措施及回访记录19.建立并落实维修服务承诺，零修急修及时率100%、返 修率不高于1%,并有回访记录19. 1服务承诺（公布并有业主确认）2零修及时率、零修合格率计算表（及时率及

31、合格率 =100%）19. 3返修率计算表（返修率W1%）4回访记录（与17. 10同）20.文件管理1文件稿纸20.2 用户文件清单用户文件发放登记表20. 4文件阅处表5外来文件登记表20. 6外来文件发放登记表（或往来文件收发登记表）第二局部房屋管理及维修养护1 .大厦、栋号、楼层、房号标志明显，大堂内布置合理 并设立引路方向平面图，驻大厦各单位名录标识在大堂内 显著位置区域分布图（现场及复印件）1.1 楼层号、单元号、栋号、房号、导向标志（现场）.无违反规划私搭乱建，无擅自改变房屋用途现象（现场） 3.大厦外观完好、整洁；外墙是建材贴面的，无脱；是玻 璃幕墙的，清洁明亮、无破损；是涂料的，无脱落、无污 渍；无纸张乱贴、乱涂、乱画和乱悬挂现象（现场）4 .室外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置，保持整洁统一 美观，无平安隐患或破损（现场）.空调安装位置统一、冷凝水集中收集、支架无锈蚀（现 场）5 .封闭阳台统一有序，色调一致，不超出外墙面；除建筑 设计有要求外，不得安装外廊及户外防盗网、晾晒架、遮 阳蓬等（现场）.房屋装饰装修符合规定，未发生危及房屋结构平安及拆 改管线和损害他人利益的现象7 . 1物业装修管理程序文件（见程序文件）装修管理规定（见公众制度）7.2 装修申请审批表（附施工单位资质及装修平面图）装修巡视记录表及整改措施7.3 装修施工人员登记表.房屋维修养护